小型貿(mào)易公司管理制度

1、小型貿(mào)易公司管理制度制度完善現(xiàn)企業(yè)管理制度的四個主要管理對象：人、財、物、信息，后三者都需要人 去管理和操作，人是行為的主體。因此，人的管理工作是企業(yè)管理的核心，人 力資源管理的戰(zhàn)略性作用十分突出。一、建立回（匯）報機(jī)制1. 當(dāng)上級下達(dá)工作任務(wù)后，任務(wù)受領(lǐng)人須在公司明確完成時間內(nèi)或受領(lǐng)人 自定預(yù)期完成的工作時間內(nèi)，督促相關(guān)工作人員合作完成。在工作進(jìn)程中可實(shí) 時請示匯報，同時要求在規(guī)定完成的時間內(nèi)必須回報工作完成情況。未完成的 必須說明未完成的原因及下一步的工作計劃。2. 上級負(fù)有監(jiān)管執(zhí)行、協(xié)調(diào)各資源幫助下屬完成任務(wù)的責(zé)任。3. 下屬在工作進(jìn)程中有任何超出職權(quán)及能力范圍等的問題可即時向上級回（匯

2、）報以求得協(xié)助。通過“下達(dá)一？受領(lǐng)一？回報”形成一個完整的回路溝通機(jī)制。以提升貫徹執(zhí)行力，從而達(dá)到追求更高工作效率的目的。二、工作內(nèi)容及客戶資料規(guī)范化及檔案管理1、針對業(yè)務(wù)及采購的客戶資料的資料歸檔尤為重要，存檔的客戶資料除須 體現(xiàn)客戶基本信息外，還須體現(xiàn)目標(biāo)及成交客戶的成交情況、后續(xù)跟進(jìn)情況、 生日、性格、興趣愛好、價值觀。如果條件允許，還須體現(xiàn)其客戶的家庭成員 的組成及上述內(nèi)容（不做硬性指標(biāo)要求）。2. 拜訪客戶資料表則須體現(xiàn)拜訪途徑、開始和結(jié)束時間、地點(diǎn)、此次談話 內(nèi)容簡要、下次拜訪議題和時間、預(yù)期達(dá)成的目標(biāo)等。3 .目的在于公司可實(shí)時監(jiān)管對上述兩部門的人員因工作內(nèi)容、工作時間的彈性造成

3、的監(jiān)管盲區(qū)，特別是出外勤后的工作監(jiān)管容易進(jìn)入盲區(qū)的跟蹤。 同時, 未防備相關(guān)客戶聯(lián)絡(luò)人的離職，此類表格能為后續(xù)的工作人員提供一些信息， 使有跡可循、有跡可查，縮短新晉人員與離職人員對應(yīng)客戶的導(dǎo)入期時長。三、總結(jié)制度1. 公司員工每周進(jìn)行一次總結(jié)，總結(jié)內(nèi)容為上周工作亮點(diǎn)，不足之處。2. 工作亮點(diǎn)的分享，不足之處的改進(jìn)。3. 下周工作計劃的一個安排。4 .總結(jié)報告按級呈報批復(fù)并遞交至行政部保管。四、會議制度增設(shè)早會，午餐會等短會。1. 早會總時長不超過半個小時。公司主管級早會10-15分鐘，部門早會10-15 分鐘。主要內(nèi)容為總結(jié)昨天的工作，明確今天的工作內(nèi)容和計劃。2. 午餐會由各部門自行組織，

4、主要內(nèi)容為部門內(nèi)及工作人員當(dāng)前遇到的問題通過大家集思廣益，共同探討以尋求解決問題的最佳方案； 成功經(jīng)驗(yàn)的分享， 促進(jìn)部門團(tuán)隊(duì)人員的工作能力的全面提升。五、制定公司未來的發(fā)展目標(biāo)并明確近一年的發(fā)展規(guī)劃1、 公司目標(biāo)不明確間接的讓公司員工失去工作動力，簡單的為工作而工作。 明確公司目標(biāo)讓員工了解自己的工作目的和意義。通過愿景目標(biāo)的激勵來實(shí)現(xiàn)公司目標(biāo)進(jìn)而達(dá)成員工自身的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)和成就感。2. 在工作中，盡可能讓員工參與公司年度規(guī)劃內(nèi)目標(biāo)的中短期目標(biāo)的制定。 使他們有為自己制定的目標(biāo)在奮斗的快感和有參與公司決策權(quán)力的被認(rèn)同感。六、晉升與發(fā)展1、公司建立自己的人才儲備系統(tǒng)和人才梯隊(duì)。 在出現(xiàn)職位空缺及新職

5、位時， 優(yōu)先考慮公司職工并發(fā)布內(nèi)部招聘，執(zhí)行競爭上崗的做法。2. 各層管理崗位的主要競聘項(xiàng)為：2.1、競聘人除專業(yè)專長外有無全面統(tǒng)籌的能力，2.2、公司需要專業(yè)能手，銷售明星。但在主管級以上的崗位，公司更看重 競聘者的德、賢、智。公司需要能制造更多銷售（采購）明星的推手來擔(dān)綱管 理重任。2.3、 競聘成功的培養(yǎng)對象，公司將在 1到3個月內(nèi)對上述方面為培養(yǎng)者著 重培養(yǎng)和考核。在主管部門 60%上的員工業(yè)績由于新晉主管的努力得到提升 可考慮轉(zhuǎn)正，在未轉(zhuǎn)正前薪資福利待遇不變。2.4、競聘上崗的人員必須符合一個前提要求：在本部門或公司內(nèi)自行培養(yǎng) 一個接班人能全面接管競聘者的本職工作。2.4.1、競聘者

6、申請及接班人安排情況以報告形式一并遞交人事部。3 .公司及人事部將對公司內(nèi)部競聘者的競聘情況進(jìn)行保密。4. 由于公司內(nèi)部管理崗位有限，為增加員工的榮譽(yù)感及某種虛榮心的滿足， 建議在原有薪資待遇的前提下增設(shè)一些崗位職稱，如：見習(xí)采購員、采購員、 高級采購員、見習(xí)采購經(jīng)理、采購經(jīng)理、見習(xí)采購部經(jīng)理、采購部經(jīng)理。業(yè)務(wù) 部及其他部門以此類推采取崗位梯隊(duì)制。七、完善企業(yè)合理化建議制度合理化建議制度是管理的民主化制度，是一種較為成熟和規(guī)范化的企業(yè)內(nèi)部 溝通制度。主要作用是鼓勵在職職工直接參與管理，并可以通過上情下達(dá)讓企 業(yè)管理和員工保持經(jīng)常性的溝通。1 .設(shè)立意見箱2. 員工及各層管理可采取匿名和署名的方

7、式提供建議。公司每周六統(tǒng)一歸納交總經(jīng)理審批，在下星期一以板報等形式公布批復(fù)內(nèi)容及建議采納情況。3、被采納的建議提供者（有署名的），視建議的重要性給予人民幣50元一100 元的獎勵，此項(xiàng)獎勵不設(shè)封頂，獎金隨薪資一并發(fā)放。八、充分授權(quán)，樹立企業(yè)與員工是合作伙伴關(guān)系的理念1. 通過完全授權(quán)的方式，可以訓(xùn)練員工處理問題的應(yīng)變能力，而且可以將 員工的創(chuàng)意、潛能激發(fā)出來，同時也是對員工信賴的表現(xiàn)。這種做法會使員工 感受到企業(yè)的尊重與重視，有助于建立企業(yè)內(nèi)的信賴關(guān)系，達(dá)成員工有主人翁 精神的養(yǎng)成目標(biāo)及要求。2. 監(jiān)管方式：實(shí)時向主管上級會（匯）報工作進(jìn)程。3. 主管上級應(yīng)更多的從側(cè)面引導(dǎo)、激發(fā)員工創(chuàng)意，以經(jīng)

8、驗(yàn)分享的形式適可 的給予協(xié)助，營造充裕發(fā)揮能力的氛圍和空間。九、娛樂活動1、在節(jié)假日，休息時間有目的的組織一些娛樂（競賽）活動。以部門或小 集體形式參加競賽。目的在于緩解工作壓力的同時提升員工的團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力， 對集體團(tuán)隊(duì)精神的進(jìn)一步領(lǐng)悟。力求將義陽打造擁有一榮俱榮犧牲精神，一損 俱損團(tuán)隊(duì)意識的有凝聚力的團(tuán)隊(duì)。十、其他。制度要求沒有完善的管理制度，任何先進(jìn)的方法和手段都不能充分發(fā)揮作用。為了保障信息管理系統(tǒng)的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，我們必須建立一整套信息管理制度，作為信息工 作的章程和準(zhǔn)則，使信息管理規(guī)范化。建立完善的信息管理制度主要包括以下幾個方面：建立原始信息收集制度一切與組織活動有關(guān)的信息，都應(yīng)準(zhǔn)確毫無

9、遺漏地收集。為此，要建立相應(yīng) 的制度，安排專人或設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)從事原始信息收集的工作。在組織信息管 理中，要對工作成績突出的單位和個人給予必要的獎勵，對那些因不負(fù)責(zé)任造 成信息延誤和失真，或者出于某種目的胡編亂造、提供假數(shù)據(jù)的人，要給予必 要的處罰。規(guī)定信息渠道在信息管理中，要明確規(guī)定上下級之間縱向的信息通道，同時也要明確規(guī)定 同級之間橫向的信息通道。建立必要的制度，明確各單位、各部門在對外提供 信息方面的職責(zé)和義務(wù)，在組織內(nèi)部進(jìn)行合理地分工，避免重復(fù)采集和收集信 息。提高信息的利用率信息的利用率，一般指有效的信息占全部原始信息的百分率。這個百分率越 高，說明信息工作的成效越大。反之，不僅在人

10、力、物力上造成浪費(fèi)，還使有 用的信息得不到正常的流通。因此，必須加強(qiáng)信息處理機(jī)構(gòu)和提高信息工作人 員的業(yè)務(wù)水平，健全信息管理體系，通過專門的訓(xùn)練，使信息工作人員具有識 別信息的能力。同時，必須重視用科學(xué)的定量分析方法，從大量數(shù)據(jù)中找出規(guī) 律，提高科學(xué)管理水平，使信息充分發(fā)揮作用。建立靈敏的信息反饋系統(tǒng)信息反饋是指及時發(fā)現(xiàn)計劃和決策執(zhí)行中的偏差，并且對組織進(jìn)行有效地控 制和調(diào)節(jié)，如果對執(zhí)行中出現(xiàn)的偏差反應(yīng)遲鈍，在造成較大失誤之后才發(fā)現(xiàn)， 這樣就會給工作帶來損失。因此，組織必須把管理中的追蹤檢查、監(jiān)督和反饋 擺在重要地位，嚴(yán)格規(guī)定監(jiān)督反饋制度，定期對各種數(shù)據(jù)、信息作深入地分析, 通過多種渠道，建立

11、快速而靈敏的信息反饋系統(tǒng)。管理監(jiān)督體系1. 通過稽核，提高執(zhí)行力：通常講到執(zhí)行力，是被迫的使我們每一個人要把應(yīng)該做的事情執(zhí)行起來， 被迫記住這句話，被迫使你提升執(zhí)行力。首先將通過稽核專員的稽核來使我們 每一個人的工作計劃達(dá)成率提高，這僅針對我們做還是沒做，還沒有考慮到我 們所做事情的質(zhì)量或效果。2. 通過稽核，發(fā)現(xiàn)問題、讓問題無處可藏：我們企業(yè)里面第一件事要做的是打假，打假不僅是一些假數(shù)據(jù)、假動作；還 包括企業(yè)里通常發(fā)現(xiàn)不了的問題，在很多情況下問題被掩藏掉了，或者是我們 還沒有把問題的真相找到。所以我們要通過稽核、通過檢查讓問題真實(shí)的暴露 出來。3. 通過稽核，客觀公正處理問題、劃分責(zé)任：通過

12、稽核發(fā)現(xiàn)問題，同時必須要對問題進(jìn)行處理和進(jìn)行責(zé)任的劃分?；梭w 系的建立，最終是一定要讓責(zé)任人為此買單，而責(zé)任的劃分，必須保證客觀、 公平；例如在品質(zhì)管理制度中涉及到賠償?shù)牡胤?，把公司從一級到六級?所有的人員都列入到這個賠償?shù)姆秶?，也就是說有可能我們的一個員工所造 成的損失，最終要追究到總經(jīng)理頭上去。所以根據(jù)賠償責(zé)任劃分標(biāo)準(zhǔn)、按照不同的賠償比例，即使在無法了解真相的時候，也會按照不同的比例去劃分責(zé)任。4. 通過稽核，促進(jìn)目標(biāo)、計劃的達(dá)成：這里講的計劃更多的是指公司經(jīng)營和管理的工作計劃，通過稽核、通過檢查、 通過監(jiān)督確保公司年度目標(biāo)和我們的月度、周度、日度的工作計劃有效達(dá)成。5. 通過稽核，

13、促進(jìn)流程、制度的落實(shí)：企業(yè)花費(fèi)大量的人力、財力制定了許多管理制度、工作標(biāo)準(zhǔn)，這些流程是企 業(yè)管理中的基本法。雖然每個企業(yè)都希望制度的制度得到有效的落地執(zhí)行，但 往往由于新人的加入、不能堅持等原因，導(dǎo)致企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化工作效果甚微。因 為每一個人都是有惰性的，當(dāng)人遇到流程、制度約束，當(dāng)你自己很不舒服很痛 苦的時候，就需要通過稽核，這樣一股外力促使你一定按照流程制度來執(zhí)行。 有了流程制度的落實(shí)最終你的目標(biāo)、計劃達(dá)成才有保障。如果計劃達(dá)成并不按 照我們的流程制度運(yùn)作得到的，恐怕這種達(dá)成也只是偶爾為之吧！試問明年、 后年呢？6. 通過稽核，形成內(nèi)部制約機(jī)制和控制體系：企業(yè)中，既有一張看得見的行政控制網(wǎng)，還

14、有一張看不到的制約控制網(wǎng)，制 約控制體系是在行政控制網(wǎng)范圍以外的一套管理模式，由于它的隱蔽性和每個 人身上具有的人情，在管理中并沒有引起管理者的太多注意。就算企業(yè)有上述 兩套控制體系存在，也多半會因?yàn)槠髽I(yè)自身原因致使兩套體系不能緊密結(jié)合， 縫隙太大，不能發(fā)揮同力作用。通過稽核體系的導(dǎo)入將企業(yè)兩套體系進(jìn)行重新 組合，將內(nèi)部制約和控制變成一套完整的管理體系。7. 通過稽核，打造人才培養(yǎng)基地，為公司輸送人才：通過稽核為公司輸送人才，輸送什么樣的人才呢？作為稽核人員，以前可能是部門經(jīng)理、也可能是職員，甚至是一名現(xiàn)場的作業(yè)人員，但這些都不重要， 只要你在稽核的崗位上真正的把整個公司的流程制度包括年度經(jīng)營

15、計劃、工作 計劃、年度預(yù)算等全部了解清楚之后，你就可以在公司做真正的高層了，就是 “批量的培養(yǎng)總經(jīng)理”。8. 通過稽核，關(guān)注過程、控制細(xì)節(jié)：這幾個字的重點(diǎn)就是在過程中反復(fù)強(qiáng)調(diào)細(xì)節(jié)。9. 通過稽核，形成雷厲風(fēng)行的執(zhí)行文化：很多公司的企業(yè)文化有一條是：“絕不找任何借口”，用我的理解就是雷厲 風(fēng)行；執(zhí)行的核心：就是說到就要做到。當(dāng)出現(xiàn)問題時，首先從自己開始查找 原因，當(dāng)需要承擔(dān)責(zé)任時，首先想想自己有哪方面的過錯，而不是把問題或者 責(zé)任推給別人。在企業(yè)里，我們必須要打造出這種文化：就像軍隊(duì)一樣。10. 通過稽核，解放領(lǐng)導(dǎo)：在稽核體系建設(shè)中，最終的目的讓每一個人學(xué)會檢查，學(xué)會互相檢查；讓領(lǐng) 導(dǎo)脫離我們?nèi)?/p>

16、常事務(wù)的處理，當(dāng)人人都能在流程體系下進(jìn)行自我與相互檢查時, 目就達(dá)到了，領(lǐng)導(dǎo)從日常的事務(wù)中脫離出來，做領(lǐng)導(dǎo)該做的事情。在澤亞企管 輔導(dǎo)的項(xiàng)目調(diào)研報告里面寫過一句話：“各級領(lǐng)導(dǎo)都在降級使用”，大家還記 得嗎？領(lǐng)導(dǎo)做的不是領(lǐng)導(dǎo)的活，領(lǐng)導(dǎo)干的不是領(lǐng)導(dǎo)的事，領(lǐng)導(dǎo)天天去解決異常 問題，變成了救火隊(duì)長。所以我們現(xiàn)在通過體系打造讓領(lǐng)導(dǎo)真正的能成為嚴(yán)格 意義上的領(lǐng)導(dǎo)，做更重要的事情。檔案管理制度一、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機(jī)密安全。二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手 續(xù)。三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人，檔案責(zé)任人（檔案員）對本部門檔案的 收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀(jì)要、簡報、 重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結(jié)以 及添置設(shè)備、財產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。五、各工程項(xiàng)目立項(xiàng)、國土、規(guī)劃、設(shè)計、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技 術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)歸檔。|六、各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財務(wù)部歸檔，副本原件由 辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由信息中心實(shí)行電腦化管理。七、各招商引資貸款項(xiàng)目申報資料、征地、拆遷批復(fù)、國土規(guī)劃等技術(shù)、圖 紙分別由