采購管理控制程序

1、1.0目的對(duì)本公司生產(chǎn)所需物資的采購進(jìn)行控制，以保證所采購的物料符合規(guī)定要求。2.0適用范圍本程序適用于組織自購物料的采購作業(yè)管理及對(duì)生產(chǎn)用物料、輔料供應(yīng)商的選擇和評(píng)審過程,及辦公用品的申購等。3.0定義3.1協(xié)力廠商：在公司產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的過程中，根據(jù)公司要求為公司提供穩(wěn)定可靠的物料來源的廠商。3.2采購資料:明確采購物料所要求的資料。包括采購訂單、圖紙、規(guī)格書、檢驗(yàn)項(xiàng)目明細(xì)，以及申請(qǐng)購買部門提出的要求。3.3報(bào)價(jià)單：采購尋價(jià)過程時(shí)，協(xié)力廠商提供產(chǎn)品價(jià)格的正式憑證。主要應(yīng)包括：產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號(hào)、稅率、價(jià)格、付款方式、公司名稱、蓋章。4.0職責(zé)4.1采購部：負(fù)責(zé)具體實(shí)施采購作業(yè)與開發(fā)、管理協(xié)力廠

2、商，建立采購資料檔案。主導(dǎo)協(xié)力廠商的評(píng)審。4.2品質(zhì)部：負(fù)責(zé)采購物料品質(zhì)的檢驗(yàn)、監(jiān)控與跟蹤處理；文控中心負(fù)責(zé)發(fā)布對(duì)外資料。參與協(xié)力廠商的評(píng)審與管理。 4.3 PMC部：負(fù)責(zé)對(duì)物料的管控，提出物料需求的部門，并對(duì)協(xié)力廠商的準(zhǔn)時(shí)交貨率進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與監(jiān)督。參與協(xié)力廠商的管理。4.4工程部或開發(fā)部：負(fù)責(zé)提供所需的BOM表、技術(shù)規(guī)格書并對(duì)協(xié)力廠商樣品進(jìn)行鑒定。參與協(xié)力廠商評(píng)審。4.5生產(chǎn)部門:負(fù)責(zé)在辦公用品需要申購時(shí),內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單的填寫。經(jīng)財(cái)務(wù)審核,總經(jīng)理或其受權(quán)人批準(zhǔn),人事行政部統(tǒng)一請(qǐng)購。4.6行政部:負(fù)責(zé)對(duì)生產(chǎn)部門內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單的處理和相關(guān)物料的采購和安裝。5.0工作程序5.1報(bào)價(jià)5.1.1 采購詢價(jià)時(shí)需從合

3、格協(xié)力廠商名錄中選擇23家廠商報(bào)價(jià)，客戶指定供應(yīng)商和壟斷行業(yè)產(chǎn)品除外。5.1.2 如需開發(fā)新協(xié)力廠商，采購依據(jù)協(xié)力廠商開發(fā)和考核作業(yè)規(guī)定進(jìn)行。新物料采購前，如需其他部門對(duì)物料進(jìn)行確認(rèn)時(shí)，確認(rèn)部門只負(fù)責(zé)就產(chǎn)品的質(zhì)量和產(chǎn)品要求與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，而采購價(jià)格的談判由采購部負(fù)責(zé)且需2人同時(shí)在場(chǎng)。5.1.3 針對(duì)半年以上未交易的產(chǎn)品，再次交易時(shí)應(yīng)找協(xié)力廠商重新報(bào)價(jià)。5.1.4 針對(duì)有一定采購量且采購頻繁的物料應(yīng)要定期降價(jià)或是重新比價(jià)，在對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行比價(jià)時(shí)，采購員應(yīng)給出比價(jià)建議。5.1.5 采購員整理報(bào)價(jià)單并附供應(yīng)商比價(jià)表經(jīng)采購主管審核后，呈總經(jīng)理或其授權(quán)人核準(zhǔn)。依據(jù)協(xié)力廠商開發(fā)和考核作業(yè)規(guī)定開發(fā)的新協(xié)力廠商

4、，則必須附上協(xié)力廠商現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查評(píng)審表。 5.1.6報(bào)價(jià)單經(jīng)總經(jīng)理或其授權(quán)人核準(zhǔn)后，原件由采購部保管，復(fù)印交PMC錄入ERP系統(tǒng)后，由財(cái)務(wù)部保管。如為新協(xié)力廠商或新物料，采購應(yīng)依據(jù)樣品管理作業(yè)規(guī)定對(duì)物料進(jìn)行打樣確定。5.2協(xié)力廠商的評(píng)價(jià)、選擇5.2.1協(xié)力廠商的資格認(rèn)定與新的協(xié)力廠商開始合作前，應(yīng)依據(jù)協(xié)力廠商開發(fā)和考核作業(yè)規(guī)定進(jìn)行評(píng)價(jià)，并認(rèn)定其協(xié)力廠商資格。5.2.2協(xié)力廠商的登錄采購部將選擇認(rèn)定合格的協(xié)力廠商登入合格協(xié)力廠商名錄。5.3協(xié)力廠商的定期考核采購部應(yīng)依據(jù)協(xié)力廠商開發(fā)和考核作業(yè)規(guī)定對(duì)合格協(xié)力廠商名錄，每三個(gè)月由采購部主導(dǎo)定期考核一次?？己藚⑴c部門：品質(zhì)部，PMC部，采購部?？己藘?nèi)容包括

5、：采購物料的品質(zhì)狀況、交期、價(jià)格及配合度。5.4采購部在下單前，應(yīng)與協(xié)力廠商簽訂采購合同或相關(guān)協(xié)議并由采購員將協(xié)力廠商基本資料輸入ERP系統(tǒng)。5.5 采購需求的提出 致 5.5.1 PMC部依據(jù)銷售計(jì)劃在ERP系統(tǒng)擬定物料需求表經(jīng)主管審核后，提供給采購部。5.5.2 輔料申請(qǐng)由各使用部門提出，填寫物料請(qǐng)購單經(jīng)部門主管審核，總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)。原件由請(qǐng)購單位保存，副本分發(fā)采購和PMC。原則上每月請(qǐng)購2次。5.5.2.1 采購部負(fù)責(zé)采購的輔料有： A生產(chǎn)用輔助材料如：洗板水、天那水、錫膏、熱熔膠等； B、專用表單如：日常用量大的印刷類表單； C、生產(chǎn)用工具及各種儀器設(shè)備如：剪鉗、測(cè)試架用探針等；

6、 D、辦公類大件物品如：電腦、辦公桌、柜子等（文具類除外）；注：5.5.2.2電工類消耗品,由需要部門提出維修或安裝申請(qǐng),電工人員列出請(qǐng)購清單, 財(cái)務(wù)審核,總經(jīng)理或其受權(quán)人批準(zhǔn)。采購負(fù)責(zé)購買。費(fèi)用公攤至相關(guān)使用部門。注：5.5.2.3辦公文具由需求部門申請(qǐng),財(cái)務(wù)審核,總經(jīng)理或其受權(quán)人批準(zhǔn),人事行政部統(tǒng)一請(qǐng)購。5.6采購需求的受理5.6.1采購部門依據(jù)PMC部提出的物料需求表或生產(chǎn)部提出的物料請(qǐng)購單進(jìn)行采購作業(yè)。采購訂單需經(jīng)部門主管審核后呈總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)。5.6.2各部門表單的采購,應(yīng)依據(jù)文控中心提供的表單樣品進(jìn)行采購。5.7采購物料的替代品與安全庫存對(duì)應(yīng)如所需物料可通過更換材料或品牌等方

7、法以達(dá)到降低成本的目的應(yīng)送樣經(jīng)開發(fā)部確認(rèn)，如因廠商停止生產(chǎn)該物料但又需要確保一定庫存時(shí)，應(yīng)經(jīng)市場(chǎng)部和開發(fā)部確認(rèn)，再呈總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，實(shí)施采購作業(yè)。5.8 采購部門應(yīng)依據(jù)物料需求表在合格協(xié)力廠商名錄中選擇合適的廠商下單，如有需要應(yīng)提供圖紙，規(guī)格書等相關(guān)資料。5.9訂單變更5.9.1采購訂單未下給協(xié)力廠商，需變更訂單交期、數(shù)量或取消訂單時(shí)，PMC應(yīng)書面通知采購。5.9.2如采購訂單已下至協(xié)力廠商，需要取消已下訂單的所有或一部分物料時(shí)，要與協(xié)力廠商達(dá)成一致，在更改訂單上注明取消訂單的編號(hào)，傳真給廠商回簽。5.10交期管理5.10.1采購部和PMC部應(yīng)掌握物料的到料狀況，進(jìn)行到料日期的確認(rèn)，督

8、促物料的到料，確保交期，以保證生產(chǎn)的順利進(jìn)行。5.10.2 應(yīng)每天關(guān)注生產(chǎn)排程，特別注意交期短的訂單物料，或需提前交期物料，及時(shí)與協(xié)力廠商協(xié)調(diào)采購數(shù)量、交期。5.10.3訂單物料如發(fā)生交期延期問題，采購員應(yīng)與廠商交涉，并與相關(guān)部門協(xié)調(diào)。5.11采購物料的驗(yàn)貨管理5.11.1我司到協(xié)力廠商現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)貨品質(zhì)部或相關(guān)部門直接到協(xié)力廠商驗(yàn)證BOM類物料時(shí)，應(yīng)按照規(guī)格書或驗(yàn)證要求規(guī)定，由IQC直接驗(yàn)貨。但應(yīng)事先通知到協(xié)力廠商。5.11.2客戶對(duì)我司協(xié)力廠商驗(yàn)貨合同上如有規(guī)定，則客戶或其代理人員可到廠商或業(yè)務(wù)部門驗(yàn)證采購物料是否符合規(guī)定要求。但進(jìn)行此種驗(yàn)證/審廠需提前取得協(xié)力廠商同意以及總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.12來

9、料驗(yàn)收、入庫5.12.1入庫物料的標(biāo)示方法為防止混淆、誤用，采購部應(yīng)要求協(xié)力廠商配合依我司標(biāo)示方法標(biāo)示物料。5.12.2來料的核對(duì)倉庫人員應(yīng)依據(jù)采購訂單，確認(rèn)來料是否符合訂單批號(hào)、規(guī)格和數(shù)量要求。當(dāng)來料的批號(hào)、規(guī)格和數(shù)量不符，倉庫應(yīng)馬上通知相關(guān)采購員到現(xiàn)場(chǎng)處理。5.13采購物料入庫檢驗(yàn)5.13.1 BOM類物料應(yīng)由品質(zhì)部門依據(jù)來料檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)貨并將檢驗(yàn)記錄提供給倉庫。5.13.2輔料以外的采購物料應(yīng)由申請(qǐng)部門確認(rèn)來料是否與要求購買的物料一致。5.14驗(yàn)貨完畢物料的處理5.14.1倉庫應(yīng)對(duì)判定合格的來料入庫，然后發(fā)放給生產(chǎn)部門，但必須將合格物料的數(shù)據(jù)建入ERP系統(tǒng)。5.14.2不合格品應(yīng)依據(jù)不

10、合格品控制程序處理。5.15模具管理請(qǐng)參閱模具管理作業(yè)規(guī)定。5.16采購資料的管理及保存5.16.1采購資料（采購數(shù)據(jù)）的管理5.16.1.1采購資料的管理原則上由各采購員保管，但應(yīng)標(biāo)識(shí)清晰的保管于部門公用領(lǐng)域。5.16.1.2提供給協(xié)力廠商的采購資料（圖紙，規(guī)格書等）應(yīng)為文控中心發(fā)布的資料。5.16.1.3對(duì)于非BOM用物料（設(shè)備，檢測(cè)儀器等），以協(xié)力廠商提供的彩頁或型錄等資料作為采購資料依據(jù)時(shí)應(yīng)由申請(qǐng)部門主管確認(rèn)后進(jìn)行管理。5.16.1.4協(xié)力廠商提供的物料規(guī)格書為采購依據(jù)時(shí)，應(yīng)交由文控中心依據(jù)文件控制程序進(jìn)行管理。5.16.2采購記錄的保存5.16.2.1認(rèn)定協(xié)力廠商時(shí)的評(píng)價(jià)記錄，合同或合約的相關(guān)記錄應(yīng)依據(jù)文件控制程序進(jìn)行編號(hào)及注明保存期限。5.16.2. 2 作為交易證明的所有單據(jù)等相關(guān)資料應(yīng)依據(jù)記錄控制程序進(jìn)行保存。6.16.2.3超過保管期限的票據(jù)等資料應(yīng)根據(jù)需要進(jìn)行防泄密的處理。6.0流程圖6.1采購作業(yè)流程圖（見附件一）7.0附件7.1 KTPU12V1.0-001 采購訂單7.2 KTPU36V1.0-002 協(xié)力廠商現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查評(píng)審表7.3