辦公室標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書

辦公室標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書辦公室標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書辦公室標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書資料僅供參考文件編號：2022年4月辦公室標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書版本號：A修改號：1頁次：1.0審核：批準(zhǔn):發(fā)布日期：標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書編號部門人力資源崗位辦事員作業(yè)名稱員工入職制作人審核人作業(yè)步驟：新員工到公司，先會同后勤管理人員做好接待工作，將生活用品（含床墊、床單、涼席、被子、被套、枕頭、枕套、枕巾、飯缸、臉盆、洗澡籃、水杯各一件，拖鞋一雙，碗柜鑰匙一把）發(fā)放，并幫助新員工整理床鋪，安置物品。請新員工填寫《入職登記表》草表。根據(jù)員工填寫的《入職登記表》草表相關(guān)信息錄入電腦，在確定無誤后輸出，并請新員工和發(fā)放人分別在物品領(lǐng)用欄相應(yīng)的位置簽字認(rèn)可。在公衣等其他物品發(fā)放的同時，請新員工在物品領(lǐng)用欄相應(yīng)的位置簽字認(rèn)可。將該員工交給所分配部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行安排。注意事項(xiàng)：在員工剛來公司時，幫助他熟悉內(nèi)部環(huán)境（工作、生活場所）。在他來公司的五天內(nèi)，幫助他熟悉外部環(huán)境（城市交通主要街道、購物場所等）。作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合格不合格時間1、員工未到前，生活用品、入職表格等已準(zhǔn)備就緒。前期工作沒有就緒。2、《入職登記表》信息錄入電腦沒有錯誤之處。錄入有誤且沒有發(fā)現(xiàn)。3、以熱情的態(tài)度和強(qiáng)烈的服務(wù)意識接待新員工。態(tài)度傲慢，表情冷淡，讓新員工感覺不舒服。所用的資源名稱數(shù)量名稱數(shù)量名稱數(shù)量名稱數(shù)量備注：變更記錄版本文件編號頁次生活用品使用規(guī)定使用期限界定：1）床墊、被子、枕頭、飯缸：兩年2）床單、涼席、被套、枕套、枕巾、水杯：一年半3）臉盆、洗澡籃、拖鞋：一年4）衣柜、碗柜鑰匙：永久2、達(dá)到使用期限，可向公司申請以舊換新；未達(dá)使用期限就已損壞或丟失，按《員工手冊》辦理。3、衣柜、碗柜鑰匙丟失者，或者自己去配，或者交5元配鑰匙費(fèi)用（含公司工作人員勞動成本）。4、此規(guī)定與《員工手冊》具有同等效力，同時作為員工離職移交物品的處理依據(jù)。標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書編號部門人力資源崗位辦事員作業(yè)名稱員工離職制作人審核人作業(yè)步驟：1、員工在向公司依據(jù)《員工手冊》要求遞交書面辭職報告后，即可發(fā)放《離職審批表》。2、按程序?qū)徟戤?，方可開始辦理移交手續(xù)。工作的移交，由部門負(fù)責(zé)人安排；物品的移交，會同發(fā)放人根據(jù)《入職登記表》記錄逐項(xiàng)收回，并檢查是否損壞，如有損壞要賠償。3、移交完畢后，將情況反饋財務(wù)部，由財務(wù)經(jīng)理審批。4、發(fā)放應(yīng)得薪酬，并安排為其買回家車票。注意事項(xiàng)：遞交辭職報告必須依據(jù)《員工手冊》。審批程序必須規(guī)范。鑰匙丟失或讓員工自己去配，或交5元錢。其他物品在規(guī)定期限內(nèi)損壞照原購進(jìn)價賠償，不得由員工自己購買。出入卡、《員工手冊》也要注意收回。作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合格不合格時間1、嚴(yán)格履行審批程序。未按次序履行審批手續(xù)。2、《離職審批表》填寫規(guī)范、完整?！峨x職審批表》填寫有缺項(xiàng)，字跡不清楚或難識別。3、以熱情的態(tài)度和強(qiáng)烈的服務(wù)意識對待離職員工。態(tài)度傲慢，表情冷淡，讓離職員工感覺不舒服。4、不得刻意刁難離職員工?？桃獾箅y離職員工，使其未能如期離職。所用的資源名稱數(shù)量名稱數(shù)量名稱數(shù)量名稱數(shù)量備注：變更記錄版本文件編號頁次標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書編號部門辦公室崗位辦事員作業(yè)名稱印鑒使用制作人審核人作業(yè)步驟：使用人向印鑒保管人口頭說明使用事由。讓使用人按要求如實(shí)填寫《印鑒使用記錄表》。由使用人當(dāng)面使用，不得帶離辦公室。確需借用，務(wù)必有總經(jīng)理的書面審批手續(xù)，其中要有借用期限。注意事項(xiàng)：任何人都必須按此程序履行。填寫《印鑒使用記錄表》必須核對清楚份數(shù)、頁數(shù)，所有項(xiàng)必須填寫，不得有空白或錯填。蓋章時字開口向正下方；如是文件蓋到年月日正中間?？瞻准埢蛑粚懭掌诘募埳隙沤^蓋章。作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合格不合格時間1、嚴(yán)格履行使用程序。未嚴(yán)格按使用程序執(zhí)行。2、《印鑒使用記錄表》填寫規(guī)范、完整?！队¤b使用記錄表》填寫有缺項(xiàng)，字跡不清楚或難識別。3、以熱情的態(tài)度和強(qiáng)烈的服務(wù)意識對待使用印鑒的員工。態(tài)度傲慢，表情冷淡，讓使用者感覺不舒服。所用的資源名稱數(shù)量名稱數(shù)量名稱數(shù)量名稱數(shù)量備注：變更記錄版本文件編號頁次標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書編號部門辦公室崗位辦事員作業(yè)名稱檔案查閱、借用制作人審核人作業(yè)步驟：查閱或借用人向檔案保管人口頭說明事由。2、讓查閱人按要求如實(shí)填寫《檔案查閱記錄表》。3、由查閱人當(dāng)面查閱，如借用則在《檔案查閱記錄表》中注明。4、查閱完畢立即歸檔，外借檔案如期未歸還則務(wù)必催借用人歸還。注意事項(xiàng)：可供查閱、借用的檔案是指人力資源檔案、基礎(chǔ)檔案；財務(wù)檔案、技術(shù)檔案不得隨意查閱，嚴(yán)格杜絕外借。財務(wù)、技術(shù)檔案的查閱需經(jīng)總經(jīng)理書面審批后方可。各種證照提供復(fù)印件時務(wù)必要用碳素筆在復(fù)印件正面注明“此件僅供干XX事專用”。作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合格不合格時間1、嚴(yán)格履行查閱或借用程序。未嚴(yán)格按查閱或借用程序執(zhí)行。2、《檔案查閱記錄表》填寫規(guī)范、完整?！稒n案查閱記錄表》填寫有缺項(xiàng)，字跡不清楚或難識別。3、以熱情的態(tài)度和強(qiáng)烈的服務(wù)意識對待查閱、借用檔案的員工。態(tài)度傲慢，表情冷淡，讓來人感覺不舒服。4、所用的資源名稱數(shù)量名稱數(shù)量名稱數(shù)量名稱數(shù)量備注：變更記錄版本文件編號頁次標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書編號部門辦公室崗位辦事員作業(yè)名稱歸檔制作人審核人作業(yè)步驟：每年12月15日至元旦，作為公司年度歸檔的時間。歸檔的內(nèi)容主要有基礎(chǔ)檔案、財務(wù)檔案和技術(shù)檔案；人力資源檔案依據(jù)即時處理、完善的原則。財務(wù)、技術(shù)檔案分別由財務(wù)、技術(shù)部負(fù)責(zé)，基礎(chǔ)檔案由辦事員完成?；A(chǔ)檔案的內(nèi)容有：公司一年內(nèi)獲得的各種榮譽(yù)及資格證書，有備查閱價值的文字資料(年內(nèi)下發(fā)的各種公文一套、年內(nèi)會議記錄、企業(yè)大事記錄、重要談話記錄、各種工作學(xué)習(xí)總結(jié)等)。歸檔步驟：檔案分類整理。編寫檔案目錄。歸檔。注意事項(xiàng)：平時注意積累，收集，整理，不要全部等到年底。若資料相同，歸檔時挑最好的一份。歸檔時發(fā)現(xiàn)有無法歸檔的，要想辦法補(bǔ)救。如查閱電腦資料、請同事回憶、自己寫出相關(guān)情況。企業(yè)大事記要由兩人同時記錄，年底結(jié)合兩人記錄進(jìn)行整理。檔案存放可用檔案袋、文件盒，同類的一定裝訂在一起。文件的歸檔應(yīng)按發(fā)文卡、草稿、正文的次序裝訂好。作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合格不合格時間1、相關(guān)內(nèi)容無遺漏。歸檔不完全。2、分類清楚，目錄編寫清楚、規(guī)范。分類不清，存放零亂，未編寫目錄或編寫不規(guī)范。3、檔案存放有序，看目錄便可隨時找出。存放亂，查閱困難。4、保存過程中沒有損壞、遺失現(xiàn)象。保存過程中有損壞、遺失現(xiàn)象。所用的資源名稱數(shù)量名稱數(shù)量名稱數(shù)量名稱數(shù)量備注：變更記錄版本文件編號頁次標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書編號部門辦公室崗位檔案管理員作業(yè)名稱檔案的銷毀制作人審核人作業(yè)步驟：在日常工作中，對各類檔案要經(jīng)常進(jìn)行整理規(guī)范，同時要對某些檔案，進(jìn)行不定期銷毀。需銷毀的檔案主要有基礎(chǔ)檔案、技術(shù)檔案中已在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行了完善、修訂、整理，這時需將舊的銷毀（印鑒、證照不在此列）；財務(wù)檔案中一年前的蛋糕票、飲料票，五年前的舊帳；人力資源檔案中應(yīng)聘人員資料、離職已有一年的員工檔案。檔案管理員在整理檔案的過程中，發(fā)現(xiàn)有需要銷毀的檔案，要填寫檔案銷毀記錄表，并請示部門負(fù)責(zé)人，得到書面批示后方可銷毀。部門負(fù)責(zé)人無法界定是否該銷毀時，要請示總經(jīng)理。5、得到明確答復(fù)后，用碎紙機(jī)將檔案銷毀。注意事項(xiàng)：歸檔的文件裝訂本不在銷毀內(nèi)容中，要長期保管。保密性強(qiáng)的應(yīng)立即銷毀，如已廢棄不用的作業(yè)指導(dǎo)書。作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合格不合格時間1、銷毀前的請示程序符合要求。擅自做主銷毀檔案。2、銷毀的內(nèi)容有書面記錄及領(lǐng)導(dǎo)的書面批示。沒有書面記錄。3、銷毀后沒有泄密的后顧之憂。銷毀后可能泄密。4、所用的資源名稱數(shù)量名稱數(shù)量名稱數(shù)量名稱數(shù)量備注：變更記錄版本文件編號頁次標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書編號部門辦公室崗位辦事員作業(yè)名稱辦公用品的購買、保管制作人審核人作業(yè)步驟：統(tǒng)一做計劃，統(tǒng)一購買，每月主要購買一次，最多補(bǔ)充購買一次（2月后達(dá)到這個水平）。計劃人將所要購買的辦公用品明細(xì)單以書面形式提供給采購。采購要確定固定的供貨商，以確保所購物品的性價比最高。采購提供物品后，計劃人要核對物品是否與計劃相符。計劃人將所采購物品填入《物品購進(jìn)登記表》，采購報帳需經(jīng)計劃人會同簽字。辦公用品的保管注意防水、防潮、防火，拿放時防止損壞。注意事項(xiàng)：計劃要根據(jù)實(shí)際情況，不常用物品按臨時采購原則，并不列入計劃。不可因圖省事而大量囤積辦公用品。經(jīng)常核對帳物是否相符。不定期調(diào)查各物品的市場價，看采購環(huán)節(jié)是否有明顯問題。作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合格不合格時間1、計劃與實(shí)際沒有太大出入。計劃與實(shí)際出入太大。2、帳物相符，沒有差錯。帳物不相符，出現(xiàn)差錯且找不到原因。3、入庫、保管過程中無損壞現(xiàn)象。入庫、保管過程中有損壞現(xiàn)象。4、物品存放整齊、有序。物品存放零亂、無序。所用的資源名稱數(shù)量名稱數(shù)量名稱數(shù)量名稱數(shù)量備注：變更記錄版本文件編號頁次標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書編號部門辦公室崗位辦事員作業(yè)名稱辦公用品的領(lǐng)用、發(fā)放制作人審核人作業(yè)步驟：凡公司所有員工，都需統(tǒng)一領(lǐng)用所需辦公用品，自行采購者不予報銷。領(lǐng)用者需按要求填寫《物品領(lǐng)用表》，然后方可領(lǐng)取。有下列情形之一者不予領(lǐng)?。簭纳洗晤I(lǐng)用到再次領(lǐng)用時根本不可能用完；所領(lǐng)用物品的檔次與實(shí)際需求不符；工作筆記本、筆芯等可回收物需交舊換新；信紙等以部門發(fā)放的物品個人不得領(lǐng)用。發(fā)放者查看《物品領(lǐng)用表》的填寫是否正確。予以發(fā)放所領(lǐng)用物品。注意事項(xiàng)：工作筆記本，高級管理人員限價10元以內(nèi)，其他管理人員限價6元以內(nèi)，一般人員限價3元以內(nèi)。各物品要合理定額和控制。信紙等可以部門控制定額。不是自己經(jīng)辦的采購項(xiàng)一律不予簽字。作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合格不合格時間1、嚴(yán)格把關(guān)，堅(jiān)持原則。來者不拒，喪失原則。2、領(lǐng)用過程沒有差錯。出現(xiàn)差錯且找不到原因。3、領(lǐng)用過程中無損壞現(xiàn)象。領(lǐng)用過程中有損壞現(xiàn)象。4、所用的資源名稱數(shù)量名稱數(shù)量名稱數(shù)量名稱數(shù)量備注：變更記錄版本文件編號頁次標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書編號部門辦公室崗位文員作業(yè)名稱行文制作人審核人作業(yè)步驟：在公司要將重大事情進(jìn)行通知，下達(dá)重要命令，或外聯(lián)活動中的一些重要事情，都需要用紅頭文件。行文步驟如下：文員根據(jù)公司的意圖起草文件。起草好后，編行文字號，填寫《行文登記表》，再填<<發(fā)文卡>>。找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。打印文件，認(rèn)真校對。文件下發(fā)，請收件人填寫《文件收閱表》。追蹤文件內(nèi)容的落實(shí)情況，落實(shí)情況不理想要及時向上級領(lǐng)導(dǎo)反映。注意事項(xiàng)：文件起草時要堅(jiān)持一文一事的原則，若有多件事情則要分別行文；文字表述要求語言凝練，只表達(dá)中心思想，不做任何解釋。落實(shí)情況必須有反饋。作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合格不合格時間1、校對準(zhǔn)確，原件沒有錯別字原件有別字2、《行文登記表》和發(fā)文卡填寫準(zhǔn)確無誤。《行文登記表》和發(fā)文卡填寫有誤。3、必須在簽發(fā)后方可行文。未簽發(fā)就行文。4、下發(fā)文件時《文件收閱表》填寫完全。下發(fā)文件時《文件收閱表》填寫不全。所用的資源名稱數(shù)量名稱數(shù)量名稱數(shù)量名稱數(shù)量備注：變更記錄版本文件編號頁次附：行文字號的編寫方法：字的編寫：公司總體下的文，應(yīng)為“綜”字，各部門下的文，應(yīng)以能表現(xiàn)該部門特點(diǎn)的某個（最多兩個）字來確定，如財務(wù)部下文為“財”字，技術(shù)部為“技”字，人力資源部為“人”字。序號的編寫：從001起，一直往后順延。另：文件紙上出現(xiàn)的內(nèi)容全部為大紅色。標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書編號部門辦公室崗位文員作業(yè)名稱會議紀(jì)要的編寫制作人審核人作業(yè)步驟：在公司重大會議后，為了很好地貫徹落實(shí)會議精神，通常的做法是編發(fā)會議紀(jì)要，程序如下：認(rèn)真做好會議記錄。按照《會議紀(jì)要》專用格式認(rèn)真填寫前面的內(nèi)容，含會議時間、地點(diǎn)、參會人、主持人、記錄人。關(guān)鍵是核心內(nèi)容的編寫：要把著重落實(shí)的內(nèi)容全部涵蓋進(jìn)去，且由重到輕逐條敘述；由誰去落實(shí)要點(diǎn)明；話語凝練，不要有太多的修飾和說明性的語句；若有時間要求務(wù)必說清。在當(dāng)天下發(fā)給主要執(zhí)行人或部門負(fù)責(zé)人，并填寫《文件收閱表》。追蹤落實(shí)情況并及時反饋。注意事項(xiàng)：1、會議記錄記錄必須全面、細(xì)致，否則無法編寫紀(jì)要。2、落實(shí)情況必須有反饋。3、此方法也可用于整理會議記錄。作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合格不合格時間1、格式規(guī)范格式不規(guī)范2、內(nèi)容全面重大內(nèi)容有遺漏3、表述準(zhǔn)確無歧義讓閱讀者理解時產(chǎn)生重大偏差4、下發(fā)按要求下發(fā)太晚或隨便發(fā)給其他人所用的資源名稱數(shù)量名稱數(shù)量名稱數(shù)量名稱數(shù)量備注：變更記錄版本文件編號頁次標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書編號部門辦公室崗位文員作業(yè)名稱簡報的編發(fā)制作人審核人作業(yè)步驟：為了很好地弘揚(yáng)企業(yè)文化，把公司在日常工作、生活中出現(xiàn)的管理經(jīng)典范例、經(jīng)營運(yùn)做的優(yōu)異成就，內(nèi)部的先進(jìn)事跡，公司的各種好人好事等內(nèi)容以記敘文的手法寫成文章，以公司簡報的格式向各部門下發(fā)，以求在公司內(nèi)部形成良好的凝聚力。程序如下：認(rèn)真收集公司的各種可用來編發(fā)簡報的素材，并進(jìn)行對比、消化、整理。選定內(nèi)容，要符合一文一事的習(xí)慣。成文的結(jié)構(gòu)和要求：富有吸引力的題目，且要突出主題，必要時可用正副標(biāo)題。正文的敘述不要太華麗，語言平民化，讓大家都看得懂。敘述完之后要對事情進(jìn)行中肯的評價，引導(dǎo)大家感悟和學(xué)習(xí)一些公司倡導(dǎo)的理念和道理。評價切忌牽強(qiáng)附會，生拉硬扯，不著邊際。4、打印前要按次序編號。4、下發(fā)方法同文件下發(fā)。注意事項(xiàng)：用簡報標(biāo)準(zhǔn)格式。追蹤部門閱讀情況，閱讀人要在簡報上簽字。作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合格不合格時間1、內(nèi)容健康向上，不能無病呻吟。出《簡報》沒有目的性，內(nèi)容沒有引導(dǎo)和教育意義。2、事例有代表性。事情平淡無奇，讀來乏味。3、4、所用的資源名稱數(shù)量名稱數(shù)量名稱數(shù)量名稱數(shù)量備注：變更記錄版本文件編號頁次標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書編號部門辦公室崗位文員作業(yè)名稱起草公文制作人審核人作業(yè)步驟：1、在接受任務(wù)時要完全理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，有關(guān)落實(shí)會議精神的公文在起草完畢后檢查是否有缺項(xiàng)、錯項(xiàng)。2、認(rèn)真收集素材，保證公文的嚴(yán)謹(jǐn)。3、起草的過程要從