行政機(jī)關(guān)公文寫作知識(shí)

1、行政機(jī)關(guān)公文寫作知識(shí)公文，即公務(wù)文書，是指黨政機(jī)關(guān)，企事業(yè)單位和一切社會(huì)團(tuán)體在處 理公務(wù)過(guò)程中形成的有現(xiàn)行功用和特定格式的文字材料。我們今天所要講 的，主要是指行政機(jī)關(guān)公文。行政機(jī)關(guān)公文（以下簡(jiǎn)稱公文）是行政機(jī)關(guān) 在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，通俗的講，就 是我們平時(shí)所講的文件，它是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的工具。一、公文的種類與適用范圍公文的種類主要有13個(gè)文種，包括：命令（令）適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng) 制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員， 變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。公告適

2、用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。通告適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公 文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人 員。通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。議案適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代 表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。意見適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和 答

3、復(fù)審批事項(xiàng)。會(huì)議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。就縣、鄉(xiāng)兩級(jí)信用社而言，公文種類通常用得最多的主要是通知、請(qǐng) 示、報(bào)告、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等文種。三、公文格式公文是公務(wù)人員共同使用的處理公務(wù)的重要工具，必須有統(tǒng)一的格式， 供大家共同遵守。公文格式是指公文的外觀形式，由公文的文面格式、用 紙格式和排印裝訂格式組成。（一）文面格式公文的文面格式是公文全部書面內(nèi)容的結(jié)構(gòu)，不同的機(jī)關(guān)、不同類別 的公文，有不同的文面格式，如黨的機(jī)關(guān)與行政機(jī)關(guān)的文面格式有所不同， 但差別不大。目前，通用公文的文面格式一般包括版頭、份號(hào)、密級(jí)與保密期限、 緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件名稱、

4、成文 日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記等要素。 就基層信用社而言，一般要有發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、成文日 期、印章、主題詞、印制版記等。2、標(biāo)題。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱）、公文主題和 文種組成。位于紅色橫線下方空2行排印。用2號(hào)小標(biāo)宋體，居中排印。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。3、主送機(jī)關(guān)。指主要受理公文的機(jī)關(guān)。應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱， 或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體排印，回行 時(shí)頂格，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱之后用全角冒號(hào)。4、正文。位于主送機(jī)關(guān)下方。正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)準(zhǔn)確掌握和 使用，即：第一層用

5、“一、”，第二層用“（一）”，第三層用“1.”， 第四層用“（1）”。第三層的“1.”不能寫成“1、”，即把小圓點(diǎn)寫 成頓號(hào)。在正文層次不多的情況下，第一層用“一、”，第二層可用“1.”。在正文中，只能用仿宋、小標(biāo)宋、黑、楷4種字體，均用3號(hào)字。正 文中只有一級(jí)小標(biāo)題的，小標(biāo)題用黑體字排??；有兩級(jí)小標(biāo)題的，第一級(jí) 小標(biāo)題用黑體字排印，第二級(jí)小標(biāo)題用楷體字排??；有多級(jí)小標(biāo)題的，第 一級(jí)小標(biāo)題用小標(biāo)宋體字排印，第二級(jí)小標(biāo)題用黑體字排印，第三級(jí)小標(biāo) 題用楷體字排印，第四級(jí)小標(biāo)題用仿宋體排印。除小標(biāo)題之外的正文文字， 有雙文種的（既復(fù)合型公文），第一文種的正文用楷體字排印，第二文種 的正文用仿宋體字排

6、印。5、附件及附件名稱附件是公文的組成部分，對(duì)主件正文起說(shuō)明、解釋、補(bǔ)充、證實(shí)、參 考等作用的文字材料或圖表，置于主件之后，另起一頁(yè)開始排印，與主件 裝訂在一起。公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左側(cè)空2個(gè)字，用3號(hào) 仿宋體字排印“附件”2字后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有2個(gè)以上附件， 用阿拉伯?dāng)?shù)字依次標(biāo)注序號(hào)。序號(hào)后面用小圓點(diǎn)。例如附件：1.XXXXXXXXXX”附件的首頁(yè)左上角頂格用3號(hào)黑體字排印“附件”2字及附件的順序 號(hào)。6、成文日期。一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，經(jīng)會(huì)議討論通過(guò) 的決議、決定等以會(huì)議通過(guò)的日期為準(zhǔn)。用漢字標(biāo)注，“零”寫成“0”， 成文日期在正文之下一般空4行、右

7、邊空4個(gè)字，用3號(hào)仿宋體排印。7、印章。除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的公文外，均應(yīng)加蓋發(fā) 文機(jī)關(guān)的印章。印章距正文2mm4mm居中壓成文日期。當(dāng)印章下弧無(wú)文 字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧線壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字 時(shí)，采用中套方式，即印章的中心線壓在成文日期上。8、主題詞。一般位于末頁(yè)下端抄送機(jī)關(guān)或印制版記上方，“主題詞” 用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)注，后標(biāo)全角冒號(hào)，主題詞詞目用3號(hào)小標(biāo)宋 體字，一篇公文最多不超過(guò)5個(gè)主題詞。每個(gè)詞目之間空1字，主題詞下 方排印一條橫線。9、抄送機(jī)關(guān)。指除主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容（需要執(zhí) 行或知曉內(nèi)容）的上級(jí)、下級(jí)和無(wú)隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用

8、全稱或規(guī)范化 簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。抄送機(jī)關(guān)名稱標(biāo)注在印制版記上方，主題詞下方，用橫線把主題詞和 印制版記隔開，抄送機(jī)關(guān)名稱前加“抄送”2字用3號(hào)仿宋體字左邊空1字排字，后標(biāo)全角冒號(hào)。抄送機(jī)關(guān)名稱之間用頓號(hào)或逗號(hào)隔開，末尾用句 號(hào)。10、印制版記。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)日期及兩條橫線組成。印發(fā)機(jī) 關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字，用3號(hào)仿宋體字排印。印發(fā)時(shí)間用阿拉 伯?dāng)?shù)字、年份不能簡(jiǎn)寫。上行文的，印發(fā)日期后接著排印“印字”；下行 文平行文的，排印“印發(fā)”2字。（二）公文用紙格式（三）公文排印裝訂格式一般每頁(yè)排22行，每行排28個(gè)字。特殊情況下，為了防止出現(xiàn)“此 頁(yè)無(wú)正文”字樣，在調(diào)整行距、字距時(shí)，每頁(yè)既可減少

9、1行，每行可減少 12個(gè)字，也可每頁(yè)增加12行，每行增加12個(gè)字。公文要雙面印刷。公文裝訂與公文排印一致，左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。三、請(qǐng)示、報(bào)告的使用在常用公文中，基層信用社使用較多的主要是通知、請(qǐng)示、報(bào)告等文 種，通知的寫作相對(duì)簡(jiǎn)單一些，而請(qǐng)示、報(bào)告往往混淆不清，混合使用。 這里就這兩個(gè)文種著重介紹一下。（一）請(qǐng)示的使用1、請(qǐng)示的適用范圍是有隸屬關(guān)系的下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、 批準(zhǔn)。沒有隸屬關(guān)系的下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，只能用函。2、請(qǐng)示的特點(diǎn)根據(jù)請(qǐng)示的內(nèi)容、類型、作用和行文方向，主要特點(diǎn)有：請(qǐng)求性。請(qǐng)示的最大特點(diǎn)是請(qǐng)求性，是指本單位、本部門計(jì)劃辦理而無(wú)權(quán)決定， 或無(wú)力去做、或不知如

10、何去做的事項(xiàng)。因此，在撰寫請(qǐng)示時(shí)，要寫明請(qǐng)示 辦什么事、為什么要辦、打算如何去辦、有什么困難和問題需要上級(jí)解決、 有什么事項(xiàng)需要上級(jí)批準(zhǔn)等，寫得清清楚楚，請(qǐng)求上級(jí)批示或批準(zhǔn)。一事一文。一件請(qǐng)示公文，只陳述一件事情。政策性強(qiáng)。凡是要請(qǐng)示的問題，在請(qǐng)示之前，必須認(rèn)真查對(duì)有關(guān)方針、政策、法 律、法規(guī)和文件，屬于本單位職權(quán)范圍、又有能力解決的事項(xiàng)，不需向上 級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)請(qǐng)示；不屬于本單位職權(quán)范圍、又無(wú)能力解決的事項(xiàng)，才能向 上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)或予以支持。請(qǐng)示公文，強(qiáng)調(diào)按規(guī)定辦事，用政 策規(guī)定判別該不該向上極機(jī)關(guān)請(qǐng)示。不屬請(qǐng)示的事項(xiàng)，不得上交矛盾，只 能由本單位解決。實(shí)事求是。向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)

11、的事項(xiàng)，一定要實(shí)事求是，用政策和事實(shí) 說(shuō)話，不得隱瞞事實(shí)真相，不得弄虛作假、混淆視聽、欺騙上級(jí)機(jī)關(guān)。用陳述性、祈使性語(yǔ)言。請(qǐng)示屬上行文，在敘述情況、陳述政策規(guī)定時(shí)，應(yīng)當(dāng)用陳述性語(yǔ)言； 在請(qǐng)示的結(jié)尾請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)時(shí)，用祈使性語(yǔ)言。文字精練。請(qǐng)示要開門見山、直接切入主題，抓住與事項(xiàng)有關(guān)的問題，用精練概 括的語(yǔ)言和與請(qǐng)示事項(xiàng)密切相關(guān)的材料，一件請(qǐng)示，一般只有幾百字，確 需詳細(xì)說(shuō)明情況的，可用附件說(shuō)明。請(qǐng)示的事項(xiàng)陳述清楚即可，不得在請(qǐng) 示中夾帶報(bào)告事項(xiàng)。3、請(qǐng)示的分類與寫作根據(jù)請(qǐng)示的目的、內(nèi)容和作用劃分，有請(qǐng)求批復(fù)性請(qǐng)示、請(qǐng)求批轉(zhuǎn)性 請(qǐng)示兩大類。請(qǐng)求批復(fù)性請(qǐng)示請(qǐng)求批復(fù)性請(qǐng)示涉及的內(nèi)容、事項(xiàng)比較單

12、一、具體，上級(jí)機(jī)關(guān)指示、 批準(zhǔn)和辦理之后才能部署和實(shí)施。這類請(qǐng)示的標(biāo)題由請(qǐng)示單位名稱、請(qǐng)示的主題與“請(qǐng)示”組成。一件請(qǐng)示，只有一個(gè)主送機(jī)關(guān)，不得多頭報(bào)送，并且一般只能送直接 的上級(jí)機(jī)關(guān)的秘書部門，由秘書部門按規(guī)定辦理，不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。 請(qǐng)示的正文中要堅(jiān)持一事一文的制度。請(qǐng)示的內(nèi)容要單一，切忌一文數(shù)事。 請(qǐng)示的正文可分兩大層次。第一層次，寫明請(qǐng)示問題的依據(jù)、原因、出發(fā) 點(diǎn)和思想基礎(chǔ)，闡明為什么要請(qǐng)示。請(qǐng)示的理由要充分，要有說(shuō)服力，以 利促使請(qǐng)示問題的解決。第二層次，寫明請(qǐng)示的事項(xiàng)，即請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)給 予指示、批準(zhǔn)的具體事項(xiàng)。結(jié)尾要提出明確的要求，但語(yǔ)氣要謙和，多用 請(qǐng)示專用語(yǔ)作結(jié)尾。常用的有

13、“專此請(qǐng)示。是否妥當(dāng)，請(qǐng)批示”；“專此 請(qǐng)示，當(dāng)否，請(qǐng)批示”；“專此請(qǐng)示。請(qǐng)予批準(zhǔn)”。請(qǐng)求批轉(zhuǎn)性請(qǐng)示請(qǐng)求批轉(zhuǎn)性請(qǐng)示的內(nèi)容多數(shù)帶有普遍性的問題，或者是比較重大、緊 急的事項(xiàng)，涉及的范圍較為廣泛，超越了請(qǐng)示單位管理的范圍，所以，請(qǐng) 求上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或同級(jí)黨委、政府予以批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)。這類請(qǐng)示公文大多數(shù) 是部門給同級(jí)黨委或政府的請(qǐng)示。標(biāo)題有兩種形式，一是由請(qǐng)示機(jī)關(guān)名稱與“關(guān)于批轉(zhuǎn)XXX的報(bào)告 的請(qǐng)示”組成。上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)的不是這個(gè)請(qǐng)示，而是XXX的報(bào)告。二 是由請(qǐng)示機(jī)關(guān)名稱與“關(guān)于以XXX名義對(duì)XXX工作直接行文的請(qǐng)示”組成。主送機(jī)關(guān)。請(qǐng)哪個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)或直接行文，就主送哪個(gè)機(jī)關(guān)，其他 機(jī)關(guān)不要抄送。正方。

14、不論是請(qǐng)求批轉(zhuǎn)還是直接行文，首先寫明請(qǐng)示的依據(jù)、原因、 理由及背景即為什么要批轉(zhuǎn)或直接行文，有何理由、依據(jù)、背景或意義。 其次，明確地寫明請(qǐng)示的事項(xiàng)，是批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)，還是請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)直接行文， 要符合實(shí)際，切實(shí)可行。請(qǐng)求批轉(zhuǎn)性請(qǐng)示的結(jié)尾和格式與請(qǐng)求批復(fù)性請(qǐng)示 的結(jié)尾、格式相同。在請(qǐng)示最后一頁(yè)之后另起一頁(yè)，附請(qǐng)求批轉(zhuǎn)的報(bào)告或 請(qǐng)求直接行文的代擬稿。（二）報(bào)告的使用1、報(bào)告的適用范圍。報(bào)告是黨政機(jī)關(guān)和其他一切機(jī)關(guān)、單位和社會(huì) 團(tuán)體普遍使用的法定上行文文種，是有領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、指導(dǎo)與被指導(dǎo) 關(guān)系的下級(jí)單位向上級(jí)單位匯報(bào)工作、報(bào)告情況時(shí)使用的文種。2、報(bào)告的特點(diǎn)匯報(bào)性。所有報(bào)告，都是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)或

15、上級(jí)相應(yīng)的業(yè)務(wù)主 管部門匯報(bào)工作。不論內(nèi)容、形式如何，都屬上行文，其匯報(bào)性非常突出。 報(bào)告與請(qǐng)示不一樣，請(qǐng)示需要上級(jí)機(jī)關(guān)指示、批準(zhǔn)，報(bào)告是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯 報(bào)，一般不需要上級(jí)機(jī)關(guān)就報(bào)告的內(nèi)容、事項(xiàng)作出指示、批準(zhǔn)。陳述性。報(bào)告的內(nèi)容是為了讓上級(jí)機(jī)關(guān)了解情況，在寫法上突出 “陳述”二字，用敘述的手法，實(shí)事求是地向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告工作情況。概括性。向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，一般用高度概括性的語(yǔ)言，篇幅簡(jiǎn) 短。3、報(bào)告的分類與寫作按照內(nèi)容和作用來(lái)劃分，有呈報(bào)性報(bào)告和呈轉(zhuǎn)性報(bào)告。報(bào)告一般由發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、成文日期組 成，其他格式按規(guī)定和行文需要標(biāo)注。呈報(bào)性報(bào)告。呈報(bào)性報(bào)告又可分工作報(bào)告、綜合報(bào)

16、告、專題報(bào)告、檢查報(bào)告等。這 里著重介紹專題報(bào)告。專題報(bào)告，是指就某一工作或某一工作的某一方面向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)。標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、匯報(bào)的主題與“報(bào)告”組成。正文。一般采用三段式結(jié)構(gòu)。主要有以下幾種結(jié)構(gòu)形式：“情況（包 括經(jīng)驗(yàn)）、問題、打算”。這種形式適用于以反映情況為主的專題工作報(bào) 告。二是“情況、經(jīng)驗(yàn)、不足（存在的問題）”。這種形式適用于以總結(jié) 經(jīng)驗(yàn)為主的專題工作報(bào)告。專題報(bào)告的結(jié)尾，一般要寫結(jié)尾專用語(yǔ)，比如， “專此報(bào)告。請(qǐng)審核”；“專此報(bào)告。請(qǐng)查收”；“專此報(bào)告。請(qǐng)指示” 等。一般的工作情況報(bào)告，多用“專此報(bào)告”結(jié)尾。呈轉(zhuǎn)性報(bào)告呈轉(zhuǎn)性報(bào)告是指業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)或部門，依據(jù)有關(guān)政策規(guī)定或上級(jí)的

17、文 件精神，針對(duì)工作中存在的普遍問題，或在一定時(shí)間和范圍內(nèi)要做出安排 處理的事項(xiàng)，向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)，并請(qǐng)求批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）各地各單位貫徹執(zhí)行 的報(bào)告。這類報(bào)告中的工作安排和問題的處理，必須超越了業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān) 或部門的職權(quán)范圍，提出建議性處理意見，請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。上級(jí)機(jī)關(guān)批 轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）之后，就是上級(jí)機(jī)關(guān)的意見了，所屬范圍內(nèi)的單位和個(gè)人都要 貫徹執(zhí)行。如果是機(jī)關(guān)、單位自己職權(quán)所屬范圍內(nèi)的事項(xiàng)及工作部署，則 不需要上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）。（三）批復(fù)的使用批復(fù)，適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。報(bào)送請(qǐng)示的下級(jí)機(jī)關(guān)就是批 復(fù)的主送機(jī)關(guān)。批復(fù)具有的主要特點(diǎn)：針對(duì)性、指導(dǎo)性、簡(jiǎn)要性批復(fù)的寫作：批復(fù)由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、成文日期、印章組成，其他格式按規(guī) 定和行文需要標(biāo)注。標(biāo)題。由作出