新標準文件控制程序

1、文件控制程序文件編號：ZG-P-01版次：A/0受控狀態(tài)：受控制定審核批準姓名部門日期變更履歷版本變更日期交更條款艾更內(nèi)容1目的確保生產(chǎn)經(jīng)營全過程的有效策劃、運行和控制所需的文件、資料（包括外來文件）受控，對質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系（以下簡稱綜合管理體系）運行有關(guān)的文件、資料進行有效控制。2范圍適用于綜合管理體系運行有關(guān)的文件、資料，包括外來文件，如法律法規(guī)、技術(shù)標準、相關(guān)方提供的文件、規(guī)章制度等。3職責(zé)3.1 體系中心是綜合管理手冊、程序文件的歸口管理部門；負責(zé)手冊、程序文件的編制，負責(zé)通過OA平臺對文件進行更新。3.2 研發(fā)中心是技術(shù)文件及外來技術(shù)文件的歸口管理部門；負責(zé)產(chǎn)品標準的

2、獲取、更新、貫徹執(zhí)行；負責(zé)外來技術(shù)文件的收集、發(fā)放、保存，并做好相關(guān)記錄。3.3 EHS部負責(zé)環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系覆蓋的程序文件及有關(guān)的法律法規(guī)及其它要求的收集、更新。3.4 總經(jīng)辦負責(zé)外來行政類及政策類文件的收集及公司外部公文的發(fā)放工作，信息中心負責(zé)技術(shù)文件的發(fā)放、回收、保留，并做好相關(guān)記錄。3.5 市場部負責(zé)有關(guān)客戶要求標準文件的獲取。3.6 各部門負責(zé)部門內(nèi)管理制度、標準的編制、審批；各部門必須確保本部門的管理文件有效；各部門的管理員須做好本部門文件的簽收、更換、宣貫、存檔、整理工作。4工作程序4.1 文件分類4.1.1 文件分為：管理文件、技術(shù)文件、外來文件管理文件分為：手冊、程

3、序文件、管理制度（包括管理制度及管理標準）、記錄表單等。4.1.2 外來文件a.國家、行業(yè)、地方頒發(fā)的適用的法律法規(guī)、政策等文件；b.有關(guān)標準（如產(chǎn)品標準，國際標準等）、國家和行業(yè)技術(shù)標準、產(chǎn)品圖樣和規(guī)范；c.顧客提供的知識產(chǎn)權(quán)保護（如圖樣、規(guī)范等）；4.2 文件的編制和收集4.2.1 手冊、程序文件由體系中心負責(zé)編制、更改，各部門協(xié)助。按文件編碼規(guī)定編號。4.2.2 管理制度、管理標準由歸口部門編制，部門主管審核，有關(guān)責(zé)任部門會簽后報體系中心編號、標準化檢查后，報歸口負責(zé)人批準。4.2.3 技術(shù)類文件由相關(guān)業(yè)務(wù)部門編寫并按按編號規(guī)則編號，部門負責(zé)人審核，部門主管副總經(jīng)理批準，各部門負責(zé)將文件

4、相關(guān)信息登記到部門【受控文件清單】中。4.2.4 文件需要采用統(tǒng)一的格式，首頁需有編制、審核、批準人簽字（統(tǒng)一中文簽字），文件審批走紙質(zhì)流程。4.2.5 外來文件的收集和管理4.2.5.1 總經(jīng)辦負責(zé)公司級的法律法規(guī)、政策等文件的收集和管理。4.2.5.2 研發(fā)中心負責(zé)與產(chǎn)品有關(guān)的國內(nèi)外標準，行業(yè)標準的收集和管理，負責(zé)產(chǎn)品圖樣和規(guī)范的收集和管理。4.2.5.3 市場部負責(zé)顧客相關(guān)的文件的收集和管理。4.2.5.4 EHS部負責(zé)與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系有關(guān)的法律，法規(guī)的收集、登記、更新和組織評審、宣貫。4.2.5.5 各部門所收集到的外來文件必須加蓋外來文件”章，以區(qū)別于公司內(nèi)部文件，

5、并以清單形式提交給體系中心，由體系中心及時更新公司級【外來文件清單】。4.2.6 記錄格式的審批。各部門根據(jù)需要，自行設(shè)計記錄格式，統(tǒng)一編號后經(jīng)部門負責(zé)人審批后報體系中心備案。體系中心定期檢查各部門的記錄編號、填寫、保管等情況。4.3文件編碼規(guī)定文件類別文件內(nèi)容編碼一級文件綜合管理手冊ZG-M-2017二級文件程序文件ZG-P*（順序號）三級文件管理類文件ZG-10*（部門代碼）一*（順序號）技術(shù)類、其它類文件ZG-*（文件類型代碼）*（部門代碼）*（順序號）四級文件記錄樣式ZG-文件編號一*（順序號）（*/*）（版次）備注1:文件類型代碼見4.3.1-文件類型代碼規(guī)定備注2:順序號從01開始

6、登記，依次增加。4.3.1文件類型代碼規(guī)定文件類型名稱類型代碼管理制度、規(guī)范類文件10作業(yè)指導(dǎo)書、作業(yè)手冊20設(shè)備指導(dǎo)書21僅個大乂1十（你作指導(dǎo)書、操作手冊等）檢驗指導(dǎo)書22工藝卡23檢驗計劃24.技術(shù)規(guī)范30物料清單（BOM,安裝專用工具清單，易耗品清單，備品備件清單，風(fēng)場維護工具清單，風(fēng)場安裝物料清單）31僅個人乂什（只它）流程圖32抽樣表（螺栓抽樣表，檢驗抽樣表等）33技術(shù)描述34圖紙參照圖紙零件號編號規(guī)定分析報告技術(shù)分析報告40缺陷分析報告41.協(xié)議、合同技術(shù)協(xié)議50保密協(xié)議51銷售合同52采購合同53勞動合同54圖書00外來文件按照外來文件固有的文件號登記外發(fā)公文按照如下備注樣式登

7、記備注：外發(fā)公文編號樣式規(guī)定如下：zG-*號序列號詈年份部門簡稱其中部門簡稱：市場部-MT;年份：2017年即2017;序列號：第幾份公文，如第一份即01;例如文件編號為ZG-MT201701號，即中國風(fēng)電市場部2017年度外發(fā)的第一份公文。4.3.2 部門分類代碼序號部門代碼1總經(jīng)辦0102人力資源0113財務(wù)部0204投資部0305市場部0406研發(fā)中心總工辦0507研發(fā)中心機械部0518研發(fā)中心電氣控制部0529研發(fā)中心系統(tǒng)分析部05410研發(fā)中心技術(shù)支持部05511研發(fā)中心R&D辦公室05612研發(fā)中心現(xiàn)場工程部05713運營及項目部07014工幺部05315制造部08016供

8、應(yīng)鏈09017質(zhì)量部10018安全環(huán)保部1204.4.1 文件頁面設(shè)置要求4.4.1.1 用A4（210X297mm）準，頁邊距按以下標準設(shè)置：上邊距為：2.54cm;下邊距2.54cm;左、右邊距為：2.5cm；裝訂線：0mm；頁眉：1.5cm;頁腳：1.8cm。字體與間距：首頁文件名稱為一號宋體，文件編號、版次等為四號宋體，正文為五號宋體，字間距設(shè)置為標準字間距，行距設(shè)置為1.5倍行距。1級章節(jié)標題采用四號宋體，行距設(shè)置為1.5倍行距，段前、段后間距0行，居左。2、3級標題采用五號宋體，行距設(shè)置為1.5倍行距，段前、段后間距為0行，居左。4.4.1.2 中國風(fēng)電LOGO圖標如下：在文件中使

9、用公司LOGO時，尺寸設(shè)定如下：文件首頁中如使用公司LOGO時，則尺寸大小設(shè)定為高1.5cm,寬：5.46cm,正文頁文件表頭中如使用公司LOGO時，則尺寸大小設(shè)定為高1.0cm,寬3.69cm；其它相關(guān)表單設(shè)計時，如需要使用公司LOGQ則設(shè)定尺寸：高1.2cm,寬4.3cm。4.4.2文件版次的更改：文件版次包含版本號和修改次數(shù)，其中文件版本號采用英文字母大寫方式，從A開始登記，修改次數(shù)采用0,1,2,3方式，當文件修改次數(shù)超過3次時進行文件版本升級。例如：某文件初始制定時版次為A/0,修改一次版次為A/1,修改第二次版次為A/2,修改第三次版次為A/3,當修改到第四次時，則版次為B/0,依

10、次類推進行登記。4.5 文件的歸檔文件編制、審批、整理完成后須進行歸檔處理，申請人負責(zé)在OA系統(tǒng)上填寫【歸檔申請單】經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準后通知并且提供歸檔文件給文件管理員。文件管理員在接收到【歸檔申請單】后仔細核對歸檔文件的名稱、編號、數(shù)量、完好狀態(tài)等無異常后，填寫完【歸檔記錄表】中信息。非技術(shù)類體系文件由體系中心負責(zé)存檔保留，技術(shù)文件由信息中心負責(zé)存檔保留。4.6 文件的發(fā)放和接收4.6.1 手冊、程序文件、管理制度、管理標準類文件由體系中心在OA上發(fā)布，各部門直接在OA上查閱。紙質(zhì)版本只在體系中心保存，各部門不再發(fā)放；4.6.2 技術(shù)文件由信息中心根據(jù)下發(fā)需求下發(fā)。下發(fā)的文件在分發(fā)前必須加蓋文件

11、受控印章和分發(fā)號（部門代碼）。接收文件的人員在【（口文件/圖紙）發(fā)放-回收記錄表】上簽字并在本部門的【文件接收臺賬】上登記，便于后續(xù)文件發(fā)放、接收的追溯性查找。4.6.3 對于需要提交給客戶或供應(yīng)商的文件必須經(jīng)過歸口負責(zé)人批準審核通過后方可提供。所有文檔未經(jīng)審核不得直接提交給客戶或供應(yīng)商。電子文檔提交時必須處理為不能任意修改的形式方可發(fā)出。文件（除技術(shù)協(xié)議、圖紙）需要變更時，由變更申請者填寫【文件變更申請單】進行變更。綜合管理手冊由管理者代表審核、總經(jīng)理批準變更；程序文件由體系中心更改，管理者代表批準變更；其它文件由歸口負責(zé)人批準后進行變更。體系中心負責(zé)接收【文件變更申請單】和修改受控文件清單

12、，以顯示文件的最新狀態(tài)和版次；同時更新OA上更新文件的版本。體系中心負責(zé)在作廢文件上蓋作廢”章，同時要保留一份舊版文件底稿，在底稿文件上蓋作廢”和留存”章，便于追溯。4.8 文件的管理與銷毀4.8.1 受控文件清單的整理各部門負責(zé)整理本部門的技術(shù)文件和外來文件的受控文件清單，部門新增加文件或者文件更新時需要及時更新【受控文件清單】并報部門領(lǐng)導(dǎo)批準后提交體系中心匯總，體系中心將公司級【受控文件清單】匯總更新后經(jīng)管理者代表批準。4.8.2 文件的保管：體系文件中管理手冊、程序文件、管理類文件由體系中心負責(zé)存檔保存；技術(shù)類文件由信息中心負責(zé)存檔保存；記錄文件由各部門文件管理員負責(zé)收集，分類保管；相關(guān)

13、的帶有受控標識的文件，應(yīng)保持清晰，不得隨意涂改，不得污損，方便存取和查閱。4.8.3 文件的銷毀：各部門文件管理員對作廢的文件及時做好標識并登記到【作廢文件銷毀清單】中，由部門歸口負責(zé)人批準，由文件管理員提交總經(jīng)辦，對作廢文件清單及文件進行核查無誤后銷毀，文件到保存年限不需要再保存的由總經(jīng)辦統(tǒng)一收集銷毀，所銷毀的文件應(yīng)及時記錄在【作廢文件銷毀清單】中。4.9 文件的評審各部門每年對本部門內(nèi)文件的有效性和適用性進行檢查，整理需要修訂的文件目錄，提交相關(guān)部門對制度的版本和有效性進行評審，或提出修改意見由制定部門進行修訂完善，以確保文件是適宜的、有效的。4.10 受控印章管理4.10.1 文件受控印章包含：體系文件受控印章以及技術(shù)文件受控印章。其中體系文件受控印章使用權(quán)歸體系中心所有，技術(shù)文件受控印章使用權(quán)歸信心中心所有，其它部門未經(jīng)總經(jīng)理批準不得擅自篆刻文件控制印章。4.10.2 體系文件受控印章包含：“受控”、“留存”、“作廢”、“外來文件”；技術(shù)文件受控印章包含“機密受控（05）”、“受控（05）”、“歸檔（05）”、“外來文件（05）”、“作廢（05）”、“留存（05）”、“樣品試制（05）”。5相關(guān)文件文件控制程序ZG-P-026相關(guān)記錄【受控文件清單】ZG-P-01-01(A/0)【(口文件/圖紙)發(fā)放-回收記錄表】ZG-P-01-02(A/0)【