《高效行政管理技巧》ppt課件

1、高效行政管理技巧高效行政管理技巧更多課程更多課程PPT及視頻訪問：及視頻訪問：gaoxuewen何謂質(zhì)量何謂質(zhì)量 ( (P)P)nProduct 產(chǎn)品nPolicy 原那么nPeople 人nPresentation 籠統(tǒng)n 秘書的質(zhì)量？n 課程引見課程引見n原那么n檔案管理n任務(wù)效率n人n人際關(guān)系n籠統(tǒng)n禮儀高效率的檔案管理技巧高效率的檔案管理技巧 檔案的重要性檔案的重要性n處置業(yè)務(wù)的參考n可作為法令的根據(jù)n可作為了解機(jī)關(guān)或公司歷史的參考n可作為研討時(shí)的參考高效率的檔案管理技巧高效率的檔案管理技巧 檔案歸檔的方法檔案歸檔的方法n按性質(zhì)內(nèi)容分類n按名字分類n以順序分類n以顏色分類n以編號(hào)分檔n

2、依地理位置分類n以日期順序歸檔高效率的檔案管理技巧高效率的檔案管理技巧 檔案管理應(yīng)留意之細(xì)節(jié)檔案管理應(yīng)留意之細(xì)節(jié)n待處置事項(xiàng)文件在未歸檔前應(yīng)如何整理？待處置事項(xiàng)文件在未歸檔前應(yīng)如何整理？n待辦事項(xiàng)文件待辦事項(xiàng)文件n今天今天n未來未來n特定的日子特定的日子n不特定的日子不特定的日子高效率的檔案管理技巧高效率的檔案管理技巧 一些特殊的檔案一些特殊的檔案n參考檔：根據(jù)任務(wù)內(nèi)容、行業(yè)、興趣參考檔：根據(jù)任務(wù)內(nèi)容、行業(yè)、興趣n待讀檔待讀檔n任務(wù)流程檔任務(wù)流程檔n待歸檔待歸檔n初步分類初步分類分大檔分大檔n分二類分二類百分之百確定需求歸檔、百分之百確定需求歸檔、n 不確定能否要?dú)w檔不確定能否要?dú)w檔n分二類分

3、二類緊急、不緊急緊急、不緊急n名片檔名片檔高效率的檔案管理技巧高效率的檔案管理技巧 如何追蹤被調(diào)閱的文如何追蹤被調(diào)閱的文件件如何提高任務(wù)效率如何提高任務(wù)效率n86,400 n生涯規(guī)劃n例行性的任務(wù)、執(zhí)行性的任務(wù)如何提高任務(wù)效率如何提高任務(wù)效率n每日任務(wù)方案每日任務(wù)方案n桌歷桌歷n昨天未完成的任務(wù)昨天未完成的任務(wù)/昨天未開工的任務(wù)昨天未開工的任務(wù)n以前方案以前方案/以前被交代的任務(wù)以前被交代的任務(wù)n今天應(yīng)追蹤的任務(wù)今天應(yīng)追蹤的任務(wù)如何提高任務(wù)效率如何提高任務(wù)效率分清輕重緩急分清輕重緩急重要性重要不重要重要不重要緊急性緊急緊急不緊急不緊急如何提高任務(wù)效率如何提高任務(wù)效率任務(wù)進(jìn)度評(píng)價(jià)任務(wù)進(jìn)度評(píng)價(jià)術(shù)術(shù)

4、如何提高任務(wù)效率如何提高任務(wù)效率根本思索過程根本思索過程值得做嗎？尋求援助回絕做延遲做授權(quán)他人做必需做嗎？需親身做嗎？應(yīng)立刻動(dòng)手做嗎？如何做？否否不知道是是否任何事情馬上做是辦公室人際關(guān)系辦公室人際關(guān)系與上司或同事之差別與上司或同事之差別n男女n年紀(jì)n學(xué)歷n家庭n社交圈n立場(chǎng)n興趣n星座/血型n國籍/省籍分析型Technical反應(yīng)力弱反反應(yīng)應(yīng)力力強(qiáng)強(qiáng)辦公室人際關(guān)系辦公室人際關(guān)系人際風(fēng)格的類型與運(yùn)用人際風(fēng)格的類型與運(yùn)用果斷力弱果斷力弱果斷力強(qiáng)果斷力強(qiáng)1 1、人際風(fēng)格目的、人際風(fēng)格目的駕馭型(Bold)平易型(Sympathetic)兩軸由兩種行為層面構(gòu)成，四個(gè)象限代表四種不同的人際風(fēng)格兩軸由兩

5、種行為層面構(gòu)成，四個(gè)象限代表四種不同的人際風(fēng)格 表現(xiàn)型(Expressive)辦公室人際關(guān)系辦公室人際關(guān)系每種人際風(fēng)格的優(yōu)每種人際風(fēng)格的優(yōu)點(diǎn)點(diǎn)n分析型：分析型：n推理力強(qiáng)、一絲不茍、嚴(yán)肅、按部就班、謹(jǐn)慎小推理力強(qiáng)、一絲不茍、嚴(yán)肅、按部就班、謹(jǐn)慎小心心n駕馭型：駕馭型：n獨(dú)立、坦率、果斷、實(shí)踐、講求效率獨(dú)立、坦率、果斷、實(shí)踐、講求效率n平易型：平易型：n態(tài)度協(xié)作、支持他人、擅長外交、有耐心、忠實(shí)態(tài)度協(xié)作、支持他人、擅長外交、有耐心、忠實(shí)n表現(xiàn)型：表現(xiàn)型：n外向、熱誠、壓服力、喜歡興趣、率真外向、熱誠、壓服力、喜歡興趣、率真辦公室人際關(guān)系辦公室人際關(guān)系如何找出對(duì)上司的附加價(jià)值如何找出對(duì)上司的附加價(jià)

6、值n與上司目的一致n彌補(bǔ)上司的缺陷n化解上司的壓力n符合上司要求的任務(wù)態(tài)度辦公室人際關(guān)系辦公室人際關(guān)系結(jié)語結(jié)語當(dāng)他還是個(gè)小助理時(shí)，看看大助理在做些什么？有一天，他也可以成為大助理。當(dāng)他還是個(gè)大助理時(shí)，看看老板做些什么？有一天，他也可以成為老板。辦公室人際關(guān)系辦公室人際關(guān)系如何處理沖突如何處理沖突n暫停n讓一步辦公室人際關(guān)系辦公室人際關(guān)系如何博得他人的友誼如何博得他人的友誼n淺笑n對(duì)他人有興趣n記住對(duì)方的名字在任何言語中都是對(duì)n 他人最甜美及重要的聲音n做一個(gè)好聽眾，鼓勵(lì)對(duì)方多談本人n議論對(duì)方有興趣的話題n很誠實(shí)的讓對(duì)方覺得對(duì)方很重要辦公室禮儀辦公室禮儀儀表守那么儀表守那么n穿著n裝扮n舉止n談

7、吐辦公室禮儀辦公室禮儀接待客人接待客人n茶水預(yù)備n如何引導(dǎo)客人n如何引見n如何交換名片n坐車禮儀辦公室禮儀辦公室禮儀餐桌禮儀餐桌禮儀n自助餐n正統(tǒng)西餐辦公室禮儀辦公室禮儀禮儀與應(yīng)對(duì)技巧禮儀與應(yīng)對(duì)技巧n在公司中扮演著一個(gè)內(nèi)外聯(lián)絡(luò)任務(wù)的第一線在公司中扮演著一個(gè)內(nèi)外聯(lián)絡(luò)任務(wù)的第一線角色，客戶稱心與否，?？窟@一線間。角色，客戶稱心與否，?？窟@一線間。n以客為尊是公司內(nèi)每一個(gè)人的根本效力觀念，以客為尊是公司內(nèi)每一個(gè)人的根本效力觀念，只需有一個(gè)人忽略，對(duì)公司整體印象而言，只需有一個(gè)人忽略，對(duì)公司整體印象而言，就會(huì)呵斥損傷，而更是公司效力客戶的前鋒就會(huì)呵斥損傷，而更是公司效力客戶的前鋒部隊(duì)，運(yùn)用得當(dāng)?shù)脑?，?/p>

8、成為處理問題的有部隊(duì)，運(yùn)用得當(dāng)?shù)脑?，將成為處理問題的有利工具，運(yùn)用不當(dāng)反而將構(gòu)成公司的困擾。利工具，運(yùn)用不當(dāng)反而將構(gòu)成公司的困擾。辦公室禮儀辦公室禮儀禮貌禮貌n一來，立刻去接，先說本人的正確身份本人的名字或單位。一來，立刻去接，先說本人的正確身份本人的名字或單位。n腔調(diào)要愉快，咬字要清楚，使打的人立刻對(duì)我們有好印象。腔調(diào)要愉快，咬字要清楚，使打的人立刻對(duì)我們有好印象。n講求禮貌請(qǐng)、對(duì)不起、打擾了、謝謝、再見。講求禮貌請(qǐng)、對(duì)不起、打擾了、謝謝、再見。n留意聽，好好地回答對(duì)方所提的問題，不要匆忙，這樣能為我們的公留意聽，好好地回答對(duì)方所提的問題，不要匆忙，這樣能為我們的公司建立好感。司建立好感。n

9、有錯(cuò)誤或延遲，應(yīng)立刻向?qū)Ψ截?fù)疚，應(yīng)立刻把話講清楚，用文雅的口有錯(cuò)誤或延遲，應(yīng)立刻向?qū)Ψ截?fù)疚，應(yīng)立刻把話講清楚，用文雅的口氣直接向話筒說話，嘴離話筒一尺遠(yuǎn)，用自然的語調(diào)講話，聽筒貼著氣直接向話筒說話，嘴離話筒一尺遠(yuǎn)，用自然的語調(diào)講話，聽筒貼著耳朵，以便聽清楚。耳朵，以便聽清楚。n交談時(shí)要記住要點(diǎn)并記下日期，以便來日參考。交談時(shí)要記住要點(diǎn)并記下日期，以便來日參考。n讓對(duì)方終了，這是一種禮節(jié)。對(duì)方掛斷后輕將話筒放回去。讓對(duì)方終了，這是一種禮節(jié)。對(duì)方掛斷后輕將話筒放回去。n他與他的老板應(yīng)相互協(xié)議，看他要他如何替他接。他與他的老板應(yīng)相互協(xié)議，看他要他如何替他接。n對(duì)方回，應(yīng)先致謝。對(duì)方回，應(yīng)先致謝。n交

10、談時(shí)，應(yīng)盡量面帶淺笑。交談時(shí)，應(yīng)盡量面帶淺笑。辦公室禮儀辦公室禮儀打的要訣打的要訣n事先要有方案，要打的一次打完。事先要有方案，要打的一次打完。n編一本常用的號(hào)碼簿。編一本常用的號(hào)碼簿。n鈴響三聲之內(nèi)要接聽。鈴響三聲之內(nèi)要接聽。n讓人家有時(shí)間來聽，至少要響到十下才放棄。讓人家有時(shí)間來聽，至少要響到十下才放棄。n報(bào)出本人的名字及頭銜，并順便問對(duì)方能否方便講話。報(bào)出本人的名字及頭銜，并順便問對(duì)方能否方便講話。n在通話過程中，如需對(duì)方等候譬如需尋覓資料應(yīng)告在通話過程中，如需對(duì)方等候譬如需尋覓資料應(yīng)告知對(duì)方并得到對(duì)方贊同始讓對(duì)方聽音樂。否那么應(yīng)掛掉知對(duì)方并得到對(duì)方贊同始讓對(duì)方聽音樂。否那么應(yīng)掛掉等資料找齊后再與對(duì)方通話。等資料找齊后再與對(duì)方通話。n先打的秘書有權(quán)把對(duì)方接通后再請(qǐng)老板來接。先打的秘書