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淺析電子文件與電子檔案管理本文簡(jiǎn)介：摘要：隨著21世紀(jì)電子計(jì)算機(jī)的普遍使用，不僅給人們的生活帶來(lái)了便利，同時(shí)還進(jìn)步了工作效率，節(jié)約了工作本錢(qián)。由此可見(jiàn)，電子文件與電子檔案的運(yùn)用，也在一定程度上改善了傳統(tǒng)的檔案管理方式，進(jìn)步了工作人員的管理效率。在此，本文針對(duì)電子文件與電子檔案管理中的相關(guān)問(wèn)題，做以下闡述。關(guān)鍵詞：電子文件電子檔案管

淺析電子文件與電子檔案管理本文內(nèi)容：

摘要：隨著21世紀(jì)電子計(jì)算機(jī)的普遍使用，不僅給人們的生活帶來(lái)了便利，同時(shí)還進(jìn)步了工作效率，節(jié)約了工作本錢(qián)。由此可見(jiàn)，電子文件與電子檔案的運(yùn)用，也在一定程度上改善了傳統(tǒng)的檔案管理方式，進(jìn)步了工作人員的管理效率。在此，本文針對(duì)電子文件與電子檔案管理中的相關(guān)問(wèn)題，做以下闡述。

關(guān)鍵詞：電子文件電子檔案管理

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用，電子文件與電子檔案已逐漸運(yùn)用到各個(gè)單位的檔案管理中。電子文件及電子檔案的管理運(yùn)用，不僅進(jìn)步了檔案管理的工作效率，同時(shí)也為管理人員節(jié)省了更多的管理時(shí)間，使其可以充分的投入到其他管理中，從而有效的節(jié)約了管理本錢(qián)。此外，電子文件及電子檔案的管理運(yùn)用，還在一定程度上創(chuàng)新了管理形式，進(jìn)步了管理質(zhì)量。

一、電子文件與電子檔案的特點(diǎn)

電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。與紙質(zhì)文件相比擬，電子文件的特點(diǎn)在于：首先，電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；其次，電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；再次，電子文件的利用不再受時(shí)間和間隔的影響；最后，電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

歸檔后的電子文件稱為電子檔案。電子檔案與傳統(tǒng)檔案在信息記錄方式上有著根本的區(qū)別，它是以數(shù)字代碼方式記錄信息的。電子檔案具有兩個(gè)最主要的特性：一是信息的非人工識(shí)讀性。經(jīng)過(guò)以數(shù)字代碼形式存在的電子檔案必須由計(jì)算機(jī)特定的程序解碼，人才能識(shí)讀它。計(jì)算機(jī)成為人和信息之間的翻譯。二是系統(tǒng)的依賴性。電子檔案需要依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，包括軟、硬件系統(tǒng)的應(yīng)用才具有生命力及發(fā)揮作用。電子檔案從生成、處理到歸檔后的一切管理活動(dòng)都依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)。

二、電子文件與電子檔案的管理

綜上所述，電子文件與電子檔案管理，不僅進(jìn)步了管理效率，同時(shí)還進(jìn)步了管理質(zhì)量。然而，由于多方面因素的影響，以致于電子文件與電子檔案管理得不到有效的施行。因此，在完善電子文件與電子檔案管理的過(guò)程中，本文提出以下幾種途徑：

1.建立電子文件管理制度

建立完善的電子文件管理制度，是完善電子文件與電子檔案管理的根本前提。其主要理由有：首先，完善的電子文件管理制度，不僅對(duì)電子文件的形成、搜集、鑒定及管理等施行了全過(guò)程的監(jiān)控，同時(shí)還確保管理工作能有條不紊的進(jìn)展。其次，在管理制度建立的過(guò)程中，通過(guò)相關(guān)條款的約束，明確文件的歸檔時(shí)間及相關(guān)數(shù)據(jù)信息，同時(shí)還能對(duì)計(jì)算機(jī)的相關(guān)軟件及格式等進(jìn)展管理，從而在一定程度上保障了電子文件的質(zhì)量。

2.明確電子文件歸檔范圍及方式

首先，電子文件歸檔范圍是電子文件歸檔以致今后電子檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。由此可見(jiàn)，電子文件的產(chǎn)生，離不開(kāi)電子文件歸檔范圍的支持。其次，在電子文件歸檔的過(guò)程中，主要有兩種方式，即：介質(zhì)移交和網(wǎng)絡(luò)移交。通過(guò)這兩種方式，來(lái)確保電子文件歸檔后的質(zhì)量。最后，在電子文件歸檔的過(guò)程中，還應(yīng)對(duì)其進(jìn)展相應(yīng)的病毒檢測(cè)，以此來(lái)確保其平安性。同時(shí)也為其他電文文件的平安提供了相應(yīng)的保障。

3.做好歸檔電子文件的技術(shù)處理

在歸檔電子文件技術(shù)處理的過(guò)程中，就需要檔案管理人員可以深化理解電子文件的詳細(xì)來(lái)源及其管理過(guò)程，從而可以對(duì)其進(jìn)展詳細(xì)的理解及掌握，以便為今后的管理奠定堅(jiān)實(shí)的根底。其次，在處理的過(guò)程中，還應(yīng)結(jié)合著文件選擇相應(yīng)的識(shí)別構(gòu)造，使其可以在使用的過(guò)程中，順利的對(duì)其進(jìn)展查閱。最后，在承受電子文件的同時(shí)，還應(yīng)對(duì)其進(jìn)展嚴(yán)格的病毒檢測(cè)，從而確保所接收的文件具有平安、可靠的性能。

4.完善電子檔案的保存

在電子檔案保存的過(guò)程中，主要有以下幾種方式：首先，在電子檔案保存時(shí)，要確保其周圍的環(huán)境及溫度，使其符合檔案保存的要求。其次，存放檔案載體的庫(kù)房必須按照相應(yīng)規(guī)定進(jìn)展管理，使其各方面到達(dá)所規(guī)定的要求。再次，在存放的過(guò)程中，必須遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，同時(shí)還應(yīng)遠(yuǎn)離有毒物質(zhì)。最后，在管理的過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)每一個(gè)檔案數(shù)據(jù)，并及時(shí)對(duì)其進(jìn)展更改、調(diào)整。

5.電子檔案的利用和更改

在電子檔案的利用和更改中，主要包括以下兩點(diǎn)：首先，為保證檔案的平安利用，管理人員可以針對(duì)局部檔案復(fù)制出相應(yīng)的備份，使其在閱讀的過(guò)程中，使用所復(fù)制的備份資料。其次，在檔案更改的過(guò)程中，應(yīng)由設(shè)計(jì)師填寫(xiě)“更改通知單〞，并經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案人員根據(jù)“更改通知單〞的要求，復(fù)制出修改用盤(pán)交設(shè)計(jì)師以改寫(xiě)的方式進(jìn)展修改，經(jīng)評(píng)審后以修訂版本重新歸檔，其一樣內(nèi)容的紙質(zhì)文件也應(yīng)同時(shí)更改。

6.積極培養(yǎng)復(fù)合型人才，進(jìn)步檔案管理程度

在電子文件與電子檔案管理的過(guò)程中，其最終操作者還是人，因此就需要在管理的過(guò)程中，可以對(duì)檔案管理人員進(jìn)展相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)。使其可以在管理的過(guò)程中，使用正確的操作方法對(duì)其進(jìn)展操作，同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)管理人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)及管理意識(shí)，使其可以正確的認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)管理的重要性。此外，管理人員也應(yīng)在原有的根底上，不斷更新自己的管理理念與管理形式，只有這樣，才能為電子檔案的平安管理奠定結(jié)實(shí)的根底。

總結(jié)

綜上所述，電子文件與電子檔案的運(yùn)用，在帶給管理人員方便的同時(shí)也帶來(lái)的相應(yīng)的隱患。因此就需要檔案管理人員可以在工作的過(guò)程中進(jìn)步警覺(jué)，在接收電子文件的過(guò)程中，要嚴(yán)防計(jì)算機(jī)病毒的侵入，同時(shí)還應(yīng)進(jìn)步自己的計(jì)算機(jī)操作程度，使自己在操作的過(guò)程中