標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)車(chē)間文件檔案管理制度

1、標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)車(chē)間文件檔案管理制度目的對(duì)環(huán)境管理、職業(yè)健康安全管理體系和安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的編制、審批、更改、發(fā)放、識(shí)別、處置和歸檔進(jìn)行控制，確保文件的充分性和適宜性，使與管理體系運(yùn)行的有關(guān)場(chǎng)所得到和使用相應(yīng)文件的有效版本。適用范圍適用于環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系和安全標(biāo)準(zhǔn)化有關(guān)的各類(lèi)文件。職責(zé)安全科負(fù)責(zé)本制度的編制、更改和組織實(shí)施，并負(fù)責(zé)控制安全標(biāo)準(zhǔn)化相關(guān)管理制度的編制、審批、更改，確保文件的充分性和適宜性。人事科負(fù)責(zé)各類(lèi)文件的發(fā)放，確保有關(guān)場(chǎng)所得到和使用相應(yīng)文件的有效版本。同時(shí)負(fù)責(zé)體系文件的處置和歸檔，外來(lái)文件的管理。4工作程序4.1文件的編寫(xiě)、審核、批準(zhǔn)及發(fā)放我公司文件的編寫(xiě)和更改、審核、批準(zhǔn)及

2、發(fā)放按下列規(guī)定執(zhí)行：序號(hào)文件類(lèi)別編寫(xiě)、更改審 核批 準(zhǔn)發(fā)放1管理手冊(cè)安全科管理者代表總經(jīng)理人事科2管理制度安全科管理者代表總經(jīng)理人事科3操作規(guī)程相關(guān)部門(mén)管理者代表總經(jīng)理人事科4外來(lái)文件按原編號(hào)管理人事科/安全科管理者代表人事科4.2文件的編號(hào)序號(hào)文件名稱(chēng)文件編號(hào)編號(hào)含義1安全標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊(cè)HLS/SMS-MHLS:宏利仕化工有限公司SMS安全標(biāo)準(zhǔn)化M管理手冊(cè)GLZD管理制度i CZGC操作規(guī)程2安全標(biāo)準(zhǔn)化管理制度HLS/SMS-GLZD3操作規(guī)程HLS/SMS-CZGC4安全記錄HLS/R-*-XXR:記錄A:版本（隨版本的變化調(diào)整）* :標(biāo)準(zhǔn)條款號(hào)XX序列號(hào)4.3文件的標(biāo)識(shí)文件的標(biāo)識(shí)包括受控

3、狀態(tài)、版本、發(fā)放號(hào)等標(biāo)識(shí)。文件根據(jù)受控狀態(tài)可分為受控文件和非受控文件，公 司內(nèi)使用的文件均為受控文件，非受控文件一般是為某種需 要提供給我公司以外的人員使用。受控文件在文件的首頁(yè)需 加蓋紅色“受控”章。為確保文件能夠得到有效控制，用版本號(hào)、發(fā)放號(hào)、4.5 文件的評(píng)審與修訂修訂狀態(tài)進(jìn)行標(biāo)識(shí)。版本號(hào)采用大寫(xiě)英文字母A、B表示第一版、第二版；發(fā)放號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字 01、02、表示；修訂狀態(tài)通過(guò)文件修更改記錄表進(jìn)行記錄。4.4 文件發(fā)放人事科進(jìn)行文件發(fā)放，發(fā)放范圍應(yīng)確保文件使用的各場(chǎng)所都能獲得適用的有效版本，并填寫(xiě)文件發(fā)放/ 回收記錄，由文件領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。若文件使用人因文件破損，嚴(yán)重影響使用時(shí)，應(yīng)交回

4、破損文件，換發(fā)新文件，新文件的發(fā)放號(hào)仍沿用原文件的發(fā)放號(hào)。行政辦負(fù)責(zé)將破損文件銷(xiāo)毀。若文件使用人將文件丟失，須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政辦辦理申請(qǐng)領(lǐng)用手續(xù)。補(bǔ)發(fā)文件應(yīng)給予新的發(fā)放號(hào)，原發(fā)放號(hào)作廢，由文件管理人員在文件發(fā)放/ 回收記錄上注明。外來(lái)文件由人事科或安全科根據(jù)需要發(fā)放至各相關(guān)部門(mén)，并填寫(xiě)文件發(fā)放/ 回收記錄。文件的評(píng)審評(píng)審的頻次：正常情況下，每年組織評(píng)審一次；當(dāng)出現(xiàn)以下情況時(shí)，可隨時(shí)組織評(píng)審。A 法律、法規(guī)發(fā)生變化；B 生產(chǎn)裝置和工藝技術(shù)發(fā)生重大變化；C 安全生產(chǎn)相關(guān)的組織機(jī)構(gòu)發(fā)生重大變化；D 管理機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)發(fā)生重大變化時(shí)；評(píng)審組織：文件的評(píng)審，本著制訂部門(mén)組織相評(píng)審的原則。評(píng)審內(nèi)

5、容A 與法律、法規(guī)符合性；B 與企業(yè)發(fā)展總體水平的相適應(yīng)性；C 與工藝流程和裝置變化的相適應(yīng)性；D 文件之間的相容性和匹配性；評(píng)審輸出評(píng)審結(jié)果作為安全生產(chǎn)制度修訂的主要依據(jù)之一。評(píng)審結(jié)果要形成書(shū)面材料，反饋給參加評(píng)審的人員和審批人。文件的修訂正常情況下，文件的修訂每?jī)赡杲M織修訂一次。當(dāng)出現(xiàn)以下情況，可隨時(shí)組織修訂。A 法律、法規(guī)發(fā)生變化，現(xiàn)行文件與之出現(xiàn)沖突，或不能充分滿(mǎn)足法律、法規(guī)要求；B 生產(chǎn)裝置和工藝技術(shù)發(fā)生重大變化；C 新裝置、 新產(chǎn)品投產(chǎn)，現(xiàn)行文件不能覆蓋其管理要求；D 組織機(jī)構(gòu)發(fā)生重大變化，需重新分配職責(zé)；E 各級(jí)人員素質(zhì)發(fā)生較大變化，文件的要求已經(jīng)充分轉(zhuǎn)變員工的自覺(jué)行動(dòng)；修訂組織

6、：文件的修訂，本著制訂部門(mén)組織修訂的原則，當(dāng)制訂部門(mén)發(fā)生職能變化時(shí)，由該職能的后續(xù)承接部門(mén)組織。必要時(shí)，需了解該文件的制訂的原始背景。當(dāng)文件需要更改時(shí)，由相關(guān)部門(mén)填寫(xiě)文件更改申請(qǐng)單并按4.1 條規(guī)定進(jìn)行審批。人事科將文件更改申請(qǐng)4.7 外來(lái)文件的控制單下發(fā)至各相關(guān)部門(mén)，當(dāng)文件換版或更改時(shí)，原版文件及改前內(nèi)容自動(dòng)作廢。領(lǐng)用文件的部門(mén)在收到文件更改申請(qǐng)單后，各相關(guān)部門(mén)采用換頁(yè)或局部（雙線(xiàn)劃改）等方式更改，并在 文件更改記錄表上做好記錄。文件更改申請(qǐng)單由行政辦保存，其他部門(mén)在文件更改后可銷(xiāo)毀。4.6 文件的管理文件使用者應(yīng)妥善保管所使用的文件，不得隨意涂改。人事科利用文件發(fā)放/回收記錄對(duì)文件的有效性

7、進(jìn)行控制。各部門(mén)應(yīng)對(duì)各使用者持有的文件進(jìn)行日常檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)于電子版的文件、E-mail 等由行政辦專(zhuān)人負(fù)責(zé)，拷盤(pán)或打印出一份書(shū)面稿。外來(lái)文件或傳真由人事科負(fù)責(zé)進(jìn)行登記并發(fā)放至有關(guān)部 門(mén)，并將文件登記在外來(lái)文件清單上，每年跟蹤一次有效版本，并在外來(lái)文件清單中作好登記。4.8文件的作廢作廢文件應(yīng)及時(shí)由人事科從使用部門(mén)收回，并做由“作廢”標(biāo)識(shí)；如有需要保留的作廢文件須由文件管理人員做由“參考”標(biāo)識(shí)以示區(qū)別，并在文件發(fā)放/回收記錄上注明。無(wú)需保留的作廢文件，由人事科填寫(xiě)文件（記錄）銷(xiāo)毀記錄并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，集中統(tǒng)一銷(xiāo)毀。5相關(guān)記錄序號(hào)名稱(chēng)編號(hào)保存期備注1文件發(fā)放/回收記錄HLS/ESR445-01三年2文件更改