文檔管理培訓(xùn)材料_201107_final

1、02011年7月文檔管理經(jīng)驗介紹文檔管理經(jīng)驗介紹1第一章第一章文檔管理基本技能介紹文檔管理基本技能介紹2做好文檔管理的重要性做好文檔管理的重要性對公司發(fā)展的重要性對公司發(fā)展的重要性持續(xù)發(fā)展持續(xù)發(fā)展對個人發(fā)展的重要性對個人發(fā)展的重要性反饋與進步反饋與進步3文檔管理的四個層次文檔管理的四個層次數(shù)據(jù)、事實、記錄數(shù)據(jù)、事實、記錄信息、分析、研究信息、分析、研究知識知識智慧智慧文檔管理的基本對象文檔管理的基本對象文檔管理的目標(biāo)和升華文檔管理的目標(biāo)和升華4方便查詢原則方便查詢原則最終稿原則最終稿原則n符合個人習(xí)慣，根據(jù)個人偏好逐步摸索出適合自己的文檔管理模式符合個人習(xí)慣，根據(jù)個人偏好逐步摸索出適合自己的文

2、檔管理模式n保存所有文檔的最后一稿，保存所有文檔的最后一稿，包括所有發(fā)送給過客戶的資料、每份資料的最包括所有發(fā)送給過客戶的資料、每份資料的最終稿、申報資料等終稿、申報資料等結(jié)合公司要求及相關(guān)機結(jié)合公司要求及相關(guān)機構(gòu)要求的原則構(gòu)要求的原則n項目結(jié)束后需要按照公司要求提交文件清單、按照證監(jiān)會要求建立保薦業(yè)項目結(jié)束后需要按照公司要求提交文件清單、按照證監(jiān)會要求建立保薦業(yè)務(wù)工作底稿務(wù)工作底稿123文檔管理的基本原則文檔管理的基本原則定期回顧原則定期回顧原則n通過定期的文檔整理、以及同類文檔的比較加深理解通過定期的文檔整理、以及同類文檔的比較加深理解45基本的文件管理技能基本的文件管理技能文檔命名文檔命

3、名n項目名稱_文件名_日期(20110701)_版本 6基本的文件管理技能（續(xù)）基本的文件管理技能（續(xù)） 文檔分類文檔分類n可分為“my project “ 和” my library”my project” 主要保存自己執(zhí)行的項目、負責(zé)的大客戶、以及做過的Pitch項目。項目文檔可按進程、領(lǐng)域進行分類“my library” 是個人知識庫的積累n建議事先準(zhǔn)備好“書架”“抽屜”文檔收集文檔收集n保存所有發(fā)給過客戶的資料(Execution)，以及最后定稿版本(Final) 文檔整理文檔整理n定期整理文件，對項目進行周期性回顧文檔回顧文檔回顧n項目結(jié)束后需按照公司及證監(jiān)會要求整理文檔并遞交文檔，

4、請事先熟悉文檔遞交目錄，平時就做有心人7項目文檔管理項目文檔管理 - 初期階段初期階段Pitch Book方案論證方案論證立項立項123n各項目的Pitch Book ，以及相關(guān)的行業(yè)分析、行業(yè)數(shù)據(jù)、Comps等n各項目的方案論證，包括重組方案、發(fā)行方案、疑難點、方案設(shè)計等n立項申請、立項批準(zhǔn)、相關(guān)方的反饋意見8項目文檔管理項目文檔管理 - 執(zhí)行階段執(zhí)行階段業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)財務(wù)財務(wù)法律法律123執(zhí)行執(zhí)行4研究研究5其他其他7n公司提供信息、行業(yè)資料、招股書、業(yè)務(wù)盡職調(diào)查、數(shù)據(jù)庫、AP材料、路演材料、問答等n公司提供信息、審計、評估、盈利預(yù)測、模型及財務(wù)測算等n公司提供信息、法律盡職調(diào)查、改制重組方案、

5、律師報告、法律協(xié)議、公司內(nèi)部規(guī)范文件（三會制度）等n時間表、通訊錄、啟動大會、例會材料、會議記錄、內(nèi)部程序(ESC ReviewCC內(nèi)核)、備忘錄、大事記等n可比公司研究、行業(yè)研究、專題研究（戰(zhàn)投引入、激勵機制、各種疑難重要問題）等n公司圖片集等監(jiān)管報批監(jiān)管報批6n報批文件、申請文件、監(jiān)管機構(gòu)溝通、監(jiān)管機構(gòu)批文、輔導(dǎo)等9項目文檔管理項目文檔管理 - 結(jié)束階段結(jié)束階段- 根據(jù)證監(jiān)會證券發(fā)行上市保薦業(yè)務(wù)工作底稿目錄的要求，整理部分工作底稿- 根據(jù)中金公司文檔管理要求將相關(guān)文件提交給李勝楠- 通過對項目文檔的進一步整理，對整個項目進行回顧，提升對項目的理解力- 將項目中獨特的材料、知識難點、關(guān)鍵問題

6、備忘錄等歸檔入自己的資料庫中，以方便以后的查詢10項目外的文檔管理項目外的文檔管理 - 建立自己的資料庫建立自己的資料庫- 宏觀經(jīng)濟研究：早會、研究報告- 資本市場信息：CMD Weekly、資本市場回顧與展望- 行業(yè)：行業(yè)研究報告、行業(yè)大客戶信息、Bi-Weekly- 中國法律- 香港法律- 美國法律- 按執(zhí)行過程中的難點、專題進行分類整理- 按照產(chǎn)品進行分類整理11項目外的文檔管理項目外的文檔管理 - 建立自己的資料庫建立自己的資料庫宏觀經(jīng)濟、資本市場、行業(yè)信息宏觀經(jīng)濟、資本市場、行業(yè)信息宏觀經(jīng)濟宏觀經(jīng)濟資本市場資本市場行業(yè)信息行業(yè)信息123n宏觀經(jīng)濟研究報告：早會材料n宏觀經(jīng)濟新聞nCM

7、 Weeklyn資本市場分析、新聞n境內(nèi)外資本市場回顧與展望：可用于Pitchbookn自己關(guān)注的行業(yè)：行業(yè)研究報告、行業(yè)信息、行業(yè)中大客戶信息n其他Bi-weekly等12項目外的文檔管理項目外的文檔管理 - 建立自己的資料庫建立自己的資料庫法律、法規(guī)法律、法規(guī)中國為例中國為例境內(nèi)發(fā)行境內(nèi)發(fā)行境外發(fā)行境外發(fā)行股東與監(jiān)管機構(gòu)股東與監(jiān)管機構(gòu)124n公司法、證券法n證監(jiān)會：首次公開發(fā)行、上市公司公開發(fā)行、上市公司非公開發(fā)行、公司債n交易所：上市規(guī)則、信息披露內(nèi)容與格式準(zhǔn)則、上市公司內(nèi)部治理機制n紅籌方式nH股方式n其他要求n按不同部委分類：國資委、發(fā)改委、環(huán)?？偩?、國土局、稅務(wù)局、工商局、商務(wù)部、

8、外管局n其他專題：股權(quán)激勵機制、國企重組改制、境外投資、外商投資企業(yè)收購兼并收購兼并3n上市公司收購兼并n外資收購并購境內(nèi)企業(yè)n境外并購行業(yè)法規(guī)行業(yè)法規(guī)n銀行業(yè)、保險業(yè)13項目外的文檔管理項目外的文檔管理 - 建立自己的資料庫建立自己的資料庫產(chǎn)品知識收集產(chǎn)品知識收集股本產(chǎn)品股本產(chǎn)品固定收益產(chǎn)品固定收益產(chǎn)品收購兼并收購兼并123nIPO：A股、H股、紅籌、NASDQ等（具體流程、主要法規(guī)要求、優(yōu)缺點）n再融資：境內(nèi)再融資（增發(fā)、配股、可轉(zhuǎn)債、分離交易可轉(zhuǎn)債等）；境外再融資（快速增發(fā)、境外可轉(zhuǎn)債、境外分離交易可轉(zhuǎn)債等）n買殼上市、反向收購、DR等n境內(nèi)：公司債、企業(yè)債、可轉(zhuǎn)債、可分離交易債、ABS

9、n境外：公司債、可轉(zhuǎn)債、ABS、各種衍生產(chǎn)品n境內(nèi)外收購兼并操作流程介紹n收購兼并案例14項目外的文檔管理項目外的文檔管理 - 建立自己的資料庫（續(xù)）建立自己的資料庫（續(xù)）執(zhí)行專題股本為例執(zhí)行專題股本為例中介機構(gòu)中介機構(gòu)1n中介選聘、中介機構(gòu)推薦、中介機構(gòu)收費標(biāo)準(zhǔn)重組改制流程重組改制流程2n國企重組流程、民企重組流程、地方國企重組流程、紅籌重組流程其他重點問題其他重點問題10n股權(quán)激勵、時間表、小改制、職工股權(quán)處理、職工福利費處理、稅收、環(huán)保核查等上市方案上市方案4n上市地的選擇、發(fā)行方案審計評估審計評估5n會計準(zhǔn)則的比較、分部報告、具體的會計處理、評估培訓(xùn)材料土地處置土地處置6n國企評估評估

10、培訓(xùn)材料交割結(jié)算交割結(jié)算8n上海交易所、香港聯(lián)交所等項目案例分析項目案例分析11n公司各項目組的案例分析、Pitch Book模型模型9n模型培訓(xùn)材料、模型Case、COMPS稅收、環(huán)保稅收、環(huán)保n稅收、環(huán)保核查715文檔管理方法各取所好文檔管理方法各取所好按照時間順序分類按照時間順序分類按照功能分類按照功能分類n財務(wù)n業(yè)務(wù)n法律n執(zhí)行n研究n監(jiān)管審批n其他按照證監(jiān)會指引分類按照證監(jiān)會指引分類n按照指引的三大部分進行分類n立項階段n股份公司改制階段n輔導(dǎo)階段n盡職調(diào)查階段n材料制作階段及內(nèi)核通過n證監(jiān)會審核階段n發(fā)行銷售階段n上市階段n持續(xù)輔導(dǎo)階段文檔管理方法各取所好，項目執(zhí)行完畢后需按照公司

11、要求對號入座文檔管理方法各取所好，項目執(zhí)行完畢后需按照公司要求對號入座16第二章第二章中金公司對文檔管理的要求介紹中金公司對文檔管理的要求介紹17聯(lián)交所聯(lián)交所- PN 21 Checklistn香港項目的文檔管理主要按照PN 21 Checklist的要求準(zhǔn)備即可，主要涉及方面如右，具體執(zhí)行一般由海外律師協(xié)助Practice Note 21 Checklist 一 關(guān)于董事的盡職調(diào)查二 關(guān)于上市資格的盡職調(diào)查三 關(guān)于上市資格的盡職調(diào)查四 業(yè)務(wù)盡職調(diào)查五 專業(yè)機構(gòu)（審計師）的盡職調(diào)查六 專業(yè)機構(gòu)（物業(yè)評估師）的盡職調(diào)查七 財務(wù)系統(tǒng)、管理體系的盡職調(diào)查八 向聯(lián)交所聲明前的最后盡職調(diào)查18證監(jiān)會證監(jiān)

12、會保薦業(yè)務(wù)工作底稿指引保薦業(yè)務(wù)工作底稿指引保薦業(yè)務(wù)保薦業(yè)務(wù)工作底稿工作底稿的要求的要求n召開例會、專題會等形式為發(fā)行人分析、解決證券發(fā)行上市過程中的問題，所有會議資料予以留存中介機構(gòu)協(xié)調(diào)會中介機構(gòu)協(xié)調(diào)會n發(fā)行人律師、發(fā)行人聘請的注冊會計師、評估機構(gòu)，以及承銷商律師，對發(fā)行人的重大或?qū)ｎ}事項出具備忘錄專業(yè)機構(gòu)備忘錄專業(yè)機構(gòu)備忘錄n 保薦人應(yīng)當(dāng)對盡職調(diào)查過程中獲取的文件資料作為工作底稿予以留存盡職調(diào)查盡職調(diào)查n保薦人內(nèi)部對項目的立項以及內(nèi)核工作，應(yīng)當(dāng)留存相關(guān)文件立項及內(nèi)核工作立項及內(nèi)核工作n保留輔導(dǎo)相關(guān)文件、發(fā)行申請及相關(guān)文件、報送證券交易所以及證券登記公司文件、詢價及簿記相關(guān)文件以及持續(xù)督導(dǎo)過程

13、中形成的相關(guān)文件申報文件申報文件n保留對發(fā)行人的客戶、供應(yīng)商、開戶銀行、主管稅務(wù)機關(guān)、工商部門、環(huán)保部門、行業(yè)協(xié)會以及其他中介機構(gòu)的訪談紀(jì)要發(fā)行人往來機構(gòu)發(fā)行人往來機構(gòu)n對招股說明書進行驗證，并在驗證文件與工作底稿之間建立起索引關(guān)系，便于對工作底稿的使用與檢索招股說明書驗證招股說明書驗證n保留對發(fā)行人的控股股東或?qū)嶋H控制人、發(fā)行人以及發(fā)行人的子公司的董事、監(jiān)事、經(jīng)理和其他高級管理人員進行訪談的紀(jì)要高管訪談高管訪談19證監(jiān)會證監(jiān)會保薦業(yè)務(wù)工作底稿指引（續(xù)）保薦業(yè)務(wù)工作底稿指引（續(xù)）保薦業(yè)務(wù)工作底稿目錄保薦業(yè)務(wù)工作底稿目錄第一部分：盡職調(diào)查文件第一部分：盡職調(diào)查文件第二部分：從事保薦業(yè)務(wù)的記錄第二

14、部分：從事保薦業(yè)務(wù)的記錄第三部分：申請及其他文件第三部分：申請及其他文件一發(fā)行人基本情況二業(yè)務(wù)與技術(shù)三同業(yè)競爭與關(guān)聯(lián)交易四董監(jiān)高及核心技術(shù)人員五組織機構(gòu)與內(nèi)部控制六財務(wù)與會計七業(yè)務(wù)發(fā)展目標(biāo)八募集資金運用九股利分配情況十風(fēng)險因素及其它n在招股書撰寫過程中，將相關(guān)信息以插入注釋的形式進行標(biāo)注，標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容為文件索引號，指向工作底稿目錄中的相關(guān)編號：例如1-3-2 驗資報告n發(fā)行基本情況等章節(jié)如果由律師起草，請律師按照相同要求編制底稿及索引一各項會議紀(jì)要二備忘錄三訪談提綱及記錄四現(xiàn)場盡職調(diào)查記錄一保薦人內(nèi)部控制文件二輔導(dǎo)文件三發(fā)行申請文件及反饋意見四詢價簿記等發(fā)行文件五上市申請和證券登記文件六持續(xù)督導(dǎo)文

15、件n該部分文件主要由律師協(xié)助進行收集管理n該部分記錄以及專題研究統(tǒng)一由項目組指定的文檔管理人員進行收集管理五招股說明書驗證20中金公司對項目文檔提交的要求中金公司對項目文檔提交的要求必備文檔必備文檔1n做為項目文檔管理的最低要求，必須按照既定的清單，將項目執(zhí)行過程中的重要文件最終稿進行歸檔，并提交給公司文檔管理員，主要包括：執(zhí)行前階段：pitch book、立項申請及批復(fù)、保密協(xié)議、財務(wù)顧問協(xié)議等執(zhí)行階段：Kick-off材料、重組方案、國內(nèi)報批的申請和批準(zhǔn)文件、盡職調(diào)查材料、主要法律文件、估值模型、CC meeting、ESC文件、內(nèi)核意見及反饋、timetable（最終稿）、通訊錄、正式受理函、申請材料及歷次反饋及回復(fù)、預(yù)審員姓名、合規(guī)顧問協(xié)議、律師Bible、證監(jiān)會/聯(lián)交所的正式批復(fù)、托管機構(gòu)登記申請文件、保薦人需取得的重要安慰函市場推介階段：路演材料、路演形成等簿記與定價各種版本的招股書項目總結(jié)：Case Study（對內(nèi)/外）過程文檔過程文檔2n證監(jiān)會保薦業(yè)務(wù)工作底稿目錄第二部分盡職調(diào)查記錄的內(nèi)容n記錄所有對外發(fā)出的資料，無論是否是最終稿21中金公司項目文檔管理分工中金公司項目文檔