什么是SOP(標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序)通俗解釋

1、什么是SOP （標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序）所謂 SOP ，是 Standard Operation Procedure 三個(gè)單詞中首字母的大寫(xiě)，即標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序（標(biāo)準(zhǔn)操作程序），就是將某一事件的標(biāo)準(zhǔn)操作步驟和要求以統(tǒng)一的格式描述出來(lái)，用來(lái)指導(dǎo)和規(guī)范日常的工作。SOP 的精髓，就是將細(xì)節(jié)進(jìn)行量化，用更通俗的話(huà)來(lái)說(shuō)，SOP就是對(duì)某一程序中的關(guān)鍵控制點(diǎn)進(jìn)行細(xì)化和量化。SOP 的特征從對(duì) SOP 的上述基本界定來(lái)看，SOP 具有以下一些內(nèi)在的特征：1） SOP 是一種程序。SOP 是對(duì)一個(gè)過(guò)程的描述，不是一個(gè)結(jié)果的描述。同時(shí)，SOP 又不是制度，也不是表單，是流程下面某個(gè)程序中關(guān)控制點(diǎn)如何來(lái)規(guī)范的程序。2） SOP

2、 是一種作業(yè)程序。SOP 首是一種操作層面的程序，是實(shí)實(shí)在在的，具體可操作的，不是理念層次上的東西。如果結(jié)合ISO9000 體系的標(biāo)準(zhǔn)，SOP 是屬于三階文件，即作業(yè)性文件。3） SOP 是一種標(biāo)準(zhǔn)的作業(yè)程序。所謂標(biāo)準(zhǔn)，在這里有最優(yōu)化的概念，即不是隨便寫(xiě)出來(lái)的操作程序都可以稱(chēng)做SOP ，而一定是經(jīng)過(guò)不斷實(shí)踐總結(jié)出來(lái)的在當(dāng)前條件下可以實(shí)現(xiàn)的最優(yōu)化的操作程序設(shè)計(jì)。說(shuō)得更通俗一些，所謂的標(biāo)準(zhǔn)，就是盡可能地將相關(guān)操作步驟進(jìn)行細(xì)化、量化和優(yōu)化，細(xì)化、 量化和優(yōu)化的度就是在正常條件下大家都能理解又不會(huì)產(chǎn)生歧義。4） SOP 不是單個(gè)的，是一個(gè)體系。雖然我們可以單獨(dú)地定義每一個(gè) SOP ，但真正從企業(yè)管理來(lái)

3、看，SOP 不可能只是單個(gè)的，必然是一個(gè)整體和體系，也是企業(yè)不可或缺的。余世維在他的講座中也特別提到：一個(gè)公司要有兩本書(shū)，一本書(shū)是紅皮書(shū)，是公司的策略，即作戰(zhàn)指導(dǎo)綱領(lǐng)；另一本書(shū)是藍(lán)皮書(shū)，即SOP ，標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，而且這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序一定是要做到細(xì)化和量化。SOP 的作用1)將企業(yè)積累下來(lái)的技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)，記錄在標(biāo)準(zhǔn)文件中，以免因技術(shù)人員的流動(dòng)而使技術(shù)流失;2) 使操作人員經(jīng)過(guò)短期培訓(xùn), 快速掌握較為先進(jìn)合理的操作技術(shù);3) 根據(jù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn),易于追查不良品產(chǎn)生之原因;4) 樹(shù)立良好的生產(chǎn)形象，取得客戶(hù)信賴(lài)與滿(mǎn)意。5) 是貫徹 ISO 精神核心(說(shuō)，寫(xiě)，做一致)之具體體現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)管理規(guī)范化、生產(chǎn)流程條

4、理化、標(biāo)準(zhǔn)化、形象化、簡(jiǎn)單化。6)是企業(yè)最基本、最有效的管理工具和技術(shù)數(shù)據(jù)。SOP的格式1、明確職責(zé)：包括負(fù)責(zé)者、制定者、審定者、批準(zhǔn)者。2、格式：> 每頁(yè)SOP頁(yè)眉處注明 標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程”字樣；> 制定SOP單位全稱(chēng)；> 反映該份SOP屬性的編碼、總頁(yè)數(shù)、所在頁(yè)碼；> 準(zhǔn)確反映該項(xiàng)目SOP業(yè)務(wù)的具體題目；> 反映該項(xiàng)SOP主題的關(guān)鍵詞，以利計(jì)算機(jī)檢索；> 簡(jiǎn)述該份SOP的目的、背景知識(shí)和原理等；，主體內(nèi)容：具體內(nèi)容簡(jiǎn)單明確，可操作性強(qiáng)，以能使具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)和受過(guò)培訓(xùn)的工作人員理解和掌握為原則；> 列出制定該份SOP的主要參考文獻(xiàn)；> 每份SOP的腳

5、注處有負(fù)責(zé)者、制定者、審定者、批準(zhǔn)者 的簽名和簽署日期；> 標(biāo)明該份SOP的生效日期。為什么企業(yè)要做SOP企業(yè)做SOP的目的和意義，從企業(yè)的根本目的來(lái)看，無(wú)非 是為了提高管理運(yùn)營(yíng)能力， 使企業(yè)獲得更大的效益。 從稍微細(xì)化 的角度，我們可以從以下兩個(gè)方面來(lái)進(jìn)行簡(jiǎn)單的分析。1）為了提高企業(yè)的運(yùn)行效率一是許多崗位的人員經(jīng)常會(huì)發(fā)生變動(dòng)，二是一些日常的工作的基本作業(yè)程序相對(duì)比較穩(wěn)定。不同的人，由于不同的成長(zhǎng)經(jīng)歷、性格、學(xué)識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，可能做事情的方式和步驟各不相同。即使做事的方式和步驟有相同， 但做每件事的標(biāo)準(zhǔn)和度仍會(huì)有一些差異，比方說(shuō)， 我們經(jīng)常會(huì)在一些窗口行業(yè)看到“微笑服務(wù)”， 他們的經(jīng)理人員和上

6、級(jí)也會(huì)對(duì)員工有這樣的要求，但到底什么是微笑，可能每個(gè)人都會(huì)有不同的理解。而對(duì)于客戶(hù)來(lái)說(shuō)，他希望得到的是確確實(shí)實(shí)的微笑，且從每一位員工那里得到的感受也應(yīng)該是大體上相同的。因此，我們就可以通過(guò)SOP 的方式將微笑進(jìn)行量化，比方說(shuō)“露出 8顆牙齒 ”就是微笑。這樣就將細(xì)節(jié)進(jìn)行量化和規(guī)范了。同時(shí)，由于SOP 本身也是在實(shí)踐操作中不斷進(jìn)行總結(jié)、優(yōu)化和完善的產(chǎn)物，在這一過(guò)程中積累了許多人的共同智慧，因此相對(duì)比較優(yōu)化，能提高做事情的效率。通過(guò)每個(gè)SOP 對(duì)相應(yīng)工作的效率的提高，企業(yè)通過(guò)整體SOP 體系必然會(huì)提高整體的運(yùn)行效率。2）為了提高企業(yè)的運(yùn)行效果由于 SOP 是對(duì)每個(gè)作業(yè)程序的控制點(diǎn)操作的優(yōu)化，這樣每

7、位員工都可以按照SOP 的相關(guān)規(guī)定來(lái)做事，就不會(huì)出現(xiàn)大的失誤。即使出現(xiàn)失誤也可以很快地通過(guò)SOP 加以檢查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并加以改進(jìn)。同時(shí)，有了SOP ，保證了我們?nèi)粘９ぷ鞯倪B續(xù)性和相關(guān)知識(shí)的積累，也無(wú)形中為企業(yè)節(jié)約了一些管理投入成本。特別是在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)全球化、競(jìng)爭(zhēng)全球化的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，更是如此。 從每一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效果來(lái)看，關(guān)鍵的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)在于成本最低或差異化。對(duì)于同等條件的競(jìng)爭(zhēng)企業(yè)來(lái)看，差異化往往不是在硬件，而是在軟件。軟件的差異化又往往不是在大的戰(zhàn)略方面，而是在具體的細(xì)節(jié)。細(xì)節(jié)的差異化不體現(xiàn)在理解上，而體現(xiàn)在能否將這些細(xì)節(jié)進(jìn)行量化，也即細(xì)節(jié)決定成敗。因此， 從這個(gè)意義上來(lái)看，SOP 對(duì)于提高企業(yè)的

8、運(yùn)行效果也是有非常好的促進(jìn)作用。如何做 SOP做 SOP 的方式可能基本不同的管理模式和管理方式，會(huì)有一定的區(qū)別。從國(guó)瑞公司的實(shí)際情況來(lái)看，我們大體上可以按以下幾個(gè)步驟來(lái)進(jìn)行：1) 先做流程和程序。按照公司對(duì)SOP 的分類(lèi)，各相關(guān)職能部門(mén)應(yīng)首先將相應(yīng)的主流程圖做出來(lái)，然后根據(jù)主流程圖做出相應(yīng)的子流程圖，并依據(jù)每一子流程做出相應(yīng)的程序。在每一程序中，確定有哪些控制點(diǎn)，哪些控制點(diǎn)應(yīng)當(dāng)需要做SOP ，哪些控制點(diǎn)不需要做SOP ，哪些控制點(diǎn)是可以合起來(lái)做一個(gè)SOP的，包括每一個(gè)分類(lèi)，都應(yīng)當(dāng)考慮清楚，并制定出來(lái)。2）確定每一個(gè)需要做SOP的工作的執(zhí)行步驟。對(duì)于在程序 中確定需要做SOP的控制點(diǎn)，應(yīng)先將相應(yīng)的執(zhí)行步驟列出來(lái)。 執(zhí)行步驟的劃分應(yīng)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，如按時(shí)間的先后順序來(lái)劃分。 如果對(duì)執(zhí)行步驟沒(méi)有把握，要及時(shí)和更專(zhuān)業(yè)的人員去交流和溝 通，先把這些障礙掃除掉。3）套用公司模板，制定 SOP。在這些問(wèn)題都搞清楚的前提 下，可以著手編寫(xiě) SOP 了。按照公司的模板在編寫(xiě) SOP時(shí)， 不要改動(dòng)模板上的設(shè)置；對(duì)于一些 SOP,可能除了一些文字描 述外，還可以增加一些圖片或其他圖例， 目的就是能將步驟中某 些細(xì)節(jié)進(jìn)行形象化和量化。4）用心去做，才能把 SOP做好。由于編寫(xiě)SOP本身是一 個(gè)比較繁雜的工作，往往很容易讓人產(chǎn)生枯燥感覺(jué)，但S