內(nèi)部控制手冊-17.1原材料管理_最新修正版

1、最新修正版17.1原材料管理1.1 概述規(guī)定了 XX股份有限公司集團總部及其下屬公司（下屬公司是指 XX股份有限公司投資 （參股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有關(guān)涉及公司在原材料的收存、管理、盤點和處理的管理制度，旨在加強原材料的收貨流程，保證原材料的規(guī)范管理，確認原材料的盤點準(zhǔn)確。1.2 適用范圍適用于XX股份有限公司集團總部及其下屬公司。1.3 相關(guān)制度材料庫管理規(guī)定倉儲管理程序倉儲作業(yè)指導(dǎo)書原材料倉作業(yè)指導(dǎo)書化學(xué)品作業(yè)指導(dǎo)書廢棄物清理作業(yè)指導(dǎo)書培訓(xùn)程序環(huán)境危險因素識別、評估管理程序物料計劃作業(yè)指導(dǎo)書存貨監(jiān)控與處置程序。1.4 職責(zé)分工物流部：負責(zé)原材料的驗收，對原材料進行

2、編號管理；辦理原材料入庫，更新庫存狀態(tài)；對原材料規(guī)范管理，日常和年末盤點，對盤盈盤虧進行分析；辦理原材料的出庫手續(xù)，確保原材料的領(lǐng)用經(jīng)過適當(dāng)審批。授權(quán)審批人員：負責(zé)原材料報廢、盤盈盤虧分析報告、原材料庫存方案等的審批。質(zhì)量部：負責(zé)原材料驗貨后的質(zhì)量檢驗。財務(wù)部：負責(zé)原材料盤點的監(jiān)盤，盤盈虧分析后的調(diào)賬。采購部：負責(zé)聯(lián)系供應(yīng)商進、換貨。1.5 流程圖最新修正版1.6 控制目標(biāo)序號內(nèi)控手冊唯一具體控制目標(biāo)編號控制目標(biāo)目標(biāo)類別117.1-CT1確保收到的原材料符合采購訂單要求經(jīng)營效率目標(biāo)217.1-CT2確保原材料妥善保管資產(chǎn)保全目標(biāo)317.1-CT3確保原材料相關(guān)賬務(wù)處理準(zhǔn)確財務(wù)信息真實性目標(biāo)41

3、7.1-CT4確保呆滯物料及時處理經(jīng)營效率目標(biāo)517.1-CT5確保原材料領(lǐng)料經(jīng)過適當(dāng)授權(quán)資產(chǎn)保全目標(biāo)617.1-CT6確保原材料數(shù)量滿足生產(chǎn)需求經(jīng)營效率目標(biāo)1.7 控制矩陣會計12三417.1-R1原材料收貨未經(jīng)適 當(dāng)驗收，導(dǎo)致原材 料數(shù)量、質(zhì)量、技 術(shù)規(guī)格出現(xiàn)潛在問 題，影響原材料管 理17.1-CT117.1-CA1庫管員驗收原材料應(yīng)確定供應(yīng)商提供 的送貨單、實物、ERP系統(tǒng)三者的PO 號、型號、數(shù)量、環(huán)保等信息一致， 且外包裝有出廠標(biāo)識無明顯破損痕跡 方可收貨，若外包裝有破損痕跡應(yīng)在 司機的承運單上注明“外包裝破損” 字樣保管/驗收預(yù)防型倉儲作 業(yè)指導(dǎo) 書；倉儲 管理程 序供應(yīng)商送貨單

4、17.1-R2原材料倉庫無原材 料編號及數(shù)量卡 片，未對原材料進 行編號集中管理， 導(dǎo)致原材料管理混 亂17.1-CT217.1-CA2材料入庫后，設(shè)備員填寫物料明細卡， 對于備品，在貨物明細卡上加蓋備品早預(yù)防型倉儲作 業(yè)指導(dǎo) 書物料明細卡會計鼻1:123417.1-R3原材料入庫后財務(wù) 未及時入賬，導(dǎo)致 財務(wù)賬記錄不完 整，賬實不符17.1-CT317.1-CA3原材料入庫后，原材料管理部門應(yīng)及 時進行系統(tǒng)登記，系統(tǒng)通知財務(wù)資產(chǎn) 部進行賬務(wù)處理，財務(wù)人員應(yīng)獲取并 核對原材料清單后進行財務(wù)入賬生成 相應(yīng)的會計憑證經(jīng)辦/記賬預(yù)防型原材料 倉作業(yè)指導(dǎo)書收料單/VV原材料17.1-R4未及時建立實物

5、臺 賬、臺賬要素不規(guī) 范，導(dǎo)致原材料記 錄信息失真17.1-CT217.1-CA4倉庫員根據(jù)入庫驗收人員出具的入庫 單輸入系統(tǒng)，建立原材料庫存電子臺 賬，并每日由倉庫主管復(fù)核，臺賬應(yīng) 包括送貨人姓名、供應(yīng)商名稱、物品 名稱、數(shù)量、規(guī)格、出入庫時間、質(zhì) 檢員等信息預(yù)防型倉儲作 業(yè)指導(dǎo) 書入庫申 請單；原 材料電 子臺賬17.1-R5同一人員辦理原材 料日常管理業(yè)務(wù)的 全過程，包括原材 料的出入庫登記、 臺賬記錄、安全檢17.1-CT217.1-CA5原材料崗位職責(zé)中應(yīng)規(guī)定應(yīng)明確存貨的出入庫登記、臺賬記錄、安全檢查、 定期盤點等環(huán)節(jié)的人員職責(zé)分工、崗 位責(zé)任記賬/保管/盤點預(yù)防型倉儲管理程序原材料

6、 崗位職 責(zé)會計;124查、定期盤點等工作，造成內(nèi)部舞弊17.1-R6未對原材料進行分 類存放，導(dǎo)致易燃 易爆品與其他存貨 混合存放，造成存 貨安全隱患17.1-CT217.1-CA6所有物資均需按各品目類型整齊、合 理地排放，并用標(biāo)簽注明存貨名稱、 規(guī)格和數(shù)量。易燃易爆品種單獨設(shè)庫， 并進行隔離預(yù)防型化學(xué)品 作業(yè)指 導(dǎo)書；原 材料倉 作業(yè)指 導(dǎo)書原材料標(biāo)簽17.1-R7原材料擺放雜亂， 低值品與高值品混 合擺放，造成存原 材料安全隱患17.1-CT217.1-CA7原材料的擺放遵循同類物料集中存 放，同類易混物料隔開存放，同種物 料按先進先出存放的原則，原材料在 儲存庫期間按“ 6S”要求進

7、行管理， 一旦發(fā)現(xiàn)原材料狀態(tài)不明確應(yīng)立即送 檢，由IQC確定質(zhì)量狀態(tài)預(yù)防型原材料 倉作業(yè) 指導(dǎo)書原材料 送檢清 單17.1-R8材料庫管理規(guī)定中 缺少對于呆滯、過17.1-CT417.1-CA8報廢的材料經(jīng)過審批進行報廢處理，報廢材料若是保稅的則進入保稅報廢申請/審批預(yù)防型廢棄物 清理作報廢單；領(lǐng)導(dǎo)審會計1;24期材料和報廢原料 的管理措施，導(dǎo)致 過期材料處理不及 時，報廢成叩入重 積壓，造成空間資 源的浪費，占用資 金導(dǎo)致資產(chǎn)損失倉，若是非保稅的則進入非資產(chǎn)倉。報廢材料由物流部負責(zé)處理，處理方 式為聯(lián)系買家競價出售，聯(lián)系不到買 家則聯(lián)系有資質(zhì)的清運公司銷毀業(yè)指導(dǎo)書批記錄；對原材料的保質(zhì)期 限

8、不明確，發(fā)放不 及時，導(dǎo)致原材料 未在保質(zhì)期限內(nèi)使 用，造成原材料浪 費對于有貯存期限要求的原材料，發(fā)放17.1-R917.1-CT417.1-CA9前應(yīng)查看ERP系統(tǒng)和原材料外包裝 上的有效期，確保原材料在保質(zhì)期內(nèi) 發(fā)放。原材料的發(fā)放應(yīng)遵循“先進先 出”原則，特殊情況需經(jīng)物流部經(jīng)理 和主管批準(zhǔn)申請/審批預(yù)防型倉儲作 業(yè)指導(dǎo) 書物料出庫單17.1-R10未定期對材料庫管 理人員進行安全教 育，無相關(guān)突發(fā)事17.1-CT217.1-CA10安全生產(chǎn)管理規(guī)定中應(yīng)明確對材料庫 人員及保安人員定期進行安全教育培 訓(xùn)或突發(fā)事件演練預(yù)防型培訓(xùn)程序安全生 產(chǎn)管理 規(guī)定件、安全事故應(yīng)急預(yù)案可能造成倉庫 管理人

9、員工作責(zé)任 心、風(fēng)險防范意識 較差，忽視安全隱 患，導(dǎo)致安全事故 的發(fā)生17.1-CT217.1-CA11所有材料庫人員及保安人員須定期參 加安全教育培訓(xùn)及突發(fā)事件演練，做 好培訓(xùn)記錄及演練小結(jié)并由部門領(lǐng)導(dǎo) 審核預(yù)防型環(huán)境危 險因素 識別、評 估管理 程序培訓(xùn)計 戈h培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)演 練計劃17.1-R11未定時定期進行材 料庫安全巡檢并做 好巡檢記錄，導(dǎo)致 材料庫存在安全隱 患或原材料被盜風(fēng) 險，造成集團資產(chǎn) 損失17.1-CT217.1-CA12材料庫保安人員應(yīng)每日定時對倉庫外 圍環(huán)境進行安全巡檢，材料庫管理員 應(yīng)負責(zé)對材料庫內(nèi)部環(huán)境進行安全檢 查，保安人員及材料庫管理員須做好 安全巡檢記

10、錄預(yù)防型倉儲作 業(yè)指導(dǎo) 書安全生 產(chǎn)巡檢記錄17.1-CT217.1-CA13材料庫工作人員進行工作交接班時， 休息人員應(yīng)向交接人員匯報安全巡檢 情況預(yù)防型倉儲作 業(yè)指導(dǎo) 書倉庫人員工作交接班記錄.,會計123417.1-CT217.1-CA14發(fā)現(xiàn)有任何安全隱患時，材料庫管理 人員或保安人員應(yīng)立即向管理部門領(lǐng) 導(dǎo)匯報并及時采取應(yīng)對措施預(yù)防型倉儲作 業(yè)指導(dǎo) 書相關(guān)突 發(fā)事故 報告17.1-R12未定期檢查材料庫 內(nèi)的滅火器等消防 用品，導(dǎo)致消防用 品年久失效，發(fā)生 安全事故時無法正 常使用17.1-CT217.1-CA15安全生產(chǎn)管理規(guī)定中應(yīng)明確對材料庫 內(nèi)的安全消防用品實行定期檢查預(yù)防型倉儲

11、管理程序安全生 產(chǎn)管理 規(guī)定17.1-CT217.1-CA16檢查當(dāng)日材料庫管理人員應(yīng)協(xié)助安全 生產(chǎn)部門檢查人員共同檢查安全消防 設(shè)備的放置、消耗情況及能否正常使 用的情況，做好安全檢查記錄預(yù)防型倉儲管理程序安全檢查記錄17.1-R13原材料盤點不規(guī)范，可能導(dǎo)致原材 料缺失，賬實不符17.1-CT317.1-CA17在收發(fā)料時需及時登記物料卡，做 到卡、帳、物相符，每天需打印材 料庫日異動盤點表對當(dāng)日有進出的 材料進行日盤點，保證賬、物、卡的 準(zhǔn)確性保管/盤點發(fā)現(xiàn)型倉儲管理程序6.2物料卡； 材料庫 日異動 盤點表；VVVV原材料111117.1-R14無盤盈盤虧原因分 析，未及時進行調(diào) 賬處

12、理，導(dǎo)致資產(chǎn) 損失原因不明，資 產(chǎn)價值計量不準(zhǔn)確17.1-CT317.1-CA18盤點中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，物流 部會同財務(wù)部對存貨盤盈、盤虧情況 進行分析并作出鑒定，編制存貨盤盈、 盤虧處置報告，按照職責(zé)審批權(quán)限報 財務(wù)經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)及集團總經(jīng)理審 核確認后執(zhí)行，財務(wù)部會計核算人員 根據(jù)審批結(jié)果，對盤盈、盤虧進行賬 務(wù)處理，材料庫管理人員根據(jù)審批結(jié) 果調(diào)整、更新存貨實物臺賬保管/盤點發(fā)現(xiàn)型倉儲管理程序材料日 異動盤 點表；月 度盤點 報告/VVV原材料17.1-R15庫管未嚴(yán)格審核是 否有部門領(lǐng)導(dǎo)簽字 確認的領(lǐng)料單即辦 理出庫手續(xù)，導(dǎo)致 材料庫領(lǐng)料程序管 理不嚴(yán)，造成公司 資產(chǎn)損失17.1

13、-CT517.1-CA19原材料領(lǐng)料時材料庫管理人員須仔細 核對經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認的物資領(lǐng)料 單、領(lǐng)用數(shù)量及用途后才能辦理材料 出庫手續(xù)經(jīng)辦/審核預(yù)防型倉儲作 業(yè)指導(dǎo) 書物料領(lǐng)/ 發(fā)料單； 領(lǐng)導(dǎo)審 核意見； 領(lǐng)導(dǎo)簽 字確認 痕跡/原材料會計1;2417.1-R16辦理出庫手續(xù)時未 嚴(yán)格要求領(lǐng)料人員 登記領(lǐng)用信息，導(dǎo) 致發(fā)生問責(zé)事故時 無法及時查找相關(guān) 責(zé)任人17.1-CT517.1-CA20辦理原材料領(lǐng)料出庫手續(xù)時，領(lǐng)料人 員須在領(lǐng)料單上詳細填寫領(lǐng)料登記信 息，包括物資名稱、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用 人姓名、領(lǐng)取數(shù)量及用途等，經(jīng)倉庫 管理員審核簽字確認后方可領(lǐng)料出庫預(yù)防型倉儲作 業(yè)指導(dǎo) 書領(lǐng)料登記單V原

14、材料17.1-R17物資領(lǐng)料單及出庫 單無編號或未連續(xù) 編號，導(dǎo)致無法查 詢相關(guān)出庫記錄或 出庫單據(jù)與記錄核 對不一致，造成存 貨管理混亂17.1-CT317.1-CA21倉庫管理員辦理完領(lǐng)料審核手續(xù)后開 具物資出庫單，出庫單應(yīng)與領(lǐng)料單一 樣須連續(xù)編號并經(jīng)倉庫管理員簽字確 認后由倉庫管理員陪同領(lǐng)料人員T 領(lǐng)料出庫經(jīng)辦/審核預(yù)防型倉儲作 業(yè)指導(dǎo) 書物料領(lǐng)/ 發(fā)料單； 成品出 庫單；VV原材料17.1-R18物資領(lǐng)用后未將使 用剩余的存貨做退 庫處理，導(dǎo)致物資17.1-CT317.1-CA22使用部門應(yīng)根據(jù)使用情況確定所需原 材料的使用數(shù)量，須將多余的原材料 退還至材料倉庫，退料人員、倉庫管經(jīng)辦/審核預(yù)防型原材料 倉作業(yè) 指導(dǎo)書物料領(lǐng)/ 發(fā)料單； 物料收V原材料11管理混亂，賬實不 符理人員核對退還的材料品種、數(shù)量無 誤后，共同在物料入庫單上簽字，倉 庫管理員更新物料收、發(fā)、存明細記 錄，月末由計劃部負責(zé)人審核簽字貨/驗收 /入庫 單；17.1-R19原材料保管人員未 及時記錄原材料入 庫、出庫情況及盤 點實際存貨與記錄 是否一致，導(dǎo)致原 材料管理混亂17.1-CT317.1-CA23材料庫保管員在物資管理系統(tǒng)中記錄 存貨入庫、出庫及庫存情況，并隨時 盤點存貨實際存放情況是否與系統(tǒng)中 記錄一致預(yù)防型倉儲管理程序原材料