高校檔案工作信息化建設(shè)探索

PAGEPAGE1高校檔案工作信息化建設(shè)探索摘要：五大發(fā)展理念作為實(shí)現(xiàn)“十三五”時(shí)期發(fā)展目標(biāo)的重要指導(dǎo)理念，對(duì)高校檔案工作信息化建設(shè)起著重要指導(dǎo)作用。本文分別從“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享”五個(gè)方面分析如何做好高校檔案工作信息化建設(shè)，以供同仁參考。關(guān)鍵詞：五大發(fā)展理念；高校；檔案信息化黨的十八屆五中全會(huì)強(qiáng)調(diào)，實(shí)現(xiàn)“十三五”時(shí)期發(fā)展目標(biāo)，破解發(fā)展難題，厚植發(fā)展優(yōu)勢(shì)，必須牢固樹立并切實(shí)貫徹創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享的發(fā)展理念。這是關(guān)系我國(guó)發(fā)展全局的一場(chǎng)深刻變革。高校檔案信息化建設(shè)不僅是高校檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，也是我國(guó)檔案事業(yè)的重要內(nèi)容。高校檔案信息化建設(shè)工作，必須堅(jiān)持貫徹創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享的五大發(fā)展理念，將五大發(fā)展理念融入到信息化建設(shè)實(shí)踐中去，依照信息化建設(shè)規(guī)律以及高效檔案工作現(xiàn)實(shí)情況推動(dòng)五大發(fā)展理念與信息化建設(shè)的融合，抓住機(jī)遇、迎接挑戰(zhàn)，為加快高校檔案信息化建設(shè)作出積極貢獻(xiàn)。1以創(chuàng)新為核心，推動(dòng)高校檔案工作信息化建設(shè)創(chuàng)新發(fā)展總書記強(qiáng)調(diào)在五大發(fā)展理念中，創(chuàng)新發(fā)展是方向、是鑰匙，創(chuàng)新發(fā)展是引領(lǐng)發(fā)展的第一動(dòng)力。因此，高校檔案工作信息化建設(shè)，必須把創(chuàng)新發(fā)展擺在核心位置，不斷推進(jìn)制度創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、服務(wù)創(chuàng)新，讓創(chuàng)新貫穿信息化建設(shè)的全過程。在制度創(chuàng)新方面，要根據(jù)檔案信息化建設(shè)信息化特點(diǎn)，首先明確標(biāo)準(zhǔn)化、信息安全、軟硬件支持等方面的具體要求，推動(dòng)傳統(tǒng)高校檔案工作制度的改革和創(chuàng)新。其次，明確權(quán)責(zé)劃分，細(xì)分到人，讓檔案管理人員和相關(guān)部門進(jìn)一步明確職能范圍，讓各部門在保持一定獨(dú)立性的同時(shí)更好的聯(lián)系在一起，共同推進(jìn)檔案工作的制度創(chuàng)新。第三，根據(jù)實(shí)際工作需要以及未來檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)，及時(shí)創(chuàng)新檔案管理制度，如信息化操作守則、信息安全規(guī)范守則等規(guī)定都要及時(shí)更新。在技術(shù)創(chuàng)新方面，首先要明確和依據(jù)檔案信息化建設(shè)各階段的特點(diǎn)和要求，以需求為導(dǎo)向，技術(shù)支撐為基礎(chǔ)著力推動(dòng)技術(shù)創(chuàng)新與制度創(chuàng)新的深度融合，以制度創(chuàng)新推動(dòng)技術(shù)創(chuàng)新的規(guī)范性和可持續(xù)性，以技術(shù)創(chuàng)新推動(dòng)服務(wù)創(chuàng)新的豐富性和針對(duì)性。其次，利用技術(shù)創(chuàng)新簡(jiǎn)化工作流程、提升工作效率。利用3D打印、虛擬現(xiàn)實(shí)等技術(shù)推動(dòng)檔案載體的多元化。進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化和自動(dòng)化，大大方便檔案工作，也為服務(wù)創(chuàng)新打下良好的基礎(chǔ)。在服務(wù)創(chuàng)新方面。首先要針對(duì)傳統(tǒng)高校檔案服務(wù)模式進(jìn)行信息化的創(chuàng)新。通過通信技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等技術(shù)創(chuàng)新改革傳統(tǒng)靜態(tài)服務(wù)模式，運(yùn)用動(dòng)態(tài)的視聽傳播服務(wù)將檔案資源更直觀的展現(xiàn)給受眾，以此來增強(qiáng)檔案的影響力和傳播力度。其次，還可以借助技術(shù)創(chuàng)新完善檔案在線咨詢服務(wù)，以此增加高校檔案資源的使用頻率，讓使用者能夠突破時(shí)空的限制實(shí)時(shí)提出檔案使用需求，此外還能夠以需求分析為導(dǎo)向不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)模式，如個(gè)性化服務(wù)等。2補(bǔ)齊短板，推動(dòng)高校檔案工作信息化建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展高校檔案信息化建設(shè)的不平衡表現(xiàn)的諸多方面，主要分為高校內(nèi)部之間的不平衡以及外部之間的不平衡。協(xié)調(diào)發(fā)展的關(guān)鍵就是補(bǔ)齊短板，而高校內(nèi)部和外部的短板各有不同，需要協(xié)調(diào)發(fā)展。高校檔案信息化建設(shè)內(nèi)部發(fā)展的不平衡主要表現(xiàn)各部門之間的信息資源缺乏系統(tǒng)化的整合。如今高校檔案分類愈加豐富，涵蓋人力資源檔案、科研檔案、學(xué)生檔案、基建檔案、財(cái)務(wù)檔案等。而受限于資金和人力的限制，高校無法在每類檔案下都設(shè)置檔案管理部門，其管理主體通常只有一個(gè)。因此，檔案管理部門很難對(duì)所有涉及檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一的管理。在信息化建設(shè)中，各部門管理系統(tǒng)軟件類型、版本的不同也阻礙了數(shù)據(jù)的互通互聯(lián)，降低檔案工作的效率。對(duì)此，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理部門與各部門的協(xié)調(diào)聯(lián)系，推進(jìn)檔案收集、整理標(biāo)準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范化，明確檔案管理和檔案收集的主體，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)協(xié)調(diào)統(tǒng)一的發(fā)展。高校檔案信息化建設(shè)外部的不平衡主要表現(xiàn)在高校之間的不平衡以及高校與政府相關(guān)部門之間的不平衡。由于地區(qū)發(fā)展差異和高校財(cái)務(wù)情況，各高?？捎糜跈n案信息化建設(shè)的資金各不相同。財(cái)務(wù)狀況良好的高校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)度、功能等都較為良好，而財(cái)務(wù)狀況不佳的高校則存在一定困難。高校與政府相關(guān)部門之間的不平衡表現(xiàn)在檔案等業(yè)務(wù)部門與高校檔案信息化建設(shè)的不同步，導(dǎo)致其在檔案調(diào)取、檔案查閱等工作上的效率低下。對(duì)此，首先要平衡信息化建設(shè)的資金配制，以先進(jìn)帶后進(jìn)，推動(dòng)信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。其次，高校要根據(jù)財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行信息化建設(shè)的成本核算，資金較少的學(xué)?？上冗M(jìn)行微信公眾號(hào)服務(wù)、微博賬號(hào)等成本較低的自媒體工具推動(dòng)信息化建設(shè)。最后，高校檔案管理部門要與檔案等相關(guān)部門互通信息化建設(shè)進(jìn)度，合作擬定信息化建設(shè)計(jì)劃，推進(jìn)地區(qū)內(nèi)的檔案信息化協(xié)調(diào)發(fā)展。3優(yōu)化資源配置，推動(dòng)高校檔案工作信息化建設(shè)綠色發(fā)展首先，在信息化建設(shè)初期就要將注重節(jié)能生態(tài)作為重要原則之一。在環(huán)境設(shè)計(jì)中要把生態(tài)環(huán)保的理念作為環(huán)境建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，以綠色建筑的要求作為建設(shè)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，如在基礎(chǔ)建設(shè)中選擇高性能生態(tài)混凝土，增加基礎(chǔ)設(shè)施的使用壽命。減少有毒裝修材料的使用，機(jī)房的建設(shè)也要以節(jié)能環(huán)保為建設(shè)重點(diǎn)，采用太陽能發(fā)電、自然光照明、水冷降溫、遮陽系統(tǒng)和全自動(dòng)控制的終控室等等。其次，提高工作效率，實(shí)行智能化辦公，降低管理成本。信息化建設(shè)與智能化辦公是相輔相成的，高校應(yīng)在信息化建設(shè)過程中逐漸將智能辦公的理念和方式融入到方方面面，上文中提到的無紙化辦公只是基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，如扁平化管理、一體化辦公等方式都是提高工作效率，降低管理成本的方法。還應(yīng)加強(qiáng)信息化建設(shè)的針對(duì)性，以需求為導(dǎo)向，根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況逐步提升信息化建設(shè)的高度，把建設(shè)成本合理分配到信息化建設(shè)的每個(gè)階段，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)持續(xù)健康的發(fā)展。4互利共贏，推動(dòng)高校檔案工作信息化建設(shè)開放發(fā)展高校檔案工作信息化建設(shè)開放發(fā)展針對(duì)的是封閉問題。高校檔案管雖然承擔(dān)著很多的服務(wù)型工作，但其開放程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。高校檔案工作信息化建設(shè)開放發(fā)展最關(guān)鍵的就是要將信息化建設(shè)融入到高校發(fā)展和社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展中去，突破檔案原有的封閉性，在保證了檔案本身特性的同時(shí)，又能夠與社會(huì)、大眾保持密切的聯(lián)系，不斷開發(fā)和利用各類檔案資源，主動(dòng)融入到公共服務(wù)中去，在公共文化服務(wù)中占據(jù)一席之地。首先，檔案信息化建設(shè)，要把開放發(fā)展作為基礎(chǔ)功能之一。在管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)等相關(guān)系統(tǒng)中預(yù)留與政府相關(guān)部門、社會(huì)相關(guān)機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)接口，在建設(shè)成熟后進(jìn)行數(shù)據(jù)的對(duì)接工作。高校間要形成良好的合作和開放關(guān)系，開展交流合作，取長(zhǎng)補(bǔ)短，在開放中不斷擴(kuò)展自身的事業(yè)，推動(dòng)信息化建設(shè)發(fā)展，讓檔案信息化建設(shè)能夠更好的為大眾服務(wù)。其次，檔案信息化建設(shè)的開放發(fā)展，還體現(xiàn)在拓展社會(huì)合作等方面。對(duì)此，要加強(qiáng)高校與科研院所、媒體、文化和史籍研究部門的合作，使檔案的包容度和輻射面更廣，互利互贏。5服務(wù)大眾，推動(dòng)高校檔案工作信息化建設(shè)共享發(fā)展高校檔案信息化建設(shè)的最終目的是服務(wù)師生、服務(wù)人民、造福社會(huì)，這也是高校檔案工作的目的所在。檔案信息化建設(shè)的管理系統(tǒng)信息化、檔案數(shù)字化、服務(wù)多元化建設(shè)，無論是從資源或是服務(wù)的角度上來說，其本質(zhì)上都是為了讓更多的人享受到檔案信息化帶來的便利，提高檔案的利用率。首先，要抓住高校檔案館信息化建設(shè)的重點(diǎn)，以開發(fā)利用檔案信息為核心，讓檔案館更好的為公眾服務(wù)。要平衡檔案保密性與利用性的關(guān)系，一般來說，檔案保密性與時(shí)間成反比，及保密性隨著時(shí)間的推進(jìn)遞減。對(duì)此，檔案管理人員要充分了解到高校檔案信息化檢核過程中數(shù)字檔案保密的時(shí)效性，以此為依據(jù)充分發(fā)揮其價(jià)值，讓更多豐富的檔案內(nèi)容為公眾所用。其次，著力推進(jìn)檔案共享平臺(tái)的搭建，把共享平臺(tái)建設(shè)作為高校檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)任務(wù)之一。在檔案數(shù)字化和開放環(huán)境的基礎(chǔ)上，促進(jìn)檔案資源的集成化和系統(tǒng)化，不多擴(kuò)展檔案的服務(wù)對(duì)象，把社會(huì)大眾也納入到高校檔案的服務(wù)受眾當(dāng)中。最后，做好服務(wù)拓展的長(zhǎng)期計(jì)劃。受限于技術(shù)水平和資金等問題，高校檔案共享服務(wù)應(yīng)循序漸進(jìn)的發(fā)展，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品思維，收集并分析用戶需求，將需求的緊迫程度由高至低排序，結(jié)合共享平臺(tái)建設(shè)的建設(shè)，將各項(xiàng)服務(wù)的開發(fā)和上線計(jì)劃列出大致時(shí)間，進(jìn)行服務(wù)的開發(fā)時(shí)，要持續(xù)關(guān)注需求的變動(dòng)并靈活調(diào)整開發(fā)計(jì)劃，避免出現(xiàn)服務(wù)上線成功后無人使用的情況。參考文獻(xiàn)：［1］陳清欽.“五大發(fā)展理念”下的高校檔案信息化建設(shè)探析［