航運公司sms內(nèi)審員培訓(xùn) 之 體系的建立、運行與完善課件

體系的建立、運行與完善目錄一、課題引入二、SMS涵義三、SMS建立1、建立準備2、現(xiàn)狀評估3、體系設(shè)計4、文件編制四、SMS運行1、運行準備2、內(nèi)審、評價和復(fù)查五、體系認證六、體系的保持和完善

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一、課題引入昨天課程的回憶及其重要性現(xiàn)實規(guī)那么實施應(yīng)用效果不理想的根本原因①最高領(lǐng)導(dǎo)層的不重視；②體系建立之初的不調(diào)查、不推敲的態(tài)度；③對體系的意識模糊，不知道如何建立；上述原因造成的結(jié)果〔從誕生開始就在主導(dǎo)思想和運行模式上發(fā)生了質(zhì)變〕如何改變現(xiàn)狀，引入今天課題?體系的建立、運行與完善?〔可以這樣說規(guī)那么如是數(shù)學(xué)公式，那我們今天就是對公式的應(yīng)用?！扯?、平安管理體系涵義〔一〕定義：平安管理體系是指能夠使公司人員有效實施公司平安和環(huán)境保護方針的結(jié)構(gòu)化和文件化的體系〔規(guī)那么的解釋〕平安管理體系--SMS--SAFETYMANAGEMENTSYSTEM1〕、目標：很明確，就是通過平安管理體系的實施來到達公司平安和環(huán)境保護方針的實現(xiàn)。2〕、根底：運行之前首先要建立結(jié)構(gòu)化和文件化的體系。5平安管理體系涵義〔二〕文件化是體系的表現(xiàn)形式，也就是體系是以文件的形式表現(xiàn)出來。表現(xiàn)內(nèi)容包括公司制度要求、活動程序、操作須知、紅頭文件與活動記錄。結(jié)構(gòu)化包括①文件結(jié)構(gòu)化〔也就是體系文件的組成，公司要設(shè)計〕；②組織機構(gòu)結(jié)構(gòu)化〔公司要設(shè)置能保證日常營運與管理的足夠和適合的部門、崗位〕；③職能分配結(jié)構(gòu)化〔明確各崗位之間的職責與相互關(guān)系，防止工作的推諉并保證工作的順暢〕。④確保對文件化體系所規(guī)定的程序和操作須知的落實。平安管理體系涵義〔二〕組成：組織機構(gòu)、責任、程序、過程和資源所組成?！矎娬{(diào)的是這些要素的有機整體，缺一都將是體系無法有序有效開展〕組織機構(gòu)：指公司為實施平安和環(huán)保方針、保證其平安運輸生產(chǎn)而設(shè)置的職能部門及所轄船舶，并具有明確的責任權(quán)力和相互關(guān)系。責任：指各級人員、各崗位的職責和相互關(guān)系。程序：為完成某項活動所規(guī)定的途徑。過程：將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的一組相關(guān)的資源和活動。船舶運輸過程是指從運輸市場調(diào)研、攬貨、組織運輸、運費結(jié)算等相關(guān)的資源和活動。資源：SMS的必要條件，是提供滿足NSM規(guī)那么的客觀根底。資源可包括人才資源和專業(yè)技能、資金、裝置、設(shè)備、技術(shù)、軟件、信息、方法等。每個公司建立和實施的SMS，資源必須得到有力的保證。7平安管理體系涵義〔三〕文件化體系應(yīng)具備的特性1〕、符合性：這是根底，在規(guī)那么就明確，平安管理體系應(yīng)當保證①符合強制性規(guī)定及規(guī)那么；②對國際海事組織、主管機關(guān)、船級社和海運行業(yè)組織所建議的適用的規(guī)那么、指南和標準予以考慮。解釋：強制性規(guī)定及規(guī)那么必須符合，還應(yīng)確保跟進；相關(guān)建議可有選擇性地采用即適用于公司船舶特點的?！踩鐕H海運固體散裝貨物規(guī)那么〕2〕、充分性：每項活動要求描述的充分、到位、易懂〔描述原那么5w1h〕及對公司船舶管理所涉及的活動的全覆蓋。8平安管理體系涵義〔四〕文件化體系應(yīng)具備的特性3〕、適宜性和可操作性：◆體系文件的規(guī)定在符合性的根底之上應(yīng)充分考慮公司組織機構(gòu)、人員配備、日常管理模式、船種、營運、地區(qū)等特點，〔舉例主機維護和航前檢查〕；◆體系運行的根本目的不是為了體系而實施體系，而是對船舶的平安管理具備實效性，最終到達平安和防污染管理的目標；◆這點可能也是我們目前多數(shù)運行體系的公司所存在的普遍問題，即體系的適宜性和可操作性差，也是我們目前體系推進的最大屏障。9平安管理體系涵義〔五〕文件化體系應(yīng)具備的特性4〕、閉環(huán)、動態(tài)、自我調(diào)整：這是體系的運行方式，即PDCA模式PDCA循環(huán)又叫戴明環(huán)，是美國質(zhì)量管理專家戴明博士提出的，它是全面質(zhì)量管理所應(yīng)遵循的科學(xué)程序。其特點是不停頓地周而復(fù)始地運轉(zhuǎn)的。〔出示圖形講解體系運行特點的實現(xiàn)〕平安管理體系涵義〔六〕運行方式：PDCA模式

ActPlanCheckDo持續(xù)改進目標到達更高管理水平變化的目標企業(yè)獲得永續(xù)經(jīng)營時機11平安管理體系涵義〔七〕PDCA循環(huán)P〔Plan〕---方案。包括方針和目標確實定以及活動方案的制定；分析現(xiàn)狀找出問題制定對策。D〔do〕---執(zhí)行，實地去做，實現(xiàn)方案中的內(nèi)容閉關(guān)記錄執(zhí)行結(jié)果。C〔cheek〕---檢查，總結(jié)執(zhí)行方案的結(jié)果，注意效果，找出問題；日常工作的檢查和指標、措施完成的定期驗證。A〔action〕---行動〔糾正〕，對總結(jié)檢查的結(jié)果進行處理?！ら]環(huán)的實現(xiàn)〔通過方案、執(zhí)行、檢查、行動等環(huán)節(jié)來保證〕分類〔年度工作閉環(huán)、活開工程閉環(huán)、具體不符合閉環(huán)〕12平安管理體系涵義〔八〕建立體系的根本要求：1〕、滿足規(guī)那么規(guī)定的功能要求；〔出示規(guī)定〕2〕、強調(diào)管理優(yōu)化〔機構(gòu)、程序、操作優(yōu)化〕；3〕、強調(diào)預(yù)防為主〔評估風險，做好防范〕；4〕、強調(diào)過程控制〔過程決定結(jié)果〕；5〕、強調(diào)軟硬件結(jié)合；〔至上而下的平安理念、行之有效的文件、良好的管理模式與文化氣氛、有效的溝通方式、通暢的信息獲取途徑、提高管理技能的參考文獻、科學(xué)化管理的軟件等，這些都是體系有效運行的條件〕13平安管理體系涵義〔九〕實施平安管理體系的效益〔前提、目的〕1〕、通過閉環(huán)管理，防止了各項平安活動環(huán)節(jié)的脫節(jié)；2〕、通過不斷分析、調(diào)查、措施的制定，優(yōu)化了公司的管理模式，提高了員工的管理技能；3〕、通過臺賬的建立，能使管理更加系統(tǒng)化、直觀化，保證工作的持續(xù)跟進；4〕、通過平安管理，保證了船舶和設(shè)備平安運行的概率，也從客觀上節(jié)約了本錢、提高了船舶的航行、增加了效益；〔舉例〕5〕、通過職責的明確分配，保證公司各部門及崗位各司其職，防止了工作的推諉與扯皮，確保工作的效益與責任追究；〔例岸基機構(gòu)現(xiàn)狀與船舶配員〕6〕、公司船舶營運的平安性提高，樹立了公司良好的外部形象，增加攬貨機率，提高銀行對公司的貸款概率、降低保險公司對船舶的保費；7〕、最重要的是通過體系的持續(xù)有效運行，促使公司管理人員在潛移默化中會注入平安管理理念，逐漸變平安管理為自覺性，在全公司樹立了管理氣氛。14平安管理體系涵義〔十〕規(guī)那么條款之間的相互關(guān)系目的：了解各條款之間的相互關(guān)系，以便對體系的建立有個初步構(gòu)思。為形象化，以圖示說明平安/環(huán)保方針和目標

1.2.37108管理支持平安操作度量和改進外部壓力13/1416其是一個金字塔的形狀，目標為最上，越下為越根底的工作，也就是目標的實現(xiàn)需要許多前期的工作得以支撐1〕、首先我們確立平安、環(huán)保方針與目標；〔靈魂〕2〕、建立管理支持，也就是結(jié)構(gòu)化的根底，包括體系的功能要求、公司的責任與權(quán)力、船長的責任與權(quán)力、資源與人員、培訓(xùn)支持、文件建立；3〕、建立操作須知，實施平安操作，包括關(guān)鍵性操作、應(yīng)急、維護；4〕、在運行操作中，通過指定人員監(jiān)控、船長核查與復(fù)查來發(fā)現(xiàn)文件和活動的不符合，當然我們也通過內(nèi)部審核來進行度量；5〕、最后根據(jù)不符合原因分析、有效性評價和管理復(fù)查來進行改進，最終到達平安和環(huán)保目標。17

三、體系的建立授課的原因：1〕、體系建立現(xiàn)狀分析；2〕、只有熟悉了體系建立的過程、體系的組成、建立體系應(yīng)考慮的環(huán)節(jié)，才能在今后的體系管理中去不斷地發(fā)現(xiàn)公司體系的缺乏，修正體系，到達不斷完善的功能，否那么可能連如何查找毛病從哪里下手都不知所云；3〕、能幫助大家對體系建立過程有個系統(tǒng)性地認識并能幫助大家如何構(gòu)思體系的建立，不斷提高大家的管理水平與技能。可能的推進時間表〔一〕順序推進階段工作內(nèi)容所需時間第一階段動員培訓(xùn)1.專門工作班子組建；2.高層領(lǐng)導(dǎo)及專門工作班子培訓(xùn)；3.實施人體動員和分層次培訓(xùn)4.編制推進計劃；5.編寫培訓(xùn)教材。半個月第二階段現(xiàn)狀調(diào)查1.機構(gòu)設(shè)置、職能調(diào)查；2.技術(shù)標準、管理標準、工作標準調(diào)查；3.工作標準、須知調(diào)查；4.各類記錄、報表調(diào)查；5.各類事故調(diào)查。1個月第三階段體系設(shè)計1.診斷；2.展開SMS要素；3.職能分配；4.完善安全管理組織；5.確定。1個月19可能的推進時間表〔二〕順序推進階段工作內(nèi)容所需時間第四階段文件編寫1.文件編寫計劃制定；2.編寫人員培訓(xùn)3.文件的編寫、修改、審核、批準、打印、校對、制作和發(fā)放。3個月第五階段體系運行1.內(nèi)審計劃及實施；2.糾正措施落實；3.有效性評價和復(fù)查；4.記錄的完善和文件的調(diào)整。3個月第六階段外審認證1.體系有效運行；2.外審認證準備；3.外審認證及獲得“符合證明”（DOC）2個月第七階段體系保持1.體系完善；2.人員培訓(xùn)。長期第二階段.現(xiàn)狀調(diào)查評估目的方法范圍和內(nèi)容評估報告

21第二階段現(xiàn)狀調(diào)查〔一〕現(xiàn)狀調(diào)查的目的對公司運行現(xiàn)狀進行全面了解、掌握并作出正確評價，按NSM規(guī)那么的要求找出差距和薄弱環(huán)節(jié)，以便建立新的、適合本公司情況，并滿足NSM規(guī)那么要求的平安管理體系。·實際體系公司建立現(xiàn)狀：①未充分進行現(xiàn)狀調(diào)查；②根本未調(diào)查；③根本不知道如何調(diào)查，而只是采用照搬主義；結(jié)果使公司體系與日常的工作制度未有效結(jié)合，各行其事，兩套管理要求和工作程序并走，違背了規(guī)那么實施的精神，這在許多大的公司都存在，所以現(xiàn)狀調(diào)查至關(guān)重要。22第二階段現(xiàn)狀調(diào)查〔二〕現(xiàn)狀調(diào)查的方法：1〕、自上而下和自下而上的方法2〕、正向和逆向的方法3〕、運用80～20分配方法——二八法那么4〕、走出去、請進來的方法5〕、比照分析：〔條件：熟悉規(guī)那么的要素，了解公司日常的運作模式〕體系情況分析組織結(jié)構(gòu)分析船舶營運特點分析管理、技術(shù)和操作人員組成、結(jié)構(gòu)及水平狀況分析船舶和設(shè)備運行狀況符合技術(shù)標準、工作標準以及管理標準情況分析不符合規(guī)定情況、事故和險情分析管理根底工作情況分析23第二階段現(xiàn)狀調(diào)查〔三〕調(diào)查的范圍：1〕、機構(gòu)設(shè)置調(diào)查2〕、職能調(diào)查3〕、工作須知調(diào)查4〕、各類原始記錄調(diào)查5〕、各類報表調(diào)查6〕、強制性法規(guī)、標準、建議采納7〕、軟硬件資源的配備8〕、已發(fā)生事故、發(fā)現(xiàn)的重大隱患的原因及處理調(diào)查公司現(xiàn)行安全管理機構(gòu)設(shè)置方框圖按SMS要素建議性設(shè)置方框圖備注平安管理機構(gòu)設(shè)置調(diào)查表內(nèi)容：現(xiàn)行機構(gòu)設(shè)置情況、人員編制情況是否需要調(diào)整。1、機構(gòu)設(shè)置調(diào)查內(nèi)容：職能名稱、管理內(nèi)容、職能負責部門及其他部門在職分工方面是否有交叉、是否分配給適宜的人選。平安管理職能調(diào)查表序號安全管理職能名稱主管部門/相關(guān)部門安全管理內(nèi)容備注2、平安管理職能調(diào)查263、工作程序、須知調(diào)查內(nèi)容：已開展的工作須知、程序〔制度、模式〕流程是否順暢，是否成效，各工作環(huán)節(jié)要求是否符合到位，尚需建立哪些工作須知與程序？

工作須知〔工作程序〕調(diào)查表序號工作項目操作模式符合性有效性改進建議

內(nèi)容：原始記錄名稱、適用活動、存放地點、保存期限、記錄要求、尚需建立哪些。主查記錄的完整性、系統(tǒng)性、可操作性。各類平安記錄調(diào)查表4、各類原始記錄調(diào)查序號記錄名稱適用活動記錄人要求滿足性改進建議尚需建立

內(nèi)容：報表名稱、適用范圍、報送內(nèi)容、報往何處、報送周期尚需建立哪些。序號報表名稱報送內(nèi)容報往何處分類年報季報月報周報日報采納/修正各類報表調(diào)查表5、各類報表調(diào)查296、強制性法律、法規(guī)及建議內(nèi)容：通用的法律法規(guī)、適合公司船種航線貨載的法規(guī)、主管部門行業(yè)建議的標準等采納程度。序號文件名稱發(fā)布單位文件編號生效日期適用范圍通用性適合公司特性

307、軟硬件資源配備調(diào)查

內(nèi)容：現(xiàn)有的設(shè)備等資源是否在船舶各環(huán)節(jié)管理中起到應(yīng)有效果，是否需要更新，或置辦新的設(shè)備與軟件。序號資源名稱作用現(xiàn)有數(shù)量數(shù)量是否充足是否需要更新

318、已發(fā)生事故、險情的原因及處理調(diào)查目的：理清公司在日常管理和應(yīng)急反響及處理中的缺乏，并加以改正。序號事故性質(zhì)/重大隱患船舶原因反應(yīng)與處理改正建議

32第二階段現(xiàn)狀調(diào)查〔四〕評估報告1、評估報告的作用1〕為建立平安管理體系，進行體系設(shè)計提供真實、可靠的依據(jù)；2〕是公司高層領(lǐng)導(dǎo)清醒地認識自身，下定決心，做出決策的根由。2、評估報告的要求1〕注意用數(shù)據(jù)說話，匯總比照分析的記錄、信息及資料2〕提供的客觀事實，要具有可追溯性3〕明確比照要素的重要度以及現(xiàn)有平安和防污染管理開展的深度和廣度4〕注意發(fā)動相關(guān)職能部門的人員共同參與，以便于解決接口問題5〕注意發(fā)揚管理民主，廣泛吸收各方意見和建議等定義：指為平安管理和SMS要素擬定具體目標和要求，分配細化管理職能，落實職責和職權(quán)，并籌劃、編制公司平安管理體系的根本框架結(jié)構(gòu)和文件組成方案，著手制定和解決建立體系須解決的有關(guān)問題。其根底是要在符合強制性規(guī)那么、規(guī)定的根底上，盡量圍繞現(xiàn)狀調(diào)查結(jié)果，對日常行之有效的習慣做法應(yīng)予以保存或加以改進第三階段體系設(shè)計〔一〕指導(dǎo)思想：最好、最實際。〔只要能到達要求，講究語言描述、過程簡潔明了〕核心：分析實現(xiàn)體系功能的過程網(wǎng)絡(luò)及其接口?！仓v究環(huán)節(jié)的銜接、閉環(huán)〕本卷須知：要注重先進性和可行性強調(diào)實用、有效，不搞形式化要注重技術(shù)經(jīng)濟分析要注重系統(tǒng)性和協(xié)調(diào)性體系設(shè)計〔二〕體系設(shè)計〔三〕內(nèi)容：診斷展開SMS要素職能分配確定公司平安和環(huán)保方針平安管理組織結(jié)構(gòu)確實定平安管理體系文件結(jié)構(gòu)確實定·定義：指對SMS要求逐級展開、分解、細化為各項平安和防止污染活動，并對各處室進行職責和職權(quán)分配?！踩说囊蛩刎灤┱麄€活動，確定是文件編寫的前提〕·原那么：緊靠目標閉環(huán)管理滿足要素對應(yīng)機構(gòu)主責守一界面清晰職能分配〔一〕職能分配表〔舉例〕說明：主管部門或主管領(lǐng)導(dǎo)

相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)條款號體系要求總經(jīng)理副總經(jīng)指定人員體系辦海務(wù)機務(wù)人事運務(wù)船舶1總則2安全和環(huán)境保護方針3公司的責任和權(quán)力4指定人員5船長的責任和權(quán)力6資源和人員7船上操作方案的制定8應(yīng)急準備9不符合規(guī)定情況/事故/險情報告10船舶和設(shè)備的維護11文件

12內(nèi)審、有效性評價和復(fù)查第四階段平安管理體系文件的編寫

1SMS文件結(jié)構(gòu)2SMS文件的根本要求3體系文件編寫要求4文件編寫的主要工作5平安管理手冊的編寫6程序文件的編寫7須知的編寫8平安管理記錄的編制9體系文件接口分析和接口方式確實定39

體系文件編寫的前提做好了公司現(xiàn)狀的調(diào)查；領(lǐng)會了體系編寫的指導(dǎo)思想；明確了職能的分配工作；熟悉了SMS文件結(jié)構(gòu)的構(gòu)成、作用和要求；明確了公司文件的格式和描述風格；相關(guān)編寫人員已進行培訓(xùn)領(lǐng)會了規(guī)那么的精神與條款要素，并具備一定的編寫能力；制定了編寫方案，明確文件評審、簽發(fā)工作。SMS文件的結(jié)構(gòu)〔1〕

SMS文件結(jié)構(gòu)圖：平安管理手冊程序文件操作須知根底文件，公司其他有關(guān)管理文件按制定的平安和環(huán)保方針、目標以及NSM規(guī)那么描述本公司的平安管理體系描述為實施平安管理體系要素所涉及的各部門的活動詳細的作業(yè)指導(dǎo)書文件內(nèi)容SMS文件的結(jié)構(gòu)〔2〕

SMS文件結(jié)構(gòu)圖：平安管理手冊程序文件操作須知根底文件，公司其他有關(guān)管理文件why

為什么who、what、when、where誰、做什么、何時、何地how怎么做文件內(nèi)容SMS文件的結(jié)構(gòu)〔2〕

平安管理手冊：它是總體描述和實施SMS的綱領(lǐng)性文件，是SMS最高層次的文件，是總體立法。(概括性強〕程序文件：它是針對SMS中每一平安管理要素，規(guī)定公司船岸各級機構(gòu)應(yīng)該進行的平安管理活動和開展平安管理活動的方法，是平安管理手冊的進一步展開和補充。操作須知：它是各項具體的平安和防污染操作活動的指導(dǎo)書，是對平安管理程序文件的展開和補充。注：以上三個層次文件中，下層文件不應(yīng)與上一層次文件的內(nèi)容相矛盾，下一層文件更具體、更詳細，同時文件層次越高，相對而言越穩(wěn)定。反之，越會經(jīng)常隨著船舶營運、技術(shù)和管理的變化而變化?！参募南嗷プ饔?，目標的穩(wěn)定與運行思路的轉(zhuǎn)變〕43

SMS文件的作用與要求文件的作用：1〕編制和使用SMS文件是動態(tài)增值的過程〔經(jīng)驗的積累，管理價值提升〕2〕SMS文件提供平安管理體系存在的根底和審核依據(jù)3〕SMS文件是不斷完善平安管理體系的保障4〕SMS文件作為全員培訓(xùn)的教材文件的要求：1〕體系文件的系統(tǒng)性〔全面、連續(xù)、閉環(huán)〕2〕體系的法規(guī)性3〕體系文件的唯一性4〕體系文件的適用性5〕體系文件的可操作性注：也就是體系文件如到達了以上5個特性，公司才能真正按照文件規(guī)定實施管理與運作，否那么會變相和脫節(jié)。體系文件編寫要求編寫手冊時，要注意覆蓋NSM規(guī)那么所要求的所有要素〔符合性〕要按戴明控制原理PDCA〔方案實施檢查糾正〕循環(huán)規(guī)劃文件體系，每一個文件框架不要出現(xiàn)缺口或斷層，要形成閉環(huán)，使體系文件沿螺旋方式逐步提高。文件不要重復(fù)，下層文件可引用上層文件，管理性文件可引用技術(shù)性文件。文件層次清楚，編號簡明清楚?！材康墓ぷ髁鲿?，方便搜索〕從事管理人員編寫文件，主管領(lǐng)導(dǎo)審核，相關(guān)部門會簽。指定人員及體系辦人員進行檢查并進行協(xié)調(diào)。分管的管理層領(lǐng)導(dǎo)批準。程序文件盡量采用流程圖等?！哺庇^，更易操作，更易學(xué)習，示范〕45文件編寫的主要工作〔一〕1、規(guī)定公司SMS文件的格式SMS文件一般格式有：------封面頁〔公司名稱、標題、編號、版號/修改狀態(tài)、現(xiàn)行本生效日期、頁數(shù)及擬制、審核、批準人簽名等；------刊頭〔公司的標記及名稱、編號、標題、版號/修改狀態(tài)、頁碼等〕；------刊尾〔擬制人、審核人、批準人及日期〕；------修改頁〔修改號、生效日期、修改頁次、修改標識、審核批準人〕；46文件編寫的主要工作〔二〕2、規(guī)定文件編寫風格規(guī)定使用的統(tǒng)一術(shù)語、名稱、代碼、縮略語等；規(guī)定文件編寫方式；規(guī)定文件編號規(guī)那么；說明應(yīng)注意的其他事項。注：該文件供編寫人員使用，以便各人員編制的文件統(tǒng)一協(xié)調(diào)，到達標準化和標準化。47文件編寫的主要工作〔三〕3、制訂方案〔1〕平安管理手冊編寫工作方案方案的要點------編寫目的；------編寫要求；------責任人；------編寫工作的檢查；------時間安排等本卷須知------責任落實；------應(yīng)有統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)稿；------須屢次征求各部門的意見，各部門需確認手冊中規(guī)定的職接口方式和工作原那么；------應(yīng)安排最高管理層的介入。48文件編寫的主要工作〔四〕〔2〕制定程序文件編寫方案確定程序文件的主要責任者------確定各程序的主要職能部門；------由主要責任人或其他熟悉該活動的人作為文件起草人。制定編寫方案表------規(guī)定各程序文件的編寫人；------規(guī)定編寫進度及完成日期；------規(guī)定監(jiān)督方案執(zhí)行人員；------規(guī)定進行初審，討論等預(yù)計日期。文件編寫的主要工作〔五〕4、文件審核、會簽、核查與批準的主要內(nèi)容：查明是否符合NSM規(guī)那么的要求；從文件系統(tǒng)看是否整體上閉環(huán)；各部門活動是否與授權(quán)相一致；文件的用語及結(jié)構(gòu)是否一致；提出改進意見。發(fā)現(xiàn)問題，提出問題，讓審批者最后進行決定。文件編寫的主要工作〔六〕5、文件的簽發(fā)意味著文件的規(guī)定各有關(guān)方面都已認可；意味著各有關(guān)方面都能保證按文件規(guī)定實施；簽發(fā)前一定要經(jīng)上述“5〞認真審核、評審。平安管理手冊的編寫平安管理手冊的結(jié)構(gòu)平安管理手冊的要求平安管理手冊的內(nèi)容平安管理手冊編寫須知平安管理手冊的結(jié)構(gòu)封面頁修改頁目錄批準頁正文頁〔按NSM規(guī)那么1-16章要求分別描述〕附錄頁〔文件清單、管轄船舶資料清單等〕53平安管理手冊的要求1、對規(guī)那么的各局部逐一予以闡述，通常包括目錄、體系實施聲明、公司簡介、定義和適用范圍、平安和環(huán)境保護方針、公司平安管理組織機構(gòu)和權(quán)責分工、指定人員權(quán)責規(guī)定、船長權(quán)責規(guī)定及其絕對權(quán)力聲明、資源和人員的保障、制定船上操作方案的規(guī)定、應(yīng)急準備要求、事故險情和不符合規(guī)定情況的處理、船舶和設(shè)備的維護要求、文件控制管理、內(nèi)審、有效性評價和管理復(fù)查及其他證書管理；2、其中對平安和環(huán)境保護方針、公司平安管理組織機構(gòu)和權(quán)責分工、指定人員權(quán)責規(guī)定、船長權(quán)責規(guī)定及其絕對權(quán)力聲明應(yīng)詳細闡述；3、其他內(nèi)容應(yīng)由具體程序和須知文件支持，通常闡述平安管理規(guī)那么某項平安的實施要點，并明確相關(guān)支持性文件。每章節(jié)列出相應(yīng)支持性文件目錄，這些支持性文件反映手冊中對NSM規(guī)那么有關(guān)要素的落實，并形成了整個平安管理體系的構(gòu)架；平安管理手冊的內(nèi)容〔一〕1批準頁批準頁是平安管理手冊批準發(fā)布的實施指令，由公司最高理者簽署發(fā)布。批準頁應(yīng)簡明說明本手冊在SMS文件中的地位和重要作用，明確編制本手冊的依據(jù)與貫徹方法，以及實施、執(zhí)行本手冊的要求。批準頁要明確本手冊的批準日期和實施時間。原因說明，案例示范平安管理手冊的內(nèi)容〔二〕2前言內(nèi)容：編制本手冊的目的公司概況介紹SMS文件構(gòu)成介紹等。公司概況介紹公司性質(zhì)：包括公司船舶所有人，或管理人或光船承租人，明確船舶營運責任和NSM規(guī)那么規(guī)定的所有責任與義務(wù)的承擔者；公司簡史：包括建立時間，主要背景等；規(guī)模和能力：包括經(jīng)營范圍、船舶噸位、員工情況、船型航線等；管理現(xiàn)狀：包括平安和防污染管理體制、機構(gòu)設(shè)置等；效勞工程：包括能提供的效勞和質(zhì)量保證方面的承諾；聯(lián)絡(luò)方法：包括公司名稱、地點、郵政編碼、、等。平安管理手冊的內(nèi)容〔三〕3定義：手冊應(yīng)盡量使用公認的術(shù)語和定義。但需要時可根據(jù)本公司實際規(guī)定不同含義的詞和特定的含義。注意：定義應(yīng)保證對手冊內(nèi)容有完整、一致、清楚的理解。平安管理手冊的內(nèi)容〔四〕4平安和環(huán)境保護方針：平安和環(huán)保方針是公司對平安和環(huán)境保護的追求和目標，是公司經(jīng)營總方針的組成局部，是對貨主的承諾，是公司平安管理體系的核心、總綱和全體員工行為準那么及方向，由公司最高管理者簽署，并應(yīng)定期評審以保證其適應(yīng)性和有效性。平安和環(huán)保方針應(yīng)描述如何到達NSM規(guī)那么節(jié)的目標，即應(yīng)保證水上交通平安、防止人員傷亡、防止對環(huán)境〔特別是水域環(huán)境〕和財產(chǎn)的損害。

平安和環(huán)境保護方針－－應(yīng)描述公司如何提供：船舶營運的平安做法；平安的工作環(huán)境；針對已認定的所有風險制定防范措施；不斷提高船岸人員的平安管理技能；應(yīng)急部署－－對到達高標準管理的平安和環(huán)境保護方針的具體措施平安和環(huán)境保護方針應(yīng)使用容易理解的語言表達，文字簡練并符合公司實際。目標要明確可行，要以規(guī)那么為起點，不能過份地咬文嚼字，稀奇古怪，要易于記憶，方便操作和執(zhí)行。60目標與方針的區(qū)別1〕、規(guī)那么款中對目標的描述，其作用就是為了我們熟悉建立體系要明確目標；目標是什么；為了實現(xiàn)目標應(yīng)該做好哪些前期工作；建立體系應(yīng)符合哪些要求和應(yīng)當包括哪些功能的問題；所以其是體系建立前的總要求總布置，不是具體做法2〕、方針是為了實現(xiàn)規(guī)那么款目標所采取的方法、對策和措施，是體系的靈魂，也是第一項功能要求。在具體寫法上，建議將方針分為原那么、目標和措施三個層次公司平安和環(huán)境保護方針〔舉例〕

原那么：預(yù)防為主、保證平安、保持健康、保護環(huán)境、適任適航、優(yōu)質(zhì)效勞目標：提供船舶營運的平安做法和平安工作環(huán)境；防范已認定的各種風險；不斷提高平安管理技能；對各種緊急情況均有應(yīng)急準備；杜絕重大責任性事故，控制大事故，最大限度地減少一般事故和小事故，確保水上交通平安，防止人員傷亡，防止財產(chǎn)和對環(huán)境尤其是水上環(huán)境造成危害，實現(xiàn)平安優(yōu)質(zhì)運輸。具體平安和防污染量化指標〔接口：SMS有效性評價決議、與上級主管部門的簽訂的?平安責任狀?〕措施：嚴格遵守有關(guān)國際公約規(guī)那么和國家法律法令；建立、保持和不斷完善符合NSM規(guī)那么各項要求的平安管理體系；------總經(jīng)理：62原那么、目標、措施的關(guān)系1〕原那么是對目標的高度概括，〔相當于口號，也就是做事的指導(dǎo)思想〕2〕目標是對原那么的保證，就是為了實現(xiàn)原那么我們應(yīng)該做到哪些工作，至少應(yīng)涵蓋規(guī)那么節(jié)的定性目標，但為了使目標更直觀，更有針對性地追求，要結(jié)合公司實際突出平安指標的量化；量化內(nèi)容可包括事故率、滯留率、違章率、死亡率、安檢缺陷數(shù)等。3〕措施是為了實現(xiàn)目標應(yīng)提供哪些支持性地條件。4〕原那么、目標和措施是一環(huán)緊扣一環(huán)，下環(huán)為上環(huán)效勞，到達閉環(huán)功能。平安管理手冊的內(nèi)容〔五〕5公司的責任和權(quán)力對代管船舶明確向主管部門報告的責任和平安管理協(xié)議簽訂應(yīng)符合的原那么在手冊中應(yīng)重點描述公司最高領(lǐng)導(dǎo)層的責任和權(quán)力，有關(guān)各部門的職責、權(quán)力和相互關(guān)系可在手冊中注明后轉(zhuǎn)另冊編制部門工作職責手冊。一般應(yīng)用組織機構(gòu)圖表示機構(gòu)設(shè)置及相互關(guān)系。組織機構(gòu)圖〔舉例〕總經(jīng)理船技部副總B副總A指定人員安監(jiān)部航運部人事部海務(wù)部船舶平安管理手冊的內(nèi)容〔六〕6指定人員在手冊中一般應(yīng)有公司總經(jīng)理對指定人員的授權(quán)聲明，明確指定人員的監(jiān)控地位與最高管理層的關(guān)系，確保按需要向船舶提供足夠的資源和岸上支持。平安管理手冊的內(nèi)容〔七〕7船長的責任和權(quán)力NSM規(guī)那么節(jié)所述船長的五項責任，是對船長在平安管理體系運行方面的責任加以規(guī)定。這些規(guī)定，應(yīng)該全部寫入手冊之中。是對船長責任承擔的保障，即授權(quán)。對“船長權(quán)力的聲明〞應(yīng)突出：船長擁有平安和防污染方面的絕對權(quán)力并有權(quán)要求公司給予協(xié)助。內(nèi)容應(yīng)與有關(guān)強制性規(guī)定、規(guī)那么相符合〔如IMOA.443第XI號決議－－關(guān)于船長在海上平安和環(huán)境保護方面的決定，以及中華人民共和國海商法〕。最后由公司最高管理者簽署發(fā)布。①船長根據(jù)專業(yè)判斷作出的有關(guān)船舶平安和防污染事物的必要決定不受船東、租船人或任何其他人員的約束；②船舶發(fā)生海上事故，船長應(yīng)組織搶救，在船舶漂浮不可防止時，可以作出棄船決定，但除緊急情況外，應(yīng)當報船舶所有人同意。〔海商法〕平安管理手冊的內(nèi)容〔八〕8其他條款要素的描述手冊中應(yīng)包含NSM規(guī)那么所有要求的要素。在要素描述時，一定要符合NSM規(guī)那么以及標準和規(guī)那么的要求，以及公司的實際情況。根據(jù)規(guī)那么中對這些要素的要求，在此規(guī)定如何實施和控制每一要素。描述宗旨：即公司是通過什么途徑、方式、方法來到達〔保證〕規(guī)那么條款的要求，簡明扼要，并引出支持性文件，手冊中每章節(jié)列出相應(yīng)支持性文件目錄，這些支持性文件反映手冊中對NSM規(guī)那么有關(guān)要素的落實，并形成了整個平安管理體系的構(gòu)架。平安管理手冊編寫須知手冊的編寫要從NSM規(guī)那么每項具體要素出發(fā)，注意在內(nèi)容、職責、格式和風格上的統(tǒng)一，由負責統(tǒng)稿的人員掌握統(tǒng)一SMS要素描述的廣度和深度。手冊各章節(jié)的描述應(yīng)具有概括性。要注意章節(jié)之間規(guī)定的一致性、聯(lián)系性、協(xié)調(diào)性。文詞表述也應(yīng)保持一致性并易于理解，防止出現(xiàn)歧義。受某些因素影響，一些無須專門編制程序文件而NSM規(guī)那么有明確規(guī)定的問題，那么可以在手冊中單獨規(guī)定。如NSM規(guī)那么第13章有關(guān)“發(fā)證和定期審核〞的規(guī)定。這一條對船公司來講是十分重要和必須做到的事情，但不需要專門搞一個程序文件加以規(guī)定。因此，僅需在手冊中單獨表達就可以滿足規(guī)那么要求。程序文件的編寫程序文件編寫的根本原那么程序文件結(jié)構(gòu)程序文件的內(nèi)容程序文件的編制方法程序文件編寫的根本原那么遵循“最好、最實際〞的原那么貫徹“誰干誰寫〞的原那么運用“5W1H〞原那么掌握“變換組合〞的原那么

除對規(guī)那么中的總那么、平安和環(huán)境保護方針、指定人員的任命、船長的絕對權(quán)利聲明等可直接在平安管理手冊中進行描述外，其余的規(guī)那么條款都應(yīng)建立公司為了到達要求而實施的程序?！?W1H〞原那么項目程序相應(yīng)內(nèi)容Why（為什么做）目的、適用范圍What（做什么）定義、程序的表達Who（誰做，誰檢查評價）責任、資格認可或培訓(xùn)When（什么時候做）程序的表達Where（哪里做）程序的表達How（怎樣做、依據(jù)什么、用什么方法）程序的表達、參考文件、安全運行記錄程序文件結(jié)構(gòu)封面修改頁目錄正本頁〔目的、適用范圍、定義、職責、實施步驟、附錄頁‘流程圖、記錄表’、相關(guān)／支持性文件〕程序文件的內(nèi)容〔一〕

程序文件的內(nèi)容因體系結(jié)構(gòu)、機構(gòu)的規(guī)模、以及程序本身的要求而變化的，但程序文件通常包括以下內(nèi)容：1目的〔Why〕該節(jié)通常描述編制程序文件的理由。最通常的理由是建立處理一些活動的要求、職責和方法。在該節(jié)中簡要說明程序文件的主題內(nèi)容，本程序應(yīng)到達的目的和要求，可采用如下用語：“本程序旨在……〞。數(shù)字一般不要太多，要精簡。例：船岸人員培訓(xùn)程序。目的：本程序旨在標明平安管理體系人員可能需要的一切培訓(xùn)并向所有相關(guān)人員提供這些培訓(xùn)。程序文件的內(nèi)容〔二〕2適用范圍〔When，Where〕該節(jié)通常限定程序文件的適用對象。如該程序僅僅適用于組織的一局部或僅包含標題的一局部，這些都應(yīng)在本節(jié)陳述?？煞謩e采用如下用語：“本程序適用于……〞；“本程序適用于……，也適用于……〞。例：平安管理體系內(nèi)部審核程序適用范圍：本程序適用于本公司組織的對公司各部門和公司所屬船舶的內(nèi)審。程序文件的內(nèi)容〔三〕

3定義該節(jié)應(yīng)規(guī)定本程序中使用的特定含意的詞的解釋。

4職責〔Who〕明確實施程序文件中規(guī)定的管理活動的有關(guān)部門和人員的權(quán)責、接口及其相互關(guān)系。程序文件的內(nèi)容〔四〕5實施步驟－程序〔How〕該節(jié)是一步步地列出開展此項活動的細節(jié)。按工作過程各個環(huán)節(jié)的先后順序具體說明工作內(nèi)容、規(guī)定各環(huán)節(jié)之間的接口，要具體規(guī)定各項工作由誰〔什么部門和崗位〕，在何時、做什么、如何做、做到什么程度、到達什么要求、如何控制、形成什么記錄和報告。注明需要注意的任何例外或特殊情況，必要時，可用流程圖說明。

程序文件的內(nèi)容〔六〕6附錄該節(jié)可包括本程序規(guī)定的記錄格式，以及填寫須知。該節(jié)詳細列出附錄目錄。這可在附錄修改時，防止影響程序本身。在附錄中，不能放入過程的要求及職責分配，而這些屬程序本身內(nèi)容。7相關(guān)／支持性文件該節(jié)中應(yīng)列明與本程序相關(guān)聯(lián)的程序文件和引用的操作須知及其它技術(shù)文件。程序文件的編制方法設(shè)計程序描述程序書寫程序評審程序設(shè)計程序〔一〕程序是平安管理體系的根底，其最終目的是為執(zhí)行該活動的不同層次人員完成其工作提供指導(dǎo)和方向。因此，程序設(shè)計必須反映活動的實際實施過程，而非編寫者的主觀愿望，并適合于必須遵循程序的人，否那么，程序難以實施而進行修改。為了防止一次性對程序進行大幅度修改，設(shè)計程序時應(yīng)考慮：收集與活動有關(guān)的信息資料并很容易找到。同一主題的所有信息資料應(yīng)放置于同一位置。(條理清楚、層次清楚)編制程序的人應(yīng)是對該活動具有職權(quán)和職責的人，并熟悉如何進行有效的管理。(編寫者是活動的管理者或操作者)設(shè)計程序〔二〕程序的編制非一人所能勝任，通常由多人組成，特別是程序涉及多個部門時。(應(yīng)廣泛聽從意見，共同參與〕通常在初次設(shè)計程序時，可考慮開展此項活動的現(xiàn)有做法，作小調(diào)整，實施后，經(jīng)檢查后作修改。(結(jié)合實際)程序應(yīng)是完整的，要形成閉環(huán)。設(shè)計程序時，要向自己提出：做什么？誰做？為什么？怎么做？在哪里？什么時間？(5w1h的原那么)描述程序〔一〕

a、在你編寫一份程序文件之前，應(yīng)概括活動的實際實施過程涉及的主要環(huán)節(jié)?？紤]好該程序包括幾個步驟；〔例〕按邏輯次序重新排列；仔細分析以確保：－－每一個步驟自然地導(dǎo)向下一步；－－不存在多余的步驟；－－活動的作業(yè)鏈中不存在缺口或矛盾之處。描述程序〔一〕

b、描述程序最簡便的方法是采用流程圖，它可以準確地展示出活動中各項工作或操作及其先后順序，監(jiān)控驗證要求及文件或記錄的要求，簡化了程序的使用并有效地分析程序的合理性和完整性。流程圖，應(yīng)按程序順序由上到下，或由左到右畫出，用箭頭指程序的先后順序和相互關(guān)系，按順序?qū)⒐ぷ鞒绦虻膬?nèi)容填入相應(yīng)合內(nèi)，文字要簡潔明了。流程圖的上方為執(zhí)行的部門或人員，左側(cè)縱向為程序的階段〔過程〕。流程圖符號要根據(jù)編制流程圖的需要來選擇。

流程圖的符號名稱和意義舉例：活動或操作資料/歸檔文件/記錄驗證確認從步驟1從步驟284SMS復(fù)查程序流程圖

相關(guān)部門體系辦指定人員總經(jīng)理方案計劃擬定管理復(fù)查實施改進措施歸檔過程部門階段管理復(fù)查方案提出審核制定管理復(fù)查方案批準復(fù)查報告管理復(fù)查準備實施管理復(fù)查專題會議批準通知并實施改進措施驗證實施措施確認NYNY審核審核歸檔書寫程序按“程序文件編寫指南〞，將上述流程圖用文字描述出來：按本章第3節(jié)的典型章節(jié)，根據(jù)本程序的要求和內(nèi)容編寫程序；編寫程序要采用本章第2節(jié)規(guī)定的結(jié)構(gòu)及規(guī)定的固定格式；按“文件編碼規(guī)定〞進行編碼；書寫程序應(yīng)注意：a、程序文件內(nèi)容要使使用者明了。不能期望必須遵守程序的人都是有高水平的人，才能按程序工作，要使程序每一局部清楚明了，易于操作和執(zhí)行；b、正確用字，確保你所使用的字句，正確地反映你的意見，且不會引起誤會；使用專門意思的詞藻，防止使用會被不同解釋的詞藻，防止使用主觀解釋的字句；重復(fù)使用的長題目名稱，可采用縮寫。c、程序簡繁無一定規(guī)定，但過程要到達100%的受控。高技能＋簡單文件低技能＋詳細文件受控評審程序

對程序文件草案進行評審，應(yīng)由必須執(zhí)行此程序的部門和人員，以及與該程序有關(guān)的部門和人員參加。必須執(zhí)行此程序的部門和人員在下述方面進行評審，并提出建議。如按程序草案的步驟執(zhí)行，有何困難，是否會影響其它部門或人員的活動，根據(jù)他們的工作經(jīng)驗，提出選擇一條最好而且可行的途徑。與程序有關(guān)的部門和人員在下述方面進行評審，并提建議。如程序草案中與他們部門和人員的相互接口中有何矛盾，會否影響他們部門和人員的活動。評審作用可增進這些部門人員的參與和投入感，使他們愿意按程序去做，并知道在程序生效時如何去執(zhí)行。

程序文件推薦目錄序號條款程序名稱16.1；6.2船長和船員適任和配備程序26.3新聘和轉(zhuǎn)崗人員熟悉職責程序36.4；6.5船岸人員培訓(xùn)程序46.6；6.7安全管理體系信息傳遞程序57船上關(guān)鍵性操作方案和須知制定程序68.1應(yīng)急反應(yīng)程序78.2應(yīng)急訓(xùn)練和演習程序89.1不符合規(guī)定情況、事故和險情的報告程序99.2糾正措施實施程序1010.1；10.2；10.4船舶和設(shè)備的維護程序1110.3關(guān)鍵性設(shè)備和技術(shù)系統(tǒng)保障程序1211安全管理體系文件控制程序1311外來文件控制程序1412.1內(nèi)審程序1512.2有效性評價和復(fù)查程序有關(guān)程序文件編寫內(nèi)容和要點SMS內(nèi)審程序〔NSMC.12.1)制定、批準年度內(nèi)部平安評審工作方案和內(nèi)部審核方案；審核頻次的決定；按方案組織實施內(nèi)部平安評審；如何組成內(nèi)部審核組；審核人員的培訓(xùn)要求；內(nèi)部平安評審的實施；審核報告批準及分發(fā)；審核中不符合項的糾正措施；對糾正措施實施有效性的驗證；審核記錄的存檔。SMS復(fù)查程序〔NSMC.12.2)管理復(fù)查的形式和頻次〔一般每年不少于一次〕；在什么情況下可增加管理復(fù)查；復(fù)查方案的制定及監(jiān)督實施責任部門/人員；復(fù)查目的；復(fù)查的內(nèi)容；復(fù)查所需資料的準備工作如何進行；復(fù)查會議及復(fù)查報告的編制如何進行，由誰負責；復(fù)查報告的分發(fā)范圍；復(fù)查中出現(xiàn)的不符合項的糾正措施和預(yù)防措施如何進行；對糾正措施和預(yù)防措施的跟蹤和監(jiān)督如何進行；對糾正措施是否有效如何驗證。SMS復(fù)查程序流程圖

相關(guān)部門體系辦指定人員總經(jīng)理方案計劃擬定管理復(fù)查實施改進措施歸檔過程部門階段管理復(fù)查方案提出審核制定管理復(fù)查方案批準復(fù)查報告管理復(fù)查準備實施管理復(fù)查專題會議批準通知并實施改進措施驗證實施措施確認NYNY審核審核歸檔船岸人員培訓(xùn)程序〔、6.5)確定培訓(xùn)的范圍及時機；如何提出培訓(xùn)申請；培訓(xùn)方案的制定與審批；培訓(xùn)大綱的制定與審批；培訓(xùn)方案的實施；對培訓(xùn)方案的控制；考核及評價培訓(xùn)人員；建立各類人員的培訓(xùn)檔案；保存培訓(xùn)記錄。SMS文件控制程序〔NSMC.11.1)文件、資料的分類；受控文件的范圍；如何起草文件；文件的根本格式及要求；各類文件的批準權(quán)限及批準手續(xù)；文件的歸檔與分發(fā)；文件更改申請；文件更改的審批手續(xù)；文件更改如何控制；文件換版的控制；作廢文件的處理如何進行；用于存檔的作廢文件的標識和控制。糾正措施實施程序〔NSMC.9.2)說明在何種不符合項發(fā)生的情況下需實施糾正措施；如何開展不符合項原因的調(diào)查與分析；形成平安分析報告；落實責任部門；由責任部門制定糾正措施方案；按方案實施糾正措施；文件更改申請；對糾正措施的有效性進行驗證；穩(wěn)固取得的成果；必要時制定文件或修改文件；驗證結(jié)果不理想重新采取措施。須知的編寫含義須知文件編寫要求編寫前應(yīng)考慮的要素須知的種類與收集國際海運聯(lián)盟推薦的船上操作須知須知的含義須知是程序文件的進一步延伸展開和支持。程序是為某項活動所規(guī)定的部門和各個主要工作環(huán)節(jié)，因而，它偏重于整個活動過程的描述，須知那么偏重于對某個具體工作〔操作和管理〕的要求。因此，相對程序文件而言，一個程序可能涉及多個須知，反之，多個須知可能同時支持一個程序在多個環(huán)節(jié)上的需要，或者對程序中某一工作具體詳細說明。在一般情況下，須知又可能為幾個或某個崗位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)書97

須知文件編寫要求編寫格式：沒有特殊的規(guī)定。但須知作為管理性的性質(zhì)考慮，一般可包括目的、適用范圍、主題內(nèi)容和工作要求、工作完成情況檢查和工作記錄、報表、歸檔要求等。須知也應(yīng)按體系文件控制規(guī)定予以標識、編號、規(guī)定修改方式、要求及審核、批準和失效處理等。編制人員：須知是某些崗位按照技術(shù)性規(guī)定進行工作或操作時的指導(dǎo)書。所以其在編制時應(yīng)以實際工作要求、操作要素為根底，具有較強的專業(yè)性，因此其編制一般是具備較強實際工作能力的專業(yè)人員編寫，但生效必須經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)審批。內(nèi)容應(yīng)詳細明確，并可配以檢查清單。

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編寫前應(yīng)考慮的要素①充分考慮從某一活動或某一操作開始至結(jié)束的各環(huán)節(jié)要素的要求、要點及本卷須知，提倡預(yù)防、操作前檢查、標準操作、操作后檢查為主；②充分考慮強制性法律法規(guī)、行業(yè)建議、設(shè)備說明書等的規(guī)定；〔例交通部2021年7號令?中華人民共和國船舶及其有關(guān)作業(yè)活動污染海洋環(huán)境防治管理規(guī)定?〕③充分考慮公司、船舶、設(shè)備布置等特性，以不違背實際為準那么，而不是照搬。99

須知的種類與收集按部門不同：分為岸基、船舶，甲板、輪機等；按作用不同：分為航行操作、設(shè)備操作、作業(yè)操作、應(yīng)急操作、設(shè)備維護等局部；公司可按此進行活動收集，文件設(shè)計歸納，有關(guān)船上操作須知往往可以經(jīng)匯編后獨立成冊，如船舶甲板操作手冊、船舶輪機操作手冊、船舶裝卸手冊、船舶防污染管理手冊和船舶訓(xùn)練手冊等。一般公司的須知清單：通用局部、特殊船種操作局部、船舶設(shè)備操作局部、應(yīng)急反響局部等。國際海運聯(lián)盟的須知推薦：是按船舶從在港、出海、航行、到港一條航程編排國際海運聯(lián)盟〔ISF〕提供了推薦性的船上操作須知清單：〔1〕總那么船上組織職責報告程序旅客管理船舶與公司的通信船長和高級船員實施的檢查文件和記錄的提供和保存醫(yī)療安排適合工作和防止過度疲勞酒精和其他藥物的政策規(guī)定和管理程序設(shè)備的操作性維護須知，分別規(guī)定者除外船舶適航性檢查表和貨物適運檢查表〔2〕船舶在港接受貨物和旅客裝卸程序，包括對危險貨物的裝卸程序港口值班和巡視與岸上當局的聯(lián)絡(luò)監(jiān)控吃水差和穩(wěn)性船舶暫無動力時的程序液體貨物和船舶燃料的意外泄漏油類、有毒液體和垃圾接收設(shè)施的使用對油污事故的反響〔3〕準備出海審核旅客人數(shù)、適用時審核吃水和記錄吃水核實穩(wěn)性情況評估氣象情況緊固貨物、艙口及船體上的所有口門測試主機、舵機、航行和通信設(shè)備、發(fā)電機、應(yīng)急照明及錨設(shè)備港內(nèi)崗位部署有關(guān)航行條件的文件審核防污染設(shè)備和安排核實船上是否已配備了最新的海圖和出版物〔SOLAS公約第Ｖ章第20條〕〔4〕海上航行駕駛室和機艙值班安排惡劣天氣和霧天的特殊要求無線電通信、包括VHF的使用操縱數(shù)據(jù)，分別提供除外應(yīng)急程序，分別制定的除外保衛(wèi)巡視，消防巡視及其他巡視安排海上排放含油機艙污水、貨物殘留物、有毒液體和垃圾〔5〕準備到港測試主機、舵機、航行、通信設(shè)備以及發(fā)電機和錨泊設(shè)備港內(nèi)崗位部署引航港口資料和通訊評估氣象情況航路指南、潮汐表和海圖壓載直升機作業(yè)穩(wěn)性和水密完整性注：a、以上清單并非完整無遺，由于具體船舶及其作業(yè)條件的不同，可有所變化。b、作業(yè)性文件應(yīng)包括一份聲明，說明該文件的內(nèi)容不排除船長為保證人員生命，船舶平安或防止污染，采取認為必要的措施或發(fā)布任何命令，無論這些措施或命令是否與文件內(nèi)容一致。平安管理記錄的編制

定義平安管理記錄表現(xiàn)形式與目的平安管理記錄的設(shè)計與編制要求定義平安管理記錄是為已完成的平安和防止污染活動或到達的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件，也是SMS文件的有機組成局部。

平安管理記錄是SMS運行的反映，也是公司組織內(nèi)部審核的依據(jù)和外部審核的依據(jù)。平安管理記錄的目的是實施證實，確保可追溯性，以及為采取預(yù)防措施和糾正提供依據(jù)。平安管理記錄可以形成書面文件，也可以使用其他信息載體記載。107平安管理記錄表現(xiàn)形式與目的

平安管理記錄表現(xiàn)形式：包括表、單、報告、紀要等?？梢詴嬉部梢噪娮游臋n，但需要文件接口平安管理記錄目的：記錄的目的不是單純地留下證據(jù)，應(yīng)付審核，而是①有利于系統(tǒng)性檢查〔檢查表〕；②有利于工作的跟蹤落實〔信息處理〕；③有利于活動環(huán)節(jié)的閉環(huán)〔不符合規(guī)定情況報告表〕；④有利于監(jiān)控〔報表〕；⑤有利于統(tǒng)計；⑥有利于查詢與管理等。108平安管理記錄的設(shè)計與編制要求〔一〕1〕根據(jù)文件表達的活動環(huán)節(jié)提出相應(yīng)的活動記錄，但記錄應(yīng)以到達目的為準那么，切忌重復(fù)記錄，徒增工作負擔〔例應(yīng)急演習的登記〕2〕記錄格式雖沒有統(tǒng)一要求，但格式的設(shè)計需要給填寫者及閱讀者帶來方便，表式的推進順序流暢，讓人一目了然并易于填寫。3〕記錄的表格應(yīng)能真實反映出活動的名稱、開展的部門、日期、實施人、活動開展的內(nèi)容與開展結(jié)果。4〕記錄表格的設(shè)計應(yīng)符合文件的描述要求，根據(jù)活動實施的時間跨度、部門涉及、環(huán)節(jié)追蹤等來進行不同設(shè)計。不過為了能有效監(jiān)控活動所有環(huán)節(jié)的落實，建議同一活動的所有工作要求設(shè)計在同一表格中，當然還是應(yīng)以易于操作、記錄清晰為主導(dǎo)思想。109平安管理記錄的設(shè)計與編制要求〔二〕5〕記錄表格應(yīng)具備對文件的搜索功能，即一看就可知出自的文件。6〕必要時對記錄要求可在表下進行簡單的填寫說明。7〕無論使用何種載體記錄，完全管理記錄都應(yīng)易于貯存、查閱、分析和控制。為便于實施標準化的統(tǒng)一管理，平安管理記錄應(yīng)標準化。8〕在