會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)操作管理制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)操作管理制度(樣例)一、系統(tǒng)使用管理１、為保證會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的安全可靠運(yùn)行,必須對(duì)系統(tǒng)的操作使用做出嚴(yán)格的控制。２、在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)投入運(yùn)行前,由系統(tǒng)管理員確定本電算化系統(tǒng)的合法有權(quán)使用人員及其操作權(quán)限,并報(bào)單位主管審核批準(zhǔn)后在系統(tǒng)內(nèi)授予其使用權(quán)。運(yùn)行中需要增減使用人員,按同樣手續(xù)辦理。３、對(duì)各使用人員明確劃分使用操作權(quán)限,形成適當(dāng)?shù)姆止恐?健全內(nèi)部控制制度。４、本會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)原則上專機(jī)專用,謝絕無(wú)關(guān)人員使用機(jī)器做其他工作。５、設(shè)立“計(jì)算機(jī)使用登記簿”，任何人均須登記方可用機(jī)。６、任何人員不得直接打開數(shù)據(jù)庫(kù)文件進(jìn)行操作，不允許隨意增刪改數(shù)據(jù)、原程序和數(shù)據(jù)庫(kù)文件結(jié)構(gòu)。７、出納人員不允許進(jìn)行系統(tǒng)性的操作。８、操作人員應(yīng)嚴(yán)格在規(guī)定范圍內(nèi)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行操作，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸入、運(yùn)算、記帳和打印有關(guān)帳表。９、存檔數(shù)據(jù)、軟盤、帳表和文檔資料等由系統(tǒng)管理員按規(guī)定指派專人統(tǒng)一復(fù)制、核對(duì)和保管。１０、系統(tǒng)管理員必須做好日常檢查監(jiān)督工作,發(fā)現(xiàn)不規(guī)范使用應(yīng)及時(shí)制止,并采取措施避免同樣情況再次發(fā)生。二、上機(jī)操作規(guī)程１、操作人員必須是合法有權(quán)使用人員,經(jīng)過(guò)培訓(xùn)合格并經(jīng)系統(tǒng)管理員正式認(rèn)可后,才能上機(jī)操作。２、操作人員上機(jī)操作前后,應(yīng)進(jìn)行上機(jī)操作登記,必須填寫真實(shí)姓名、上機(jī)時(shí)間、操作內(nèi)容，供系統(tǒng)管理員檢查核實(shí)。３、操作人員上機(jī)前應(yīng)做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作,盡量減少占用機(jī)器時(shí)間,提高工作效率。４、操作人員的操作密碼應(yīng)注意保密,不能隨意泄露,密碼要不定期變更。５、操作人員必須嚴(yán)格按操作權(quán)限操作,不得越權(quán)或擅自上機(jī)操作。６、操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照憑證輸入數(shù)據(jù)，不得擅自修改憑證數(shù)據(jù)（專職會(huì)計(jì)員，則應(yīng)保證輸入的數(shù)據(jù)與憑證數(shù)據(jù)的一致性）。如發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，應(yīng)在輸入前及時(shí)反映給憑證編制人員或系統(tǒng)管理員。已輸入計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)，在記帳前發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，可按憑證進(jìn)行修改，如在記帳后發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，必須另作憑證，以紅字沖銷糾正，輸入機(jī)內(nèi)，任何人不能隨意修改帳目。７、每次上機(jī)工作完畢后都要作好工作備份，以防發(fā)生意外事故，備份的數(shù)據(jù)軟盤，應(yīng)由財(cái)務(wù)處保管，下次上機(jī)備份要與機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)復(fù)核無(wú)誤后方可開始運(yùn)行。８、在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中,操作人員如要離開工作現(xiàn)場(chǎng),必須在離開前退出系統(tǒng),以防止其他人員越權(quán)操作。９、任何人如有偽造，非法涂改變更，故意毀壞命令程序、數(shù)據(jù)文件、帳冊(cè)、軟盤等行為，依照《會(huì)計(jì)法》，將受到行政處分，情節(jié)嚴(yán)重的要追究法律責(zé)任。三、帳務(wù)處理程序１、帳務(wù)系統(tǒng)初始化:在初次建立會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)時(shí),需要進(jìn)行系統(tǒng)初始化工作,在會(huì)計(jì)主管授權(quán)下進(jìn)行設(shè)置會(huì)計(jì)科目、帳本格式、憑證類型、期初余額等項(xiàng)內(nèi)容的設(shè)定。２、帳務(wù)系統(tǒng)更改：系統(tǒng)正常運(yùn)行期間，任何對(duì)帳務(wù)系統(tǒng)的修改變動(dòng)，必須得到會(huì)計(jì)主管的批準(zhǔn)。３、日常帳務(wù)處理：(1)憑證處理:會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)輸入的記帳憑證分兩種，即：機(jī)制記帳憑證和手工編制的記帳憑證。記帳憑證要嚴(yán)格按照國(guó)家財(cái)會(huì)制度規(guī)定編制，對(duì)不真實(shí)、不合理的原始數(shù)據(jù)、憑證不予受理，對(duì)記載不確切、不完整的原始數(shù)據(jù)和憑證應(yīng)予以退還，并要求更改和補(bǔ)充。為適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的正常運(yùn)行，編制記帳憑證還必須做到：Ａ、機(jī)制記帳憑證的編制：機(jī)制記帳憑證是指各子系統(tǒng)輸入原始憑證（如銷售原始發(fā)票和銀行收款憑單）由計(jì)算機(jī)，按有關(guān)規(guī)定編制并打印的記帳憑證。機(jī)制記帳憑證直接通過(guò)機(jī)內(nèi)程序轉(zhuǎn)到帳務(wù)處理系統(tǒng)進(jìn)行記帳、編報(bào)表等業(yè)務(wù)處理。機(jī)制記帳憑證編制前，要認(rèn)真審核原始憑證的合法性、正確性，輸入計(jì)算機(jī)及打印出的記帳憑證必須做到科目使用正確，數(shù)字準(zhǔn)確無(wú)誤。打印出的機(jī)制記帳憑證需加蓋制單人、審核人、記帳員及財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人章，連同所附原始憑證裝訂成冊(cè)妥善保管。Ｂ、手工記帳憑證的編制：手工編制記帳憑證是指會(huì)計(jì)人員根據(jù)原始憑證采用手工辦法編制的記帳憑證。手編記帳憑證需通過(guò)帳務(wù)處理系統(tǒng)用鍵盤輸入。手工編制記帳憑證包括：現(xiàn)金收付款憑證，部分銀行收付款憑證和部分轉(zhuǎn)帳憑證。手工編制的記帳憑證必須做到：a.原始憑證必須是合法憑證。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、摘要應(yīng)規(guī)范化，措詞要確切，其中標(biāo)準(zhǔn)摘要按規(guī)范填寫正確。b.帳戶使用正確。c.借貸方金額相等。d.原始憑證同記帳憑證金額一致。e.轉(zhuǎn)帳憑證必須填寫清楚借方和貸方科目代碼。對(duì)會(huì)計(jì)分錄的摘要內(nèi)容必須唯一，即：一種摘要內(nèi)容，只能對(duì)應(yīng)一個(gè)最細(xì)的明細(xì)科目，據(jù)此確定其隸屬于那一個(gè)一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)科目。要求摘要內(nèi)容簡(jiǎn)潔、扼要，用盡量少的字表達(dá)出該筆業(yè)務(wù)的內(nèi)容。凡能歸入標(biāo)準(zhǔn)摘要的業(yè)務(wù)內(nèi)容，應(yīng)盡量的使用標(biāo)準(zhǔn)摘要。對(duì)于新的業(yè)務(wù)內(nèi)容可按上述原則編寫新的標(biāo)準(zhǔn)摘要，并注明所對(duì)應(yīng)的科目名稱及科目代碼。Ｃ、記帳憑證編號(hào)必須連續(xù)。編號(hào)間斷時(shí)應(yīng)在斷號(hào)后第一張憑證上說(shuō)明斷號(hào)原因并簽字蓋章。Ｄ、現(xiàn)金日記帳和銀行日記帳可以由機(jī)器直接登記，出納人員不登記帳簿。為工作方便，出納人員可以自設(shè)備查輔助帳。(2)記帳憑證的審核與保管Ａ、記帳憑證必須經(jīng)憑證審核員嚴(yán)格審核無(wú)誤后方可進(jìn)行登帳處理。Ｂ、操作員每輸入一張憑證，結(jié)束前要自審一次無(wú)誤后再按結(jié)束鍵。Ｃ、輸入計(jì)算機(jī)的憑證、單據(jù)應(yīng)由制單人、審核員、記帳員、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人簽字后方為有效憑證。Ｄ、已輸入的憑證應(yīng)在輸入操作完畢裝訂成冊(cè)后，交會(huì)計(jì)檔案資料保管員存檔保管。Ｅ、同一張憑證，制單和復(fù)核不能是同一個(gè)人。(3)帳表打印和結(jié)帳:Ａ、現(xiàn)金、銀行存款日記帳需要每天打印，并應(yīng)與出納庫(kù)存現(xiàn)金核對(duì)無(wú)誤。Ｂ、銀行余額調(diào)節(jié)表每月打印一次。Ｃ、科目匯總表、總分類帳和各種明細(xì)分類帳每月打印一次。Ｄ、在結(jié)帳前按有關(guān)規(guī)定做好當(dāng)月各類帳務(wù)數(shù)據(jù)和報(bào)表的備份工作。Ｅ、月底，以上工作正確完成后，由系統(tǒng)管理員進(jìn)行結(jié)帳，系統(tǒng)自動(dòng)生成下月期初余額。Ｆ、每年年末必須將全部帳簿打印輸出，裝訂成冊(cè)，作為會(huì)計(jì)檔案保存。(4)會(huì)計(jì)報(bào)表Ａ、單位應(yīng)根據(jù)帳簿數(shù)據(jù)準(zhǔn)確編制或由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)報(bào)表。帳表之間的數(shù)據(jù)必須銜接一致。Ｂ、會(huì)計(jì)報(bào)表、計(jì)算表、分析表，按各核算子系統(tǒng)及管理要求和時(shí)間打印輸出，經(jīng)有關(guān)財(cái)會(huì)負(fù)責(zé)人審核無(wú)誤后簽字蓋章方可生效。Ｃ、單位上報(bào)會(huì)計(jì)主管部門的會(huì)計(jì)報(bào)表格式與要求，按會(huì)計(jì)主管部門的統(tǒng)一設(shè)計(jì)和布置。Ｄ、單位必須以軟盤和書面形式上報(bào)報(bào)表，軟盤和書面報(bào)表的數(shù)據(jù)必須一致，書面報(bào)表必須由機(jī)器打印并按規(guī)定由有關(guān)人員簽字蓋章。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理制度(樣例)單位的會(huì)計(jì)檔案包括貯存在磁盤(軟盤和硬盤)上的會(huì)計(jì)文件和會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等書面形式的會(huì)計(jì)核算資料。一、數(shù)據(jù)資料管理與保密機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會(huì)計(jì)檔案資料打印輸出的各種憑證、帳冊(cè)、報(bào)表，應(yīng)按有關(guān)財(cái)會(huì)制度使用、保管。１、現(xiàn)金記帳憑證及日記帳的輸出及保管。現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)要做到當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清?，F(xiàn)金記帳憑證一律由專職會(huì)計(jì)人員手工做記帳憑證，審核無(wú)誤后當(dāng)日輸入計(jì)算機(jī)并打印出現(xiàn)金日記帳頁(yè)，審核后交現(xiàn)金出納人員核對(duì)現(xiàn)金庫(kù)存，相符后出納員及主管負(fù)責(zé)人在帳頁(yè)上蓋章，按月編頁(yè)碼裝訂成冊(cè)加蓋封印，年終將各月現(xiàn)金日記帳順序裝訂成冊(cè)，加蓋封印妥為保管。２、銀行記帳憑證、帳冊(cè)的輸出與保管。銀行記帳憑證分機(jī)制憑證和手編記帳憑證兩種。有關(guān)財(cái)務(wù)人員必須及時(shí)把經(jīng)審核無(wú)誤的原始憑證或手編憑證，當(dāng)日輸入計(jì)算機(jī)并打印銀行日記帳，以保證銀行出納當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清。銀行帳頁(yè)經(jīng)出納審核無(wú)誤后，出納和主管會(huì)計(jì)簽字蓋章，按日裝訂成冊(cè)，年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊(cè)，并加蓋封印，妥為保管。現(xiàn)金、銀行記帳憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊(cè)，妥為保管。３、轉(zhuǎn)帳憑證的輸入、輸出與保管轉(zhuǎn)帳憑證包括手編憑證和機(jī)制憑證兩種，有關(guān)會(huì)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)將審核無(wú)誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證，輸入計(jì)算機(jī)。機(jī)制憑證在輸入計(jì)算機(jī)后要打印輸出，并與手編憑證同樣裝訂成冊(cè)，妥為保管。４、科目匯總表、帳簿打印時(shí)間。(1)現(xiàn)金、銀行日記帳每天打印。(2)銀行余額調(diào)整表每月打印一次。(3)總分類帳和各種明細(xì)分類帳每月打印一次。(4)現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)帳記帳憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記帳憑證一起裝訂。(5)會(huì)計(jì)報(bào)表、計(jì)算表、分析表，按管理要求和時(shí)間打印輸出，經(jīng)有關(guān)財(cái)會(huì)人員審核無(wú)誤后簽字生效。５、其他由機(jī)器打印輸出的會(huì)計(jì)檔案發(fā)生缺損時(shí)，必須補(bǔ)充打印，并要求操作人員在打印輸出的帳頁(yè)上簽字蓋章，財(cái)務(wù)主管簽字蓋章認(rèn)可。二、數(shù)據(jù)備份管理１、由于會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)的重要性，必須經(jīng)常進(jìn)行備份工作。２、在日常工作中,準(zhǔn)備三套軟盤循環(huán)使用,隔日進(jìn)行備份,以避免意外和人為錯(cuò)誤造成對(duì)工作的干擾。３、需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月帳務(wù)文件、報(bào)表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。４、機(jī)內(nèi)憑證及總分類帳、明細(xì)分類帳、報(bào)表，應(yīng)視同會(huì)計(jì)資料按月做兩套軟盤備份，交會(huì)計(jì)檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。三、會(huì)計(jì)檔案管理１、會(huì)計(jì)檔案存檔手續(xù):打印輸出的憑證、帳冊(cè)、報(bào)表，必須有會(huì)計(jì)主管的簽章才能存檔保管。２、為保證備份數(shù)據(jù)的安全,備份軟盤必須貼上寫保護(hù)標(biāo)簽,裝入盤套,放進(jìn)硬盒,存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所。３、由打印輸出的憑證、帳冊(cè)、報(bào)表等書面形式的會(huì)計(jì)檔案按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理。４、隨計(jì)算機(jī)配置而來(lái)的