檔案管理實務(wù) 09 檔案統(tǒng)計

項目九檔案統(tǒng)計學(xué)習(xí)目標(biāo)1、通過本單元的學(xué)習(xí)，初步掌握檔案統(tǒng)計工作的內(nèi)容、意義及要求；2、掌握檔案統(tǒng)計工作的方法和步驟；

知識要求能力要求通過本單元的學(xué)習(xí)，能夠按照檔案統(tǒng)計方法和技巧，做好檔案統(tǒng)計工作，科學(xué)管理檔案，服務(wù)社會。任務(wù)一了解檔案統(tǒng)計內(nèi)容和要求

1、掌握檔案統(tǒng)計工作的含義。2、明確檔案統(tǒng)計工作的任務(wù)及要求。

知識目標(biāo)：能夠明確檔案統(tǒng)計工作在檔案整體工作中的地位；能夠根據(jù)檔案統(tǒng)計工作要求判斷具體做法是否規(guī)范。能力目標(biāo)：案例導(dǎo)入

某某服裝公司的檔案室保存有公司的文書檔案、設(shè)計檔案、經(jīng)營檔案、設(shè)備檔案、音像檔案等。由于該公司檔案室忽視了檔案登記和統(tǒng)計工作，導(dǎo)致存在檔案收進(jìn)、銷毀借閱、利用情況不明，檔案工作人員對檔案的數(shù)量、利用情況不清楚。公司總經(jīng)理對這種狀況提出批評，并指示他們完善各個環(huán)節(jié)，加強(qiáng)檔案登記和統(tǒng)計工作。檔案工作的進(jìn)展和質(zhì)量一方面是通過制度和標(biāo)準(zhǔn)來檢驗，另一方面就是依靠登記和統(tǒng)計的手段進(jìn)行記錄和反饋。上述案例告訴我們檔案統(tǒng)計工作貫穿于檔案管理活動的各個環(huán)節(jié)，可以直接、準(zhǔn)確地反映管理進(jìn)度、問題、責(zé)任人等各方面的情況，是一項非常細(xì)致的工作。任務(wù)訓(xùn)練

活動目標(biāo)通過實地或上網(wǎng)調(diào)查了解某單位檔案室，了解檔案統(tǒng)計工作的含義及內(nèi)容；并能按照我國檔案法規(guī)的相關(guān)檔案統(tǒng)計的要求對具體檔案統(tǒng)計工作行為進(jìn)行判斷?；顒咏M織根據(jù)情況靈活分組調(diào)查；1、學(xué)生分組進(jìn)行上網(wǎng)查閱我國檔案法規(guī)中關(guān)于檔案統(tǒng)計工作的具體規(guī)定或?qū)嵉卣{(diào)查了解某單位檔案室檔案平時統(tǒng)計的情況與要求，然后各組指定代表介紹他們的調(diào)查情況，并總結(jié)分析檔案統(tǒng)計工作的具體任務(wù)。2、對比評價，評選最優(yōu)小組；

活動內(nèi)容與要求

【理論支撐】

一、檔案統(tǒng)計工作含義檔案統(tǒng)計是檔案管理工作中一項重要的環(huán)節(jié)，是監(jiān)督和保證檔案工作質(zhì)量，提高檔案工作水平的一項工作，在整個檔案工作中占有重要的意義。1．統(tǒng)計工作的對象目前，我國檔案工作的統(tǒng)計體系，基本上分四個層次：（1）全國檔案工作基本情況統(tǒng)計。納入國家國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展計劃的統(tǒng)計指標(biāo)，由國家檔案局組織進(jìn)行，由國家統(tǒng)計局指導(dǎo)與監(jiān)督。（2）專業(yè)系統(tǒng)檔案工作基本情況統(tǒng)計，由專業(yè)主管機(jī)關(guān)組織進(jìn)行。（3）地方（包括省、市、地、縣各級）檔案工作基本情況統(tǒng)計。由地方檔案行政管理機(jī)關(guān)組織進(jìn)行。（4）檔案館、檔案室（包括各種專門檔案室）檔案工作情況統(tǒng)計。由各檔案館、檔案室自己組織進(jìn)行。2．檔案統(tǒng)計工作的任務(wù)一方面是及時地對檔案和檔案工作諸多方面、多種狀況的數(shù)量表現(xiàn)進(jìn)行統(tǒng)計調(diào)查、整理和分析，比如檔案與檔案工作的規(guī)模、水平、結(jié)構(gòu)、速度等在一。另一方面向國家提供檔案統(tǒng)計資料，反映檔案事業(yè)的水平，可以為國家發(fā)展檔案事業(yè)提供豐富而又準(zhǔn)確的依據(jù)。二、檔案統(tǒng)計工作的意義檔案統(tǒng)計工作是指導(dǎo)檔案工作的一種管理措施和方法，是整個檔案工作中必不可少的環(huán)節(jié)，歷來受到檔案部門的重視。1．檔案統(tǒng)計工作是科學(xué)管理檔案的基礎(chǔ)、手段和方法。2．檔案統(tǒng)計是使檔案工作處于良性運行的重要保證。3．檔案統(tǒng)計工作是提高檔案學(xué)研究水平的重要保證。三、統(tǒng)計工作的要求1．準(zhǔn)確性2．及時性3．科學(xué)性4．法治性

任務(wù)二檔案統(tǒng)計指標(biāo)與步驟

1、掌握檔案統(tǒng)計指標(biāo)的含義以及確定檔案指標(biāo)的方法。2、明確檔案統(tǒng)計工作方法及步驟。

知識目標(biāo)：1、能夠確定檔案統(tǒng)計指標(biāo)及應(yīng)用；2、能夠根據(jù)檔案統(tǒng)計方法與步驟去進(jìn)行檔案統(tǒng)計。。能力目標(biāo)：案例導(dǎo)入

德清縣檔案館現(xiàn)有館藏檔案143個全宗，57051卷。館藏結(jié)構(gòu)從時間上看：有建國前檔案和建國后檔案兩種，民國時期檔案共有6個全宗，4831卷，起止年代自1928年至1949年，主要是國民黨黨政軍機(jī)關(guān)和社會團(tuán)體的檔案，記錄了解放前武康、德清兩縣的縣政情況和發(fā)展歷史及重大事件；本館現(xiàn)存館藏資料：圖書630多種，8880冊，主要包括：領(lǐng)導(dǎo)著作和有關(guān)政治法律、歷史地理、科學(xué)文化等方面綜合性工具書。如《德清縣志》、《德清縣續(xù)志》等。——來自浙江德清檔案信息網(wǎng)檔案統(tǒng)計內(nèi)容設(shè)計到檔案工作的各個方面，案例中主要是對有關(guān)檔案館藏或室藏方面統(tǒng)計。從案例中我們可以看出要進(jìn)行檔案統(tǒng)計首先要確定檔案指標(biāo)，然后通過調(diào)查了解得出每個統(tǒng)計指標(biāo)對應(yīng)的數(shù)量，以服務(wù)于檔案管理工作。任務(wù)訓(xùn)練

活動目標(biāo)通過實地或上網(wǎng)調(diào)查某單位檔案室，了解檔案統(tǒng)計指標(biāo)以及應(yīng)用；并能按照檔案統(tǒng)計的要求對具體檔案進(jìn)行統(tǒng)計應(yīng)用?；顒咏M織根據(jù)情況靈活分組調(diào)查；1、學(xué)生分組進(jìn)行上網(wǎng)查閱某檔案網(wǎng)站或?qū)嵉卣{(diào)查了解某單位檔案室檔案平時統(tǒng)計的情況，然后進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的分析統(tǒng)計。2、對比評價，評選最優(yōu)小組；

活動內(nèi)容與要求

【理論支撐】

一、常見檔案統(tǒng)計指標(biāo)及其運用（一）檔案統(tǒng)計指標(biāo)的選定原則1．客觀性。2．統(tǒng)一性。3．穩(wěn)定性。4．可比性。（二）檔案統(tǒng)計指標(biāo)的內(nèi)容1．有關(guān)檔案館藏或室藏方面。大體包括以下幾點內(nèi)容：一是檔案館（室）所藏檔案總量；二是檔案結(jié)構(gòu)分量統(tǒng)計，即對不同種類、不同時期、不同保管期限、不同整理狀況的檔案數(shù)量的分別統(tǒng)計；三是館藏資料情況等。2．有關(guān)提供利用方面。一般有兩種：一是利用者情況統(tǒng)計；二是利用服務(wù)情況。3．有關(guān)檔案經(jīng)費及結(jié)構(gòu)建設(shè)方面。包括檔案事業(yè)經(jīng)費、機(jī)構(gòu)設(shè)置情況、基本建設(shè)情況、檔案庫房面積以及檔案室（館）內(nèi)設(shè)備等方面。4．有關(guān)檔案工作人員基本情況方面。包括檔案室（館）工作人員總體數(shù)量（定編）和檔案人員結(jié)構(gòu)分量：按年齡段、文化程度、檔案專業(yè)文化程度以及專業(yè)技術(shù)職稱等情況。5．有關(guān)檔案方面專業(yè)教育基本情況方面。包括普通高校、成人教育、中等學(xué)校等教育機(jī)構(gòu)的學(xué)生和師資情況等方面的統(tǒng)計。（三）檔案統(tǒng)計指標(biāo)的應(yīng)用1．絕對數(shù)。使用絕對數(shù)必須注意以下幾個問題：（1）絕對數(shù)要為相對數(shù)或平均數(shù)的使用創(chuàng)造條件。（2）必須明確絕對數(shù)的含義、統(tǒng)計范圍、計算方法等。（3）必須是同一現(xiàn)象的總量。（4）必須使用規(guī)范的計量單位。2．相對數(shù)相對數(shù)是兩個互有聯(lián)系的檔案工作現(xiàn)象數(shù)值的比值（比率）。注意事項：（1）要注意相對數(shù)的表現(xiàn)形式，許多種相對數(shù)常以系數(shù)、倍數(shù)、百分?jǐn)?shù)、千分?jǐn)?shù)等形式表示，以百分?jǐn)?shù)應(yīng)用較多。（2）注意兩個指標(biāo)必須有可比性。（3）注意各種相對數(shù)的結(jié)合運用。（4）注意相對數(shù)和絕對數(shù)結(jié)合運用。3．平均數(shù)平均數(shù)是表明一般或總體典型水平的統(tǒng)計指標(biāo)。主要是便于對比分析，反映出各地區(qū)、各系統(tǒng)在發(fā)展速度等方面的差別。算術(shù)平均數(shù)是平均數(shù)中最常用的形式。在使用時要注意：（1）必須遵循總體同質(zhì)性原則。即只有對同類現(xiàn)象才能計算。對不同質(zhì)的現(xiàn)象進(jìn)行平均計算，結(jié)果不能真實反映現(xiàn)實工作狀況。（2）平均數(shù)應(yīng)與具體分析相結(jié)合。算術(shù)平均數(shù)的基本計算方法是用標(biāo)志總量除以總體總量。其公式是：算術(shù)平均數(shù)=總體標(biāo)志總量/總體總量（或：標(biāo)志總量/總體單位數(shù)）。二、統(tǒng)計工作方法與步驟

（一）選定統(tǒng)計指標(biāo)檔案統(tǒng)計指標(biāo)是進(jìn)行檔案登記、統(tǒng)計、定量分析和系統(tǒng)分析的基礎(chǔ)，指標(biāo)的種類多種多樣，開展統(tǒng)計工作時，應(yīng)根據(jù)具體的需要和實際情況選定統(tǒng)計指標(biāo)。統(tǒng)計指標(biāo)的選定應(yīng)按照一定的原則和要求來進(jìn)行，注意指標(biāo)的客觀性、統(tǒng)一性、可比性和穩(wěn)定性，不可隨意。前面已作介紹，在此不再重復(fù)。（二）檔案統(tǒng)計調(diào)查統(tǒng)計調(diào)查就是要取得大量的統(tǒng)計材料，為進(jìn)一步整理分析打下基礎(chǔ)，這是統(tǒng)計工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，沒有調(diào)查統(tǒng)計就無法得到檔案工作各方面的實際數(shù)據(jù)，也就無法進(jìn)行統(tǒng)計分析，指導(dǎo)現(xiàn)實工作。常用的統(tǒng)計調(diào)查的辦法有：編制統(tǒng)計報表和專門的調(diào)查。（三）統(tǒng)計資料的整理和分析統(tǒng)計資料的整理和分析是對調(diào)查來的大量的、分散的、原始的統(tǒng)計資料進(jìn)行整理分析，以得出規(guī)律性的結(jié)論，或總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提高檔案的科學(xué)管理水平。整理和分析統(tǒng)計資料就是運用調(diào)查的資料進(jìn)行分析，得出結(jié)論，常用統(tǒng)計分析公式：1．關(guān)于相對數(shù)計劃完成相對數(shù)計劃數(shù)實際完成數(shù)100%

=X（2）=X100%

結(jié)構(gòu)相對數(shù)各組總數(shù)總體總量（3）=X100%

動態(tài)相對數(shù)報告期指標(biāo)基期指標(biāo)（4）強(qiáng)度相對數(shù)（以例示范）例如：該檔案室共有6人，負(fù)責(zé)管理檔案24000卷，用正算法和倒算法求出強(qiáng)度相對數(shù)。==強(qiáng)度相對數(shù)強(qiáng)度相對數(shù)24000卷6人6人24000卷正算法：倒算法：2．關(guān)于平均數(shù)計算公式分別為：==（1）簡單算術(shù)平均數(shù)（2）加權(quán)平均數(shù)總體單位數(shù)總體單位數(shù)標(biāo)志總量各單位標(biāo)值志總和任務(wù)三檔案室（館）的登記和統(tǒng)計訓(xùn)練

掌握檔案室（館）的登記和統(tǒng)計內(nèi)容與方法。

知識目標(biāo)：1、能夠確定檔案館或檔案室統(tǒng)計內(nèi)容；2、能夠根據(jù)檔案統(tǒng)計要求規(guī)范填寫檔案館或檔案室統(tǒng)計表格。能力目標(biāo)：案例導(dǎo)入

關(guān)于上報2008年度檔案統(tǒng)計報表的通知為了解和掌握各基層單位檔案管理工作情況，根據(jù)自治區(qū)檔案局《關(guān)于上報2008年度檔案統(tǒng)計報表的通知》精神，現(xiàn)將檔案統(tǒng)計報表匯總上報事宜通知如下：

一、上報時間請各單位將2008年度檔案統(tǒng)計報表于11月20日前報公司經(jīng)理（黨委）辦公室檔案科。二、填報報表注意事宜各單位要準(zhǔn)確理解檔基3表指標(biāo)解釋，按照檔基3表進(jìn)行填報。填報時要特別注意以下問題：（一）按照《歸檔文件整理規(guī)則》以件為保管單位歸檔的檔案，均按照“以件為保管單位檔案”填報。（二）“室存全部檔案”（32-45）不應(yīng)少于“室存永久、長期檔案”（46-49）。特注：第（32-45）行“室存全部檔案”中，包括第（50-57）行“本年接收檔案”。

………（六）“本年度編研資料”第（107-110）行字?jǐn)?shù)的單位為“萬字”。

三、統(tǒng)計報表填寫要求各單位在填寫報表時，要做到不漏項、不重報，字跡清楚、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，年度、單位類別代碼、對應(yīng)關(guān)系和統(tǒng)計指標(biāo)單位準(zhǔn)確無誤。檔案統(tǒng)計報表一律由單位負(fù)責(zé)人簽字并加蓋單位公章后以紙質(zhì)和電子版形式上報。檔案統(tǒng)計工作現(xiàn)在已經(jīng)形成登記和統(tǒng)計制度，是各單位檔案室的工作內(nèi)容之一，各單位應(yīng)認(rèn)真做好。檔案部門對其檔案登記和統(tǒng)計工作及你想那個指導(dǎo)和督促。任務(wù)訓(xùn)練

活動目標(biāo)通過實地調(diào)查學(xué)?；蚰称髽I(yè)檔案室，了解其檔案檔案登記與統(tǒng)計情況以及統(tǒng)計報表的填寫；并能按照檔案統(tǒng)計報表的要求對示例報表進(jìn)行填寫（數(shù)據(jù)教師提供）?；顒咏M織根據(jù)情況分組調(diào)查；1、學(xué)生分組實地調(diào)查學(xué)?；蚰称髽I(yè)檔案室，了解其檔案檔案登記與統(tǒng)計情況以及統(tǒng)計報表的填寫；然后按照檔案統(tǒng)計報表的要求對示例報表進(jìn)行填寫。2、對比評價，評選最優(yōu)小組；

活動內(nèi)容與要求

【理論支撐】

一、檔案室的登記和統(tǒng)計工作檔案室主要通過以下形式去統(tǒng)計：1．卷內(nèi)文件目錄：登記和統(tǒng)計單份文件的數(shù)量、卷內(nèi)文件的頁數(shù)；也可以從案卷封皮上“本卷共多少件多少頁”直接統(tǒng)計。2．案卷目錄：登記和統(tǒng)計案卷的數(shù)量。通過案卷目錄可以統(tǒng)計檔案的總量或某類檔案的案卷數(shù)量狀況。卷內(nèi)文件目錄和案卷目錄是檔案最基本的登記和統(tǒng)計形式。3．總登記?。哼@是用來登記檔案收進(jìn)、移出等變化情況和實存數(shù)量的登記、統(tǒng)計形式，控制著檔案室全部檔案的總量和變化情況。格式如下：總登記薄

案卷目錄號案卷目錄名稱所屬年度案卷收入案卷移出（或銷毀）目錄中現(xiàn)有數(shù)量備注移入日期目錄中數(shù)量實收數(shù)量移出日期移往何處移出原因與文據(jù)數(shù)量米卷米卷米卷米卷123456789101112131415164．檔案收進(jìn)移出登記表

檔案收進(jìn)移出登記表

日期部門名稱經(jīng)辦人姓名變動原因（收進(jìn)或移出）變動案卷數(shù)庫存案卷累計數(shù)永久長期短期合計永久長期短期合計二、檔案館的登記和統(tǒng)計工作

檔案館常規(guī)統(tǒng)計工作有：（一）收進(jìn)登記薄順序號收到日期移交單位接收材料依據(jù)全宗名稱所屬年代數(shù)量檔案狀況說明全宗號備考卷米（二）全宗名冊全宗名冊是用來統(tǒng)計檔案館保存檔案的全宗數(shù)量，并固定全宗順序號的登記表冊發(fā)。格式如下：全宗號全宗名稱案卷目錄起止號起止年代檔案數(shù)量其

中存放位置初次入館日期移出說明卷米永久%長期%（三）案卷目錄登記薄案卷目錄登記薄是用來統(tǒng)計檔案館內(nèi)各個全宗案卷目錄的數(shù)量，固定案卷目錄順序號的表冊。格式如下：全宗號案卷目錄號目錄名稱所屬年代案卷數(shù)量目錄頁數(shù)目錄份數(shù)保管期限移出說明備考（四）檔案館基本情況表（即國家檔案局制發(fā)的檔統(tǒng)3表）用表格的形式將檔案館的基本情況統(tǒng)計出來，上報上機(jī)主管部門，以指導(dǎo)下一年的檔案工作。比如：館藏全宗187個，館藏檔案118920卷1595米，按件歸檔案23977件181米。聲像檔案64盤，照片檔案13164張，底圖7589張，光盤138張，縮微卷片10000幅（438米），圖書資料14453冊（其中地方資料1131冊）。破產(chǎn)轉(zhuǎn)制企業(yè)寄存檔案112991卷（冊）。2007年度，縣檔案館共接待利用檔案2425人次、7936卷（件）次，其中，公民個人利用1500多人次、2500卷（件）次。三、統(tǒng)計報表的編制統(tǒng)計報表就是檔案室、檔案館以及下級檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)，按照統(tǒng)一的規(guī)定向上級以表的形式報送檔案統(tǒng)計資料。下面以國家檔案局制發(fā)的檔統(tǒng)4表為例，說明編制統(tǒng)計報表的方法。大型工業(yè)企業(yè)檔案工作基本情況表檔統(tǒng)4表制發(fā)機(jī)關(guān)：國家檔案局20年度

國家統(tǒng)計局填報單位：機(jī)構(gòu)定編現(xiàn)有專職人員（人）兼職人員保存資料現(xiàn)有庫房面積m2總計年齡文化程度檔案專業(yè)程度干部專業(yè)技術(shù)職務(wù)種冊五十一歲以上三十六歲至五十三十六歲以下大學(xué)畢業(yè)高中初中及以下大學(xué)畢業(yè)中專職業(yè)高中訓(xùn)練班研究館員副研究館員館員助理館員管理員中專普通高中1234567891011121314151617181920212223合計檔案室檔案館另外，還有檔案數(shù)量、檔案借約利用情況、本年編研檔案資料、設(shè)備（臺）等。統(tǒng)計時注意：1．要認(rèn)真閱讀說明和指標(biāo)解釋，了解指標(biāo)的含義、范圍、計算方法，指標(biāo)之間的關(guān)系，等。如表中“現(xiàn)有專職人員”是指企業(yè)檔案部門的全部固定職工；2．使用的計量單位應(yīng)該符合要求，如“現(xiàn)有庫房面積”“檔案數(shù)量”的內(nèi)容和計量單位都作規(guī)定和說明。3．以前檔案數(shù)量常用“卷”來計量，但由于卷的厚度不同，因此不太準(zhǔn)確，現(xiàn)逐漸采用國際做法，采用“米”做單位四、檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)的統(tǒng)計工作

各級檔案事業(yè)管理