ISO文件格式標準化講解課件

ISO文件格式標準化講解教材編號：Audit-2015-01版本：A制作單位：制度稽核制作日期：3/24/2015制作者：ISO文件格式標準化講解教材編號：Audit-2015-01本次講解內(nèi)容：一、ISO文件格式制作二、文件與資料檔案管理本次講解內(nèi)容：一、ISO文件格式制作2一、ISO文件格式制作1.文件編寫的基本要求2.文件的編制框架3.文件編制技巧4.制流程圖-圖形形狀5.文件格式注意事項一、ISO文件格式制作1.文件編寫的基本要求31.格式基礎要求標準用紙標準A3、A4紙張，不可為二手紙。紙張一定要干凈整潔。版本

通常以阿拉伯數(shù)字1-9做進階管制，最初發(fā)行為1.0版，若內(nèi)容有任何大小變更，則需進一階為1.1版，以此類推。版本是控制該文件之修訂的管制，故只在封面中記錄之。版序

通常以A、B、C….順序編碼，最初發(fā)行為A版。若修正該頁，第一次修正則進位到B版，第二次該頁修訂為C版，以此類推，每次版本之變更可容許多頁版序同時進位。日期

第一次發(fā)行時撰寫日期、版序日期、變更日期這三個日期須一致，如第二次發(fā)行時只須變更版序日期及變更日期，撰寫日期不管發(fā)行到第幾次都不能更改。當版之發(fā)行日期由文管中心填寫。1.格式基礎要求標準用紙41.ISO文件撰寫使用微軟Word、Excel2.文件抬頭放在「視圖/頁眉」功能中。3.中文中文字體統(tǒng)一為宋體，封面字體大小如附圖，內(nèi)文字體為14#，標點符號為全角，凡引述名稱一律用書名號（《》）表示、引述表單名稱則以上下引號（「」）表示，流程圖及判斷性文字（YES/NO）可視頁面大小自行調(diào)整，但不得小于8#字。4.版面設定之左邊界為1.5cm；右邊界為1.5cm；上邊界為1.5cm；下邊界為1.5cm。5.正文格式之段落的間距中為固定值24磅；與前段距離0.5行，后段距離為0。6.會簽至相關單位，以最新組織架構為準 1.格式基礎要求1.ISO文件撰寫使用微軟Word、Excel1.格式基礎要51.格式基礎要求1.文件撰寫各段落及其分點說明皆以阿拉伯數(shù)字表示并以點（.）分出其層次，如5.0。2.各段落及各階分點說明，須上、下對齊并于每段敘述結尾以句號（。）作為該段落之結束。3.分點說明最多至第四階，如6.1.4.3。4.寫內(nèi)容若超過四階或為舉例項時則不用分點說明而一律以左右括號含阿拉伯數(shù)字如（1）表示；再下階則以左右括號含阿拉伯數(shù)字如（1）表示；再下階則以左右號含英文大寫字母如（A）表示。1.格式基礎要求1.文件撰寫各段落及其分點說明皆以阿拉伯數(shù)字6二階文件之架構

1.0目的：說明為什么開展該項活動。2.0范圍：說明活動涉及的（產(chǎn)品、項目、過程、活動．）范圍。3.0職責：說明活動的管理和執(zhí)行、驗證人員的職責。4.0定義：說明文件中使用的專有之名詞、縮寫。5.0作業(yè)內(nèi)容：流程步驟的詳細文字說明。6.0流程圖：使用統(tǒng)一的符號，以圖解方式說明流程。7.0參考文件：列出該文件內(nèi)所提到作業(yè)應參考使用這其他文件名稱與編號，以及文件所定義或參考之文件＆表單名稱與編號。8.0附件：列出文件所提應參閱之附件之名稱、標簽、用章等。

2.文件的編制框架二階文件之架構2.文件的編制框架72.文件的編制框架三階文件：（其他項目之架構）（如「作業(yè)規(guī)范」、「編號原則」、「名冊」等）

1.0目的：該WI之目的。2.0范圍：該WI所涵蓋之部分。3.0組織與權責：簡述該文件相關部門之組織結構及其應負之職責。4.0名詞解釋：專有名詞說明。5.0作業(yè)流程圖；說明各項作業(yè)之流程圖。6.0作業(yè)說明：作業(yè)說明可依需要分類撰寫。7.0注意事項：特別說明之部分。8.0參考文件：列出該文件內(nèi)所提到作業(yè)應參考使用之其他文件名稱與編號及文件所定義之表單名稱與編號。9.0附件：列出文件所定義標簽、用章等。2.文件的編制框架三階文件：（其他項目之架構）（如「作業(yè)規(guī)范82.文件的編制框架三階文件：檢驗（測試、試驗）規(guī)范之架構1.0目的：為該檢測規(guī)范之目的。2.0范圍：受檢測物所涵蓋之范圍。3.0組織與權責：簡述該文件相關部門之組織結構及其應負之職責。4.0名詞解釋：專有名稱說明。5.0作業(yè)流程圖：說明各項作業(yè)之流程。6.0作業(yè)說明：檢測步驟說明。7.0使用設備：檢測中所需使用之儀器設備及工具名稱。8.0環(huán)境規(guī)定：檢測環(huán)境如溫度、濕度等之規(guī)定。9.0抽樣基準：受檢測樣本之選取方式。10.0判定標準：檢測合格與不合格之基準。11.0注意事項：特別說明之部分。12.0圖示：可依需要圖示說明。13.0附件：列出文件所定義之標簽、用章等。2.文件的編制框架三階文件：檢驗（測試、試驗）規(guī)范之架構92.文件的編制框架三階文件：設備（儀器）使用保養(yǎng)規(guī)范之架構

1.0目的：為該操作規(guī)范之目的。2.0范圍：為該操作規(guī)范所涵蓋或適用之范圍。3.0項目：所需操作之項目說明。4.0名詞解釋：專有名詞說明。5.0環(huán)境規(guī)定：作業(yè)環(huán)境如溫度、濕度等之規(guī)定。6.0輔助器材或工具。7.0程序：操作步驟說明。8.0注意事項：特別說明之部分。9.0圖示：可依需要圖示說明。10.0附件：列出文件所定義標簽、用章等。2.文件的編制框架三階文件：設備（儀器）使用保養(yǎng)規(guī)范之架構102.文件的編制框架三階文件：校正規(guī)范之架構1.0目的：為該校正規(guī)范之目的。2.0范圍：為該校正規(guī)范所涵蓋或適用之范圍。3.0項目：所需校正之項目說明。4.0使用設備：校正作業(yè)所需之儀器、設備或工具。5.0名詞解釋：專有名詞說明。6.0環(huán)境規(guī)定：校正環(huán)境如溫度、濕度等。7.0程序：校正之程序。8.0注意事項：特別說明之部分。9.0附件：列出文件所定義標簽、用章等。2.文件的編制框架三階文件：校正規(guī)范之架構113.文件編制技巧確定過程的涉及部門及職責。先繪制流程圖。首先確保流程正確。結合ISO要求和實際工作，確定流程圖應涉及的內(nèi)容。根據(jù)流程圖的步驟及內(nèi)容編寫程序作業(yè)說明。3.文件編制技巧124.制流程圖－圖形形狀1.繪制流程圖時，應將事物之單位順序排列以減少線的交叉，使流程簡潔明白；流程之走向為由左而右，由上而下，并需注明此流程所涉及之表單及文件。2.由一符號連至另一符號時，必須使用箭線。3.流程之進同需以「作業(yè)」、「判斷」、「存檔」或「終（節(jié)）點」為起迄，或是從箭線本身進出，但須考慮其美觀性。4.流程圖所使用之標題應以括號包含名稱，（如〈文管〉）表示4.制流程圖－圖形形狀1.繪制流程圖時，應將事物之單位順序排134.制流程圖－圖形形狀4.制流程圖－圖形形狀144.制流程圖－圖形形狀（列圖）4.制流程圖－圖形形狀（列圖）155.格式注意事項1.使用部門名稱應統(tǒng)一會簽。2.在ISO文件或流程圖中所引用的文件名稱或記錄、表單的名稱亦應正確統(tǒng)一。3.會簽之前請以E-mail的形式傳電子檔先給到DCC初審文件格式。4.ISO文件撰寫完成后需附上「新/修訂文件(表單)審查申請單」(QP-001-FM01)傳簽。5.各相關單位在進行文件資料(記錄)會簽/核準時，會簽及核準人員必須采用手簽的方式進行簽名（中文名）和填寫日期，不可以采用蓋章的方式。6.文件傳至與該程序文件相關之執(zhí)行配合單位的一系列簽核作業(yè)，審核及核準權限可依文件（QP-001）《文件與資料控制程序》3.3之內(nèi)容作業(yè)。7.會簽欄位以最新的組織架構去會簽各單位。8.文件每次撰寫的最新日期與發(fā)行日期之間的時間間隔不可超過1個月。9.受控文件在發(fā)行后，如工作需要在復印件上進行內(nèi)容修改時，請責任單位半個月內(nèi)必須重新變更內(nèi)容版本升級，會簽完后到文管發(fā)行。10.受控文件不得私自影印，相關單位有需求時可填「文件申請單」（QP-001-FM04）申請。

5.格式注意事項1.使用部門名稱應統(tǒng)一會簽。16二、文件與資料檔案管理1.文件與資料管理的重要性2.文件處理流程3.檔案管理二、文件與資料檔案管理1.文件與資料管理的重要性171.文件與資料管理的重要性文件管理人員的工作就像一部機器的小螺絲釘，如果掉了或放的位置不對，這部機器就沒辦法運作的好。1.文件與資料管理的重要性文件管理人員的工作就像一部機器的小182.文件處理流程

※文件的分發(fā)及傳閱的登記工作往往被忽視，主辦人員認為自己經(jīng)手的工作處理的很清楚，勿需注明。但實際上時間一長便會記不清情況，或是有相關人員提取資料會不知從何查起，工作交接人員也會因不了解過去的狀況而造成文件找不到或丟失！2.文件處理流程192.文件處理流程

收文處理簽收→登記→傳閱→歸檔1、文件的簽收，應建立文件簽收單2、文件的登記

2.1、收文登記的項目；(收文日期、收文編號、來文單位、文件緩急程度、標題及內(nèi)容摘要、份數(shù)、附件、處理狀況)

2.2、收文登記力求及時、準確、簡便、易查找等。3、文件的借閱登記

3.1登記清冊借閱部門、姓名、工號、借閱時間、歸還時間，以便文件的追蹤。2.文件處理流程收文處理202.文件處理流程

文件的送簽1、如有與來文相關的資料或需參照的資料可一并附上。2、文件的裝訂。3、文件的簽辦及傳簽，可充分利用卷宗或文件夾等工具。4、注意區(qū)分文件的審核會簽及知會，減少大量的會簽動作，加強文件時效。5、把關文件品質(zhì)(內(nèi)容及附件是否齊全，字跡是否清晰)6、文件會簽方式，由文件傳送人員傳快遞會簽。2.文件處理流程文件的送簽212.文件處理流程文件的分發(fā)、傳閱1、認夫閱讀文件，了解文件內(nèi)容，準確劃分文件類型，把握輕重緩急，避免將需簽辦的文件作為知會文件貽誤工作，或將知會文件作為簽辦文件處理，給上司和辦理部門不必要的工作。2、熟悉了解各部職掌，減少不必要的周轉環(huán)節(jié)，以求文件及時準確傳送。3、做好分發(fā)、傳閱文件的登記，有據(jù)可查，便于追蹤。4、文件傳簽單的利用。5、傳閱文件為非辦理性文件，應合理調(diào)度、分清主次，與主題相關性較大的優(yōu)先傳閱。6、各單位需指派專人負責文件的收發(fā)及保管，使文件迅速準確傳遞，確保文件之整潔、完整，不得于管制文件上隨意書寫涂改，亦不得丟失。版本更新時，配合舊版資料及時回收作業(yè)，防止誤用。2.文件處理流程文件的分發(fā)、傳閱223.檔案管理檔案管理十項注意：1、每個文件柜應建立文件夾目錄導卡(排列及編號)；2、每天的首件工作是文件歸檔，確保最新文件入檔；3、檔案資料應分類按順序排列，並編制目錄索引；4、文件裝訂及打孔要一致，使文件存放平整；5、去掉所有文件的回型針，必須放在一起的文件用訂書針訂好。否則散頁會誤入其他文件，按時間順序分類入卷，把最新文件放在最上面或前面；6、對文件夾中被取走的文件或作廢的文件要在目錄索引中說明備注；7、及時清理裝滿的文件，糾正分類不正確的文件，作分類轉移或區(qū)隔；8、文件索引需使用方便及隨時更新；9、及時仔細歸檔將大大提高辦公效率；10、下班前鎖好文件柜。3.檔案管理檔案管理十項注意：233.檔案管理文件歸檔

文件是作業(yè)的記錄與依據(jù)，所以在歸檔的時候既要保證文件品質(zhì)，又要做好檢索工具(文件目錄、資料清單等)，以利于相關人員快速查找。檔案專人保管

分類文件保存期限并區(qū)隔，注意防潮、防火、防盜等，并建立查閱制度。確保文件整潔、完整，不得于文件上隨意書寫標示及涂改，并要時常留意文管每日發(fā)文、核對文件是否為最新版，將文件編列索引一覽表列冊至存檔文件夾，以便識別文件是否為最新版本。

利用電子工具進行檔案管理將更安全、準確、迅速、方便！并定期備份電子檔案。3.檔案管理文件歸檔24交流時間交流時間25ISO文件格式標準化講解課件26ISO文件格式標準化講解教材編號：Audit-2015-01版本：A制作單位：制度稽核制作日期：3/24/2015制作者：ISO文件格式標準化講解教材編號：Audit-2015-027本次講解內(nèi)容：一、ISO文件格式制作二、文件與資料檔案管理本次講解內(nèi)容：一、ISO文件格式制作28一、ISO文件格式制作1.文件編寫的基本要求2.文件的編制框架3.文件編制技巧4.制流程圖-圖形形狀5.文件格式注意事項一、ISO文件格式制作1.文件編寫的基本要求291.格式基礎要求標準用紙標準A3、A4紙張，不可為二手紙。紙張一定要干凈整潔。版本

通常以阿拉伯數(shù)字1-9做進階管制，最初發(fā)行為1.0版，若內(nèi)容有任何大小變更，則需進一階為1.1版，以此類推。版本是控制該文件之修訂的管制，故只在封面中記錄之。版序

通常以A、B、C….順序編碼，最初發(fā)行為A版。若修正該頁，第一次修正則進位到B版，第二次該頁修訂為C版，以此類推，每次版本之變更可容許多頁版序同時進位。日期

第一次發(fā)行時撰寫日期、版序日期、變更日期這三個日期須一致，如第二次發(fā)行時只須變更版序日期及變更日期，撰寫日期不管發(fā)行到第幾次都不能更改。當版之發(fā)行日期由文管中心填寫。1.格式基礎要求標準用紙301.ISO文件撰寫使用微軟Word、Excel2.文件抬頭放在「視圖/頁眉」功能中。3.中文中文字體統(tǒng)一為宋體，封面字體大小如附圖，內(nèi)文字體為14#，標點符號為全角，凡引述名稱一律用書名號（《》）表示、引述表單名稱則以上下引號（「」）表示，流程圖及判斷性文字（YES/NO）可視頁面大小自行調(diào)整，但不得小于8#字。4.版面設定之左邊界為1.5cm；右邊界為1.5cm；上邊界為1.5cm；下邊界為1.5cm。5.正文格式之段落的間距中為固定值24磅；與前段距離0.5行，后段距離為0。6.會簽至相關單位，以最新組織架構為準 1.格式基礎要求1.ISO文件撰寫使用微軟Word、Excel1.格式基礎要311.格式基礎要求1.文件撰寫各段落及其分點說明皆以阿拉伯數(shù)字表示并以點（.）分出其層次，如5.0。2.各段落及各階分點說明，須上、下對齊并于每段敘述結尾以句號（。）作為該段落之結束。3.分點說明最多至第四階，如6.1.4.3。4.寫內(nèi)容若超過四階或為舉例項時則不用分點說明而一律以左右括號含阿拉伯數(shù)字如（1）表示；再下階則以左右括號含阿拉伯數(shù)字如（1）表示；再下階則以左右號含英文大寫字母如（A）表示。1.格式基礎要求1.文件撰寫各段落及其分點說明皆以阿拉伯數(shù)字32二階文件之架構

1.0目的：說明為什么開展該項活動。2.0范圍：說明活動涉及的（產(chǎn)品、項目、過程、活動．）范圍。3.0職責：說明活動的管理和執(zhí)行、驗證人員的職責。4.0定義：說明文件中使用的專有之名詞、縮寫。5.0作業(yè)內(nèi)容：流程步驟的詳細文字說明。6.0流程圖：使用統(tǒng)一的符號，以圖解方式說明流程。7.0參考文件：列出該文件內(nèi)所提到作業(yè)應參考使用這其他文件名稱與編號，以及文件所定義或參考之文件＆表單名稱與編號。8.0附件：列出文件所提應參閱之附件之名稱、標簽、用章等。

2.文件的編制框架二階文件之架構2.文件的編制框架332.文件的編制框架三階文件：（其他項目之架構）（如「作業(yè)規(guī)范」、「編號原則」、「名冊」等）

1.0目的：該WI之目的。2.0范圍：該WI所涵蓋之部分。3.0組織與權責：簡述該文件相關部門之組織結構及其應負之職責。4.0名詞解釋：專有名詞說明。5.0作業(yè)流程圖；說明各項作業(yè)之流程圖。6.0作業(yè)說明：作業(yè)說明可依需要分類撰寫。7.0注意事項：特別說明之部分。8.0參考文件：列出該文件內(nèi)所提到作業(yè)應參考使用之其他文件名稱與編號及文件所定義之表單名稱與編號。9.0附件：列出文件所定義標簽、用章等。2.文件的編制框架三階文件：（其他項目之架構）（如「作業(yè)規(guī)范342.文件的編制框架三階文件：檢驗（測試、試驗）規(guī)范之架構1.0目的：為該檢測規(guī)范之目的。2.0范圍：受檢測物所涵蓋之范圍。3.0組織與權責：簡述該文件相關部門之組織結構及其應負之職責。4.0名詞解釋：專有名稱說明。5.0作業(yè)流程圖：說明各項作業(yè)之流程。6.0作業(yè)說明：檢測步驟說明。7.0使用設備：檢測中所需使用之儀器設備及工具名稱。8.0環(huán)境規(guī)定：檢測環(huán)境如溫度、濕度等之規(guī)定。9.0抽樣基準：受檢測樣本之選取方式。10.0判定標準：檢測合格與不合格之基準。11.0注意事項：特別說明之部分。12.0圖示：可依需要圖示說明。13.0附件：列出文件所定義之標簽、用章等。2.文件的編制框架三階文件：檢驗（測試、試驗）規(guī)范之架構352.文件的編制框架三階文件：設備（儀器）使用保養(yǎng)規(guī)范之架構

1.0目的：為該操作規(guī)范之目的。2.0范圍：為該操作規(guī)范所涵蓋或適用之范圍。3.0項目：所需操作之項目說明。4.0名詞解釋：專有名詞說明。5.0環(huán)境規(guī)定：作業(yè)環(huán)境如溫度、濕度等之規(guī)定。6.0輔助器材或工具。7.0程序：操作步驟說明。8.0注意事項：特別說明之部分。9.0圖示：可依需要圖示說明。10.0附件：列出文件所定義標簽、用章等。2.文件的編制框架三階文件：設備（儀器）使用保養(yǎng)規(guī)范之架構362.文件的編制框架三階文件：校正規(guī)范之架構1.0目的：為該校正規(guī)范之目的。2.0范圍：為該校正規(guī)范所涵蓋或適用之范圍。3.0項目：所需校正之項目說明。4.0使用設備：校正作業(yè)所需之儀器、設備或工具。5.0名詞解釋：專有名詞說明。6.0環(huán)境規(guī)定：校正環(huán)境如溫度、濕度等。7.0程序：校正之程序。8.0注意事項：特別說明之部分。9.0附件：列出文件所定義標簽、用章等。2.文件的編制框架三階文件：校正規(guī)范之架構373.文件編制技巧確定過程的涉及部門及職責。先繪制流程圖。首先確保流程正確。結合ISO要求和實際工作，確定流程圖應涉及的內(nèi)容。根據(jù)流程圖的步驟及內(nèi)容編寫程序作業(yè)說明。3.文件編制技巧384.制流程圖－圖形形狀1.繪制流程圖時，應將事物之單位順序排列以減少線的交叉，使流程簡潔明白；流程之走向為由左而右，由上而下，并需注明此流程所涉及之表單及文件。2.由一符號連至另一符號時，必須使用箭線。3.流程之進同需以「作業(yè)」、「判斷」、「存檔」或「終（節(jié)）點」為起迄，或是從箭線本身進出，但須考慮其美觀性。4.流程圖所使用之標題應以括號包含名稱，（如〈文管〉）表示4.制流程圖－圖形形狀1.繪制流程圖時，應將事物之單位順序排394.制流程圖－圖形形狀4.制流程圖－圖形形狀404.制流程圖－圖形形狀（列圖）4.制流程圖－圖形形狀（列圖）415.格式注意事項1.使用部門名稱應統(tǒng)一會簽。2.在ISO文件或流程圖中所引用的文件名稱或記錄、表單的名稱亦應正確統(tǒng)一。3.會簽之前請以E-mail的形式傳電子檔先給到DCC初審文件格式。4.ISO文件撰寫完成后需附上「新/修訂文件(表單)審查申請單」(QP-001-FM01)傳簽。5.各相關單位在進行文件資料(記錄)會簽/核準時，會簽及核準人員必須采用手簽的方式進行簽名（中文名）和填寫日期，不可以采用蓋章的方式。6.文件傳至與該程序文件相關之執(zhí)行配合單位的一系列簽核作業(yè)，審核及核準權限可依文件（QP-001）《文件與資料控制程序》3.3之內(nèi)容作業(yè)。7.會簽欄位以最新的組織架構去會簽各單位。8.文件每次撰寫的最新日期與發(fā)行日期之間的時間間隔不可超過1個月。9.受控文件在發(fā)行后，如工作需要在復印件上進行內(nèi)容修改時，請責任單位半個月內(nèi)必須重新變更內(nèi)容版本升級，會簽完后到文管發(fā)行。10.受控文件不得私自影印，相關單位有需求時可填「文件申請單」（QP-001-FM04）申請。

5.格式注意事項1.使用部門名稱應統(tǒng)一會簽。42二、文件與資料檔案管理1.文件與資料管理的重要性2.文件處理流程3.檔案管理二、文件與資料檔案管理1.文件與資料管理的重要性431.文件與資料管理的重要性文件管理人員的工作就像一部機器的小螺絲釘，如果掉了或放的位置不對，這部機器就沒辦法運作的好。1.文件與資料管理的重要性文件管理人員的工作就像一部機器的小442.文件處理流程

※文件的分發(fā)及傳閱的登記工作往往被忽視，主辦人員認為自己經(jīng)手的工作處理的很清楚，勿需注明。但實際上時間一長便會記不清情況，或是有相關人員提取資料會不知從何查起，工作交接人員也會因不了解過去的狀況而造成文件找不到或丟失！2.文件處理流程452.文件處理流程

收文處理簽收→登記→傳閱→歸檔1、文件的簽收，應建立文件簽收單2、文件的登記

2.1、收文登記的項目；(收文日期、收文編號、來文單位、文件緩急程度、標題及內(nèi)容摘要、份數(shù)、附件、處理狀況)

2.2、收文登記力求及時、準確、簡便、易查找等。3、文件的借閱登記

3.1登記清冊借閱部門、姓名、工號、借閱時間、歸還時間，以便文件的追蹤。2.文件處理流程收文處理462.文件處理流程

文件的送簽1、如有與來文相關的資料或需參照的資料可一并附上。2、文件的裝訂。3、文件的簽辦及傳簽，可充分利用卷宗或文件夾等工具。4、注意區(qū)分文件的審核會簽及知會，減少大量的會簽動作，加強文件時效。5、把關文件品質(zhì)(內(nèi)容及附件是否齊全，字跡是否清晰)6、文