參展商實務(wù)（第三版）第二章企業(yè)參展相關(guān)程序

1、參展商實務(wù)（第三版）CONTENTS01第1章展覽會概述目錄02第2章企業(yè)參展相關(guān)程序03第3章展覽會的選擇04第4章參展人員的選擇與展品的選擇、包裝、運輸05第5章展位選擇與布展06第6章展期現(xiàn)場工作07第7章企業(yè)參展營銷推廣實務(wù)08第8章參展企業(yè)展后工作及參展評估CHAPTER02第2章企業(yè)參展相關(guān)程序第2章熟知國內(nèi)參展基本程序;掌握出國參展程序與要求;了解展臺施工程序與要求。學(xué)習(xí)導(dǎo)航點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本2.1 國內(nèi)參展基本程序圖2-1 參展的基本程序企業(yè)到展覽會去參展,應(yīng)該了解參展的基本程序。參展的基本程序如圖2-1所示。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點

2、擊添加文本2.1 國內(nèi)參展基本程序2.1.1 選擇展覽會企業(yè)如果打算參展,首要的問題是如何在眾多的展覽會中做出選擇。選展是成功的第一步。各地博覽會形式多樣，五彩繽紛，有些是綜合型大型博覽會，但更多的是專業(yè)性展會，地區(qū)間也有所側(cè)重。企業(yè)在參展前要對展覽會進行市場調(diào)查,了解展覽會的舉辦時間、地點,展覽會的影響力和知名度,同行對展覽會的態(tài)度,參加展覽會的專業(yè)觀眾人數(shù),可能達到的效果等。企業(yè)在選擇展覽會時,關(guān)鍵要看所選的展覽會是否達到企業(yè)的參展目標,費用支出與收益比是否符合企業(yè)要求。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本2.1 國內(nèi)參展基本程序2.1.2 預(yù)定展位參展商選擇參加某個展覽會后,

3、與主辦單位取得聯(lián)系,對方會傳真或郵寄報展文件。這些文件應(yīng)包括展覽會介紹資料、參展申請表格、參展費用、有關(guān)服務(wù)、展館展位圖、參展人員手冊等。(大型展覽會一般都開通網(wǎng)上報展,參展商可根據(jù)網(wǎng)上的提示進行報展)填好參展表格,返回給大會主辦者,在得以確認之后,將全部或者部分展位費作為定金匯至主辦者,提供參展所需的相關(guān)企業(yè)資料并按時傳真相關(guān)表格回組委會,這樣展位便得到最后的確定。具體流程如圖2-2。圖2-2 參展商預(yù)定展位流程點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本2.1 國內(nèi)參展基本程序2.1.3 選擇參展人員和展品A展品的選擇B參展人員的選擇在展品的選擇上,要選擇能體現(xiàn)自身產(chǎn)品優(yōu)勢的展品,展品

4、品質(zhì)是參展企業(yè)給觀眾留下印象的最重要的因素。選擇展品有3條原則,即針對性、代表性、獨特性。針對性是指展品要符合展出的目的、方針、性質(zhì)和內(nèi)容;代表性是指展品要體現(xiàn)企業(yè)的技術(shù)水平、生產(chǎn)能力及行業(yè)特點;獨特性是指展品要有自身的獨特之處,能和其他同類產(chǎn)品相區(qū)別。另外,參展商選擇的展品要符合展覽會的相關(guān)規(guī)定。在人員配備上,人員配備的質(zhì)量決定著參展企業(yè)在會展上的成敗,企業(yè)配備人員的能力及其展示反映了企業(yè)在行業(yè)中的地位。特別是服務(wù)人員的身體語言、對話和知識是否具有親和力對會展的成功是極為重要的,服務(wù)人員在發(fā)放資料時應(yīng)盡量多與觀眾溝通交流達到互動的效果。展臺的人員配備可以從以下方面來考慮:第一,根據(jù)展覽性質(zhì)選

5、派相關(guān)部門的人員;第二,根據(jù)工作量的大小決定人員數(shù)量;第三,注重人員的基本素質(zhì),如相貌、聲音、性格、能動性等;第四,加強現(xiàn)場培訓(xùn),如專業(yè)知識、產(chǎn)品性能、演示方法等。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本2.1 國內(nèi)參展基本程序2.1.4 展品的運輸在國內(nèi)參展,參展商可自己將展品運到展覽場地,大會主辦者會在參展細則里提供展品運輸?shù)南嚓P(guān)注意事項,參展商可以據(jù)此將展品運往展覽所在地。對于自己運輸不方便的,可以委托運輸代理,運輸代理提供門到展位到門的服務(wù)。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本2.1 國內(nèi)參展基本程序2.1.5展位布置展位(臺)是企業(yè)顯示企業(yè)實力和產(chǎn)品特色的窗口,有

6、個性、有視覺沖擊力的展位(臺)布置可以使企業(yè)在眾多的參展商中脫穎而出。展位(臺)設(shè)計的根本任務(wù)是幫助企業(yè)達到參展的目的,展位(臺)要能反映企業(yè)的形象,能吸引觀眾的注意力,能提供工作的功能環(huán)境。因為展品本身大部分情況下并不能說明企業(yè)產(chǎn)品的全部情況、顯示全部特征,一般需要配以圖表、資料、照片、模型、道具、模特或講解員等真人實物,借助裝飾、布景、照明、視聽設(shè)備等展示手段,加以說明、強調(diào)和渲染。大會組織者通常會給布展留出足夠的時間,大會展覽會的布展時間為3天以上,展品至少可以在展覽會開幕之前3天運進展覽館,進行展臺布展前由負責人到現(xiàn)場辦公室辦理入場登記手續(xù),交納裝修管理費等,領(lǐng)取布展工作證,布展流程圖

7、,如圖2-3所示。所有電動工具必須從正門登記進、出場,否則將不予出場。每天閉館時,帶出展館的物品必須填寫放行條,放行條在現(xiàn)場辦公室領(lǐng)取,蓋上組委會出場章方可放行。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本2.1 國內(nèi)參展基本程序2.1.5 展位布置圖2-3 布展流程圖點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本2.1 國內(nèi)參展基本程序2.1.6 參加展覽會展期工作是參展商參展的主體內(nèi)容,能否實現(xiàn)參展預(yù)期目標就看參展人員在展期的工作成效了。在展覽會期間,參展商要注意吸引觀眾提升人氣,做好觀眾接待、資料散發(fā)、洽談交流、展臺記錄和市場調(diào)研等工作,要善于從觀眾中尋找目標客戶,并努力與之建立起

8、聯(lián)系,及時詳細地記錄下每一個到訪客戶的情況及要求,每天將潛在商機及客戶資料發(fā)回公司,以便即時處理及回應(yīng);工作人員每天進行匯報總結(jié),根據(jù)需要適當調(diào)整業(yè)務(wù)計劃和安排等。按一般規(guī)律而言,展覽會開幕后的前3天,是專業(yè)觀眾到來的高峰,也就是展覽會的黃金時段。參展商在這個時間段應(yīng)全力以赴,合理安排人手進行現(xiàn)場演示或推銷,爭取把潛在的客戶變成真正的客戶,把可能的機會變成合同,與客戶早日成交。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本2.1 國內(nèi)參展基本程序2.1.7 撤展在展覽會即將結(jié)束的最后1天,觀眾稀少,參展人員可以適當進行撤展的準備,例如,檢點展品,將包裝物料準備整齊,等到清場即可以開始撤展。撤

9、展時秩序比較亂,為妥善起見,所有工作人員最好都到撤展現(xiàn)場收拾、整理和清理,防止遺漏、錯拿展品。展臺撤除時要注意安全,要將租借的展具及其他物件退還,并收回押金,展品運出展館要帶撤展證。值得注意的是,在展覽會期間,不可以隨意撤展。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本2.2國外參展的要求與程序出國參展已成為我國企業(yè)開拓國際市場的有效做法之一。出國參展可以使國內(nèi)企業(yè)擴大商務(wù)接觸面,開闊視野,尋找到更多的商機。許多具有較高知名度的國際展會,如法蘭克福春秋季消費品博覽會、科隆五金制品展覽會、米蘭馬契夫展覽會、芝加哥五金展覽會、拉斯維加斯消費電子產(chǎn)品展、迪拜春秋季國際博覽會等,都有中國企業(yè)的參加

10、。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本2.2 國外參展的要求與程序2.2.1 出國參展對企業(yè)的要求1）出國參加展覽會的外事紀律點擊添加文本嚴格遵守國家法令和外事紀律及外事授權(quán)規(guī)定,一切聽從指揮。維護民族尊嚴、國家利益和公司信譽,不做任何有損國格和公司信譽的事情。進行談判、簽訂協(xié)議、合同等重要活動時,要有談話記錄;不得利用工作之便謀求私利,不得背著組織與外商私下交往。參加外事活動,與外賓接觸,言談要有分寸,禮貌要合乎常規(guī)。1234嚴守國家機密,嚴防竊照、竊聽,泄漏國家機密。出國人員不得擅自離開駐地。一般情況下不得個人單獨行動,如有特殊事情需要通過正當程序向團長請假,其他人一律沒有批準

11、個人外出的權(quán)力。56出國人員的個人行李物品要嚴格保管、加鎖,提高警惕,發(fā)現(xiàn)可疑情況,要立即報告,并進行檢查。出國人員不得進入不健康的場所,不準購買黃色書刊、圖片出入境。78點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本2.2 國外參展的要求與程序2.2.1 出國參展對企業(yè)的要求2)出國參展人員注意事項一般展團實行“總團管理,分團負責”的管理責任制。各參展企業(yè)應(yīng)自覺配合展團領(lǐng)導(dǎo)工作,遵守紀律和要求。參展人員在外護照和機票由總團統(tǒng)一保管。如果臨時需要借出,必須向總團說明合理理由,并辦理借出手續(xù),用完后立即歸還。展團人員在外的一切活動必須服從總團的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和安排,不允許擅自離團活動,更不能到展團安

12、排以外的他國活動。遵守外事紀律,遵守所在國法律,尊重當?shù)氐娘L(fēng)俗習(xí)慣,維護國家尊嚴。1234遵守博覽會的有關(guān)規(guī)章制度,不得提前撤展,按博覽會規(guī)定處理樣品;展覽期間參展人員認真做好貿(mào)易洽談工作,爭取多成交。5點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本2.2 國外參展的要求與程序2.2.2 出國參展程序表2-1出國參展程序點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本2.2 國外參展的要求與程序2.2.3 出國參展辦理個人簽證程序1)辦理因公護照、簽證等出國手續(xù) （1）組團單位收到貴單位的參展協(xié)議及攤位費全款后，根據(jù)參展單位提供的單位名稱和參展人數(shù)向展覽審批單位上報參展人員的復(fù)核批復(fù)。（2）

13、組團單位在收到參展人員的復(fù)核批復(fù)后，立即向上級主管單位上報出國任務(wù)通知書及出國任務(wù)批件。（3）組團單位在收到出國任務(wù)通知書及出國任務(wù)批件后，即刻將參展人員的復(fù)核批復(fù)復(fù)印件、出國任務(wù)通知書原件及出國任務(wù)批件復(fù)印件等材料快遞至貴單位。（4）參展單位在收到出國任務(wù)通知書等材料后，到當?shù)卣跋嚓P(guān)部門辦理出國任務(wù)確認件、出國政審批件及護照手續(xù)。（5）貴單位辦理完上述手續(xù)后，于指定時間內(nèi)將出國任務(wù)確認件原件、出國政審批件原件、護照、照片及簽證所需材料送交我公司辦理簽證手續(xù)，簽證表由組團單位代填。（6）已有護照的參展人員須確認護照有效期，通常行程結(jié)束后六個月以上仍然有效的護照才可以送簽。（7）簽證簽出后，

14、請確認簽證生效日期須與實際行程相符，所簽出天數(shù)不得少于實際在外停留天數(shù)。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本2.2 國外參展的要求與程序2.2.3 出國參展辦理個人簽證程序2）辦理因私護照、簽證等出國手續(xù) （1）由參展人員本人向當?shù)毓膊块T的出入境管理局申領(lǐng)因私護照。（2）組團單位在收到參展單位參展人員資料、攤位費及人員費全款后，統(tǒng)一向展覽會主辦方索要正式邀請函。（3）參展人員收到邀請函后，便可自行送簽。（4）簽證申請人應(yīng)在其指定的使領(lǐng)館與簽證官面談，許多國家在中國的使領(lǐng)館通常設(shè)在北京、上海、廣州等地。（5）有些機構(gòu)對申請人提供免面談服務(wù)。（6）交納簽證費。（7）辦理簽證所需材料。

15、（8）面簽前請確認所提供簽證材料的一致性。（9）取簽證，請確認簽證生效日期、截止日期須與實際行程相符，所簽出天數(shù)不得少于實際在外停留天數(shù)。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本2.3 展臺施工程序與要求2.3.1 展位施工的程序01布展施工前715天,向展覽會組委會提出施工申請,申請時要提交布展施工圖、效果圖、電路圖等;02組委會進行審核;03組委會同意后,與其簽訂布展施工安全責任書;04申領(lǐng)施工證、車輛出入證(籌展證);05進場施工。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本2.3 展臺施工程序與要求2.3.2 展臺施工要求(1)施工人員應(yīng)佩帶施工證件進館施工。(2)施工單位

16、和施工人員在施工中對展館安全承擔責任,對進入展館的施工人員應(yīng)進行消防安全教育,要求施工人員嚴格遵守消防安全操作規(guī)程,并采取相應(yīng)的安全措施。(3)搭建、安裝特裝展位的參展商,一般在施工15天前,將特裝設(shè)計平面圖、施工圖報給組委會,由組委會報消防部門審批,審批合格后的設(shè)計平面圖、施工圖由組委會交付展館展覽現(xiàn)場部審核,審核合格的單位在施工前到總服務(wù)臺交納特殊裝修施工管理費和展后特裝物清理保證金,參展單位或施工單位在撤展期間將特裝物清理干凈,經(jīng)展覽現(xiàn)場部驗證后,退還保證金。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本2.3 展臺施工程序與要求2.3.2 展臺施工要求(4)特裝展位在開展前由消防檢測

17、專業(yè)公司做電氣設(shè)施消防安全檢測,由施工單位自付電檢費,檢測合格后方可供電。(5)嚴禁將易燃易爆、化學(xué)危險品、壓力容器帶入展館。(6)嚴禁在展館內(nèi)明火作業(yè),如有特殊需要須消防部門批準后在館外作業(yè),并設(shè)看護人員和采取相關(guān)的防護設(shè)施。(7)施工單位要愛護展館建筑物和設(shè)備、設(shè)施,施工中應(yīng)注意保護好墻面、地面,不得在上述任何部位釘釘子、扭螺絲、打孔、粘貼圖案或宣傳品。展館頂部龍骨嚴禁吊掛物品。(8)搭建物的安裝要牢固、安全,施工中展材、展具輕拿輕放,禁止砸地面、墻面,避免對展廳造成任何損壞。如發(fā)生損壞,按規(guī)定賠償。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本2.3 展臺施工程序與要求2.3.2 展臺

18、施工要求(9)施工單位不得在監(jiān)控設(shè)施、空調(diào)排風(fēng)口處搭建隔離物、展板或堆放任何物品。禁止遮擋安全疏散指示及應(yīng)急照明,不得損壞和挪用消防設(shè)施、器材,不得圈占消火栓,嚴禁占用防火間距及堵塞公共通道。(10)施工單位在展廳臺階、地面上做標識,須經(jīng)組委會廣告公司同意。(11)施工單位使用的地毯、粘板等材料應(yīng)為符合消防規(guī)定標準的非易燃物,固定時請使用非殘留性的單面、雙面布底膠帶。(12)展館內(nèi)所有設(shè)施、設(shè)備、展材展具及桌椅未經(jīng)同意不得擅自挪用,如施工單位需要上述物資請到總服務(wù)臺辦理租用手續(xù)。(13)館內(nèi)禁止吸煙、飲酒和各種形式的娛樂活動。使用音響設(shè)備應(yīng)低于70DB。點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本點擊添加文本2.3 展臺施工程序與要求2.3.2 展臺施工要求(14)施工單位按規(guī)定的時間進出展館,如提前進館施工或延長工作時間,需經(jīng)展館展覽現(xiàn)場部及保衛(wèi)部同意,并按標準支付費用。(15)施工單位在施工中要注意各展廳樓面高度和地面的負荷重量,避免發(fā)生事故。(16)施工單位需要用電時,到總服務(wù)臺辦理租