Outlook應(yīng)用指南3——聯(lián)系人管理技巧學(xué)習(xí)資料

1、Good is good, but better carries it.精益求精，善益求善。Outlook應(yīng)用指南3聯(lián)系人管理技巧-我們在日常生活中，會將一些常用的電話記在電話本中，以便在需要時(shí)能夠立即查閱。Outlook的“聯(lián)系人”列表也具有相似的作用，你可以建立一些同事和親朋好友的通訊簿，不僅能記錄他們的電子郵件地址，還可以包括電話號碼、聯(lián)系地址和生日等各類資料。以下給大家介紹一些Outlook“聯(lián)系人”的相關(guān)功能和操作技巧。1.如何快速添加聯(lián)系人?在郵件的瀏覽區(qū)里，將鼠標(biāo)移至發(fā)件人名稱上，點(diǎn)擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【添加到Outlook聯(lián)系人】命令，即可快速創(chuàng)建一個(gè)新的聯(lián)系人。你可

2、以在“聯(lián)系人”對話框里面填寫各類資料，甚至可以將聯(lián)系人的頭像導(dǎo)入進(jìn)來。為了能讓“聯(lián)系人”列表發(fā)揮強(qiáng)大的功能，建議你填寫的越詳細(xì)越好，例如聯(lián)系人的生日、頭銜和綽號等。打開“聯(lián)系人”窗口中的“細(xì)節(jié)”選項(xiàng)卡，這些信息都可以在里面記錄下來。2.每次都要給固定的幾個(gè)人發(fā)郵件，如何快速的添加聯(lián)系人？我們可以將相關(guān)的幾個(gè)聯(lián)系人加入到一個(gè)“通訊組”中，這樣在以后發(fā)信時(shí)，只要我們選擇這個(gè)通訊組，就相當(dāng)于選擇了這個(gè)組中的所有人，如此就方便多了。(1)、打開“聯(lián)系人”視圖，單擊工具欄上【新建】按鈕右側(cè)的下拉箭頭，選擇【通訊組列表】命令。(2)、首先為新建的通訊組起一個(gè)名字，然后單擊【選擇成員】按鈕，選擇當(dāng)前Outl

3、ook“聯(lián)系人”中已有的人作為組成員；或者單擊【添加新成員】按鈕直接添加新的聯(lián)系人作為組成員。(3)、在發(fā)送郵件時(shí)，只需要在選擇聯(lián)系人的時(shí)候，選擇相應(yīng)的組就可以了。3.聯(lián)系人太多，如何快速找到需要的人？方法一：用字母定位“聯(lián)系人”列表中的聯(lián)系人是按照姓氏拼音的開頭字母的前后順序排列的。所以，使用“拼音索引”按鈕可以很快尋找到聯(lián)系人。在聯(lián)系人區(qū)域的最右邊單擊聯(lián)系人名字的第一個(gè)字母，可以快速定位聯(lián)系人。方法二：按單位排列在聯(lián)系人的項(xiàng)目預(yù)覽區(qū)將“當(dāng)前視圖”由“地址卡”改為“按單位”，可以按照聯(lián)系人所在的單位不同進(jìn)行快速查找。方法三：按類別分類為了方便識別和查找，Outlook還允許我們?yōu)楸姸嗟穆?lián)系人

4、分類。在“聯(lián)系人”窗口中右擊聯(lián)系人條目，執(zhí)行快捷菜單中的【類別】命令，即可彈出“類別”對話框，在這里，你可以為這位聯(lián)系人設(shè)定屬于哪種類別。聯(lián)系人的分類不是唯一的，你可以為一個(gè)聯(lián)系人指定屬于多個(gè)不同的類別。這樣，我們今后在進(jìn)行聯(lián)系人查找時(shí)，就可以按照不同的類別進(jìn)行分類了。方法四：用“查找聯(lián)系人”輸入框在工具欄上的“請輸入要查找的聯(lián)系人”框中鍵入要查找的聯(lián)系人的姓名，可以直接進(jìn)行搜索。方法五：用“查找”按鈕單擊工具欄上的“查找”按鈕，鍵入要查找的聯(lián)系人的姓名。在“搜索范圍”中選中【選擇文件夾】，在“選擇文件夾中”選擇“聯(lián)系人”。單擊【確定】再單擊【立即查找】按鈕。4.怎樣做好聯(lián)系人信息的備份，防止

5、重要信息丟失？(1)、執(zhí)行【文件】菜單下的【導(dǎo)入和導(dǎo)出】命令。(2)、選擇“導(dǎo)出到一個(gè)文件”，單擊【下一步】。(3)、文件類型選擇“個(gè)人文件夾.pst”，單擊【下一步】。(4)、在選出導(dǎo)出文件夾的位置中，選擇“聯(lián)系人”，單擊【下一步】。(5)、自定義保存位置。單擊【完成】。生成的pst文件可以妥善保存起來，一旦需要還原Outlook聯(lián)系人的信息，我們可以再次同樣執(zhí)行【導(dǎo)入和導(dǎo)出】功能，選擇“從另一程序或文件導(dǎo)入”操作即可進(jìn)行數(shù)據(jù)的還原。5.如何查看與聯(lián)系人的各種信息往來？在“聯(lián)系人”視圖中，雙擊想要查看的聯(lián)系人信息，打開聯(lián)系人對話框中的“活動”標(biāo)簽。這里會羅列出曾經(jīng)與此聯(lián)系人相關(guān)的所有活動信息，包括郵件往來、約會事件等，你可以直接雙擊這些條目查看詳細(xì)情況。6.如何制作和發(fā)送自己的電子名片？為了方便與客戶的業(yè)務(wù)往來，你可以為自己創(chuàng)建一個(gè)電子名片，并將其轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)聯(lián)系人，以便日后進(jìn)行聯(lián)系。首先為新建“聯(lián)系人”，把自己的信息詳細(xì)填寫好，然后執(zhí)行【動作】菜單下的【作為vCard轉(zhuǎn)發(fā)】命令，Outlook就將會自動新建一封電子郵件，并將此聯(lián)系人的信息以附件的形式附加在此郵件中（vcf文件），