企業(yè)人力資源管理e化之評估與建構(gòu)

1、行政院勞工委員會職業(yè)訓練局 PAGE 228【九十年度企業(yè)人力資源發(fā)展與管理系列演講專輯】企業(yè)人力資源管理e化之評估與建構(gòu)壹、前言潤泰集團在三年前推動人力資源管理化，完成了計算機化系統(tǒng)的建立。在信息化管理系統(tǒng)中最困難的部份就是薪資管理系統(tǒng)，過去整個里舊的的薪資管理系統(tǒng)很復雜，甚至使用手寫式的的薪資管理系統(tǒng)，盡管現(xiàn)行已使用WAP方面的薪資管理理念，但事實上系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，還是一個老舊的數(shù)據(jù)庫。因此，在整個化的過程當中，如何在一個極為本土化的企業(yè)中建構(gòu)一個標準化作業(yè)計算機化的系統(tǒng)？信息系統(tǒng)存在一種程序與方法的關系，因此信息化的過程需具備清楚的程序，任何的信息系統(tǒng)都具有輔助的功能。人力資源就是化的過程中

2、，系統(tǒng)容量可大可小，包括人員安置、訓練、發(fā)展評估，以及薪資、安全、衛(wèi)生等相關信息，在新進人員加入公司時，必須填寫相關文件，目的便是從事該類管理。人力資源管理統(tǒng)好比計算機處理系統(tǒng)，應可提供信息的累積（信息的儲存、處理與增長）、維持（信息隨時更新符合實際需求）和傳遞（提供使用者相關信息）個人必須累積信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，并能重復及有效運用該信息。例如人力資源管理系統(tǒng)中的負工基數(shù)據(jù)即可不斷地重復運用，包括員工的年齡、學歷，在職時間長短以及工作內(nèi)容等，在企業(yè)從事人力盤工作時，者會使用到該資，因此信息化系統(tǒng)最重要的功能，便是建立與累積所有意義。相關的信息，并能維持信息的存在。因此人事工作也相對存在著機密性。

3、現(xiàn)今的信息管理系統(tǒng)在某種程度是一個開放性的系統(tǒng)，假如一個信息管理系統(tǒng)設立多重的防火墻, 這樣的信息管理系無存在的必要。真正機密資便不可置于該系統(tǒng)中，一旦該數(shù)據(jù)置于此系統(tǒng)中，公司內(nèi)部各部，例如信息部門、人事部門、財務部門等都可讀取該信息，因此，系統(tǒng)功能便在于可有效保存大量數(shù)據(jù)并隨時運用。在過去企業(yè)的人力資源作業(yè)過程中，必須調(diào)閱大量數(shù)據(jù)，現(xiàn)在只要建立一套信息管理系統(tǒng)之后，便可以效的成為決策的最佳輔助工具。例如從事人員甄選作業(yè)時，只要事先訂定甄選資格條件，便可以幫助決策。信息管理的過程不只是數(shù)據(jù)儲存而已，而是最后提供決策的參考，信息化管理過程當中，最重要的是先清目的所在，是否只是儲存數(shù)據(jù)的功能？亦或

4、是還有計算的功能，或者是成為有效的決策輔助工具。事實上，企業(yè)的最終目的是希望人力資源管理系統(tǒng)可以提供直接輔助中高階層主管在能力運作方面與人力盤點方面的決策。在過去尚未信息化的時代，人力資源盤點作業(yè)，是一項很辛苦的工作。在當時，企業(yè)若要從公司人才庫中尋適合某一部門職缺的人選，往往要花上一段時間。若是具有一套快速的輔助系統(tǒng)，可以直接審核中高階主管資格，如此一來，便可大力強化決策的實時性，因此人力資源管理系統(tǒng)的輔輔助決策功能相當重要，當企業(yè)所要求的功能越多的時候，相對地在之前的系統(tǒng)預算過程當中所需的結(jié)構(gòu)性考慮便要越清。然而，過去臺灣本土企業(yè)信息化過程中，只是視眼前需要而建構(gòu)，以致于到后面系統(tǒng)有龐然怪

5、物。因此要事先了解做信息化建構(gòu)的過程當中，系統(tǒng)的范圍到那里及可完成什么工作，如儲存數(shù)據(jù)或是數(shù)據(jù)維護。系統(tǒng)上數(shù)據(jù)的開放，須視對象的不同來傳遞相關訊息。所以在做人力資源信息化管理時，中高階的訊息基層看到的訊息是不一樣的。所以在做報表和訊息傳遞的部份要思考用什么方式來呈現(xiàn)。假如公司的文化相對性是較科技化或是較公開化，可以公開跟流通的訊息就比較多。貳、關注（末端）使用都需求做任何事情時要想到最后使用端者使用數(shù)據(jù)的用途是什么，以績效考核來講，以前的做做績效考核，最快方法是直接key in在紙張上，主管是否有意愿遵循，使用計算機化的績效考核制度時，假如覺得困難的話，可能數(shù)據(jù)輸入的過程就會請別人代為輸入，此

6、數(shù)據(jù)就是不曉得是正確或是錯誤，因此在設置此種系統(tǒng)的時候，要想到不是舊的人力資源人員來使用人力資源管理系統(tǒng)。因為人力資源管理系統(tǒng)有很多到最后會發(fā)展到最高階的決策性輔助性系統(tǒng)。人力資源管理是一層層往下授權(quán)，不是主管沒辦法立即負起他人力資源管理上的責任，所以在這樣的一個過程當中，如何讓管理者真正愿意使用人力資源信息系統(tǒng)負起直接主管的人力資源管理的權(quán)責。Begin with the end。在建立人力資源信息管理系統(tǒng)的前置作業(yè)時，先了解管理者希望透過系統(tǒng)的使用可以提到什么樣的輔助數(shù)據(jù)或是報表，如人力成本、人力規(guī)格等。并在系統(tǒng)建構(gòu)過程中，要清楚的告知員工，此系統(tǒng)建構(gòu)完之后對大家有什么好處，提高支持率。此

7、外，需注意因?qū)際RS所帶來管理者管理習慣的改變，是否能適應計算機化作業(yè)。而人事系統(tǒng)最難的部分是簽核流程的界定，如誰能提、誰能核、誰能決等，所以必須在計算機上定義清楚，它會影直接影響到所有管理者在做人員管理相關的作業(yè)過程。參、人力資源管理的趨勢在計算機化管理導入過程當中，人力資源管理最大的趨勢是人跟事的管理。一是員工代言人，面對員工的需求、問題和意見的提出做出響應與討會。的行政專家，做薪資管理的行政相關的行政，做人事的行政非常非常的多。一是行政專家，如薪資管理相關的行政作業(yè)。肆、組織發(fā)展之階段性需求一、人力資源相關行政作業(yè)會被計算機取代掉。二、在導入人力資源信息管理系統(tǒng)時，人力資源管理角色會慢

8、慢地提升到策略與變革的角色。三、在信息化過程中，要做人力資源化之SOP，簽核流程的管理標準與將員工的數(shù)據(jù)、績效指針、用人的價值公司文化價值要做資源整合。伍、確認公司人力資源管理體系人力資源管理人員在制定公司的制度，都是管理都與投資者價值文化理念的延伸，怎么看待員工、怎么認員工績效、怎么做員工的獎賞等，都是透過所發(fā)展出來的制定去規(guī)范，以呈現(xiàn)企業(yè)和老板的理念。在導入信息化系統(tǒng)前，要先了解公司組織的潛在文化、有形文化和無形文化，尤其是最高階老板的想法。界定人力資源的議是可被公開多少、可被討論多少。因此在選擇信息化導入的設備跟軟件時，須視與公司的組織的階段性發(fā)展目標和管理文化理念合不合之外，并清楚并確

9、認每個層級所授權(quán)的部份，否則公司信息人員會無所適從。陸、發(fā)展HRIS所需之作業(yè)流程一、組織的數(shù)據(jù)文件二、關于取務和員工的數(shù)據(jù)文件柒、確認作業(yè)之SOP（Standard operation procedure）基礎工程是在做系統(tǒng)化的過程當中花最多時間的，所以要確認作業(yè)之SOP。捌、關鍵性績效指標一、企業(yè)實施一作業(yè)程改善或?qū)胄路椒〞r，用以衡量績效性指標值，藉以判斷導入前后的差距。二、建新企業(yè)在實施新方法，先選擇績效指標，例如該企業(yè)希望能夠改善人員遴選之效率，應建立有關人才庫存及能力評鑒等指標，若是偏向增加企業(yè)人力成本控管時，則需建立人力成本占營業(yè)收入的比率。三、在HRIS的發(fā)展中，最重要的就是政

10、策（policy）的確認，與規(guī)格條件的設定有很大關聯(lián)。玖、掌握IT的效益人力資源管理者要負起人力資源系統(tǒng)開發(fā)的責任，并要有變革的能力。此外，要有系統(tǒng)化的思考，亦即所發(fā)展什么樣的管理工具要清楚確認。拾、與MIS人員合作讓公司的IT人員很清楚，他需要做什么樣的Data的攝取，什么樣的運作，那有什么樣的Data要Input進來，這個部份是系統(tǒng)化思考。在系統(tǒng)的導入過程當中，請公司的信息處的人派一個專責的IT人員做整個系統(tǒng)的發(fā)展的窗口，讓IT人員了解里面的內(nèi)容、管理的重點、管理的謹慎的部份，且直接邀請他一起參與系統(tǒng)流程規(guī)劃的會議，且明確告訴他各種的限制及設定的條件和原則，并且做書面確認。讓MIS人員成為人力資源管理人員的助力。拾壹、設備需