公文主題詞標(biāo)引基礎(chǔ)知識(shí)

1、公文主題詞標(biāo)引基礎(chǔ)知識(shí)一、什么叫主題詞、主題詞表和檢索語(yǔ)言。（一）主題詞。主題詞也稱敘詞，是一些以概念為基礎(chǔ)的，規(guī)范化的，具有組配性能，并可顯示詞間語(yǔ)義關(guān)系的詞和詞組。主題詞分正式主題詞和非正式主題詞。正式主題詞用來(lái)標(biāo)引和檢索文獻(xiàn)，非正式主題詞是查找正式主題詞的引導(dǎo)詞。（二）主題詞表。主題詞表也稱敘詞表，是指由自然語(yǔ)言中優(yōu)選出來(lái)的語(yǔ)義相關(guān)、族性相關(guān)的名詞術(shù)語(yǔ)按字順排列所組成的一種規(guī)范化的動(dòng)態(tài)詞典。（三）公文主題詞表。公文主題詞表是用于公文主題標(biāo)引與檢索的主題詞表。它是適應(yīng)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化，尤其是計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理的需要，為黨政機(jī)關(guān)公文主題標(biāo)引與檢索而編制的一部術(shù)語(yǔ)控制工具。（四）檢索語(yǔ)言。檢索語(yǔ)言是

2、根據(jù)人們檢索工作的需要而創(chuàng)造的一種人工語(yǔ)言，它是存儲(chǔ)、查找文獻(xiàn)的共同依據(jù)，也叫標(biāo)引語(yǔ)言。檢索語(yǔ)言又分為分類語(yǔ)言和主題語(yǔ)言。分類語(yǔ)言的概念。是指以阿拉伯?dāng)?shù)字或以拉丁字母和數(shù)字混合作為類目標(biāo)識(shí)符號(hào)，以基本類目作為詞匯，以類目的從屬關(guān)系表達(dá)復(fù)雜概念的一類檢索語(yǔ)言。主題語(yǔ)言的概念。是以直接論述的事物、對(duì)象為依據(jù)，以自然語(yǔ)言為基本詞匯，以概念之間的邏輯關(guān)系作為構(gòu)詞法的一類檢索語(yǔ)言。二、為什么要標(biāo)引公文主題詞。（一）標(biāo)引公文主題詞有利于建立先進(jìn)的公文檢索體系，輔助領(lǐng)導(dǎo)同志決策。信息量的增加，數(shù)據(jù)量的增大，單純的分類檢索方法難以滿足人們對(duì)多主題文件查找的要求。主題檢索方法彌補(bǔ)了分類檢索方法的不足，檢索更自由

3、，查找跨度更大。（二）標(biāo)引公文主題詞是建立機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化檢索系統(tǒng)的前提條件。OO辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通過(guò)文件上標(biāo)注的主題詞將文件納入檢索系統(tǒng)。辦文人員在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上通過(guò)主題詞來(lái)查找有關(guān)主題的文件。（三）標(biāo)引主題詞是實(shí)現(xiàn)公文管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。檔案工作人員可以根據(jù)公文主題詞編制檔案、文件主題索引或主題目錄、專題目錄等手工檢索工具。辦文人員可直接利用根據(jù)公文主題詞而建立的檔案編目計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)查找文件。（四）對(duì)提高秘書(shū)工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有重要作用。三、公文主題詞表的體系結(jié)構(gòu)。公文主題詞表由范疇表、字順表、附表三大部分組成。1、范疇表。范疇表又稱分類表，它根據(jù)公文的主要內(nèi)容和職能部門的分工劃分若干范疇，將

4、字順表中所列款目詞按詞義歸入有關(guān)類目，滿足按類查詞和按族性檢索的要求。范疇表設(shè)兩級(jí)類目，一級(jí)類目19個(gè)，用一個(gè)漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí)。二級(jí)類目70個(gè)，用兩個(gè)拼音字母標(biāo)識(shí)。2、字順表。字順表由正式主題詞與非正式主題詞款目（詞單元）、款目詞的漢語(yǔ)拼音、范疇號(hào)和詞的參照關(guān)系四部分組成，個(gè)別詞還有注釋。漢語(yǔ)拼音。注上漢語(yǔ)拼音主要是便于按音排序和按音查詞。款目詞?？钅吭~單元按漢語(yǔ)拼音字順規(guī)定的同音同調(diào)同形排列，起排列和查找作用。范疇號(hào)。范疇號(hào)即每個(gè)款目詞所屬的分類范疇編號(hào)。這是字順表與范疇表聯(lián)系的渠道，通過(guò)范疇號(hào)可以在范疇表中查找與該主題詞同屬一個(gè)類別的相關(guān)主題詞。參照關(guān)系。參照關(guān)系有等同關(guān)系、屬分關(guān)系和相關(guān)

5、關(guān)系三種。等同關(guān)系指兩個(gè)以上概念相同或相近的主題詞之間的關(guān)系，也叫用代關(guān)系，用“Y”表示正式主題詞，用"D"表示非正式主題詞；。屬分關(guān)系指概念上具有隸屬關(guān)系的主題詞之間的關(guān)系。不同隸屬關(guān)系主題詞分別用“F”、“S”、和“Z”表示?！癋”是下位詞指引符，該詞之后的主題詞為下位詞，用表示，黑點(diǎn)多少表示詞的等級(jí)，黑點(diǎn)越多表示該詞越專指；“S”是上位詞指引符；“Z”是族首詞指引符，同時(shí)帶有“*”號(hào)。相關(guān)關(guān)系指主題詞之間具有的交叉、對(duì)立、矛盾、對(duì)應(yīng)等相互參照的關(guān)系，用C表示。3、附表。附表有三個(gè)，內(nèi)容為：組織機(jī)構(gòu)名稱表；中國(guó)地區(qū)名稱表；世界各國(guó)和地區(qū)名稱表。附表中的主題詞與字順表中的

6、主題詞具有同等效力。四、怎樣標(biāo)引公文主題詞。（一）公文主題分析。1、審讀文件，了解主題。審讀文件的重點(diǎn)。2、分析主題類型，確定主題概念。主題類型分為單主題和多主題兩種。單主題是指一份公文所研究和論述的只有一個(gè)對(duì)象或問(wèn)題。多主題是指一份公文所研究和論述的主題對(duì)象不只一個(gè)，而是兩個(gè)或者更多，而且都是并列的獨(dú)立主題。3、分析主題結(jié)構(gòu)，確定主題因素。主題因素分為主體因素、通用因素、位置因素、時(shí)間因素和文獻(xiàn)類型因素五部分。主體因素是指公文論述的主題中的關(guān)鍵性概念，它是公文主題的主要成分，其他主題因素都附屬于這個(gè)主體因素；通用因素是構(gòu)成主題的一些通用概念，它說(shuō)明主體因素的動(dòng)態(tài)和趨勢(shì)。通用概念沒(méi)有專指性也沒(méi)

7、有獨(dú)立檢索價(jià)值，不宜單獨(dú)使用；位置因素是表明主體因素所處的位置和范圍，文件規(guī)定適用的地區(qū)、位置和對(duì)象。位置因素包括國(guó)家名稱、地區(qū)名稱和組織機(jī)構(gòu)名稱；時(shí)間因素是從時(shí)間上對(duì)主體因素進(jìn)行限定，把主題對(duì)象放在特定的時(shí)間范圍之內(nèi)。時(shí)間因素包括年代、時(shí)代、朝代、期限等；文獻(xiàn)類型因素包括文獻(xiàn)種類、公文文種、文件名稱編號(hào)等。（二）查表選詞，轉(zhuǎn)換主題概念。通過(guò)查找主題詞表進(jìn)行主題概念轉(zhuǎn)換時(shí)，必須采用詞表上規(guī)范化的主題詞。轉(zhuǎn)換主題概念主要有兩種形式：一是直接轉(zhuǎn)換。二是間接轉(zhuǎn)換。（三）主題詞組配標(biāo)引。組配，就是用兩個(gè)或兩個(gè)以上主題詞構(gòu)成邏輯關(guān)系組合以表達(dá)一個(gè)專指概念的一種方式。它以詞間語(yǔ)法關(guān)系和邏輯關(guān)系為基礎(chǔ)，只有

8、相容關(guān)系的概念詞才可以組配，而且，不是字面上的組配，決定的因素是邏輯關(guān)系。組配標(biāo)引有概念交叉組配、概念限定組配、上位詞或下位詞組配。應(yīng)優(yōu)先考慮交叉組配和限定組配。交叉組配是指兩個(gè)組配的概念之間具有交叉關(guān)系，兩個(gè)概念的外延有一部分重合。限定組配是以概念的限定為基礎(chǔ)，由屬概念過(guò)渡到種概念的組配。（四）直接上位詞標(biāo)引和靠詞標(biāo)引。上位詞標(biāo)引要求兩個(gè)概念之間具有屬分關(guān)系。靠詞標(biāo)引要求兩個(gè)概念必須是同一范疇、同一屬性。無(wú)論是直接上位詞標(biāo)引或是靠詞標(biāo)引，都不能越級(jí)標(biāo)引。（五）自由詞標(biāo)引。自由詞標(biāo)引是用未經(jīng)規(guī)范化處理的自然語(yǔ)言表述公文主題概念，并作為表達(dá)公文主題概念的檢索標(biāo)識(shí)。自由詞標(biāo)引范圍：一是某些主題概念

9、雖然可以采用組配標(biāo)引或上位詞標(biāo)引，但使用頻率較高；二是新出現(xiàn)的主題概念，包括新科技、新政策、新理論、新名詞術(shù)語(yǔ)等；三是人物、時(shí)間和年代稱號(hào)；四是地區(qū)、組織機(jī)構(gòu)名稱。自由詞標(biāo)引應(yīng)遵守的規(guī)則：一是應(yīng)認(rèn)真地查找詞表，確實(shí)沒(méi)有合適的專指的主題詞，才進(jìn)行自由詞標(biāo)引。二是可選用其他詞表以及權(quán)威性參考書(shū)、工具書(shū)上的詞。三是所選的詞必須具有較強(qiáng)的檢索功能和組配功能，具有實(shí)用性，能檢索，能組配。四是應(yīng)盡可能做到詞形簡(jiǎn)單、概念明確。五是在標(biāo)出自由詞的同時(shí)相應(yīng)標(biāo)出它的上位主題詞（或類別詞）。六是在自由詞后標(biāo)上符號(hào)，并適時(shí)將新詞登記在主題詞表上。選用詞表以外的地名（組織機(jī)構(gòu)名卜時(shí)間、人名、文獻(xiàn)名稱等專用名詞作自由詞標(biāo)

10、引時(shí)，不作""標(biāo)記。五、標(biāo)引工作中一些具體問(wèn)題。（一）主題詞的排列。反映公文整體（概述）內(nèi)容的主題詞在前，反映公文部分（分述）內(nèi)容的主題詞在后。在單主題公文中，反映中心內(nèi)容的主題詞在前，反映其他方面的主題詞在后；在多主題公文中，反映公文整體（概述）內(nèi)容的主題詞在前，反映公文其他內(nèi)容的各主題詞按出現(xiàn)的先后次序排列。作為自由詞標(biāo)引的地名（組織機(jī)構(gòu)名卜時(shí)間、人名等，應(yīng)置于表現(xiàn)公文內(nèi)容的主題詞后面，置于表現(xiàn)公文形式的主題詞前面。同時(shí)出現(xiàn)在同一公文中，則按地名（組織機(jī)構(gòu)名卜時(shí)間、人名的順序排列。（二）文種的標(biāo)引。文種作為正式主題詞，標(biāo)在所有主題詞的最末位。在轉(zhuǎn)（ER）發(fā)類型通知中，被

11、轉(zhuǎn)（ER）發(fā)的公文的文種可不作為主題詞標(biāo)引。但如果被轉(zhuǎn)（ER）發(fā)的公文屬法規(guī)性質(zhì)，其名稱為條例、規(guī)定、辦法等，則應(yīng)作為主題詞標(biāo)引。（三）標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的標(biāo)引。公文主題詞一般不應(yīng)出現(xiàn)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。在公文主題詞表中帶有標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的正式主題詞，應(yīng)予保留。因?yàn)檫@些標(biāo)點(diǎn)符號(hào)有特殊功能，刪去后容易引發(fā)歧義。自由詞標(biāo)引時(shí)一般不要帶標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。淺談公文主題詞的制作進(jìn)入20世紀(jì)卯年代，計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公領(lǐng)域得到普遍應(yīng)用，推動(dòng)了各類機(jī)關(guān)辦公的現(xiàn)代化。為了適應(yīng)辦公現(xiàn)代化的要求，便于計(jì)算機(jī)檢索和公文的管理，公文“主題詞”應(yīng)運(yùn)而生。國(guó)務(wù)院辦公廳于994年4月23日以國(guó)辦秘函1994157號(hào)文件發(fā)布了（國(guó)務(wù)院公文主題詞表），廢止了198

12、8年12月修訂的主題詞表，并公布了（國(guó)務(wù)院公文主題詞表）使用說(shuō)明，初步規(guī)范了公文主題詞的制作和使用。但由于主題詞表的使用從上至下沒(méi)有實(shí)施細(xì)則，加之主題詞的應(yīng)用、制作在不斷完善、規(guī)范的過(guò)程之中，故，在各級(jí)公文主題詞應(yīng)用和制作中出現(xiàn)很多問(wèn)題，筆者歸納為五大問(wèn)題。一是前題后移。出現(xiàn)這一問(wèn)題多是因?yàn)椴涣私庖矝](méi)掌握主題詞的體系結(jié)構(gòu)，不清楚主題詞的作用和意義，只是盲目跟隨使用主題詞，把標(biāo)題完整地搬移到后面作主題詞的詞目而用。如：（關(guān)于成立XX市電子游戲?qū)ｍ?xiàng)治理工作領(lǐng)導(dǎo)小組的通知主題詞是這樣標(biāo)引的:“機(jī)構(gòu)設(shè)置電子游戲?qū)ｍ?xiàng)治理工作領(lǐng)導(dǎo)小組面通知”，而正確的主題詞應(yīng)擬制為：“機(jī)構(gòu)電子游戲面管理領(lǐng)導(dǎo)小組通知”。二

13、是類別不分。這有三種情況：類別判斷不準(zhǔn)。如（關(guān)于成立XX市生產(chǎn)救災(zāi)領(lǐng)導(dǎo)小組的通知的主題詞標(biāo)注是：“民政救災(zāi)領(lǐng)導(dǎo)小組通知”，其類別詞使用“民政”詞目不準(zhǔn)，而應(yīng)使用“機(jī)構(gòu)”詞目。把區(qū)域詞當(dāng)作類別詞使用。如某市下發(fā)的（關(guān)于做好商品流通工作的通知主題詞“貿(mào)易商品流通通知”中，就把“貿(mào)易”這一區(qū)域詞作為類別詞使用了，這里正確的主題詞標(biāo)引應(yīng)是“商業(yè)商品流通通知”。用類屬詞取代類別詞。如（Xx省人民政府關(guān)于2001年重點(diǎn)工作的安排意貼的主題詞“政府重點(diǎn)工作意見(jiàn)”，這里缺少類別詞“綜合”，而錯(cuò)誤地用類屬詞目“政府”代之，正確的主題詞應(yīng)是”綜合政府重點(diǎn)工作意見(jiàn)”。三是詞目過(guò)多。主題詞的標(biāo)引要求：一份文件，除類別

14、詞外，最多不超過(guò)5個(gè)主題詞目，但有的竟達(dá)6個(gè)以上。四是生造詞目。主題詞的詞目選用既要能全面、真實(shí)地反映一份公文的主要內(nèi)容，又不能超出正在執(zhí)行的本級(jí)以上的主題詞表范圍，更不能亂造、生造詞目。盡管向下行文時(shí)，當(dāng)在主題詞表中找不到合適詞目時(shí)，雖然可自定能反映公文主題的詞目，但一定要在自定詞目后記以“凸”符號(hào)標(biāo)明。如：（關(guān)于分解落實(shí)（政府工作報(bào)告）提出的2001年主要任務(wù)的通知的主題詞是這樣標(biāo)引的：“政府工作任務(wù)落實(shí)通知”，其中“任務(wù)”、“落實(shí)”這兩個(gè)詞目在（XX省政府主題詞表中找不到，又沒(méi)在兩個(gè)詞目后加注“凸”符號(hào)，就屬生造詞目。正確的擬定應(yīng)是：“綜合政府工作分工通知”。目前一般的省、市、縣都比照（

15、國(guó)務(wù)院公文主題詞表）制定了各自適用的主題詞表，制作主題詞時(shí)應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行，不可生造，否則就會(huì)造成新的混亂，失去主題詞應(yīng)有的作用和意義。五是置放錯(cuò)位。主題詞的使用，目的之一是方便公文檢索。因此，按照公文規(guī)式的有關(guān)規(guī)定，公文主題詞應(yīng)與版記一起置放在公文末頁(yè)的背面下方。但有些公文為了印刷方便，往往忽略了這一點(diǎn)，把主題詞與版記一起置放在公文末頁(yè)的正面下方，這是錯(cuò)誤的。那么，怎樣才能搞好主題詞的制作，促進(jìn)公文主題詞的規(guī)范呢？筆者認(rèn)為應(yīng)做到三點(diǎn):1 .了解主題詞的體系結(jié)構(gòu)公文主題詞，一般由類別詞和類屬詞組配而成。（國(guó)務(wù)院公文主題詞表）分三個(gè)層次列表。第一層是對(duì)主題詞區(qū)域的分類，只作為劃定類別詞和類屬詞的區(qū)域

16、，便于查找、使用類別詞和類屬詞，不作公文主題詞詞目使用（即不可用來(lái)制作公文主題詞），如序號(hào)為“01綜合、經(jīng)濟(jì)”類、序號(hào)為05財(cái)政、金融”類等。第二層是類別詞，即對(duì)主題詞的具體分類，如序號(hào)為“02工交、能源、郵電”類中的“02A業(yè)”、“02B交通”、“02C能源”?！?2D郵電”等；第三層是類屬詞，如序號(hào)為“02工業(yè)”類別詞中的“冶金”、“地礦、"汽車”、“化工”等。第二層（類別詞）和第三層（類屬詞）統(tǒng)稱為主題詞，用于文件主題詞的標(biāo)引。2 .掌握主題詞的標(biāo)引方法（1）任何一份文件主題詞的標(biāo)引，除類別詞外，最多不得超過(guò)5個(gè)詞目。（2）主題詞標(biāo)引順序是：先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時(shí)

17、，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式的詞。如（國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知），先標(biāo)類別詞“農(nóng)業(yè)”，再標(biāo)類屬詞“水土保持”，最后標(biāo)上“通知”C主題詞：農(nóng)業(yè)水土保持通行類別詞類屬詞（3）一份文件如有兩個(gè)以上的主題內(nèi)容，先集中對(duì)一個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再對(duì)第二個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。如（關(guān)于聽(tīng)取全國(guó)財(cái)政工作會(huì)議情況和全國(guó)打擊走私工作會(huì)議準(zhǔn)備情況匯報(bào)的會(huì)議紀(jì)要）的主題詞制作，先標(biāo)引反映第一個(gè)主題內(nèi)容的類別詞“財(cái)政”，再標(biāo)引類屬詞“稅務(wù)；然后標(biāo)引反映第二個(gè)主題內(nèi)容的類別詞“公安”，再標(biāo)引類屬詞“緝私”；最后標(biāo)引“會(huì)議紀(jì)要”，制作成的主題詞是：“財(cái)政稅務(wù)公安緝私會(huì)議紀(jì)要”。（4）根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。如（國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)資料價(jià)格以及對(duì)其主要品種實(shí)行最高限價(jià)的通知），先標(biāo)引類別詞“農(nóng)業(yè)”，但在序號(hào)為“04A農(nóng)業(yè)”類別中找不到“資料、物價(jià)、管理”方面的類后詞，這時(shí)可使用序號(hào)為“01經(jīng)濟(jì)管理”類別中的“資料、物價(jià)、管理”類屬詞進(jìn)行組配，組配后的主題詞為：農(nóng)業(yè)資料物價(jià)管理通知”。（5）當(dāng)詞表中找不到準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時(shí)，可以在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引。如在整個(gè)主題詞表中都找不到能準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時(shí)，可自定詞目代之，但要在自定的類屬詞目后邊標(biāo)注“凸”符號(hào)，但是，上行文不得使用自定詞