2022年地稅推廣電子公文處理軟件的工作方案

1、高品質(zhì)文檔2022年地稅推廣電子公文處理軟件的工作方案 為了加快辦理公文的速度，改善辦理公文的質(zhì)量，轉(zhuǎn)變機(jī)關(guān)工作作風(fēng)，提高行政效率，自治區(qū)地方稅務(wù)局從*年開頭大力推廣使用中國計算機(jī)軟件與技術(shù)服務(wù)總公司和國家稅務(wù)總局聯(lián)合研制的電子公文處理軟件，即公文處理系統(tǒng)(official documents process system)軟件(以下簡稱oa軟件)，使全區(qū)地稅系統(tǒng)的辦公自動化建設(shè)步伐邁向新的臺階。但是,到目前為止，各級地稅機(jī)關(guān)在推廣使用oa軟件的過程中，還存在很多不容忽視的問題，使oa軟件未能充分發(fā)揮應(yīng)有的作用，亟待解決。 一、oa軟件推廣使用過程中存在的問題 oa軟件在推廣使用過程中遇到的問

2、題分為兩個方面，一方面是oa軟件本身存在的問題；另一方面是使用oa軟件的外部環(huán)境存在的問題。 (一)oa軟件本身存在的問題 1.oa軟件兼容性較差。隨著oa軟件的推廣使用，目前oa軟件已成為地稅系統(tǒng)內(nèi)部縱向發(fā)送、接收電子公文，橫向分送、閱處電子公文的主要工具，從而大大地削減了紙質(zhì)公文的使用量，提高了辦理公文的效率和質(zhì)量。但是，由于oa軟件開發(fā)時間比較早，目前在用的oa軟件的最新版本仍是*年定型的4.0.1版，這個版本的oa軟件能夠正確識別并處理的電子文檔只有擴(kuò)展名為doc的word文檔、擴(kuò)展名為txt的文本文檔和擴(kuò)展名為bmp的位圖文檔，而對外來的其他格式的電子文檔的兼容性較差，表現(xiàn)為以下幾種

3、狀況。一是不能兼容、不能正確識別外來電子文檔。例如，目前政府oa(即辦公自動化)系統(tǒng)開頭啟用的電子公文的格式為不行修改的pdf文檔，oa軟件不能直接接收、識別這種格式的公文，需要通過人工操作，利用第三方軟件經(jīng)過多個步驟的轉(zhuǎn)換后才能逐頁拷入oa軟件進(jìn)行處理，工作量大，速度緩慢，與手工處理紙質(zhì)公文無異，甚至比手工處理紙質(zhì)公文還慢，而且轉(zhuǎn)換的效果并不抱負(fù)，主要是文件版面和字體縮小，清楚度下降，閱讀比較困難。就連國人使用比較多的出名的國產(chǎn)文字處理軟件金山軟件編輯的wps文檔，oa軟件也不能直接拷入并正確識別。二是接收外來電子公文后轉(zhuǎn)變原公文的面貌。依據(jù)廣西壯族自治區(qū)國家行政機(jī)關(guān)電子公文處理暫行方法(以

4、下簡稱電子公文處理方法，*年12月9日印發(fā))第十一條規(guī)定：“電子公文的顯現(xiàn)格式和還原成紙質(zhì)公文的格式，應(yīng)當(dāng)符合國家行政機(jī)關(guān)公文處理方法、的要求?！眹倚姓C(jī)關(guān)公文公格式明確規(guī)定，國家行政機(jī)關(guān)的公文從發(fā)文標(biāo)識到版記要區(qū)分不同的部位使用不同型號的黑體、小標(biāo)宋體、仿宋體、楷體等字體，但是，oa軟件在接收自治區(qū)政府、市政府的電子公文時，有些公文在電腦上顯示的文字雖然顏色、型號不變，但是大部分甚至是全部的字體都變成了不符合規(guī)定的其它字體。 依據(jù)國家信息化進(jìn)展戰(zhàn)略和我國電子政務(wù)建設(shè)的總體目標(biāo)，以后地稅部門與其他政府部門甚至是社會公眾之間的工作聯(lián)系應(yīng)當(dāng)最大限度地利用信息技術(shù)通過網(wǎng)絡(luò)來完成。隨著信息技術(shù)的進(jìn)展

5、和辦公自動化技術(shù)在各行各業(yè)的普及推廣，用于編輯制作電子公文的新軟件、新技術(shù)將不斷增多，各級各部門依據(jù)自身的工作特點和要求可以選擇不同的軟件、技術(shù)制作電子公文，因此，地稅部門與外部之間工作聯(lián)系涉及到的電子公文的格式和種類將進(jìn)一步增加，例如企業(yè)辦理申請享受稅收優(yōu)待待遇手續(xù)時附送的財務(wù)會計資料、產(chǎn)品技術(shù)說明資料等的電子文檔的文件格式就比較多。由此可見，oa軟件的兼容性問題已成為其進(jìn)一步擴(kuò)大和深化推廣應(yīng)用的最大障礙。 2.幫助功能缺乏。隨著各級地稅部門辦公局域網(wǎng)的建立和擴(kuò)大，地稅部門內(nèi)部的許多與辦文事務(wù)息息相關(guān)的工作如準(zhǔn)時通訊聯(lián)絡(luò)、資料傳遞等都可以通過網(wǎng)絡(luò)來完成，但oa軟件只能處理正式的公文、發(fā)布正式

6、的通告，缺乏必要的幫助功能，影響辦文速度和質(zhì)量。為了解決這一問題，一些市地稅局就在辦公局域網(wǎng)內(nèi)加裝諸如騰迅通等這方面的軟件來彌補oa軟件的不足，但使用時與oa軟件脫節(jié)，仍不夠便利準(zhǔn)時。 3.oa軟件缺少自我完善機(jī)制。計算機(jī)軟件的特點和開發(fā)目的打算了任何計算機(jī)應(yīng)用軟件既不行能一蹴而就，也不行能一成不變，而是要在開發(fā)、應(yīng)用過程中依據(jù)使用環(huán)境的變化和用戶的需求不斷更新完善。這就要求應(yīng)用軟件的開發(fā)商要有了解使用環(huán)境變化和用戶需求變化的渠道，要么通過應(yīng)用軟件本身自動收集反饋使用過程中的有關(guān)資料，要么通過使用軟件的人群反饋訴求，以便準(zhǔn)時了解有關(guān)狀況，并加以修改補充完善。而oa軟件恰恰缺少這種準(zhǔn)時了解使用狀

7、況并加以解決的機(jī)制，這一點，從oa軟件的4.0.1版于*年定型投入使用至今多年，雖然早就發(fā)覺有很多不足之處，但至今也沒有得到改進(jìn)和提高，就可以得到證明。這是軟件開發(fā)商售后跟蹤服務(wù)不到位造成的。 此外，oa軟件還會消失一些不知緣由的錯誤，例如，有時收文方接收到的文件與發(fā)文方發(fā)出的文件不全都，主要是附件收不到；有時擬稿人擬的文稿附有多份表格形式的附件，而簽發(fā)人簽發(fā)的文稿少一兩個表格附件；有時發(fā)文方遠(yuǎn)程封發(fā)文件后，通過查詢功能查詢發(fā)文狀況顯示已送達(dá)，但始終未見收文方接收等等。 (二)oa軟件應(yīng)用環(huán)境存在的問題 1.oa軟件的法律地位問題。由于國家還沒有制定統(tǒng)一的電子公文處理方法的法規(guī)，依據(jù)自治區(qū)人民

8、政府辦公廳印發(fā)的電子公文處理方法第七條規(guī)定：“通過認(rèn)定的電子公文處理系統(tǒng)生成、存儲及傳輸?shù)碾娮庸?，與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等效力?！钡诙臈l規(guī)定：“各級國家行政機(jī)關(guān)建設(shè)的電子公文處理系統(tǒng)，經(jīng)自治區(qū)有關(guān)部門組成的專家審核組審核，并經(jīng)自治區(qū)人民政府批準(zhǔn)認(rèn)定后，方具法定效力”。目前oa軟件還沒有通過自治區(qū)有關(guān)部門的審核認(rèn)定，因此，oa軟件制發(fā)的電子公文，依據(jù)全國稅務(wù)機(jī)關(guān)公文處理實施方法(國稅法*132號)的規(guī)定，在稅務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部具有行政效力，可以作為本系統(tǒng)、本機(jī)關(guān)內(nèi)部處理公務(wù)的依據(jù)。但是，對系統(tǒng)外是沒有法律效力的。 2.對oa軟件的熟悉比較片面、膚淺。許多領(lǐng)導(dǎo)和干部職工都簡潔地把oa軟件看作是將

9、在紙質(zhì)上起草、審核、簽發(fā)公文的過程改為在電腦上完成的一種補助工具，對oa軟件在轉(zhuǎn)變公文處理方式方法上的重要作用及其產(chǎn)生的深遠(yuǎn)影響的熟悉不深，沒有依據(jù)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的特點去改進(jìn)、創(chuàng)新處理電子公文的方式方法，例如，辦理公文還是習(xí)慣于分人分步進(jìn)行，不會利用網(wǎng)絡(luò)實時協(xié)同進(jìn)行；只習(xí)慣于發(fā)覺、處理辦公桌上看得見的等待處理的紙質(zhì)公文，而不擅長發(fā)覺、處理辦公桌上看不見而是在電腦的oa軟件里急著等待處理的電子公文，經(jīng)常造成超時辦理公文。 3.推廣應(yīng)用工作進(jìn)展不平衡。電子信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)高效、便捷作用的發(fā)揮要求有通達(dá)的網(wǎng)絡(luò)、運轉(zhuǎn)正常的設(shè)備和嫻熟的操作人員。但是，目前整個廣西地稅系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)掩蓋面、設(shè)備的數(shù)量和質(zhì)量以及工

10、作人員操作技能水平方面存在進(jìn)展不平衡的狀況，特殊是同一個市內(nèi)的縣與縣之間和縣內(nèi)的單位與單位之間的進(jìn)展不平衡對oa軟件的推廣應(yīng)用影響最大；在工作人員操作計算機(jī)技能水平方面，各地的差別也比較大，由于工作人員操作技術(shù)水平差，人為造成網(wǎng)絡(luò)末端的梗滯、降低了整個網(wǎng)絡(luò)的運行速度的狀況也時有發(fā)生。這種進(jìn)展不平衡對0軟件的不利影響很簡單被忽視，一時間也很難消退，應(yīng)引起高度重視。以百色市地稅系統(tǒng)為例，依據(jù)*年底統(tǒng)計，百色市城區(qū)和縣城以外的鄉(xiāng)鎮(zhèn)地稅機(jī)構(gòu)(分局或稅所)共有48個，已聯(lián)網(wǎng)運行oa軟件的23個，還有25個因常住工作人員少而未聯(lián)網(wǎng)運行oa軟件，占鄉(xiāng)鎮(zhèn)地稅機(jī)構(gòu)總個數(shù)的52.06%，造成這些人員不能準(zhǔn)時閱讀了

11、解電子公文，成為oa軟件應(yīng)用的盲點。 4.公文平安隱患大。oa軟件的公文平安隱患主要來自兩方面。一是計算機(jī)病毒。由于干部職工計算機(jī)信息平安意識差，不按規(guī)定仔細(xì)防范計算機(jī)病毒，使得計算機(jī)病毒常常破壞服務(wù)器和工作站的計算機(jī)操作系統(tǒng)及其應(yīng)用軟件，不但降低了辦文的速度和效率，還嚴(yán)峻威逼了oa軟件里面的公文的平安。二是操作不規(guī)范，主要是不按規(guī)定備份數(shù)據(jù)，如某縣地稅局*年9月公文處理服務(wù)器操作系統(tǒng)發(fā)生嚴(yán)峻故障后不得不重新安裝操作系統(tǒng)，但由于事前沒有按規(guī)定定期備份數(shù)據(jù)，至使服務(wù)器重裝操作系統(tǒng)后某一時段的電子公文的數(shù)據(jù)資料無法恢復(fù)。 5.管理制度不健全。*年9月區(qū)局印發(fā)了廣西壯族自治區(qū)地方稅務(wù)局計算機(jī)公文處理

12、規(guī)章(暫行)，對計算機(jī)公文處理工作做了一些比較原則性的規(guī)定，但是，還缺乏剛性的詳細(xì)的對利用計算機(jī)處理公文結(jié)果的績效考評制度和責(zé)任追究制度，導(dǎo)致一些計算機(jī)處理公文的工作制度執(zhí)行不到位。例如，為保障公文處理網(wǎng)絡(luò)的平安而實行的內(nèi)部辦公網(wǎng)與外部互聯(lián)網(wǎng)物理隔離后，很多工作人員在公文網(wǎng)上階段性地處理完電子公文后就轉(zhuǎn)到外部互聯(lián)網(wǎng)，不按規(guī)定時間和次數(shù)轉(zhuǎn)回內(nèi)部辦公網(wǎng)查收、處理電子公文，常常消失超時辦文。 6.濫用oa軟件發(fā)送公文。公文是具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，公文具嚴(yán)密的程式性、撰擬的專任性和嚴(yán)格的時間性等特點，因此制發(fā)公文應(yīng)當(dāng)嚴(yán)謹(jǐn)，全國稅務(wù)機(jī)關(guān)公文處理實施方法(國稅發(fā)*132號)第四十四條規(guī)定：“行

13、文應(yīng)當(dāng)確有必要，注意效用。對于可發(fā)可不發(fā)的公文，即無實質(zhì)內(nèi)容、無詳細(xì)措施、無針對性、無指導(dǎo)性、缺乏可操作性的公文，堅決不發(fā)。對必需印發(fā)的公文嚴(yán)格掌握發(fā)文數(shù)量與發(fā)文范圍，杜絕亂發(fā)濫送，避開重復(fù)行文?！?第一一六條規(guī)定：“各級稅務(wù)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)通過稅務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部建立的公文處理計算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)，根據(jù)本實施方法和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行電子公文的辦理、管理、整理和歸檔。自治區(qū)地方稅務(wù)局辦公室關(guān)于明確公文處理有關(guān)問題的通知(桂地稅辦發(fā)*118號)規(guī)定：“轉(zhuǎn)發(fā)公文確無詳細(xì)要求和實際性貫徹意見的，承辦單位在收文承辦環(huán)節(jié)提出直接轉(zhuǎn)發(fā)意見，報局領(lǐng)導(dǎo)批示，如局領(lǐng)導(dǎo)同意直接轉(zhuǎn)發(fā)，則原文直接轉(zhuǎn)發(fā)（在公文處理系統(tǒng)中實行遠(yuǎn)程轉(zhuǎn)發(fā)方式），不再另

14、行擬文轉(zhuǎn)發(fā)?！笨梢?，利用oa軟件制發(fā)公文也應(yīng)當(dāng)遵循嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t。而目前的狀況是，由于oa軟件便利、快捷的特點加上公文的嚴(yán)厲性，使得許多工作人員產(chǎn)生了依靠性，把一些無需以公文形式傳遞的事務(wù)性電子文檔也被當(dāng)作電子公文用oa軟件制發(fā)。這助長了文山會海和文牘主義，既增加了領(lǐng)導(dǎo)、文秘人員及其它工作人員閱處毫無實際意義的公文的數(shù)量，降低工作效率，又占用公文處理服務(wù)器的存儲容量，鋪張設(shè)備資源。另外，使用oa軟件處理機(jī)密文件也是不妥當(dāng)?shù)摹?二、解決存在問題的對策分析 (一)解決oa軟件自身存在問題的設(shè)想 oa軟件兼容性差的問題，已經(jīng)成為制約各級地稅部門與政府專網(wǎng)之間快速傳遞、處理電子公文的嚴(yán)峻問題，必需引起高度

15、重視，應(yīng)盡快加以解決，方法有兩種。 一種方法是完全摒棄oa軟件，重新開發(fā)基于政府電子公文處理規(guī)范的電子公文處理軟件投入使用。但是，這會遇到許多問題，首先是需要投入大量的研發(fā)資金。其次是開發(fā)、試用時間較長。第三是應(yīng)用培訓(xùn)工作量大。第四是政府電子公文處理規(guī)范也只是一個大致的原則性要求，并沒有詳細(xì)明確的標(biāo)準(zhǔn)，而且這些規(guī)范還會隨著社會政治經(jīng)濟(jì)形式和信息科技的進(jìn)展而變化，即便重新開發(fā)新的電子公文處理軟件也不能保證始終完全適應(yīng)政府電子公文處理規(guī)范。第五是oa軟件在全區(qū)各級地稅部門推廣使用，長的已有6年，短的也有了3了，經(jīng)過其處理并保存下來的公文也是一個不小的數(shù)目，以百色市地稅局為例，從*年底至今，經(jīng)過oa

16、軟件處理并保存下來的公文，收文部分有12053份，發(fā)文部分有3047份，假如重新開發(fā)應(yīng)用新的電子公文處理軟件，如何連接、兼容此前用oa軟件處理過并保存下來的大量的電子公文也是一個必需解決的難題。 另一種方法就是改造升級oa軟件，這即可節(jié)省資金投入，又可保證oa軟件處理電子公文方式方法的前后連貫性，而且工作人員使用舊版oa軟件的時間較長，比較了解oa軟件的特點和操作要領(lǐng)，學(xué)習(xí)使用新版oa軟件自然更簡單接受，避開全部從頭開頭學(xué)習(xí)培訓(xùn)，縮短開發(fā)試用的時間和學(xué)習(xí)使用的磨合時間，提高效率，這是比較可行的方法。因此，建議區(qū)局向國家稅務(wù)總局反映，懇求國家稅務(wù)總局和軟件開發(fā)商盡快改造升級oa軟件。區(qū)局也可以組

17、織技術(shù)力氣，結(jié)合廣西實際狀況改造升級oa軟件。 改造升級oa軟件應(yīng)留意解決以下幾個問題：首先，是擴(kuò)大oa軟件的兼容范圍，實現(xiàn)與政府專網(wǎng)的高效對接。其次，是整合系統(tǒng)功能，如把通告欄的功能直接并入公文處理模塊，使新的通告和新文件一樣，只要登錄公文處理模塊就會自動顯示或提示。第三，是要增加幫助功能。如，顯示全部在線人員的功能，點對點、點對群組的實時通訊功能，一般電子文檔的傳遞功能等等，以便利地稅部門內(nèi)部工作人員之間的各種工作聯(lián)系。第四，要依據(jù)電子公文處理方法結(jié)合實際工作需要增加和完善人性化的功能：增加服務(wù)器端oa軟件定時自動備份數(shù)據(jù)的功能，每天定時自動備份兩次，并定期存檔，建立遠(yuǎn)程的災(zāi)難備份中心統(tǒng)一

18、保管備份的數(shù)據(jù)，確保文件資料的平安；增加工作站端oa軟件自動記錄、保存登錄oa軟件的時間、次數(shù)的功能，以便開展績效考評和責(zé)任追究；增加計算機(jī)開機(jī)時oa軟件自動運行登錄的功能，削減因疏忽而遺忘登錄oa軟件閱處文件的現(xiàn)象發(fā)生；改進(jìn)信箱欄目新文件到達(dá)的提示功能和已閱文件的標(biāo)識功能。這些功能都是很有必要的，如，目前使用的o軟件的信箱欄目有新文件到達(dá)時只在軟件屏幕下方狀態(tài)欄左側(cè)有面一小小的紅旗豎起，既不起眼，又悄無聲息，很難以引起使用者的留意。對尚未閱讀過的文件，文件信息列表左端的已閱欄為空，若是已閱讀過的文件，已閱欄則標(biāo)有“”，這在個人信箱還簡單辨認(rèn)文件是否已閱處，但在部門信箱，只要同部門有人閱讀過的

19、文件，不管自己是否已閱讀，都會在已閱欄上標(biāo)有“”，這樣有時候等待閱處的文件多了，部門信箱的管理人員就會分不清哪些文件已閱讀，哪些文件未閱讀。這些都是簡單造成文件超時辦理的緣由，應(yīng)當(dāng)使用既醒目又動聽方法的提示有新文件到達(dá)，使用實名標(biāo)識已閱的文件。通過增加和完善o軟件的功能，充分利用機(jī)器設(shè)備和應(yīng)用軟件的機(jī)械性能彌補人類健忘的缺點，削減人為造成的失誤，確保能夠按時辦理公文。 社會政治經(jīng)濟(jì)在不斷進(jìn)展變化，電子計算機(jī)及其信息技術(shù)的進(jìn)展更是日新月異，造成了電子公文處理軟件的應(yīng)用環(huán)境和用戶的需求也在不斷進(jìn)展變化之中。因此，無論是重新開發(fā)新的電子公文處理軟件還是改造升級o軟件，都必需建立有效的軟件應(yīng)用狀況跟蹤

20、服務(wù)體系，準(zhǔn)時發(fā)覺并解決軟件應(yīng)用過程中遇到的問題，不斷改進(jìn)和提高軟件的性能，以滿意實際工作的需要。 (二)改善oa軟件應(yīng)用環(huán)境的建議 1.盡快解決oa軟件的法律地位問題。隨著我國電子政務(wù)的進(jìn)展，地稅部門與其它政府部門和社會組織的電子公文往來日益頻繁，以沒有合法身份的軟件接收外來的電子公文和制作電子公文對外傳輸都是不合法的，應(yīng)當(dāng)根據(jù)電子公文處理方法規(guī)定盡快為oa軟件申辦合法的身份。 2.提高思想熟悉，更新觀念。信息化是當(dāng)今世界進(jìn)展的大趨勢,是推動經(jīng)濟(jì)社會變革的重要力氣。地稅部門推廣使用oa軟件處理電子公文，是地稅部門信息化建設(shè)的重要步驟，是地稅部門實現(xiàn)與政府其它部門間的信息共建共享的前提和基礎(chǔ)，是地稅部門建設(shè)電子政務(wù)的詳細(xì)表現(xiàn)。因此，必需從國家信息化進(jìn)展戰(zhàn)略的高度來看待地稅部門推廣使用oa軟件，從我國電子政務(wù)建設(shè)的總體目標(biāo)和要求來解決地稅部門推廣使用oa軟件存在的各種問題，用信息化、網(wǎng)絡(luò)化的理念對地稅部門公文處理工作進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)的重組和業(yè)務(wù)流程的再造，以