基于流程管理思想的高校職能部門管理優(yōu)化設(shè)想

1、基于流程管理思想的高校職能部門管理優(yōu)化設(shè)想【摘 要】首先分析了流程管理的根本思想及當(dāng)前我國高校職能科層制管理體制存在的問題。其后設(shè)想以流程管理的根本思想優(yōu)化高校職能管理部門的管理工作，提出五個方面的流程優(yōu)化措施：效勞觀念，以學(xué)生和二級學(xué)院教師為顧客；取消科室，建立流程管理一站式效勞；大力開展管理效勞信息化建立；剝離非教學(xué)、科研等非核心業(yè)務(wù)，將其社會化；簡政放權(quán)至專業(yè)院系?！娟P(guān)鍵詞】流程管理；職能管理部門；流程優(yōu)化；一站式效勞Management optimization measures for the university function management sector based o

2、n process management philosophy【Abstract】First， it is analyzed of the basic ideas of process management and the current hierarchical management system problems of our high colleges. Then the paper aims to take advantage of process management idea to optimize of the university functions sector manage

3、ment work， and process optimization measures in five areas were presented： adopting the service customer attitude to college students and teachers； to cancel bureaucracy of management sector， and to establishone-stop services； to develop management services information； to divest and socialize of ot

4、her non-core management process out of teaching and research work； to decentralize the relevant commission to professional schooldepartment.【Key words】Process management； Function management sector； Process optimization； One-stop services1 流程管理根本思想2 當(dāng)前高校職能科層制管理體制存在的問題長期以來，我國高校目前以教育事業(yè)單位作為社會角色，不管是被動還是

5、主動地推行了政府行政職能化的組織構(gòu)造的原那么和形態(tài)，參照行政職能體制來建立和運行大學(xué)，使大學(xué)組織構(gòu)造在運行上類似于政府機構(gòu)行政職能運行的制度，在工作運行中主要表現(xiàn)為行政職能管理為主的體制。從高校內(nèi)部組織的縱向運行關(guān)系可以看出，校、部門、院、系及至教研室不僅僅逐漸演化為行政等級機構(gòu)，而且變成了等級式的行政指導(dǎo)關(guān)系；從橫向運行關(guān)系來看，本該為教學(xué)和科研效勞的職能部門或效勞部門，由于這些職能部門一定程度上掌握著教學(xué)、科研資源的權(quán)利，致使教學(xué)、科研人員對于學(xué)術(shù)的忠誠改為不得不屈服于行政權(quán)利所帶來的控制，從而導(dǎo)致職能部門管理權(quán)利的行政泛化現(xiàn)象。我國目前高校的運行管理體制就有科層管理形式的許多特征：嚴(yán)格的

6、分工、規(guī)定的明確職責(zé)權(quán)利等級、有規(guī)章條例約束、要求個人服從于中心工作即非人格化等。高校的這種科層制管理形式也與科層等級體制一樣有優(yōu)越的方面，也有其不合理的方面。2.1 明確分工的部門與界限相對模糊的工作之間的矛盾在高校工作中，各工作部門的劃分是較明確的，不過某一項工作所需的活動劃分那么相對模糊，很難有絕對的界限。這種相對模糊的工作劃分就要求各工作執(zhí)行部門既要有分工也要有合作。假設(shè)各部門強調(diào)明確分工和本身的職責(zé)權(quán)限而沒有應(yīng)有的合作協(xié)調(diào)，那么容易出現(xiàn)推諉和扯皮現(xiàn)象。2.2 官本位思想盛行科層體制中強調(diào)職權(quán)等級的行政權(quán)利。金字塔分布的等級層次，自上而下的行政權(quán)利等級體制是可以保障高校管理工作的平穩(wěn)運

7、行，但這種注重職級權(quán)威的體制，實那么表達(dá)出了等級權(quán)威和行政權(quán)利衍生出的各種權(quán)利、經(jīng)濟利益，從而容易將組織人員的關(guān)注吸引到上級職級權(quán)利，從而就將對事負(fù)責(zé)、對工作負(fù)責(zé)的工作重心轉(zhuǎn)向?qū)ι霞壺?fù)責(zé)、對指導(dǎo)負(fù)責(zé)上，以致官本位思想在高校的盛行。2.3 規(guī)章制度和各崗位職責(zé)等機械式的管理，限制了工作人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性 當(dāng)前高校行政職能管理的主要方法，就是依靠詳細(xì)的規(guī)章和細(xì)化的職責(zé)來管理組織內(nèi)成員的工作行為，從而完本錢職工作。機械式的管理從某種程度上可以加強工作秩序，促進管理和工作效率，保障指令暢通和快速落實。但由于工作人員自覺不自覺的服從組織職級權(quán)利和已定規(guī)章制度，將在較大程度上限制了工作人員的積極

8、性、主動性和創(chuàng)造性。這從長遠(yuǎn)上抑制了高校的組織效率和管理效率的進步。3 基于流程管理的職能部門管理優(yōu)化設(shè)想按照業(yè)務(wù)流程的功能及其在企業(yè)組織中的作用，可以將業(yè)務(wù)流程分為三類：戰(zhàn)略流程、經(jīng)營流程和管理流程。戰(zhàn)略流程Strategic Process是指規(guī)劃和開拓組織將來的流程。經(jīng)營流程Operational Process是指那些使用資源產(chǎn)生企業(yè)結(jié)果的流程。管理流程Managerial Process是指為戰(zhàn)略流程和經(jīng)營流程的順利施行提供保障的過程。圖1 基于流程管理的企業(yè)業(yè)務(wù)流程和高校工作流程圖2 基于流程管理的企高校工作流程詳圖3.1 效勞觀念，以學(xué)生和二級學(xué)院教師為顧客官本位思想與行政權(quán)威使

9、目前我國高校管理行政化的思想盛行，消除高校的官本位迫在眉睫。倡導(dǎo)高校教師追求高深學(xué)識、探求科學(xué)知識，引導(dǎo)高校教師將其主要精力用于追求學(xué)術(shù)知識和學(xué)術(shù)權(quán)利上，而不是追求行政權(quán)利和權(quán)威，要使教師意識到行政權(quán)利是效勞于學(xué)術(shù)權(quán)利的。要弱化高校行政管理體系，倡導(dǎo)效勞意識與效勞行為，使職能管理從為少數(shù)上級指導(dǎo)效勞轉(zhuǎn)變?yōu)閺V闊教師和學(xué)生效勞、為教學(xué)和科研效勞。需求意識和效勞思想是現(xiàn)代企業(yè)市場競爭和企業(yè)開展的生命線，同樣也是現(xiàn)代高校持續(xù)開展的生命線。所以，樹立效勞觀念是高校管理改革和流程優(yōu)化的核心內(nèi)容之一。流程管理思想強調(diào)面向顧客，以顧客為中心，提供直達(dá)顧客的效勞，學(xué)校的管理流程優(yōu)化也是如此。轉(zhuǎn)變到效勞導(dǎo)向，為廣

10、闊師生效勞，對廣闊師生的需求給予及時而有效的效勞回應(yīng)，創(chuàng)造必要的條件、給予充分的效勞，職能部門的終極目的和根本任務(wù)是為進步高校教師 素質(zhì)和高校學(xué)生的多方面、全方位教育開展。管理不是目的，是手段，其本質(zhì)是效勞，其最終目的是為廣闊師生創(chuàng)造一種好的教與學(xué)及科研的開展環(huán)境。管理是為了更好的效勞，是現(xiàn)代高校管理的藝術(shù)表達(dá)。效勞觀念的高校職能管理，要求行政職能管理者由原來的控制者，轉(zhuǎn)變?yōu)樾谡吆椭握摺?.2 取消科室，建立流程管理一站式效勞高校管理流程的改進，需要有相應(yīng)科學(xué)合理的組織構(gòu)造體系。建立流程型組織是組織構(gòu)造扁平化的有效方法。流程型組織構(gòu)造是圍繞高校核心業(yè)務(wù)流程展開工作，以及進展人員和組織建立的

11、一種組織形式，以核心業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向和根底，改變了職能等級分配式的工作安排形式，消除部門之間的界限，從而使資源流和信息流等在高校內(nèi)部順暢流動。高?，F(xiàn)有的組織構(gòu)造根本上是金字塔式的科層體制，管理層次多，反響速度慢，辦事手續(xù)繁多，各部門間的摩擦和協(xié)調(diào)往往通過文山會海加以解決，工作效率低。要建立流程型扁平化的的組織構(gòu)造，使管理幅度變大，拉近學(xué)校指導(dǎo)與廣闊師生之間的間隔 。在各職能部門中建立以廣闊教師和學(xué)生為顧客的一站式效勞。作為改善效勞質(zhì)量和效勞方式的重要舉措，目前已成為我國許多高校改善效勞的重要措施。一站式效勞，其出發(fā)點是盡力減少師生與管理部門的接觸面，使廣闊師生防止程序迷宮，獲得迅捷而全面的效勞，

12、方便地到達(dá)目的。一站式效勞，通過將本來地理空間分散的相關(guān)單位集中到一個效勞窗口，將分散程序化辦公轉(zhuǎn)變成結(jié)合辦公，減少了一些不必要的中間環(huán)節(jié)，簡化、集中處理相關(guān)事務(wù)，從而進步的工作效率和辦事效率。圖3 職能管理部門一站式效勞3.3 大力開展管理效勞信息化建立建立基于現(xiàn)代技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)化的信息管理系統(tǒng)平臺。信息化技術(shù)是高校實現(xiàn)管理流程優(yōu)化的關(guān)鍵根底性工具。在當(dāng)前高校管理理論中，計算機和網(wǎng)絡(luò)的使用還處于初級階段，人們的信息交換仍然主要依靠拷貝、郵件等初級傳遞技術(shù)，仍然存在信息孤島、應(yīng)用孤島和資源孤島，難以實現(xiàn)信息及時共享，業(yè)務(wù)有效整合，資源協(xié)同應(yīng)用，沒有充分實現(xiàn)信息技術(shù)的效能。這就需要建立一個可以整合業(yè)

13、務(wù)流程的信息管理平臺，基于這樣的信息管理平臺，各職能管理效勞人員都可以及時有效地提供教學(xué)、科研、管理和生活效勞，形成數(shù)字化的信息管理方式和溝通傳播方式，推動學(xué)校實現(xiàn)教育信息化、決策科學(xué)化和管理標(biāo)準(zhǔn)化。3.4 剝離非教學(xué)、科研等非核心業(yè)務(wù)，將其社會化流程管理的一個根本觀點，就是企業(yè)組織應(yīng)以該組織的核心業(yè)務(wù)為中心來組織核心業(yè)務(wù)流程，而剔除非核心業(yè)務(wù)及其對應(yīng)的業(yè)務(wù)流程。以高校教學(xué)、科研的核心價值為導(dǎo)向，確定學(xué)校的核心流程。當(dāng)前有些高校管理一定程度上存在教學(xué)、科研中心地位偏離，管理效勞職能偏離，高校辦社會的問題。以流程管理思想優(yōu)化和改進高校管理，需要準(zhǔn)確分析和明確高校核心價值和中心工作所在，從而關(guān)注核

14、心業(yè)務(wù)管理流程。高校流程優(yōu)化首先就需要確定核心業(yè)務(wù)流程和非核心業(yè)務(wù)流程。對于核心流程，如教學(xué)管理流程、教師管理流程、學(xué)生管理流程、科研管理流程等必須得到充分的改進和優(yōu)化，對于那些非核心流程，如后勤效勞等，那么應(yīng)堅決地予以社會化、市場化地剝離，對于不該做的流程那么加以消除，這樣可以將更多的人力、財力致力于高程度的師資隊伍建立和高素質(zhì)人才的培養(yǎng)。3.5 簡政放權(quán)至專業(yè)院系高校院系是相近專業(yè)的集合體，高校教學(xué)、科研工作主要是在院系進展，處于教學(xué)、科研等高校中心工作的前線，院系對專業(yè)教師、學(xué)生的思想、教學(xué)、學(xué)習(xí)等比校級、職能部門更知情，對自身各方面實際情況掌握更好，擁有處理自身專業(yè)學(xué)科教學(xué)開展的強烈責(zé)

15、任感和相應(yīng)的處理才能，由其處理自身的教學(xué)、科研一線工作，比學(xué)?；蚵毮懿块T間接處理事務(wù)更有針對性，效果會更好。另外各專業(yè)院系教學(xué)、科研及學(xué)生管理工作中存在一定的差異，這就要求學(xué)校應(yīng)將有差異的決策權(quán)放權(quán)至院系。因此，學(xué)校應(yīng)簡政放權(quán)，院系一級是高等學(xué)校管理工作的根底，將管理的重心放在院系一級，使院系有更大的活動空間和工作自由度，特別是要把那些過多地集中在職能部門的權(quán)利移置院系，而職能部門的職責(zé)要從代表學(xué)校某方面權(quán)利的執(zhí)行者，轉(zhuǎn)變到多做調(diào)查研究、提交分析建議為學(xué)校決策效勞；上傳下達(dá)、創(chuàng)造條件為院系效勞，在此之余，在一定范圍內(nèi)可對院系進展監(jiān)視和促進?！緟⒖嘉墨I(xiàn)】3史旗凱，郭菊娥.流程管理與職能管理的比較研究J.西北大學(xué)學(xué)報哲學(xué)社會科學(xué)版，20075：136-140.4孫榮.高校行政流程再造內(nèi)涵途徑與影