辦公室管理辦法

1、辦公室管理辦法辦公室，一個普通的部門，同時也是一個特殊的部門。它擔負著承上啟下的 任務(wù)，是領(lǐng)導與基層間溝通的橋梁，是各個部門間協(xié)調(diào)的紐帶。實踐表明，公司 高層的意見是否能得到有力的貫徹實施， 公司的后勤保障是否足夠，職工的文化 生活工作是否開展得有聲有色。如此種種，都取決于辦公室工作的好壞，因此辦 公室主任這個崗位的責任尤為重大。辦公室的職責可以歸納為這么幾句話： 文件收發(fā)傳閱，文書處理歸案，打字 復印傳真，公章印鑒保管，綜合材料起草，事務(wù)檢查督辦，會議安排記錄，有關(guān) 問題調(diào)研，征詢?nèi)罕姺从?，傳達領(lǐng)導意見，車輛派遣調(diào)配。、辦公室管理條例第一條為加強公司管理，維護公司良好形象，特制定本規(guī)范，明確

2、要求，規(guī) 范行為，創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍。第二條服務(wù)規(guī)范:1. 儀表：公司職員應儀表整潔、大方2. 微笑服務(wù)：在接待公司內(nèi)外人員的垂詢、要求等任何場合，應禮貌熱情, 微笑應答，切不可冒犯對方；3. 用語：在任何場合應用禮貌規(guī)范用語，語氣溫和，音量適中，嚴禁大聲喧 嘩；4. 接待要熱情及時5. 電話接聽：接聽電話要及時，如受話人不能接聽，離之最近的職員應主動 接聽，重要電話作好接聽記錄。第三條辦公秩序1. 工作時間內(nèi)不應無故離崗、串崗，不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩，確保辦 公環(huán)境的安靜有序。2. 職員應在每天的工作時間開始前和工作時間結(jié)束后做好個人工作區(qū)內(nèi)的 衛(wèi)生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔。

3、3. 發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備（包括通訊、照明、影音、電腦等）損壞或發(fā)生故障時，員 工應立即向辦公室報修，以便及時解決問題。4.員工下班前，要收拾整潔自己的工作臺面，檢查主電源是否關(guān)閉，最后離 開的人員要檢查并關(guān)好門窗和燈飾，堅決杜絕安全隱患的存在。第四條請假出差事項1.職員如有事需要請假，需提前向部門領(lǐng)導申請，并填寫請假條,有領(lǐng)導簽字方可離開，請假三天以下的需要提前一天向部門領(lǐng)導申請， 天以上的要向總經(jīng)理申請，并在離開時要做好手頭工作的交接處理，（如 有緊急情況可以先處理并電話告知領(lǐng)導，回公司后填補請假條）。2.因公務(wù)出差時需提前填寫公出單，出差的目的地、事由、人物都要填寫清楚，并交領(lǐng)導簽字認可后，方可

4、離開。第五條公物的維護及保養(yǎng)1.合理利用公司資源，學會紙張等其他公物的綜合利用，杜絕浪費現(xiàn)象的產(chǎn)生。2.愛護公物，自己擁有的資源（電腦、桌椅、資料手冊等）要定期維護和檢查保養(yǎng)。第六條新員工及職員之間的相互協(xié)作對于新入職的員工，我們要積極幫助，力所能及的解決他們在 工作中、生活中遇到的困難，使他們很快地適應當前的工作環(huán)境，進而好好1.展開工作。2.斤計較,更好。同事之間相處應誠懇友善、大方、平等相待，不要為小事而斤 控制好自己工作的情緒和狀態(tài)，學會很好的合作，共同把工作做得“凝聚產(chǎn)生力量，合作誕生希望”學會合作，學會相處，成就 你不平凡的工作業(yè)績。3.為進一步樹立和塑造公司的整體形象，保持良好的

5、工作秩序和辦環(huán) 境，提高工作效率，特制定辦公室管理辦法。（一）管理范圍和標準辦公管理包括工作紀律、工作禮儀、勤儉辦事，其標準如下。1、工作紀律：遵守公司各項管理制度，按時上下班；保持辦公室安靜，不 大聲喧嘩；工作期間不干私活，不串崗閑談；不隨地吐痰，不亂丟垃圾、煙頭； 及時接聽電話，使用電話簡明扼要，通話語音適中，文明禮貌；自覺遵守保密守 則和保密制度，下班時鎖好文件、資料，未經(jīng)同意不得隨意翻看同事的電腦、文 件、資料、辦公桌抽屜等；借用他人或公司的東西，使用后及時送還或歸放原處; 不擅自使用公司的電子設(shè)備。2、工作禮儀：儀表要端莊、整潔，服飾要清潔、大方、得體；坐姿立姿符 合標準；來客微笑相

6、迎，談吐文雅，送人周到細致。3、勤儉辦事：節(jié)約用水、電；節(jié)約使用辦公用品；不損壞任何設(shè)施，不將 公物占為己有；下班或長時間離開辦公室應關(guān)閉電腦、 音箱、UPS電源、打印機、 電燈、空調(diào)，桌面收拾干凈，坐椅靠攏辦公桌正端放置；最后離開公司的員工負 責檢查公司所有的窗戶是否關(guān)嚴。4、著裝要求：工作場所的服裝應清潔、方便，大方，淡雅得體。（二）公司值班室管理辦法1. 堅守工作崗位，不得擅離職守，不做與值班無關(guān)的事項。2.熟悉業(yè)務(wù)，認真鉆研，提高業(yè)務(wù)水平，文明值班，積極妥善地處理好職 責范圍內(nèi)的一切業(yè)務(wù)。3. 重大、緊急和超出職責范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)，應及時向上級業(yè)務(wù)指揮部門、公 司領(lǐng)導匯報和請示，以便把工作

7、做好。4. 加強安全責任，保守機密，不得向無關(guān)人員泄露有關(guān)公司內(nèi)部的情況。5維護好室內(nèi)秩序，做到整潔衛(wèi)生，禁止在工作時間大聲喧嘩，無關(guān)人員 不得隨便進入該室。愛護公物，杜絕浪費。6. 堅持批評與自我批評，團結(jié)互助，互相尊重。7遇有特殊情況需換班或代班者必須經(jīng)室主任或值班主管同意，否則責任 自負。&按規(guī)定時間交接班，不得遲到早退，并在交班前寫好值班記錄，以便分 清責任。（三）行政事務(wù)管理1為加強公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標準化、制 度化，提高辦事效率，制定本辦法。2. 辦公室主任對辦公室管理負有直接的責任。3本辦法所指行政事務(wù)包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公

8、及 勞保用品管理、庫房管理、報刊及郵件收發(fā)管理等。檔案管理:A. 檔案管理是為了保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保 密和使用方便。B. 檔案分為原件和復印件，原件出借必須填寫出借證明，并保證及時還回。C. 及時填補空缺的資料及復印件。印鑒管理:印章不得隨意出借，出借時必須嚴格填寫出借申請表。辦公用品管理:不得肆意浪費，如需領(lǐng)取辦公用品必須填寫申請單。 對于公司公共物品，用 完后應及時送還。報刊及郵件收發(fā)管理:為培養(yǎng)員工的文化素養(yǎng)進而提升企業(yè)的整體素質(zhì)，公司特定制一些報紙書 刊。報紙、書刊應分門別類的放置并及時更新。（四）車輛管理為使公司車輛管理統(tǒng)一合理化，合理有效的使用各種車輛，

9、最大限度的節(jié)約 成本，更有效的控制車輛使用，最真實的反映車輛的實際情況，盡可能的發(fā)揮最 大經(jīng)濟效益以及對公司所有車輛的保養(yǎng)和維修進行控制， 以確保車輛安全、良好 的運行狀況以及保養(yǎng)和維修的及時、經(jīng)濟、可靠，特制定本制度。辦公室主任負責辦公室車輛派遣及使用，并對各部門用車進行審批、協(xié) 調(diào)、安排，保證辦公室車輛的有效使用。 各部門車輛出車、送貨應由車輛管理人員統(tǒng)一調(diào)度，公司任何人員不得 私自調(diào)度車輛，更不能因私使用公司車輛。 車輛管理人員應根據(jù)公司總體的運營要求， 對車輛的出車及保養(yǎng)進行合 理安排，駕駛員應服從車輛管理人員的安排，如有特殊情況需提前告知管理人員。 辦公室人員應協(xié)助司機做好加油工作，認真做好加油記錄（加油時間、 地點、人、加油里程，油費等） 公司所有車輛鑰匙應有車輛管理人員統(tǒng)一保存、管理。 各部門應加強車輛用油管理，節(jié)約用油開支，使車輛均能在經(jīng)濟耗油的 情況下有效的運營。駕駛員在油卡充值前，應統(tǒng)一根據(jù)車輛管理人員的口令，在某一統(tǒng)一的時間 點記錄本月車輛用油的實際數(shù)據(jù)，其中：a. 月初余額為油卡在上次充值前的余額。b. 本月充值為油卡上次充值的金額。c. 月末余額為油卡最后一次加油后的金額。d. 本月用油=月初余額+本月充值-月末余額+備用卡加油金額+現(xiàn)金加油f.起始公里數(shù)為上次記錄數(shù)據(jù)時的車輛公里數(shù)。I.中止公里數(shù)為本次