會議管理制度xxxx53修改版

1、1、目的本制度明確規(guī)定公司會議種類、組 織及會務(wù)管理等工作相關(guān)內(nèi)容， 確保會 議召開的質(zhì)量和效率， 推動對會議決議 的執(zhí)行。2、范圍本制度適用于公司各部門召開的各 項會議的組織與管理。3、權(quán)責(zé)3.1 人力資源部協(xié)助公司管理層確 定公司會議的種類， 組織會議進(jìn)行、 以 及制定、發(fā)布和推廣會務(wù)管理相關(guān)制3.2 會議主辦部門負(fù)責(zé)各項會議的 會議申請、 通知、組織、 記錄及會議決 議催辦落實完成工作。4、會議召開原則4.1 高效。凡召開的會議應(yīng)具備必 要性，注重實效，主題鮮明，準(zhǔn)備充 分。會議組織者應(yīng)將會議主持者、議 題、議程、時間、地點等安排預(yù)先告 知與會者；4.2 精簡。大力精簡會議，盡量縮 短會

2、期，減少與會人員，能合并召開 的會議要盡可能統(tǒng)籌合并；4.3 務(wù)實。把工作重點放在深入實 際，加強(qiáng)調(diào)研和督查，集中精力研究 和解決實際問題上，可采取現(xiàn)場辦公 會議等形式，及時協(xié)調(diào)研究解決有關(guān) 問題；4.4 節(jié)約。會議召開倡導(dǎo)勤儉節(jié)約， 會議地點安排在公司內(nèi)進(jìn)行，特殊情 況需經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，會議所需經(jīng) 費(fèi)由主辦部門負(fù)責(zé)申報，人力資源部 審核。5、會議分類5.1 公司級會議：主要包括年度員 工大會、工作總結(jié)會（月度 / 季度 / 年 度）、月度經(jīng)營研討會、 營銷總結(jié)會 （季 度/ 年度）、業(yè)務(wù)相關(guān)會議 （ 如客戶或供 應(yīng)商研討會、洽談會，座談會等 ） 及各 類臨時召開的代表大會；5.2 例會:

3、公司各一級部門周例會、 月度例會；5.3 專項會議：項目研討會、業(yè)務(wù) 綜合會 （ 如計劃協(xié)調(diào)會、質(zhì)量分析會、 生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備會、 生產(chǎn)調(diào)度會、 安全工 作會等）。6、會議周期及時間安排錯誤！鏈接無效。 7、會議申報及組織6.1 各部門須按照事先規(guī)定的會議 時間、與會人員、 會議報告內(nèi)容等做好充分準(zhǔn)備參會；6.2 會議通知：列入會議計劃的會 議通知由人力資源部統(tǒng)一安排， 會議通 知須提前一天以文字或電話發(fā)出。 各部 自行安排的小范圍會議可自行安排；6.3 如召開須上級部門參與的不定 期會議，由會議主辦單位根據(jù)工作需要 和會議內(nèi)容， 向上一級單位提出， 提報 會議申請單，詳見附件一。經(jīng)上級 單位審批

4、， 如批準(zhǔn)開會， 會前準(zhǔn)備相關(guān) 事宜由會議主辦單位負(fù)責(zé)， 同時參照本 程序執(zhí)行；6.4 會議籌備工作： 根據(jù)會議內(nèi)容， 由會議主辦部門負(fù)責(zé)組織， 會議相關(guān)部 門配合完成具體工作的籌備與落實 （包 括：領(lǐng)導(dǎo)講話、會場布置、橫幅標(biāo)識、 安全保衛(wèi)、 音響、 會議通知、 會議方案 等）；6.5 會議簽到：會議主辦部門應(yīng)事 先準(zhǔn)備簽到表、 冊。中小型會議實行個 人簽到，規(guī)模較大的會議實行部門領(lǐng)導(dǎo) 簽到。會議結(jié)束時， 主辦部門可對各單 位的出勤情況進(jìn)行檢查或抽查；6.6 會議文件及會議檔案：全員性 會議的文件由主辦部門準(zhǔn)備， 會議結(jié)束 后，應(yīng)及時將完整的會議文件整理歸 檔，按規(guī)定時間移交到人力資源部存 檔

5、；一般性工作會議由主辦部門負(fù)責(zé)會 議記錄和紀(jì)要整理， 會議紀(jì)要經(jīng)部門負(fù) 責(zé)人簽發(fā)后，公布執(zhí)行并發(fā)至相關(guān)部門 備忘；6.7 與平級或縱向溝通的不定期會 議召開，由會議發(fā)起單位提出并參照本 程序執(zhí)行。7、會議要求及紀(jì)律7.1 會議接待由會議主辦部門負(fù) 責(zé)，會議召開前 5 分鐘進(jìn)行簽到， 須準(zhǔn) 確統(tǒng)計會議人數(shù)并留存檔案資料， 詳見 會議簽到表附件三；7.2 會議相關(guān)部門負(fù)責(zé)在會前將與 會議相關(guān)的參閱資料及時、 準(zhǔn)確分發(fā)至 與會人員；7.3 會議記錄由會議主辦部門負(fù)責(zé) 記錄；7.4 與會人員應(yīng)做到不遲到，不早 退，因故不能參加會議應(yīng)提前向主辦會 議部門請假；有事離開會場需向會議組 織者請假；會議期間應(yīng)

6、關(guān)閉通訊工具， 保持會場安靜，不做與會議主題無關(guān)的 事；7.5 會議內(nèi)容有保密事項時，與會 者必須嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律；7.6 人力資源部將于會議召開后對 會議紀(jì)律執(zhí)行情況 （包括會議出勤、 請 假制度履行情況及會風(fēng)會紀(jì)情況） 在全 公司范圍內(nèi)通報。 各部門負(fù)責(zé)人要重視 對會議紀(jì)律的執(zhí)行， 以身作則， 促進(jìn)良 好會風(fēng)的形成。8、會后工作跟進(jìn)8.1 主辦部門負(fù)責(zé)整理及下發(fā)會 議紀(jì)要（詳見附件四）及會議決議的 催辦；8.2 會后聚餐、娛樂等活動由人力 資源部組織、 協(xié)調(diào)，會議主辦部門應(yīng)在 會議召開前通知人力資源部， 以便提前準(zhǔn)備安排；8.3 會議文件材料的立卷歸檔，建 立會議檔案。8.3.1 主辦部門

7、負(fù)責(zé)會議的相關(guān)材 料保存， 如會議通知、 會議議程、 簽到 表、會議紀(jì)要、 會議報告等文書須一并 收集、整理齊全， 按一會一卷的立卷方 法設(shè)立案卷；8.3.2 部門內(nèi)部會議均需將會議議 程、簽到表、 會議紀(jì)要、 會議報告等文 書備份呈報總經(jīng)理。9、會議室使用管理辦法9.1 管理歸口9.1.1 人力資源部負(fù)責(zé)會議室的統(tǒng) 籌管理和協(xié)調(diào)安排使用。9.1.2 日常管理具體：會議室內(nèi)財 產(chǎn)的保管、 衛(wèi)生保潔、 門窗及電器的關(guān) 閉、使用交接手續(xù)辦理、鑰匙交接等。9.1.3 所有會議室的燈光、音響、 多媒體投影等的操控工作、 日常調(diào)試及 報修工作均由網(wǎng)絡(luò)管理員或總經(jīng)辦指 定專人負(fù)責(zé)。9.2 使用范圍及預(yù)約程

8、序9.2.1 按照“會議管理制度”之規(guī) 定，列入每周會議計劃的會議優(yōu)先編排 使用會議室；各部如需使用會議室一般 要提前 1 天向人力資源部申請預(yù)約， 以 便統(tǒng)籌安排使用。 若各部擬預(yù)約的會議 室使用時間與每周列入會議計劃或已 預(yù)定的會議室與臨時性重要會議發(fā)生 沖突時，以重要會議為先。9.2.2 外部租賃會議室主要用于全 公司的大型活動及重要會議等， 如有特 殊活動需要， 需經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)， 方 可執(zhí)行租用安排。9.2.3 申請使用會議室可在公用盤 下載申請表，要求要逐項填寫申請單中 各項內(nèi)容，并在“其它說明”欄中注明 參會人數(shù)、需使用設(shè)施等， 經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用；嚴(yán)禁擅自使用會議室。9.3 使用規(guī)定9.3.1 按照“誰使用誰負(fù)責(zé)”的原 則，使用部門須派專人負(fù)責(zé)本部門活動 期間的管理及安全工作。9.3.2 會議期間非與會人員不得隨 意進(jìn)入會議室。 ?9.3.3 凡進(jìn)入會議室的人員必須自 覺遵守會議室使用管理規(guī)定。講衛(wèi)生， 不得喧嘩、 不得損壞公物、 不得損壞公 用設(shè)施。 對于違反本規(guī)定的人員， 人力 資源部或指定管理人員有權(quán)制止、教 育、直至給予行政處罰。9.3.4 會議室使用結(jié)束后，使用部 門必須負(fù)責(zé)關(guān)閉電源、 還原設(shè)施， 做好 衛(wèi)生保潔。如發(fā)現(xiàn)公用