公司會議安排細則

1、精品文檔公司會議安排細則（一）會議分工會議應視情況明確設定秘書組、會務組、后勤醫(yī)療組、保 衛(wèi)組等工作組，重要會議可設專職服務員，并請后勤、保衛(wèi) 等人員做好治安、救護、餐衛(wèi)等項工作。1 、秘書組其主要任務是負責會議講話稿、會議議程、會議指南等材 料的整理、報審及會議的報道宣傳工作，并協(xié)助會務組做好 相應工作。2 、會務組其主要任務是負責會議會務工作，包括： （ 1）下達會議通 知；（2）負責報道登記，發(fā)放入場證件、紀念品和會議相關 材料等；（ 3）迎送、接待主講人，負責食宿安排； （4）支付 各類費用；（5）財務結算。3 、保衛(wèi)組組織人員對會場進行安全檢查，疏通通道，開 啟安全門等，同時協(xié)助會務

2、組做好相應工作。4 、后勤醫(yī)療組：做好會議期間人員的應急醫(yī)療工作。 在整體運作過程中秘書組、會務組等各司其職，但又需要 默契配合，互相支援，形成一個整體，保證會議順利進行。（二）會議通知1 、通知應簡明準確，主要包括會議內容、參會人員范圍、 時間、會期、開會和報到地點、是否需要報名單、聯(lián)系人及2016全新精品資料-全新公文范文-全程指導寫作-獨家原創(chuàng)1 / 7精品文檔電話等。2 、通知發(fā)出后，應即落實有關負責人是否收到，并統(tǒng)計 好參會人數(shù)。若需報名單，則要注意統(tǒng)計姓名、性別、職務 等項。3 、大型會議應當印制會議指南。內容包括參會人員及會 務人員的姓名、單位、職務、房間號和就餐時間、地點以及

3、其他注意事項等內容。 （會議秩序冊應在參會人員報到時發(fā) 放）4 、需分組座談的，應指定座談地點、召集人等。（三）會議材料準備1 、會議材料準備包括領導講話、主持詞、典型發(fā)言、會 議議程等。應注意材料的數(shù)量、篇幅與會議時間安排一致。 會議材料均應經(jīng)相關領導閱知，會前送交講話者本人。2 、會務人員應對材料的印刷、裝訂把好關，應注意是否 齊全。 如有可能， 會務人員應與相關處室逐頁核對。 主持人、 講話人對材料的紙張、字號大小等有特殊要求的，均應盡量 滿足其要求。（四）會場布置會場布置應包括以下各項：落實會場場地、會標懸掛、電 源、燈光、音響、投影、錄音錄象設備、飲水器具、主席臺 和會議桌上物品擺放

4、、座次排列、空調設備及安全出入等。 （要做好后備電源、擴音設備及值班電工等應急安排）1 、會場布置形式會場布置形式可根據(jù)會議的內容、 發(fā)言人及參會人員數(shù)量 而定。會議內容主要為傳達文件，而發(fā)言人數(shù)量較少、參會 人數(shù)又較多時， 宜采取分排式就座。 座談或聽取匯報的會議， 宜采取圓桌式就座。2 、座次排列座位的順序一般以座位的面向為準，先中間，后左、右， 依次向兩邊擺放。對人員的座次排列、人員排序均有嚴格要 求。一般規(guī)律應是：（1）職能部門對排名有詳細規(guī)定的，以其排列的順序為 準。（2）同等職位的，按任實職時間為先；不在職的同志， 根據(jù)場合酌情排列。（3）上級來人參加會議時，應根據(jù)來人的身份及在整

5、個 會議議程中的位置（看誰做主要講話）酌情排列。3 、席簽席簽是與會人員身份的標志。 既充分體現(xiàn)對該座人員的尊 重，同時有清點人數(shù)的作用。座簽一般應當用淺紅色紙、黑 字書寫。 應寫清該座位人員的姓名 （核實無誤） 或單位名稱 4 、會場環(huán)境。根據(jù)不同類型的會議酌情布置會標、條幅、鮮花等物品， 營造莊嚴、肅穆、熱烈等不同風格的會場氣氛。還應留意會場是否具有安全出入之通道。5 、燈光音響 燈光的亮度要適宜，臺上光線一般要比臺下亮一些。晚上 開會要做好停電的應急準備工作。音響是保證會議開好的重要手段。 話筒的數(shù)量應根據(jù)會場 座位的擺放及發(fā)言人的多少而定。音響及話筒應逐一調試， 必要時要請音響人員專司

6、此責。6 、空調、通風設備 適宜的溫度及清新的空氣是確保會議成功的重要因素， 會 務人員應在開會之前調節(jié)好氣溫。夏季室內氣溫高時，應考 慮準備折扇等物品。7 、桌上擺放物品 主席臺擺放的會議材料，必須由會務人員對其是否齊全、 頁碼、印刷及裝訂質量等逐一檢查。 （必要時準備了記錄用 筆及筆記本等）準備好茶水、礦泉水等物品。如會場空間小，可使用飲水 機。會場空間大，可逐桌擺放熱水瓶。如會議規(guī)格高，參會 人員較少，應由工作人員負責倒水。（五）新聞報道 由宣教部門準備好錄音、攝像、攝影設備，及時進行會議 精神傳達。 （如有必要應事先聯(lián)系新聞單位，并安排好記者 的接送工作）（六）車輛及食宿安排 如需參觀

7、，應指定車輛負責人，準備好車輛，并請參觀人 員按編號乘車。若無會議指南，可將食宿安排表提前交給會議主持人，在 休會前告知參會人員。（七）其他事項1 、會務人員要做好會議紀律宣讀及其他事項的咨詢、提 醒等工作。2 、還應做好參會人員報到或簽到工作，并分發(fā)會議材料。3 、會務人員應根據(jù)簽到情況掌握到會人數(shù)，并及時聯(lián)系 未到會人員，查明遲到或缺席的原因，將有關情況報告相關 領4 、會務人員應引導主席臺人員或重要領導同志就座，并 注意了解參會領導是否帶齊講話稿等物品。 5 、應注意參會 人員的就座情況，會場前排盡量不要空座。6 、視情況統(tǒng)一會務工作人員著裝。 二、會間組織與服務階段1. 會務人員提前

8、1小時到達會場， 反復檢查會場準備情況。2. 搞好會議簽到、材料分發(fā)。3. 落實主席臺領導、發(fā)言人是否到齊。 會務人員應做好主持人或發(fā)言人不能到會的準備。 主持人 不能到會，可由合適的同志代為主持；發(fā)言人不能到會，可 視情況尋找替代人或取消其發(fā)言。4 、按預定方案組織與會人員由前向后依次就座。5 、維持好會場秩序。會議前 5 分鐘，關閉會場大門，與 會人員入座就緒，無關人員離開會場；會間關閉手機或調到 振動，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。6 、安排專人做好話筒的擺放、倒水等服務工作。7 、會務人員須隨時觀察并領會主席臺領導的示意，做好 臨時安排的各項工作。8 、由秘書組做好錄音、攝影、攝像及會議記錄等工作。9 、如有必要，為與會人員預定車票、機票等。三、會后1 、會議結束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等物 品。2 、組織送站。根據(jù)與會人員離會時間，提前安排車輛、 送站人員等。3 、做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。會議若需形 成會議紀要印發(fā)的，組織單位要擬好文稿，送公司辦