合同檔案管理制度

1、合同檔案管理制度一、總則1.為防范市場風(fēng)險與法律風(fēng)險，提高企業(yè)經(jīng)濟效益，減少因合同簽訂、履行過程中有不規(guī)范行為導(dǎo)致的糾紛，遵照中華人民共和 國合同法和國家有關(guān)政策法律，結(jié)合我公司具體情況，特制定本 辦法。2.本辦法適用于公司各部門與其他平等主體（自然人、法人、其他組織）及公司系統(tǒng)內(nèi)相互之間簽訂、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的合同、協(xié)議的管理。3.合同的管理實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理相結(jié)合的原則。4.合同管理工作由綜合管理部負責(zé)，并配備合同管理員。5.公司所有員工均應(yīng)維護公司的合法權(quán)益，保守商業(yè)秘密。二、合同的簽訂、審查和履行6.經(jīng)辦人于合同簽訂前，應(yīng)驗證對方當事人有效證件，驗明主體資格，了解其資信狀

2、況，審查對方經(jīng)辦人代理權(quán)限，審查對方提供資料的真實性與合法性。7.委托代理人對外簽訂合同時，必須報公司部門負責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審查批準，合同標的大，或合同內(nèi)容重大、條款復(fù)雜，必須報公司總經(jīng)理批準。&下屬分公司、辦事處委托代理人以公司名義對外簽訂合同時,必須報公司總經(jīng)理審查批準，總經(jīng)理審批后的蓋章管理流程由公司市場營銷部根據(jù)各分公司、辦事處的具體情況制定和執(zhí)行。9. 公司合同專用章的管理人員，應(yīng)當根據(jù)批準人的批準意見，在合同文本上加蓋合同專用章。不得以部門或個人名義使用其他公章簽署所有以公司名義的對外合同。10. 合同依法成立，即具有法律約束力，相關(guān)部門應(yīng)相互支持、配合，認真執(zhí)行合同條款，全

3、而履行合同義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。四、合同的管理、歸檔和借閱11. 合同簽訂后，以公司名義簽定的合同，經(jīng)辦人應(yīng)將合同正式文本原件交公司綜合管理部合同管理員存檔。12. 合同管理員負責(zé)全公司合同的分類、編號、登記，建立合同臺帳，存檔備案。13. 公司合同管理員應(yīng)當做好合同文本及相關(guān)資料的歸檔工作，并定期將合同管理情況報告公司管理層。14. 因工作需要借閱合同檔案，須填寫“合同檔案借閱單”，注明查閱合同檔案的名稱、編號、查閱人等。經(jīng)部門經(jīng)理簽批后方能借閱，歸還時合同管理員應(yīng)認真核對。15閱檔人對所借閱合同檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。16. 如借閱期間合同遺失，公司將追究相關(guān)責(zé)任人的行政及經(jīng)濟責(zé)任。五、附則17. 本辦法如有與國家政策、法律不符合的地方，以國家政策法律為準執(zhí)行.18. 本辦法自頒布之日實施。附件一：合同借閱登記表附件二：檔案歸檔標準規(guī)范合同借閱登記表序號合同編號合同名禰借閱是由借閥部門借閱時1可借閱人歸還1寸間備 注檔案歸檔標準規(guī)范一、卷宗目錄索引（附備注及頁碼）； 二、合同審批件;三、主合同文本及對方資質(zhì)信息;四、有關(guān)證據(jù)材料（包括電子數(shù)據(jù)等）;五、有關(guān)審批件、預(yù)案處置方案（內(nèi)部會議紀要）；六、合同簽訂（履行）匯總報告;七、其他