公司文控中心管理規(guī)定制度格式

1、公司文控中心管理規(guī)定制度格式Company number 1089WT-1898YT-1W8CB-9UUT-92108公司文控中心管理辦法第一章總則-、為規(guī)范公司資料管理，加強(qiáng)資料的收集和管理工作，有效地保護(hù)和 利用 資料，為公司各項工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的實用性和有效性，結(jié) 合公司的實 際，制定本辦法。二、資料范圍公司建檔范圍確定為：公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會、董事 會、監(jiān)理會形成的文件材料；財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料；勞動工 資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；經(jīng)營管理方面的文件材料；生產(chǎn)技 術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全 生產(chǎn)方面

2、的文件材料義 器、設(shè)備方面的文件材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計、施工、竣工、維修方面的文 件材料；科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓(xùn)方面的文件材料；信 息、情報方面的文件材料；其他具有利用和保存價值的文件材料。轉(zhuǎn)摘于以上 文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會議文件、重 要記錄、工作計劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動工資、經(jīng)營情況、人事文件資 料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資 料等具有參考價值的文件資料，以及百利集團(tuán)主要職能活動和員工在從事研發(fā) 和管理等各項工作活動中形成的，對公司具有保存價值的文件材料。公司資料 還包括聲像資料：照片文件資料

3、（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底 片、照片、文字說明構(gòu)成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說 明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟(jì)、科 技、文娛、廣告活動）。三、公司內(nèi)部各中心/部門和個人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立 卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。第二章管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)四、實行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由集團(tuán)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)主體文件資料的管 理，并對其他部門的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。總經(jīng)辦設(shè)立文控中心， 配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作，由系 統(tǒng)管理部直接領(lǐng)導(dǎo)。文 控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始 資料及單據(jù)齊全

4、完整、安全保 密和使用方便。五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保 存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu)，同時又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。 文控中心的主要職責(zé)：1 .負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對各中心/部門文件、資料工作 進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。2 .制訂和組織實施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。3 .負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計等工作。4 .嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。5 .開展文件、資料宣傳、咨詢活動，做好文件、資料開放和利用工作，主動 為公司各項工作和員工服務(wù)。6 .發(fā)揮文件資料的

5、教育功能，將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之07 .開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作 用。8 .組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作。9 ,做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。第三章文件材料的管理工作六、文件資料材料的收集：1 .建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保 管期 限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號。2 .對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；3 .及時催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。七、文件資料的歸檔、立卷與管理：1 .區(qū)分全宗，確定立檔單位

6、。2 .分類：依據(jù)文件資料來源、時間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和 類別。分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。2. 1大類分為：制度/規(guī)定：S ；文件：F ；資料：D ；檔案：A ；合同： Bo2. 2部門拼音縮寫：物控：WK ：生管：SG ；倉儲：CC ；品管：PG ；研發(fā)：YF ：技術(shù)：JS ；客服：KF ；采購：CG ；生產(chǎn)：SH ：市場：SC ；銷售：XS ； 設(shè)備：SB ；財務(wù)：CW ； OEM : WB :后總：HZ ；總經(jīng)辦：ZJ ；人力資源：RL ：制 造中心：ZZ ；營銷中心：YX :研發(fā)技術(shù)中心：YJ ：財務(wù)中心：CW；廣州分公 司:GZ ；上海分1公

7、司：SH ；北京分公司：BJ ；香港分公司：XG ；信念公司： XNo2 . 3保密用Y表示，非密級則用N表示。3 . 4密級：絕密：AS ；機(jī)密：CS ；秘密：PS ；無：0P編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，口（文件資料大類）口（部門前兩位拼音縮 寫）口（是否保密）口（密級程度）口（年份）口口（流水號）。如總經(jīng)辦2004年某份制度編碼為：SZJN0P040001O4 .歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。5 .案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底 稿、附件請示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。6 .整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應(yīng)加襯

8、邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。7 .對所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。8 .每年對文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的 材料進(jìn)行修補和復(fù)制。9 .對文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，并定期上報 主管部門。集團(tuán)各部門及下屬公司兼職或?qū)Ｂ毼目貑T應(yīng)定期（每月兩次，分別 于月初、月中）報送相關(guān)資料至文控專員。10 公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的， 保管期限從長。對保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀。11 .公司應(yīng)采取嚴(yán)密管

9、理措施，防止文件資料失密和泄密。八、文件資料的保管：1 .防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護(hù)資料的安全；2 .公司設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募Y料；3 .做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。九、文件資料借閱、利用工作：1 .總監(jiān)級（含）以上人員借閱非密級文件資料可直接通過文控中心管理員辦 理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級文件資料時，須填寫借閱文件申請表（附件1），部門經(jīng)理簽批、總經(jīng)辦系統(tǒng)管理部經(jīng)理核審 后方能調(diào)閱。2 .公司文件密級分為絕密、機(jī)密、秘密三個級別，絕密級文件資料禁止調(diào)閱，機(jī)密級文件資料只能在文

10、控中心閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級文件資料經(jīng)審批 可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級文件資料的借閱本部門由部門 負(fù)責(zé)人審批，跨部門的由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)理因 公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí) 行。3 .案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理 登記手續(xù)。4 .借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5 .借閱文件資料者應(yīng)愛護(hù)資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、 剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺 失。借閱文件資料交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞

11、，應(yīng)及時報告 主管領(lǐng)導(dǎo)。6 .外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。7 .公司內(nèi)文件資料利用的方式有：1）提供文件資料原件；2）提供文件資料 復(fù)印件；3）提供文獻(xiàn)索引資料。8 .出文部門負(fù)責(zé)人要求或同意時，文控中心應(yīng)主動向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專 題技術(shù)信息等。第四章文件資料的鑒定和銷毀1 .公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到 了銷毀期時，由文件資料管理員填寫公司文件資料銷毀審批表（附件2）交部門主管人員、系統(tǒng)管理部經(jīng)理審核，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后 執(zhí) 行。凡屬于密級的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的文件資料由系 統(tǒng)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。2 .銷毀時，必須由