餐飲管理公司采購管理手冊

1、某沙鍋餐飲管理公司采購管理手冊1目 錄第一章 總則1第二章 采購組織2第三章采購計(jì)劃3第四章采購執(zhí)行5第五章采購結(jié)算9第六章采購成本控制11第七章供應(yīng)商管理13第八章采購招標(biāo)管理16第九章附 則20采購管理流程21第一章 總則目的為加強(qiáng)x沙鍋餐飲管理（北京）有限責(zé)任公司（以下簡稱公司）采購管理，規(guī)范采購工作,保障經(jīng)營活動的正常持續(xù)供應(yīng)，加速資金周轉(zhuǎn)，降低采購成本，特制定此手冊。適用范圍本手冊適用于公司經(jīng)營所需各種材料、設(shè)備及公司辦公用品、勞保用品的采購(以下除非特別說明，以上所列物資統(tǒng)稱為采購物品)，以及需通過協(xié)作廠商完成的各種成品、半成品、材料的加工。除非特別說明，采購物品與外協(xié)加工產(chǎn)品統(tǒng)稱

2、為采購物品。手冊適用人員：采購部、店管部、單店、中心廚房、財務(wù)部、綜合辦、監(jiān)察辦等涉及公司采購業(yè)務(wù)的所有員工。手冊管理方法由采購部負(fù)責(zé)組織每年一次的手冊修訂工作，并由采購部簽訂發(fā)行。采購部擁有對手冊的解釋權(quán)。由綜合辦負(fù)責(zé)手冊的發(fā)放、更換和回收管理工作，并制作手冊領(lǐng)用記錄。保密要求注意作好手冊保密工作。應(yīng)按適用范圍發(fā)放，采購部、中心廚房、財務(wù)部、綜合辦、監(jiān)事處、店經(jīng)理可領(lǐng)用完整手冊，其他人員只領(lǐng)用與其相關(guān)作業(yè)的部分。應(yīng)與領(lǐng)用者簽訂保密協(xié)議。手冊的更新年度內(nèi)內(nèi)容調(diào)整以補(bǔ)充文件形式發(fā)布，補(bǔ)充文件要求進(jìn)行編號管理，發(fā)放范圍及發(fā)放回收管理與手冊管理相同。手冊每年更新一次，年度更新時應(yīng)將年度內(nèi)補(bǔ)充文件分類

3、歸并到手冊各章節(jié)。第二章 采購組織公司采購管理實(shí)行集中統(tǒng)一采購，除單店的零星采購?fù)?，任何部門和人員不得單獨(dú)進(jìn)行采購。各部門主要職責(zé)：(需根據(jù)重新確定的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整)(一) 需求單位：負(fù)責(zé)根據(jù)經(jīng)營需求填寫需求計(jì)劃或采購申請和相應(yīng)的價格建議；參與供應(yīng)商的甄選；負(fù)責(zé)質(zhì)量不合格采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的評審并提出處理方案，負(fù)責(zé)將采購物品及外協(xié)產(chǎn)品在使用過程中發(fā)生的其它問題及有關(guān)信息及時反饋給采購部。(二) 店管部：負(fù)責(zé)根據(jù)各店的需求計(jì)劃、庫存情況等填寫物品采購申請；負(fù)責(zé)采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的驗(yàn)收、存儲與發(fā)放；負(fù)責(zé)對采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的質(zhì)量檢測，負(fù)責(zé)對供應(yīng)商生產(chǎn)工藝和產(chǎn)品質(zhì)量的評估以及對供應(yīng)商質(zhì)量保證體系的考核

4、，參與采購物品及外協(xié)產(chǎn)品使用過程的質(zhì)量監(jiān)督和質(zhì)量問題的處理；參與對供應(yīng)商的甄選；參與對采購價格的審核。(三) 采購部：負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃及采購活動的具體實(shí)施；對所采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的市場行情、供應(yīng)商情況進(jìn)行跟蹤調(diào)查，建立采購物品及外協(xié)產(chǎn)品價格信息庫；建立采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的質(zhì)量記錄；負(fù)責(zé)對供應(yīng)商的管理；負(fù)責(zé)采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的交貨與協(xié)調(diào)；負(fù)責(zé)采購物品及外協(xié)產(chǎn)品質(zhì)量問題的解決、退貨與索賠；負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的結(jié)算支付。(四) 監(jiān)事處：負(fù)責(zé)對采購全過程的監(jiān)督審察，包括對采購計(jì)劃、簽訂采購合同、質(zhì)量驗(yàn)收和結(jié)帳付款等采購過程每一環(huán)節(jié)的監(jiān)控。(五) 財務(wù)部：負(fù)責(zé)對采購計(jì)劃及采購預(yù)算的審核；采購物品及外協(xié)產(chǎn)品付款

5、憑證的審核。 a) 采購計(jì)劃第一條 采購計(jì)劃制訂的依據(jù)采購計(jì)劃應(yīng)根據(jù)經(jīng)營計(jì)劃、由店管部匯總的各店日常經(jīng)營需求計(jì)劃、各部門的采購申請、年度預(yù)算、庫存情況、公司資金供應(yīng)情況等確定，對經(jīng)營急需物品，應(yīng)優(yōu)先考慮。第二條 采購計(jì)劃種類根據(jù)采購物品的不同應(yīng)分別制訂年度采購計(jì)劃、月度采購計(jì)劃及日采購計(jì)劃。（一） 年度采購計(jì)劃根據(jù)公司年度經(jīng)營計(jì)劃，在對市場信息和需求信息進(jìn)行充分的分析和收集的基礎(chǔ)上，并依據(jù)往年歷史數(shù)據(jù)對比預(yù)測制訂，該計(jì)劃也是制訂年度財務(wù)預(yù)算的主要依據(jù)之一。（二） 月度采購計(jì)劃是在對年度采購計(jì)劃進(jìn)行分解基礎(chǔ)上，依據(jù)上月實(shí)際采購情況、庫存情況、下月度需求預(yù)測、市場行情制訂當(dāng)月的采購計(jì)劃，該計(jì)劃也是

6、制訂月度資金計(jì)劃的主要依據(jù)之一。（三） 日采購計(jì)劃是在對月度采購計(jì)劃進(jìn)行分解基礎(chǔ)上，依據(jù)店管部對各單店每日經(jīng)營所需物品的匯總審核后制訂。第三條 各店日常經(jīng)營需求計(jì)劃各店根據(jù)每天的經(jīng)營情況、物品日常消耗情況、庫存情況向店管部報送每天的需求計(jì)劃，主要包括每天的銷售主產(chǎn)品及各種配料、一次性消耗物品等。第四條 采購申請的提出及審批權(quán)限采購申請應(yīng)注明物品的名稱、數(shù)量、需求日期、參考價格、用途、技術(shù)要求、供應(yīng)廠商（參考）、交貨期、送貨方式等。各種物品的采購申請應(yīng)由以下各部門提出：(一) 工程項(xiàng)目所需公司采購的材料、設(shè)備等，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)合同及設(shè)計(jì)任務(wù)書所作的預(yù)算，結(jié)合工程進(jìn)度編制材料、設(shè)備采購清單（又稱

7、“材料表” ）作為采購申請；經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審核后，報開發(fā)副總審批；(二) 日常經(jīng)營所需的原材料、輔助材料、產(chǎn)成品（包括外協(xié)產(chǎn)品）、包裝材料、低值易耗品等，由店管部根據(jù)經(jīng)營需求及加工要求提出采購申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審核后，報經(jīng)營副總審批；(三) 工具及配件、器皿、勞保用品、量檢具等由使用部門在月初提出采購申請；經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審核后，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批；(四) 經(jīng)營、辦公等需要的大件設(shè)備和工具（屬于固定資產(chǎn)投資類）由使用部門在年初編制固定資產(chǎn)采購申請；由公司總經(jīng)理審批；(五) 普通辦公用品、勞保用品等由綜合辦根據(jù)使用部門需求統(tǒng)一提出年度或月度采購申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審核后，

8、由總經(jīng)理審批；(六) 庫房管理員可根據(jù)日常領(lǐng)料情況和庫存情況提出常備用料的采購申請，由店管部經(jīng)理審批；(七) 研究開發(fā)所需要的原料、輔助材料、工具、器皿、設(shè)備等，由技術(shù)中心根據(jù)需求時間提出月度或日采購申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審核后，報營運(yùn)副總審批。(八) 以上各類物品如在年度預(yù)算外或超過年度預(yù)算，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理審批。(九) 部門負(fù)責(zé)人/授權(quán)人審核本部門的采購申請時應(yīng)檢查請購單的內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，若不完整或有錯誤則應(yīng)予以糾正。(十) 經(jīng)審批后的采購申請表由采購部審核匯總。審核內(nèi)容包括采購申請各欄填寫是否清楚，是否符合項(xiàng)目合同內(nèi)容、是否在預(yù)算范圍內(nèi)、是否有相關(guān)負(fù)責(zé)人的審批簽字、是否在審批范圍內(nèi)

9、等。第五條 采購計(jì)劃的管理(一) 采購計(jì)劃由采購部根據(jù)經(jīng)審批后的采購申請制訂，日采購計(jì)劃由采購部經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行，月度采購計(jì)劃報請營運(yùn)副總批準(zhǔn)執(zhí)行，年度采購計(jì)劃需報請公司總經(jīng)理審批。(二) 采購計(jì)劃應(yīng)同時報送財務(wù)部審核，以利于公司資金的安排。(三) 采購部經(jīng)理應(yīng)審查各部門的申請采購物品是否能由現(xiàn)有庫存滿足或有無可替代的物品。只有現(xiàn)有庫存不能滿足的申請采購物品才能列入采購計(jì)劃中。 (四) 對于在采購計(jì)劃內(nèi)無法于需用日期辦妥的采購申請單，必須及時通知請購部門。(五) 物品需求單位對于申請采購物品若需要變更或撤銷時，必須立即通知采購部，及時根據(jù)實(shí)際情況更改采購計(jì)劃。(六) 未列入采購計(jì)劃內(nèi)的物品不能進(jìn)行

10、采購。如確屬急需物品，應(yīng)填寫緊急采購申請表，由部門負(fù)責(zé)人審批后，由公司營運(yùn)副總核準(zhǔn)后才能列入采購范圍。b) 采購執(zhí)行第六條 采購作業(yè)的執(zhí)行采購作業(yè)由采購部根據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃組織實(shí)施。采購應(yīng)按照“擇優(yōu)、擇廉、擇近”的原則并嚴(yán)格按照采購計(jì)劃按質(zhì)、按量、按時進(jìn)行采購。第七條 采購方式的選擇采購人員應(yīng)按照采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的不同，分別采取以下幾種方式進(jìn)行采購：定點(diǎn)供應(yīng)商長期議價采購、比價采購和招標(biāo)采購。屬于定點(diǎn)供應(yīng)商供貨范圍內(nèi)的物品，不管價值多少，可以直接從定點(diǎn)供應(yīng)商處采購。不在定點(diǎn)供應(yīng)商供貨范圍內(nèi)的物品，需采用招標(biāo)采購或比價采購。(一) 定點(diǎn)供應(yīng)商長期供貨的物品范疇：為有效降低采購成本，達(dá)到規(guī)模采

11、購，并保證采購物品質(zhì)量的穩(wěn)定性與標(biāo)準(zhǔn)，以下消耗較大且常用物品應(yīng)盡量采用定點(diǎn)供應(yīng)商長期議價供貨的方式：² 生鮮類：包括豬、牛、羊肉、雞、鴨、魚、海鮮、蛋、常用蔬菜等；² 干貨類：各種肉食、海鮮、木耳、蘑菇等；² 糧油、各種調(diào)料等；² 飲料類；² 經(jīng)營加工用器材類、包裝用材料、其它消耗品；² 熟食、涼菜類委托對外加工產(chǎn)品。(二) 招標(biāo)采購的物品范疇：1. 一次采購金額超過以下金額的大宗材料與設(shè)備：² 進(jìn)口材料和設(shè)備 5萬元；² 國產(chǎn)檢測儀表 3萬元；² 計(jì)算機(jī)、顯示器以及附件5萬元；² 電子類產(chǎn)品

12、1萬元；² 常用工具、辦公用品、勞保用品、耗材等 1萬元。2. 工程裝修項(xiàng)目中需公司采購的材料、關(guān)鍵設(shè)備等；3. 一年內(nèi)可在同一供應(yīng)商處累計(jì)采購金額超過5萬元的某類物品。(三) 比價采購的物品范疇：除定點(diǎn)供應(yīng)商供貨范圍內(nèi)以及符合招標(biāo)采購條件的物品外的采購，以三家(包括三家)以上供應(yīng)商的報價加以比較，最后選擇性價比最優(yōu)者予以訂購。第八條 采購詢價的發(fā)出采購人員按照采購計(jì)劃所列材料清單，參考采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的市場行情、公司相關(guān)人員的信息提供、采購歷史記錄、廠商提供的價格資料等各種渠道的價格信息，對采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的供應(yīng)商進(jìn)行充分的詢價、議價。(一) 采購人員在詢價、議價過程中必須向供

13、應(yīng)商提供足夠的信息以使供應(yīng)商能順利報價，這些信息包括采購物品或外協(xié)產(chǎn)品的品名、質(zhì)量要求、數(shù)量、服務(wù)、交貨期、交貨方式、地點(diǎn)、付款辦法等因素。(二) 詢價方式應(yīng)采用書面詢價，要求供應(yīng)商提供簽字或蓋章的報價單，如只能采用電話詢價方式，應(yīng)獲得采購部經(jīng)理批準(zhǔn)。(三) 采購人員應(yīng)要求供應(yīng)商在接到詢價資料后至少天內(nèi)以書信、電子郵件或傳真形式反饋其報價意向（若供應(yīng)商拒絕報價，則應(yīng)將詢價資料退還給公司），若詢價資料寄出后供應(yīng)商沒有任何答復(fù)，采購人員應(yīng)打電話或電子郵件與供應(yīng)商聯(lián)系，問清情況(如收到詢價資料與否？)。(四) 在詢價過程中供應(yīng)商如要求對采購物品及外協(xié)產(chǎn)品內(nèi)容、技術(shù)要求、規(guī)范等作進(jìn)一步澄清，采購員應(yīng)該

14、協(xié)調(diào)相關(guān)人員盡快作出答復(fù)，以使供應(yīng)商有條件作出適當(dāng)報價。(五) 同類、同規(guī)格產(chǎn)品的詢價應(yīng)有三家以上供應(yīng)商的價格資料，同時應(yīng)建立采購詢價比價臺帳。臺帳內(nèi)容要包括：物品名稱、型號、規(guī)格、主要技術(shù)參數(shù)、分承包方的單位名稱、企業(yè)性質(zhì)、質(zhì)量保證體系、價格和運(yùn)雜費(fèi)用，并有綜合分析說明和比價依據(jù)。第九條 詢價資料的整理(一) 采購員接到供應(yīng)商的報價后，要評審報價的完整性和準(zhǔn)確性，并了解報價的詳細(xì)構(gòu)成，需要時應(yīng)通過會議或電話溝通以弄清供應(yīng)商的報價。同時應(yīng)整理收到的詢價資料備查。(二) 若供應(yīng)商報價的物品與請購物品略有不同或?qū)俅闷氛?，采購人員應(yīng)在請購單上詳細(xì)注明相關(guān)信息，并報經(jīng)采購部經(jīng)理、使用部門或請購部門同

15、意并備案。(三) 采購員應(yīng)確定一個初始目標(biāo)價，以利于在隨后進(jìn)行的多輪談判（34輪）及每輪談判后目標(biāo)價格的重新確定。多輪談判的過程中如果需要，可要求供應(yīng)商用以成本細(xì)分的方式再次報價。第十條 采購價格平臺的建立采購部信息管理員應(yīng)依照以往的采購資料和平時收集的數(shù)據(jù)，分門別類地整理出一套完整的價格平臺（采購價格平臺），并根據(jù)情況隨時更新，充實(shí)，以備相關(guān)人員選用。價格平臺應(yīng)包含以下內(nèi)容：（一） 材料（設(shè)備）名稱；（二） 規(guī)格型號；（三） 主要技術(shù)指標(biāo)；（四） 價格區(qū)間；（五） 廠家（或供應(yīng)商）；（六） 索引。第十一條 采購價格核準(zhǔn)：(一) 招標(biāo)采購物品的價格由評標(biāo)小組決定。在質(zhì)量、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、送

16、貨方式等相同的情況下，價格最低者中標(biāo)。如分歧較大，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)或公司總經(jīng)理決定。(二) 供應(yīng)商長期報價采購物品及外協(xié)產(chǎn)品，在事先議定的價格范圍內(nèi)，由采購部經(jīng)理核準(zhǔn)；超出議定價格范圍外的，根據(jù)超出價格的多少，分別報公司主管領(lǐng)導(dǎo)或公司總經(jīng)理審批。(三) 比價采購物品，一次采購金額小于5000元的，由采購部經(jīng)理審批；一次采購金額大于5000元的，由采購部經(jīng)理審核后，呈公司主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)。第十二條 訂購(一) 供應(yīng)商及采購價格確定后，由采購部統(tǒng)一向供應(yīng)商訂購，發(fā)出訂購單或簽訂采購合同。(二) 訂購過程中實(shí)行執(zhí)行的采購價格與經(jīng)核準(zhǔn)的采購價格有差異時，采購人員應(yīng)按采購價格核準(zhǔn)的審批程序進(jìn)行重新審批

17、，緊急情況下可直接報請營業(yè)副總審批。 (三) 屬于下列特殊情況的，可實(shí)行委托采購。1. 特殊材料與物品，采購部無法進(jìn)行采購時，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，可委托業(yè)務(wù)部門進(jìn)行采購，但應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本辦法的相關(guān)規(guī)定。2. 屬于單店的零星采購物品范圍，且月度采購金額累計(jì)在300元以內(nèi)的，可委托單店自行采購，店管部負(fù)責(zé)監(jiān)督單店的采購是否嚴(yán)格執(zhí)行本辦法的相關(guān)規(guī)定。(四) 需預(yù)付定金、長期需用的原材料、經(jīng)營用物品等、采購金額（ ）元以上或有附帶條件的采購活動應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。1. 由采購員代表公司簽訂采購合同的，必須有公司總經(jīng)理的授權(quán)；2. 采購員負(fù)責(zé)根據(jù)規(guī)范的合同范本起草合同文本，報采購部經(jīng)理審批并簽署意見

18、，必要時，監(jiān)察部應(yīng)參與合同文本的起草；3. 監(jiān)察部負(fù)責(zé)對合同的法律條款進(jìn)行審查，并簽署意見；4. 在完成以上審查修改后，采購合同應(yīng)報營運(yùn)副總審核并簽署意見后呈公司總經(jīng)理批準(zhǔn)加蓋公司合同專用章。 5. 簽字蓋章生效的采購合同應(yīng)分送財務(wù)部、驗(yàn)收單位、監(jiān)事處等存檔備查。第十三條 交貨及驗(yàn)收（一） 訂購后采購人員應(yīng)按采購合同及公司的經(jīng)營計(jì)劃對供應(yīng)商的交貨進(jìn)行稽催與協(xié)調(diào)，確保能如期交貨。無法于約定交貨期內(nèi)交貨時，應(yīng)及時通知請購部門并列入重點(diǎn)催辦項(xiàng)目。（二） 交貨時一般物品由庫管員負(fù)責(zé)驗(yàn)收，包括品質(zhì)與數(shù)量的驗(yàn)收。特殊物品由使用單位、質(zhì)檢員負(fù)責(zé)品質(zhì)驗(yàn)收，庫管員僅負(fù)責(zé)數(shù)量驗(yàn)收。品質(zhì)如有不符，應(yīng)立即予以退回。數(shù)

19、量不符，應(yīng)在驗(yàn)收報告中注明，要求限期補(bǔ)足或退款。庫管員驗(yàn)貨后方可辦理入庫手續(xù)。（三） 供應(yīng)商直接配送到單店或加工現(xiàn)場的物品，由供應(yīng)商根據(jù)采購部發(fā)出的配送指令直接向指定的地點(diǎn)送貨，收貨人負(fù)責(zé)物品的驗(yàn)收，確認(rèn)是否與訂購單或采購申請單所列內(nèi)容一致，并及時將驗(yàn)收單送交采購部、財務(wù)部辦理記帳付款手續(xù)。第十四條 進(jìn)度控制與事務(wù)聯(lián)系(一) 采購執(zhí)行過程中，采購部應(yīng)按詢價、訂購、交貨三個階段負(fù)責(zé)對采購作業(yè)制定進(jìn)度計(jì)劃并進(jìn)行進(jìn)度控制。如未能按進(jìn)度完成采購作業(yè)時，應(yīng)撰寫異常原因及預(yù)定完成日期，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后轉(zhuǎn)送請購或使用部門，以便采取應(yīng)對措施。(二) 采購物品及外協(xié)產(chǎn)品在使用中出現(xiàn)問題，采購員應(yīng)負(fù)責(zé)聯(lián)系供貨商，

20、處理有關(guān)質(zhì)量問題的解決、退換貨、索賠等事宜。(三) 外協(xié)產(chǎn)品生產(chǎn)加工過程中，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)提供外協(xié)產(chǎn)品的品質(zhì)要求并負(fù)責(zé)對加工單位的技術(shù)支持與質(zhì)量監(jiān)督。c) 采購結(jié)算第十五條 采購付款(一) 采購款項(xiàng)須按采購合同規(guī)定或訂購單所約定的時間由采購部統(tǒng)一支付。(二) 庫房、單店等收貨單位在接收貨物入庫后，應(yīng)及時根據(jù)入庫單填寫入庫清單報送采購部和財務(wù)部，采購部和財務(wù)部應(yīng)根據(jù)每天的入庫清單分別建立應(yīng)付帳款臺帳。供應(yīng)商或配送方應(yīng)定期(根據(jù)合同確定的結(jié)算期，在每月或每周)憑收貨清單與采購部核對應(yīng)付帳款帳目，雙方核對無誤后向采購部申請付款。(三) 采購部根據(jù)收貨單位遞交的收貨清單、結(jié)算單與訂貨合同核對無誤后

21、，統(tǒng)一制訂結(jié)算計(jì)劃，結(jié)算計(jì)劃由采購部核算員根據(jù)訂購合同的時間要求、供應(yīng)商的重要性、采購物資的時間、公司現(xiàn)有資金情況等制訂，分清輕重緩急，結(jié)算計(jì)劃經(jīng)采購部經(jīng)理審核后，由營運(yùn)副總審批。(四) 采購部根據(jù)結(jié)算計(jì)劃依據(jù)資金使用申請程序(見財務(wù)管理手冊)向財務(wù)部申請借款，由財務(wù)部負(fù)責(zé)人根據(jù)資金計(jì)劃審批后借出款項(xiàng)。借款只能用于支付貨款，不得挪為它用。采購部不得自行保存資金，應(yīng)于支付款項(xiàng)時向財務(wù)部支取借款，即借即付。(五) 在向供應(yīng)商或配送方支付貨款時，采購部核算員應(yīng)對照合同、收貨清單等仔細(xì)復(fù)核，并同預(yù)付貨款及應(yīng)收帳款等全部債權(quán)一起清理結(jié)算，防止重復(fù)付款。第十六條 報銷采購人員支付采購貨款后應(yīng)依據(jù)財務(wù)規(guī)定的

22、報銷程序及時辦理報銷手續(xù)，報銷單據(jù)應(yīng)附上購貨發(fā)票、采購計(jì)劃單、驗(yàn)收入庫單，并由采購部經(jīng)理審批。第十七條 應(yīng)付帳款的管理采購部核算員負(fù)責(zé)采購應(yīng)付帳款的管理，設(shè)立應(yīng)付帳款臺帳，定期編制客戶往來對帳單發(fā)送對方單位，每月核對一次并妥善保存對帳記錄。對長期客戶或重點(diǎn)客戶，以及金額在一定起點(diǎn)以上的往來客戶，應(yīng)視情況按客戶名稱設(shè)置專宗，保管好相關(guān)的業(yè)務(wù)合同、提貨憑證、收付款憑據(jù)，并設(shè)置備查登記簿，逐筆記錄預(yù)付款、已付款、余款等情況。第十八條 公司與單店的往來結(jié)算(一) 供應(yīng)商或配送方直接向單店送貨后，單店應(yīng)及時將已簽字的發(fā)貨清單分別報送采購部和財務(wù)部，采購部據(jù)此與供應(yīng)商結(jié)算，財務(wù)部據(jù)此登記應(yīng)付帳款，同時在該

23、單店的帳戶上登記該項(xiàng)應(yīng)收帳款(公司對單店的應(yīng)收款)。(二) 公司向各單店配送貨物后，配送單位應(yīng)及時將配送清單報送財務(wù)部，財務(wù)部根據(jù)該貨物的成本(包括采購貨物本身的價格、稅金、運(yùn)費(fèi)和加工損耗成本等)在各單店的帳戶上登記相應(yīng)的應(yīng)收帳款。(三) 各單店應(yīng)于每月25日與公司財務(wù)部按月核對物品調(diào)拔的往來帳款，編制調(diào)節(jié)表，雙方簽章確認(rèn)后，及時結(jié)清債權(quán)債務(wù)帳務(wù)。d) 采購成本控制第十九條 采購成本控制關(guān)鍵點(diǎn)物品本身的采購價格、物品運(yùn)輸配送費(fèi)用、物品存儲費(fèi)用以及存儲過程中發(fā)生的損耗、采購物品占用資金的利息費(fèi)用是采購成本的主要構(gòu)成部分。針對采購成本的主要構(gòu)成要素，采購成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)包括以下幾個方面：²

24、; 確定最優(yōu)的采購價格² 確定合理的采購訂貨量² 確定最佳的采購物品配送方式第二十條 最優(yōu)采購價格的確定(一) 采用多種采購形式：包括招標(biāo)采購、供應(yīng)商長期定點(diǎn)采購、比價采購等，通過對各種采購形式的對比，找出成本最低的采購形式組合以達(dá)到降低采購成本的目的。(二) 決定合適的采購價格：通過科學(xué)的價格決定步驟，降低采購價格與采購成本。決定一個合適的價格一般要經(jīng)過一下幾個步驟：1. 多渠道詢價。多方面收集了解市場行情，包括市場最高價、最低價、一般價格等。2. 比價：分析各供應(yīng)商提供材料的規(guī)格、品質(zhì)要求、性能等才能建立比價標(biāo)準(zhǔn)。3. 自行估價：成立估價小組，可由采購管理人員、技術(shù)人員

25、、財務(wù)人員組成，估算出較為準(zhǔn)確的底價資料。4. 議價：根據(jù)底價的資料，市場的行情，采購量的大小，付款期的長短等因素與供應(yīng)商議定出合理的價格。第二十一條 合理采購訂貨量的確定采購訂貨量的確定直接影響存貨的缺貨成本、采購物品的存儲費(fèi)用、采購資金占用的利息費(fèi)用及存貨的損失成本等，因此確定一個合理的采購訂貨量是控制采購成本的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。合理采購訂貨量的制定包括以下幾個步驟：存貨信息收集、存貨信息分析、確定安全庫存、確定合理訂貨量(一) 存貨信息的收集：1. 店管部庫管員、單店每日應(yīng)填寫物品庫存日報表，反映本部門現(xiàn)有存貨物資的名稱、單價、現(xiàn)有存貨的儲存位置、儲存區(qū)域及分布狀況等信息，并及時將此信息報送給采

26、購部。2. 采購部應(yīng)要求供應(yīng)商或第三方物流的庫房保管人員通過傳真、電子郵件等方式及時提供已訂貨物資的未達(dá)存貨日報表。(二) 存貨信息分析：店管部庫管員負(fù)責(zé)將各種存貨信息進(jìn)行綜合匯總，并結(jié)合盤點(diǎn)的實(shí)際情況對存貨量進(jìn)行修訂，建立公司的采購配送管理信息系統(tǒng)，保證采購部、供應(yīng)商或第三方物流、各業(yè)務(wù)部門、單店等能及時獲得準(zhǔn)確的存貨信息。(三) 確定安全庫存量1. 安全庫存量的確定由店管部調(diào)度員負(fù)責(zé)制訂。2. 采購部根據(jù)各部門采購申請制定采購計(jì)劃時，應(yīng)在充分研究同期的采購歷史記錄、下期的經(jīng)營計(jì)劃的基礎(chǔ)上，協(xié)助店管部調(diào)度員確定最佳安全庫存。3. “安全庫存量”，應(yīng)充分考慮保持正常經(jīng)營活動所需的存貨量，防止因

27、缺貨而造成經(jīng)營活動的中斷以及引起的經(jīng)濟(jì)損失。4. 根據(jù)不同物品采購時間的不同及貨源的緊缺程度等，安全存貨量的確定可根據(jù)歷史經(jīng)驗(yàn)估計(jì)、數(shù)學(xué)模型測算等方法確定，一般情況下，安全存貨量的計(jì)算公式確定為：最大安全存貨量某期間最大使用量歷史同期最小使用量。(四) 確定合理訂貨量采購部人員在制訂采購計(jì)劃時，應(yīng)在充分分析現(xiàn)有的存貨量（包括供應(yīng)商或第三方物流的未達(dá)存貨）、貨源情況、訂貨所需時間、訂貨要求的最大或最小批量、貨物運(yùn)輸?shù)竭_(dá)時間等因素，結(jié)合各種貨物的安全存貨量確定最佳訂貨量及訂貨時點(diǎn)。第二十二條 最佳物品運(yùn)輸配送方式的確定物品運(yùn)輸配送方式直接影響物品的運(yùn)輸成本費(fèi)、包裝成本費(fèi)等，采購人員在訂購過程中應(yīng)要

28、求供應(yīng)商提供上述各項(xiàng)成本的詳細(xì)清單，或與財務(wù)部相關(guān)人員合作，對上述成本作出分析，選擇最佳的物品運(yùn)輸配送方式，提出降低成本的建議。e) 供應(yīng)商管理第二十三條 供應(yīng)商信息收集與調(diào)查供應(yīng)商信息收集與調(diào)查由采購部負(fù)責(zé)，店管部、物品請購部門、使用部門等負(fù)責(zé)提供供應(yīng)商信息及推薦合格供應(yīng)商。（一） 凡欲與公司建立供應(yīng)關(guān)系而且符合條件者應(yīng)填寫“供應(yīng)商調(diào)查表”，作為選擇供應(yīng)廠商的參考?！肮?yīng)商調(diào)查表”交采購部審核并存檔備查。如果供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營條件發(fā)生變化，應(yīng)要求供應(yīng)商及時對該表進(jìn)行補(bǔ)充和修改。（二） 采購部應(yīng)組織相關(guān)人員隨時調(diào)查供應(yīng)商的動態(tài)及產(chǎn)品質(zhì)量，“供應(yīng)商調(diào)查表”每年復(fù)查一次，以了解供應(yīng)商的動態(tài)，同時依變

29、動情況，更正原有資料內(nèi)容。（三） 在每次供貨結(jié)束后，店管部、使用部門等應(yīng)提供供應(yīng)商的供貨實(shí)績，采購部負(fù)責(zé)將供應(yīng)商的業(yè)績記于“供應(yīng)商管理檔案”，作為評審供應(yīng)商業(yè)績的資料。第二十四條 選擇供應(yīng)商原則及方法招標(biāo)采購物品、長期定點(diǎn)供應(yīng)商(非外協(xié)產(chǎn)品)的選擇參照“采購招標(biāo)管理”中規(guī)定執(zhí)行。外協(xié)產(chǎn)品、比價采購物品的供應(yīng)商選擇由采購部匯總初選合格、評審考察通過的供應(yīng)商名單，并提供相關(guān)的分析資料，按以下原則進(jìn)行選擇：（一） 同等條件價格、質(zhì)量優(yōu)先；（二） 同等條件信譽(yù)、實(shí)力優(yōu)先；（三） 同等條件服務(wù)優(yōu)先；（四） 同等條件下，廠家為先的原則 (供應(yīng)商級別選擇順序：廠家總代理區(qū)域代理指定分銷商經(jīng)銷商) ；（五）

30、同等條件先本地后外地的原則。第二十五條 供應(yīng)商的評審供應(yīng)商的評審與選擇由采購部負(fù)責(zé)組織，店管部、中心廚房、技術(shù)中心、單店或物品請購部門、使用部門等有關(guān)人員參加。（一） 供應(yīng)商的評審一般應(yīng)在對“供應(yīng)商調(diào)查表”及供應(yīng)商報送的相關(guān)資料的分析基礎(chǔ)上進(jìn)行，必要時由采購部負(fù)責(zé)組織店管部、中心廚房、技術(shù)中心、單店或物品請購部門、使用部門對供應(yīng)方進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，就工藝技術(shù)，質(zhì)量控制，供貨能力等寫出調(diào)查報告。（二） 對不同重要度的產(chǎn)品應(yīng)進(jìn)行不同層次的評審或考察。評審或考察的方式和程度，可視產(chǎn)品特點(diǎn)和實(shí)際需要確定。（三） 若申請免做潛在供應(yīng)商評審，采購員需遞交“潛在供應(yīng)商情況調(diào)查表”和書面的免審依據(jù)，報主管副總審批

31、。（四） 供應(yīng)商評審的層次與周期1. 對于臨時采購的供應(yīng)商，采購部應(yīng)對供應(yīng)商的經(jīng)營資格進(jìn)行審核，報采購部經(jīng)理審批。2. 對于長期采購的供應(yīng)商，采購部應(yīng)對其經(jīng)營資格、信譽(yù)、服務(wù)、采購標(biāo)的、質(zhì)量等審核，審核通過后，認(rèn)定其合格供應(yīng)商資格，報主管副總審批，并每年復(fù)審一次。3. 對于正在合作的長期采購供應(yīng)商，采購部應(yīng)至少每季度進(jìn)行一次考評工作，并根據(jù)考評結(jié)果分配下期的采購比例，由采購部經(jīng)理審核，并報營運(yùn)副總審批，供應(yīng)商名錄應(yīng)不斷更新并注意發(fā)展增加供應(yīng)商。 第二十六條 合格供應(yīng)商須具備以下條件（一） 有合法的經(jīng)營資格；1 營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件(并已辦理當(dāng)年度年檢)2 稅務(wù)登記證復(fù)印件(并已辦理當(dāng)年度年檢)3 企

32、業(yè)法人代碼證書（個體經(jīng)營除外）4 商標(biāo)注冊證明（個體經(jīng)營除外）5 代理、經(jīng)銷商的代理、經(jīng)銷許可（授權(quán)書）6 銀行開戶行資料7 食品生產(chǎn)企業(yè)許可證、食品衛(wèi)生許可證、衛(wèi)生防疫檢測報告、進(jìn)口商品衛(wèi)生許可證8 藥字號保健品供應(yīng)商應(yīng)提供：藥品生產(chǎn)企業(yè)許可證，藥品生產(chǎn)企業(yè)合格證，產(chǎn)品生產(chǎn)許可號（二） 符合公司的質(zhì)量、安全、環(huán)保規(guī)定；（三） 具有產(chǎn)品交付能力；（四） 價格滿足公司要求；（五） 質(zhì)量滿足公司要求；（六） 公司主要經(jīng)營物品的供應(yīng)商應(yīng)有滿足緊急需求的能力；（七） 設(shè)備、外協(xié)加工供應(yīng)商應(yīng)有售后服務(wù)的保障。第二十七條 供應(yīng)商業(yè)績考評（一） 采購部應(yīng)組織相關(guān)部門定期考核和評估供應(yīng)商，確保所采購產(chǎn)品質(zhì)量、

33、供應(yīng)、支持和服務(wù)、經(jīng)濟(jì)指標(biāo)等滿足公司相關(guān)規(guī)定要求。（二） 供應(yīng)商每批供貨，采購部應(yīng)根據(jù)質(zhì)量檢驗(yàn)所提供的各項(xiàng)數(shù)據(jù)建立供應(yīng)商質(zhì)量檔案，并定期報營運(yùn)副總一份。（三） 采購部應(yīng)及時將考評結(jié)果通知供應(yīng)商，對于考評不合格者，應(yīng)督促其提出相應(yīng)的改進(jìn)措施并將改進(jìn)措施及改善結(jié)果記錄在案。（四） 采購物品在使用過程中發(fā)生質(zhì)量問題或采購合同執(zhí)行過程中供應(yīng)商違約時，相關(guān)部門應(yīng)通知供應(yīng)商及時解決并將此信息反饋給采購部，采購部在對供應(yīng)商提出警告的同時也可根據(jù)問題的嚴(yán)重程度尋求法律解決途徑。（五） 采購人員定期整理供應(yīng)商考評結(jié)果，并按考評結(jié)果將供應(yīng)商劃分為優(yōu)秀供應(yīng)商、伙伴供應(yīng)商、普通供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商等不同類型進(jìn)行管理，

34、對于普通供應(yīng)商給予警告并限期改正，對于不合格供應(yīng)商，則必須予以更換。第二十八條 建立供應(yīng)商檔案：采購部負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商檔案，店管部、中心廚房予以配合，對每個選定的供應(yīng)商必須有詳盡的供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案包括：供應(yīng)商調(diào)查表、供應(yīng)商審批表、供應(yīng)商質(zhì)量檔案、供應(yīng)商所提供的合格證明、價格表及相關(guān)資料。第二十九條 供應(yīng)商檔案由采購部信息管理員負(fù)責(zé)管理，未經(jīng)采購部經(jīng)理允許，不得隨便查閱。f) 采購招標(biāo)管理第三十條 招標(biāo)管理的內(nèi)容：凡符合第條所規(guī)定物品的采購以及長期定點(diǎn)供應(yīng)商的選擇，均需實(shí)行招標(biāo)管理。第三十一條 招標(biāo)管理工作由采購部負(fù)責(zé)組織，店管部、物品請購或使用部門、財務(wù)部、監(jiān)事處等部門參與。第三十二條 招

35、標(biāo)程序（一） 招標(biāo)前，按采購計(jì)劃審批權(quán)限向公司主管領(lǐng)導(dǎo)提交招標(biāo)報告。報告具體內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括：招標(biāo)內(nèi)容、招標(biāo)方式、分標(biāo)方案、招標(biāo)計(jì)劃安排、投標(biāo)人資質(zhì)（資格）條件、評標(biāo)方法、評標(biāo)小組組建方案以及開標(biāo)、評標(biāo)的工作具體安排等；（二） 編制招標(biāo)文件；（三） 發(fā)布招標(biāo)信息（招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請書）；發(fā)售資格預(yù)審文件；（四） 按規(guī)定日期接受潛在投標(biāo)人編制的資格預(yù)審文件；（五） 組織對潛在投標(biāo)人資格預(yù)審文件進(jìn)行審核；（六） 向資格預(yù)審合格的潛在投標(biāo)人發(fā)售招標(biāo)文件；（七） 接受投標(biāo)人對招標(biāo)文件有關(guān)問題要求澄清的函件，對問題進(jìn)行澄清，并書面通知所有潛在投標(biāo)人；（八） 組織成立評標(biāo)小組，采購部為組長單位，小組成員在中標(biāo)

36、結(jié)果確定前保密；（九） 在規(guī)定時間和地點(diǎn)，接受符合招標(biāo)文件要求的投標(biāo)文件；（十） 組織開標(biāo)評標(biāo)會；（十一） 在評標(biāo)小組推薦的中標(biāo)候選人中，確定中標(biāo)人；（十二） 發(fā)中標(biāo)通知書，并將中標(biāo)結(jié)果通知所有投標(biāo)人；（十三） 進(jìn)行合同談判，并與中標(biāo)人訂立書面合同。第三十三條 招標(biāo)采購分為公開招標(biāo)采購、邀請招標(biāo)采購，采用邀請招標(biāo)方式的應(yīng)在采購報告中予以注明。第三十四條 采用公開招標(biāo)方式的項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)在相關(guān)媒介上發(fā)布招標(biāo)公告，公告應(yīng)載明公司的名稱、地址、招標(biāo)項(xiàng)目的性質(zhì)、數(shù)量、實(shí)施地點(diǎn)和時間及獲取招標(biāo)文件的辦法等事宜。發(fā)布招標(biāo)公告至發(fā)售資格預(yù)審文件或招標(biāo)文件的時間間隔一般不少于10日。招標(biāo)公告不得限制潛在投標(biāo)人的數(shù)

37、量。 采用邀請招標(biāo)方式的，應(yīng)向3個以上有投標(biāo)資格的法人或其他組織發(fā)出投標(biāo)邀請書。 第三十五條 采購部應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)部門對投標(biāo)人進(jìn)行資格審查并提出資格審查報告，經(jīng)參審人員簽字后存檔備查。資格審查不合格者不得參加投標(biāo)。 第三十六條 招標(biāo)文件的制作與發(fā)出(一) 招標(biāo)文件主要內(nèi)容包括：1 招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請書；2 投標(biāo)人須知，主要包括如下內(nèi)容：  招標(biāo)項(xiàng)目概況； 招標(biāo)項(xiàng)目名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量和批次、運(yùn)輸方式、交貨地點(diǎn)、交貨時間、驗(yàn)收方式；有關(guān)招標(biāo)文件的澄清、修改的規(guī)定； 投標(biāo)人須提供的有關(guān)資格和資信證明文件的格式、內(nèi)容要求；

38、0;投標(biāo)報價的要求、報價編制方式及須隨報價單同時提供的資料；標(biāo)底的確定方法；評標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)、方法和中標(biāo)原則； 投標(biāo)文件的編制要求、密封方式及報送份數(shù)；遞交投標(biāo)文件的方式、地點(diǎn)和截止時間，與投標(biāo)人進(jìn)行聯(lián)系的人員姓名、地址、電話號碼、電子郵件； 投標(biāo)保證金的金額及交付方式；開標(biāo)的時間安排和地點(diǎn)；投標(biāo)有效期限。 3 合同條件（通用條款和專用條款）； 4 技術(shù)規(guī)定及規(guī)范（標(biāo)準(zhǔn)）；5 貨物量、采購及報價清單； 6 安裝調(diào)試和人員培訓(xùn)內(nèi)容； 7 其他需要說明的事項(xiàng)。(二) 按本制度規(guī)定必須進(jìn)行招標(biāo)的項(xiàng)目，自招標(biāo)文件開始發(fā)出之日起至投標(biāo)人提交投標(biāo)文件截

39、止之日止，最短不應(yīng)當(dāng)少于0日。(三) 招標(biāo)文件應(yīng)當(dāng)按其制作成本確定售價。第三十七條 投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)按照招標(biāo)文件的要求編寫投標(biāo)文件，并在招標(biāo)文件規(guī)定的投標(biāo)截止時間之前密封送達(dá)采購部。在投標(biāo)截止時間之前，投標(biāo)人可以撤回已遞交的投標(biāo)文件或進(jìn)行更正和補(bǔ)充，但應(yīng)當(dāng)符合招標(biāo)文件的要求。第三十八條 投標(biāo)人在遞交投標(biāo)文件的同時，應(yīng)當(dāng)遞交投標(biāo)保證金（視情況而定）。公司與中標(biāo)人簽訂合同后5個工作日內(nèi)，應(yīng)當(dāng)退還投標(biāo)保證金。第三十九條 開標(biāo)（一） 開標(biāo)由采購部主持，邀請所有投標(biāo)人參加。（二） 開標(biāo)應(yīng)當(dāng)按招標(biāo)文件中確定的時間和地點(diǎn)進(jìn)行。開標(biāo)人員至少由主持人、監(jiān)標(biāo)人、開標(biāo)人、唱標(biāo)人、記錄人組成，上述人員對開標(biāo)負(fù)責(zé)。（三） 有下列情況之一的投標(biāo)文件，可以拒絕或按無效標(biāo)處理：1 投標(biāo)文件密封不符合招標(biāo)文件要求的；2 逾期送達(dá)的；3 投標(biāo)人的法定代表人或授權(quán)代表人未參加開標(biāo)會議的；4 未按招標(biāo)文件