溝通交流控制程序范文

1、溝通交流控制程序范文1 目的 通過與相關(guān)方及公司員工的協(xié)商、溝通與信息交流，確保有關(guān)質(zhì)量、 職業(yè)健康安全和環(huán)境的信息溝通， 使所有受到質(zhì)量、 職業(yè)健康安全和 環(huán)境影響的員工及其他相關(guān)方參與和支持公司的質(zhì)量、 職業(yè)健康安全 和環(huán)境方針和目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)， 并吸取相關(guān)方的合理建議和意見， 進(jìn)一步 改進(jìn)公司的質(zhì)量管理體系、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系。2 范圍適用于公司質(zhì)量管理、 職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系的協(xié)商、 溝通與 信息交流管理。3 職責(zé)3.1 最高管理者負(fù)責(zé)對(duì)重大質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境信息的決策。3.2 管理者代表負(fù)責(zé)對(duì)重大質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境信息的處理。3.3 綜合管理部負(fù)責(zé)與上級(jí)主管部門

2、、行業(yè)主管部門、其他相關(guān)方 及公司內(nèi)部的信息交流、傳遞和處理。3.4 工會(huì)代表員工參與職業(yè)健康安全和環(huán)境管理事務(wù)。參與有關(guān)職 業(yè)健康安全和環(huán)境方針、程序等的討論、決策。3.5 各有關(guān)部門負(fù)責(zé)與相關(guān)方進(jìn)行信息交流、傳遞和處理，并向綜 合管理部或管理者代表通報(bào)傳遞和處理情況。3.6 各有關(guān)部門負(fù)責(zé)相應(yīng)職能范圍內(nèi)的質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境 信息交流。4 管理內(nèi)容與方法4.1 內(nèi)部信息4.1.1 內(nèi)部信息內(nèi)容包括： 質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境方針、目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況； 法律、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)及其他要求； 顧客要求過程、危險(xiǎn)源和環(huán)境因素調(diào)查、評(píng)價(jià)及更改信息； 企業(yè)質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境目標(biāo)、指標(biāo)及質(zhì)量、職業(yè)

3、健康 安全和環(huán)境管理方案； 各部門的質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境職責(zé)： 質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境培訓(xùn)的信息； 監(jiān)測、測量結(jié)果； 不符合與預(yù)防糾正措施的信息； 質(zhì)量管理體系、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系內(nèi)部審核結(jié)果的信息； 管理評(píng)審結(jié)果的信息； 員工的建議與意見。4.1.2 綜合管理部負(fù)責(zé)按規(guī)定要求將所要傳達(dá)的企業(yè)質(zhì)量、 職業(yè)健康 安全和環(huán)境管理體系運(yùn)行過程中的上述各種信息及時(shí)、 準(zhǔn)確地傳達(dá)至 各部門主管。4.1.3 工會(huì)作為員工代表機(jī)構(gòu)， 負(fù)責(zé)組織員工積極參與管理體系的有 關(guān)事務(wù)，負(fù)責(zé)收集員工的意見和建議，并在員工與行政中建立溝通、 協(xié)商交流的橋梁和渠道。4.1.4 部門的質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境信

4、息由各部門主管按規(guī)定要 求負(fù)責(zé)將其匯總至綜合管理部， 各部門之間的質(zhì)量、 職業(yè)健康安全和 環(huán)境信息交流由各部門間相互傳達(dá)。4.1.5 內(nèi)部信息的接收和處理4.1.5.1 體系運(yùn)行信息， 包括企業(yè)的質(zhì)量、 職業(yè)健康安全和環(huán)境方針、 目標(biāo)、指標(biāo)、管理方案等，由最高管理者公布或授權(quán)管理者代表公布， 綜合管理部向各部門發(fā)布，再由各部門傳達(dá)。4.1.5.2 由下往上傳遞的信息，包括員工的意見、建議及投訴等，接 收和處理的方式為： 有關(guān)人員向各部門的主管匯報(bào)，將質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境 保護(hù)方面的信息轉(zhuǎn)交至綜合管理部， 員工的建議與意見經(jīng)研討后， 由 綜合管理部通過所在部門給予答復(fù)； 員工向其代表機(jī)構(gòu)工會(huì)

5、反映或工會(huì)召開員工座談會(huì)，收集有關(guān) 意見、建議信息，向綜合管理部或其他相關(guān)部門反映。4.1.5.3 橫向傳遞的信息， 包括法律、法規(guī)、及其他要求， 質(zhì)量因素、 危險(xiǎn)源和環(huán)境因素的識(shí)別、評(píng)價(jià)與更改、監(jiān)測測量的結(jié)果、不符合糾 正措施等，由各部門與綜合管理部之間進(jìn)行信息傳遞。4.1.5.4 對(duì)信息交流中涉及的質(zhì)量、 環(huán)境和職業(yè)健康安全的重要問題 要采取對(duì)策并及時(shí)傳達(dá)到員工。4.1.5.5 全體員工應(yīng)參與質(zhì)量方針、 職業(yè)健康安全和環(huán)境方針的制定、 評(píng)審，工會(huì)作為員工代表，參與制定決策。4.1.5.6 全體員工應(yīng)接受適宜的培訓(xùn)，了解掌握相應(yīng)的質(zhì)量管理、職 業(yè)健康安全和環(huán)境管理技術(shù)、方法。4.2 外部信息

6、4.2.1 外部信息內(nèi)容包括： 質(zhì)量方針、職業(yè)健康安全和環(huán)境方針的公開； 與相關(guān)方溝通的信息，對(duì)合同方施加影響、控制、管理或進(jìn)行 調(diào)查的信息； 質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境法律法規(guī)獲取或變更的信息； 應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)的信息； 相關(guān)方的投訴，包括周圍居民、上級(jí)主管部門、新聞媒體及質(zhì) 量監(jiān)督、職業(yè)健康安全和環(huán)境保護(hù)主管部門。4.2.2 外部信息的傳達(dá)方式：4.2.2.1 質(zhì)量方針、職業(yè)健康安全和環(huán)境方針： 由綜合管理部負(fù)責(zé)提供質(zhì)量方針、 職業(yè)健康安全和環(huán)境方針樣稿、 登 記備案并對(duì)外公布，同時(shí)作好發(fā)放記錄；4.2.2.2 與相關(guān)方建立聯(lián)絡(luò)： 各職能部門負(fù)責(zé)各自職能范圍內(nèi)的與相關(guān)方聯(lián)絡(luò)。4.2.3 外部投

7、訴的接收與處理：4.2.3.1 當(dāng)外部信息涉及對(duì)公司的重大質(zhì)量事故、職業(yè)健康安全和環(huán) 境事故或施工影響投訴時(shí)、 或政府部門通過現(xiàn)場檢查而提出的強(qiáng)制性 要求，直接向公司投訴的，由綜合管理部填寫信息交流表 ，并調(diào) 查核實(shí)，由管理者代表提出處理意見， 責(zé)成責(zé)任部門或相關(guān)供方采取 相應(yīng)緩解措施， 以削減由于事故或施工而造成的質(zhì)量、 職業(yè)健康安全 和環(huán)境影響，并由責(zé)任部門向外部相關(guān)方就投訴的處理實(shí)施情況進(jìn)行書面回復(fù)4.2.3.2 直接向供方投訴的，供方應(yīng)向綜合管理部或工程部匯報(bào)，并 由綜合管理部或工程部填寫信息交流表 ，負(fù)責(zé)調(diào)查核實(shí)，提出糾 正措施，并由責(zé)任部門向外部相關(guān)方就投訴的處理實(shí)施情況進(jìn)行書面

8、回復(fù)。同時(shí)，應(yīng)將有關(guān)處理情況向綜合管理部通報(bào)。4.2.3.3 綜合管理部可視情況的嚴(yán)重程度決定是否向管理者代表或 最高管理者報(bào)告。管理者代表負(fù)責(zé)投訴實(shí)施過程中的協(xié)調(diào)工作。 對(duì)于因技術(shù)、 資金等問題一時(shí)無法落實(shí)措施的， 由整改部門提出書面 意見，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)、并根據(jù)情況將其轉(zhuǎn)化為目標(biāo)與指標(biāo)。4.3 各類信息的傳遞方式4.3.1 有關(guān)相關(guān)方的投訴及政府部門的要求，由有關(guān)部門作好記錄， 并填寫信息記錄表 ，由綜合管理部負(fù)責(zé)管理。4.3.2 有關(guān)內(nèi)部信息由發(fā)出信息部門填寫在 信息記錄表 或其他有 關(guān)表格上進(jìn)行傳遞。4.3.3 各類信息也可由各部門通過文件、記錄、電話、電于郵件等各 種形式及時(shí)進(jìn)行相互傳遞和溝通， 但應(yīng)確保信息傳達(dá)的準(zhǔn)確性和及時(shí) 性，在必要的情況下，應(yīng)能夠出示信息傳遞的可追溯性證據(jù)。4.4 工作會(huì)議 公司每年召開質(zhì)量、 職業(yè)健康安全和環(huán)境工作會(huì)議， 通過工程協(xié)調(diào)會(huì) 協(xié)商、交流、通報(bào)有關(guān)質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境的動(dòng)態(tài)和要求。在 特殊或必要的情況下，應(yīng)及時(shí)召集會(huì)議。對(duì)發(fā)生重大質(zhì)量、安全和環(huán) 境問題時(shí)，由管理者代表或總經(jīng)理召集召開工作會(huì)議。公司相關(guān)部門和工會(huì)的有關(guān)質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境的工作會(huì)議， 應(yīng)形成和保持記錄。5 相關(guān)