第四章財務(wù)與報表處理系統(tǒng)

1、第四章 財務(wù)與報表處理系統(tǒng)4.1 財務(wù)系統(tǒng)的基本功能與操作流程財務(wù)處理系統(tǒng)的基本任務(wù)力求實現(xiàn)會計循環(huán)的自動化實現(xiàn)會計信息的多元分類實現(xiàn)數(shù)據(jù)的高度共享財務(wù)處理系統(tǒng)的主要特點1遵循世界通用的復(fù)式記賬原則2記賬憑證式數(shù)據(jù)處理的起點3. 部分憑證可以由機器自動生成4計算機內(nèi)部賬簿體系有較大的變化記賬憑證式第一重要的賬簿， 它是永久性德會計檔案， 是賴以生成其他序時賬和分類賬的 基礎(chǔ)， 因此不但要求它數(shù)據(jù)正確無誤，而且分類信息完整，即除了科目，借貸等分類信息之 外，還可以存儲部門，往來，專項或其他責(zé)任中心等分類信息?？傎~一般也是一個重要的賬簿，但處理科目總賬之外，還應(yīng)該有部門總賬，客戶總賬，項目總賬等等

2、，以存儲多元分類匯總的數(shù)據(jù)。其他序時賬和明細分類賬在機內(nèi)都不應(yīng)該是永久性德，只是在查賬時才臨時生成， 至于是否需要打印輸出還制定商榷。5記賬規(guī)則與記賬程序6內(nèi)部控制已部分實現(xiàn)程序化7可以提供定期或?qū)崟r的財務(wù)報表8查賬比手工系統(tǒng)更為方便財務(wù)處理的基本功能系統(tǒng)設(shè)置；建立賬套，設(shè)置會計科目，設(shè)置輔助核算項目，設(shè)置憑證類型，錄入余額，建 立常用摘要，設(shè)置貨幣，人員管理。憑證處理： 憑證錄入， 憑證查詢， 憑證修改， 憑證刪除， 憑證匯總， 憑證審核， 憑證記賬。出納管理：支票管理，現(xiàn)金日報表，日記賬，銀行對賬。輔助核算：往來管理，部門管理，項目管理。期末處理：轉(zhuǎn)賬，結(jié)賬。賬表管理：總分類賬，明細分類賬

3、，日記賬，科目余額表，現(xiàn)金流量表。系統(tǒng)維護：賬套選項，操作授權(quán)，密碼維護，科目維護，數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)。財務(wù)處理系統(tǒng)的操作流程填制憑證，即手工輸入由人工編制的記賬憑證或由系統(tǒng)自動生成記賬憑證。憑證審核，即逐一審核輸入或自動生成的記賬憑證，以確保數(shù)據(jù)正確無誤。憑證記賬，即定期或隨時根據(jù)已審核的記賬憑證更新總賬。財務(wù)處理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的關(guān)系成本，報表，財務(wù)分析等多個系統(tǒng)需要讀取財務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行處理。應(yīng)收，應(yīng)付，工資，固定資產(chǎn)，存貨，成本，資金等系統(tǒng)需要將處理業(yè)務(wù)編制成記賬憑證， 并直接存入賬務(wù)系統(tǒng)。4.2財務(wù)系統(tǒng)的初始設(shè)置在計算機賬務(wù)系統(tǒng)中，會計科目必須標準化和代碼化，而且會計科目代碼一般采用分組碼

4、， 呈現(xiàn)樹形結(jié)構(gòu)，從一級開始，逐級明細，以便于分級管理。建立和設(shè)置賬套建立套賬時一般需要指定 賬套編號，賬套名稱，所屬行業(yè)，記賬本位幣，科目編碼規(guī)則，賬 套存儲路徑，會計分期，會計年度開始日期，賬套啟用期間，賬套主管，核算單位信息等。1賬套代碼與名稱賬套代碼一般可設(shè)置為數(shù)字碼，它是賬套的標識。賬套名稱一般為使用該賬套的單位名稱。2所屬行業(yè)每個企業(yè)都屬于一個特定的行業(yè)，而不同行業(yè)都有一些特定的核算方式，所以不是會計軟件為不同行業(yè)預(yù)設(shè)一套會計科目和報表模塊。3.記賬本位幣每個會計賬套都必須指定一種貨幣為記賬本位幣。外幣折算提供了 直接匯率和間接匯率兩種匯率折算。4科目編碼規(guī)則會計科目編碼規(guī)則指代碼

5、分多少級以及各級代碼的長度?？颇看a一般采用分組碼，呈現(xiàn)樹狀結(jié)構(gòu)。其中以及科目用財政部規(guī)定的代碼體系。大多會計軟件對科目代碼的級數(shù)和總長度進行限制，企業(yè)在這個范圍內(nèi)可以安裝自己的分類需要確定科目結(jié)構(gòu)?？颇看a結(jié)構(gòu)一經(jīng)設(shè)定，在賬套正式啟用之后即不允許修改 ，所以代碼 結(jié)構(gòu)必須慎重決定。5. 會計分期會計科目必須劃分會計期間進行。我國會計制度規(guī)定以公歷年度作為企業(yè)的會計年度，以自然月份作為會計分期。系統(tǒng)參數(shù)又稱賬套選項， 用以規(guī)定如何使用賬務(wù)系統(tǒng)， 使系統(tǒng)的功能控制適合企業(yè)的實際需 要。賬套一般包括基本參數(shù),憑證規(guī)則，賬簿規(guī)則，會計日歷等多方面的內(nèi)容。制單控制內(nèi)容控制審核控制輸出控制設(shè)置會計科目在

6、計算機賬務(wù)系統(tǒng)中，會計科目必須標準化和代碼化， 而且會計科目代碼一般采用分組代碼， 呈現(xiàn)樹形結(jié)構(gòu)?？颇看a與助記碼科目名稱科目名稱一般用漢字或英文符表示，系統(tǒng)只在輸出時使用。 在命名科目名稱時之需命名本級科目名稱，不必帶上科目名稱。3科目類別資產(chǎn)類科目負債類科目所有者權(quán)益類科目成本類科目 損益類科目4. 余額方向：借方余額=期初余額+本期借方發(fā)生額-本期貸方發(fā)生額貸方余額=期初余額-本期借方發(fā)生額+本期貸方發(fā)生額5核算外幣指定科目核算的貨幣類型。不核算外幣：不進行外幣核算，只核算本位幣。核算所有外幣：用戶可以使用賬套中設(shè)定的所有貨幣進行核算。核算單一外幣：用戶可以使用本賬套中設(shè)定的某一種外幣進

7、行核算。6. 數(shù)量核算7輔助核算大多數(shù)賬務(wù)處理軟件都是提供輔助核算功能，包括往來核算，部門核算，職員核算，項目核8現(xiàn)金流量指是否現(xiàn)金流量科目，一般為現(xiàn)金，銀行存款，其他貨幣資金科目，以及現(xiàn)金等價物科目。如果在賬務(wù)系統(tǒng)中處理現(xiàn)金流量表，則該項設(shè)定是不可缺少的。是否需要日記賬，是否預(yù)算科目，是否需要計息。設(shè)置輔助核算項目1什么是輔助科目輔助核算是對賬務(wù)處理的一種補充，即實現(xiàn)更廣泛的財務(wù)處理，以適應(yīng)企業(yè)管理和決策的需要。輔助核算一般通過核算項目來實現(xiàn)。核算項目是會計科目的一種延伸，設(shè)置耨科目有相應(yīng)的輔助核算后，相當(dāng)于設(shè)置了該科目按核算項目進行更為明細的核算。但核算項目又不同于一般的明細科目，它具有更

8、加靈活方便的特性，一個核算項目可以在多個科目下掛接。2主要輔助核算項目常用的核算項目包括 往來單位，部門，職員等類項目。3.設(shè)置內(nèi)容 輔助核算種類 具體的核算項目設(shè)置貨幣與匯率目前不僅外商投資企業(yè)有外幣業(yè)務(wù)需要處理，而且一般企業(yè)也常常發(fā)生外幣業(yè)務(wù)，所以會計軟件一般都具有外幣核算的功能，這就是要求在初始化時設(shè)置相應(yīng)的貨幣信息。用戶設(shè)置的每一種外幣，除了給出貨代碼，名稱，折算方式，小數(shù)位數(shù)之外，還應(yīng)選定是固 定匯率還是浮動匯率，并至少給出本期期初匯率。本位幣=原幣X匯率本位幣=原幣十匯率錄入初始數(shù)據(jù)需要輸入系統(tǒng)的主要數(shù)據(jù)科目本位幣，外幣，數(shù)量的年初余額與本年累計發(fā)生額。輔助核算項目的年初余額與本年

9、累計發(fā)生額，而且如果設(shè)置有單位往來核算，則還必須輸入尚未結(jié)清的往來明細業(yè)務(wù)記錄。初始數(shù)據(jù)輸入窗口期初余額：是指在進行初始化當(dāng)期的期初科目余額。累計借方：指某一科目自年初至初始設(shè)置時的借方累計發(fā)生額。 累計貸方：指某一科目自年初至初始設(shè)置時的貸方累計發(fā)生額。 3初始數(shù)據(jù)的正確性檢驗用戶管理1設(shè)置用戶組合和操作員2為操作員分配操作權(quán)限3.設(shè)置和更改密碼其他設(shè)置1設(shè)置憑證類型2設(shè)置常用摘要4.3財務(wù)系統(tǒng)的日常處理財務(wù)系統(tǒng)的日常處理主要是憑證處理，其主要流程是憑證的輸入-審核-記賬憑證的形式方式記賬憑證：手工填制的記賬憑證由原始憑證自動生成的記賬憑證內(nèi)部轉(zhuǎn)賬憑證（需要進行審核和記賬處理，但是不能修改和

10、刪除）用戶對這些外部系統(tǒng)生成的憑證（按統(tǒng)一格式自動生成記賬憑證，并直接存入財務(wù)系統(tǒng)。憑證也需要進行審核和記賬處理，但無權(quán)修改和刪除。）憑證的輸入會計憑證分為原始憑證和記賬憑證。目前財務(wù)系統(tǒng)一般不直接處理原始憑證憑證輸入界面2憑證輸入的基本項目與輸入方式會計科目數(shù)量與單價現(xiàn)金流量數(shù)據(jù)科目代碼金額查詢條件可以永久保存憑證日期憑證字號摘要借方金額與貸方金額原幣與匯率3輔助數(shù)據(jù)的輸入輔助核算數(shù)據(jù)銀行存款數(shù)據(jù)4憑證內(nèi)容的正確性檢查憑證日期憑證號摘要憑證的查詢與編輯憑證的查詢查詢技術(shù)與方法查詢條件可以逐步追加查詢是其他處理的基礎(chǔ)2憑證的打印3憑證的編輯憑證的審核憑證審核的方法2對審核的控制憑證的記賬1記賬

11、的一般過程選擇記賬憑證 合法性檢查 正式開始記賬2對記賬的控制數(shù)據(jù)備份 從硬件設(shè)備上解決3關(guān)于反記賬有些會計軟件提供有反記賬功能， 盡管不太符合會計制度， 但如果在嚴格控制下執(zhí)行， 則可 以使財務(wù)處理更加靈活。憑證的錄入，審核， 過賬是財務(wù)處理的三個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，而且一環(huán)扣一環(huán)。憑證未經(jīng)審核通過 其信息不能進入正式的賬簿文件， 而記賬后的憑證也將不能再修改。 如果發(fā)現(xiàn)記賬的憑證有 錯誤，只能采取不錯憑證或者紅字沖銷憑證的方式進行更正。憑證的其他處理憑證的匯總憑證的沖銷憑證的引入與引出 選擇需要引進的憑證，例如用“憑證查詢”功能找出需要引出的憑證。 啟動“引出”或“輸出”命令，并在對話框中指定需要文

12、件類型。指定生成的“引出”文件的存放路徑和文件名4.4 財務(wù)系統(tǒng)的其他處理出納處理支票管理支票登記簿的其他功能支票登記簿的初始設(shè)置 登記支票登記簿 資金日報表 資金日報表反映每日現(xiàn)金和銀行存款的收支及余額情況。 資金日報表其實對現(xiàn)金和銀行存款科目的一張匯總表銀行對賬“銀行對賬”模塊一般具有銀行對賬初始化， 制銀行存款余額調(diào)節(jié)表等功能。銀行對賬初始化 ：系統(tǒng)初始化（系統(tǒng)初始化只執(zhí)行一次） 輸入或?qū)脬y行對賬單 自動對賬 編制余額調(diào)節(jié)表其他功能輸入銀行對賬單，自動對賬， 手工對賬以及編月份初始化手工對賬輔助核算輔助核算的初始化對會計科目定義輔助核算屬性設(shè)置核算種類與具體核算項目輸入核算項目的余額或

13、末請的業(yè)務(wù)輔助核算的日常處理輔助核算的輸出4.5 財務(wù)系統(tǒng)的期末處理期末轉(zhuǎn)賬1期末轉(zhuǎn)賬的主要特點：轉(zhuǎn)賬一般直接編制記賬憑證，而且多數(shù)在會計期末進行轉(zhuǎn)賬一般從會計賬簿中取數(shù)生成，這要求轉(zhuǎn)賬前其他業(yè)務(wù)必須輸入系統(tǒng)。由于某些轉(zhuǎn)賬依賴于其他轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，所以轉(zhuǎn)賬有先后次序問題。轉(zhuǎn)賬憑證可以自動編制2向?qū)阶詣愚D(zhuǎn)賬結(jié)轉(zhuǎn)損益期末調(diào)匯3自定義自動轉(zhuǎn)賬轉(zhuǎn)賬憑證的定義轉(zhuǎn)賬憑證的自動生成期末結(jié)賬結(jié)轉(zhuǎn)的主要任務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)的操作步驟開始結(jié)賬 核對賬簿 月度工作報告 執(zhí)行結(jié)賬結(jié)賬的控制作用4.6 財務(wù)系統(tǒng)的賬簿管理日記賬日記賬有借貸三欄式， 多欄式， 復(fù)幣式等不同的形式， 但在計算機賬務(wù)系統(tǒng)中一般提供查詢 與打印借貸三

14、欄式和外幣日記賬。明細分類賬普通三欄式明細賬多欄式明細賬的設(shè)置與查詢多欄式明細在的設(shè)置 多欄式明細賬的查詢總分類賬總賬的格式傳統(tǒng)三欄式的總賬，其中的內(nèi)容可以直接來記賬憑證?？颇堪l(fā)生額與余額表式總賬。數(shù)量金額式總賬?？傎~的查詢與打印總賬的打印時間要求 會計電算化工作規(guī)范對總賬有明確的打印要求，企業(yè)應(yīng)該每月結(jié)賬后打印總賬。核算項目總賬會計期間 項目類別 項目代碼范圍 幣別 會計科目范圍賬簿的打印設(shè)置 打印設(shè)置，頁面設(shè)置，標題字體，表格字體等設(shè)置。4.7財務(wù)系統(tǒng)的系統(tǒng)維護賬套選項維護一般包括基本參數(shù)，憑證規(guī)則，賬簿規(guī)則，會計日歷等多面。會計科目的維護1增加科目2修改科目3刪除科目賬套備份與恢復(fù)備份賬

15、套2恢復(fù)賬套4.8報表編制與報表系統(tǒng)報表的基本結(jié)構(gòu)與編制方式報表的基本結(jié)構(gòu)表頭表體 表尾2. 報表單一單元地址單元內(nèi)容單元格式3. 報表的編制方式預(yù)置報表自定義報表報表系統(tǒng)的基本功能與操作流程1報表系統(tǒng)的主要功能文件管理報表定義數(shù)據(jù)處理合并報表報表輸出其他功能2報表處理的操作流程設(shè)計報表草圖創(chuàng)建一支新表并定義報表框架定義報表數(shù)據(jù)修士報表單元設(shè)置打印參數(shù)保存報表3報表的格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)格式狀態(tài)數(shù)據(jù)狀態(tài)報表格式的定義.格式定義的內(nèi)容表樣格式單元格式2格式定義的其他功能報表模板引入引出打印樣式報表數(shù)據(jù)的定義會計報表的數(shù)據(jù)單元分固定單元和變動單元取自賬簿或其他報表的數(shù)據(jù)計算產(chǎn)生的數(shù)據(jù)系統(tǒng)外部數(shù)據(jù)這種

16、定義往數(shù)據(jù)定義出來直接輸入固定單元的內(nèi)容之外，主要是指對變動單元的數(shù)據(jù)定義,往是指定一個計算公司，由公式確定具體的數(shù)值。2計算公式與取數(shù)函數(shù)單元數(shù)據(jù)的計算公式一般由運算符號，常熟，變量或函數(shù)構(gòu)成?？傎~取值函數(shù)表間取數(shù)表內(nèi)運算函數(shù)計算公式3.單元數(shù)據(jù)的定義直接在表格上定義用批命令定義報表審核關(guān)系的定義審核公式的設(shè)置2審核公式的執(zhí)行（六）報表數(shù)據(jù)出來報表的數(shù)據(jù)處理主要包括報表計算與重算，表頁管理，表頁匯總，舍位平衡，報表排序，圖 形處理，網(wǎng)頁制作等功能。1數(shù)據(jù)采集與報表重算打開報表文件選擇數(shù)據(jù)狀態(tài)或修改其他參數(shù)執(zhí)行數(shù)據(jù)采集或報表重算功能開始采集或計算單元數(shù)據(jù)如果設(shè)置有審核公式，則自動執(zhí)行正確性審核表頁管理3.報表匯總 單位內(nèi)部不同期間的同一種報表的匯總，主要用于統(tǒng)計較長期間的累計值； 不同單位同一期間同一張報表的匯總主要用于總公司對下屬分公司或上級主管部門對下 屬單位有關(guān)報表的匯總。（七）報表的合并根據(jù)母子公司的報表及母子公司之間的交易事項，準備調(diào)整會計分錄。母公司在報表系統(tǒng)中輸入所以抵消分錄。母公司按財政部規(guī)定定義格式和計算