基于會(huì)計(jì)電算化的會(huì)計(jì)檔案管理工作分析

1、基于會(huì)計(jì)電算化的會(huì)計(jì)檔案管理工作分析關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算; 會(huì)計(jì)檔案管理; 網(wǎng)絡(luò)安全管理; 防火墻;傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理主要包括人工造冊(cè)、歸檔以及制定借閱手冊(cè)等, 同時(shí)銷毀一些過(guò)期的會(huì)計(jì)檔案還需嚴(yán)格遵守銷毀流程。該方式需要大量的人力和物力, 在管理過(guò)程中, 工作人員還容易出現(xiàn)管理差錯(cuò)、檔案丟失等問(wèn)題, 從而嚴(yán)重影響單位財(cái)務(wù)管理安全。會(huì)計(jì)電算化在會(huì)計(jì)檔案管理工作中的不斷應(yīng)用, 不僅大大減少了人力和物力投入, 同時(shí)還有利于提高檔案管理的安全性和準(zhǔn)確性。1 會(huì)計(jì)電算化條件下會(huì)計(jì)檔案管理工作存在的不足1.1 會(huì)計(jì)人員專業(yè)能力不高隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展, 會(huì)計(jì)電算化在單位會(huì)計(jì)管理工作中的應(yīng)用越來(lái)越多, 并且隨著

2、相關(guān)技術(shù)人員不斷增加, 會(huì)計(jì)檔案管理工作也逐漸朝著規(guī)范化和系統(tǒng)化的方向發(fā)展。但是, 目前部分單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作仍存在一些問(wèn)題, 具體表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。第一, 部分會(huì)計(jì)人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)或短期的培訓(xùn)就開(kāi)始上崗, 導(dǎo)致會(huì)計(jì)管理人員雖然簡(jiǎn)單掌握了一些辦公軟件和財(cái)務(wù)管理軟件的操作方式, 但是對(duì)計(jì)算機(jī)的硬件和軟件了解非常少, 一旦出現(xiàn)問(wèn)題很難及時(shí)采取正確的處理措施。第二, 部分會(huì)計(jì)工作人員不重視軟件更新后的相關(guān)功能, 在工作過(guò)程中仍然采用傳統(tǒng)的工作方式, 很難保障工作效率和質(zhì)量。第三, 招聘會(huì)計(jì)人員的方式過(guò)于單一。部分單位經(jīng)常在一些大型招聘會(huì)中招聘相關(guān)會(huì)計(jì)人才, 容易忽略其他渠道, 同時(shí)在招聘

3、過(guò)程中過(guò)于注重人才的專業(yè)技能, 而忽略人才的成長(zhǎng)性, 因此在檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)員工不能勝任工作的情況。1.2 會(huì)計(jì)檔案管理工作的安全性難以得到保障隨著網(wǎng)絡(luò)犯罪率不斷升高, 采用電算化技術(shù)開(kāi)展會(huì)計(jì)管理工作極易出現(xiàn)安全問(wèn)題, 從而會(huì)威脅單位的信息安全。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全主要指數(shù)據(jù)和財(cái)產(chǎn)的安全性和保密性, 在日常工作中經(jīng)常出現(xiàn)黑客攻擊、網(wǎng)絡(luò)癱瘓以及數(shù)據(jù)庫(kù)被非法入侵等, 從而造成財(cái)務(wù)信息丟失、泄露以及損壞等。其中, 網(wǎng)絡(luò)攻擊對(duì)數(shù)據(jù)安全造成的危害最大, 一些不法分子在網(wǎng)絡(luò)上獲取的信息不僅對(duì)單位和個(gè)人的財(cái)產(chǎn)構(gòu)成安全隱患, 同時(shí)還會(huì)泄露個(gè)人隱私, 進(jìn)而會(huì)給單位和個(gè)人帶來(lái)?yè)p失。2 電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)電算化會(huì)

4、計(jì)檔案的內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面:一是從會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)打印輸出的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等紙介質(zhì)檔案;二是以計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、軟盤(pán)等磁性介質(zhì)或光盤(pán)等其他介質(zhì)存儲(chǔ)的、以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù);三是會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本號(hào), 與之配套的安裝光盤(pán)、磁盤(pán)、用戶服務(wù)卡以及用戶手冊(cè)等全套文檔資料等。與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案相比, 電算化會(huì)計(jì)檔案具有以下特點(diǎn)。2.1 擴(kuò)大電算化會(huì)計(jì)檔案歸檔的范圍電算化會(huì)計(jì)檔案不僅能夠保管傳統(tǒng)意義上的由計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件輸出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算資料, 還能保管脫離計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存儲(chǔ)在光盤(pán)、磁盤(pán)等介質(zhì)上的電子會(huì)計(jì)檔案,

5、以及會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)、計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)型號(hào)、會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本號(hào), 與之配套的安裝光盤(pán)、磁盤(pán)、用戶服務(wù)卡以及用戶手冊(cè)等全套文檔資料等, 擴(kuò)大了會(huì)計(jì)檔案的管理范圍。2.2 節(jié)省人力、物力電算化會(huì)計(jì)檔案能夠更方便、快捷、準(zhǔn)確地保管會(huì)計(jì)資料。財(cái)務(wù)人員在存儲(chǔ)和調(diào)閱電算化會(huì)計(jì)檔案信息時(shí), 在對(duì)以往幾年的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析時(shí), 可以利用計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件, 或部門(mén)局域網(wǎng)平臺(tái)進(jìn)行查閱、運(yùn)用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù), 能夠在短時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確、迅速地獲取相關(guān)信息, 為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)部門(mén)項(xiàng)目管理等方面提供財(cái)務(wù)依據(jù)。同時(shí), 會(huì)計(jì)電算化檔案能夠節(jié)約人力、物力, 提高了工作效率。2.3 對(duì)存儲(chǔ)的環(huán)境和條件有更高的要求電算化會(huì)計(jì)檔

6、案改變了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì), 一般存儲(chǔ)在磁盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)上, 對(duì)存儲(chǔ)的環(huán)境和條件有更高的要求。一是歸檔載體應(yīng)作防寫(xiě)處理, 不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放, 做到防塵、防變形。二是對(duì)環(huán)境溫度要求較高, 應(yīng)控制在1424, 相對(duì)濕度控制在45%60%。三是存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng), 并與有害氣本隔離。因電算化會(huì)計(jì)檔案具有系統(tǒng)依賴性, 只能在特定軟硬件環(huán)境的支持下才能打開(kāi), 還具有已毀損難查痕跡的特點(diǎn), 所以電算化會(huì)計(jì)檔案的安全性、完整性更高。3 會(huì)計(jì)電算化條件下做好會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策3.1 提升工作人員的綜合能力為了有效提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的安全性和有效性, 單位需要不斷提升會(huì)計(jì)管

7、理人員的綜合素質(zhì), 不斷提升其會(huì)計(jì)專業(yè)技能水平。第一, 根據(jù)實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況定期組織會(huì)計(jì)管理人員專題會(huì)議, 著重培養(yǎng)會(huì)計(jì)工作人員的理論知識(shí)和操作技能, 以此提高其專業(yè)能力。同時(shí), 單位應(yīng)定期選拔一些學(xué)習(xí)能力較強(qiáng)的會(huì)計(jì)人員外出深造或參加一些大型交流會(huì)等, 使其能及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的不足, 并積極改善, 提高工作能力。第二, 注重引進(jìn)高素質(zhì)人才。單位在招聘人才時(shí)應(yīng)拓展招聘渠道, 例如除了采用智聯(lián)招聘、58同城等網(wǎng)絡(luò)招聘方式, 還可以在各地區(qū)大型招聘市場(chǎng)設(shè)立招聘崗位, 從而吸納更多高素質(zhì)人才加入, 為本單位注入新鮮血液。第三, 制定會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)人員考核制度。單位可通過(guò)工作業(yè)績(jī)和工作能力測(cè)評(píng)確定財(cái)務(wù)人員的考核

8、成績(jī), 同時(shí)將考核成績(jī)與會(huì)計(jì)人員的薪資、福利待遇等掛鉤, 以此調(diào)動(dòng)會(huì)計(jì)工作人員的工作積極性。第四, 在電算化系統(tǒng)快速發(fā)展的背景下, 為了提高會(huì)計(jì)檔案管理工作質(zhì)量, 除了提高會(huì)計(jì)工作人員的專業(yè)技能外, 還需要培養(yǎng)會(huì)計(jì)工作人員的責(zé)任意識(shí)和安全意識(shí)?；诖? 單位應(yīng)讓會(huì)計(jì)檔案管理人員真正明白檔案管理對(duì)單位發(fā)展的重要性。3.2 完善會(huì)計(jì)檔案管理制度在檔案管理工作中, 企業(yè)采用科學(xué)的管理制度不但能提高會(huì)計(jì)檔案管理效率, 同時(shí)還能保證財(cái)務(wù)信息安全。完善會(huì)計(jì)檔案管理制度要做好以下工作。第一, 在電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和應(yīng)用過(guò)程中, 企業(yè)需要嚴(yán)格按照正常操作流程開(kāi)展工作, 并且在打印數(shù)據(jù)前需要妥善管理副本, 同時(shí)分類

9、保管現(xiàn)金日記賬、總分類賬以及記賬憑證等, 以此提高相關(guān)資料的管理質(zhì)量。此外, 會(huì)計(jì)檔案管理人員需要按照審計(jì)、稅務(wù)等相關(guān)部門(mén)的要求, 對(duì)報(bào)表和賬簿等進(jìn)行科學(xué)整理。第二, 對(duì)于一些比較重要的賬簿則需要根據(jù)要求按月、季度以及年等進(jìn)行打印、封存和收檔;對(duì)于一些涉及大筆現(xiàn)金、業(yè)務(wù)往來(lái)的賬簿則需要及時(shí)進(jìn)行審核、記錄, 避免出現(xiàn)操作失誤現(xiàn)象。第三, 對(duì)于一些比較重要的財(cái)務(wù)信息除了做好紙質(zhì)檔案記錄外, 還需要做好電子檔案記錄, 并采用一些質(zhì)量較好的光盤(pán)記錄檔案信息, 并在年終整理和歸類所有的檔案信息, 然后交由負(fù)責(zé)人進(jìn)行妥善管理, 從而便于以后查詢和閱讀。第四, 為了落實(shí)以上管理措施, 單位還需要根據(jù)實(shí)際情況

10、制定歸檔管理制度, 要求所有管理人員嚴(yán)格按照規(guī)范流程開(kāi)展財(cái)務(wù)檔案管理工作。3.3 重視計(jì)算機(jī)安全網(wǎng)絡(luò)管理會(huì)計(jì)電算化雖然有利于提高會(huì)計(jì)管理的質(zhì)量和效率, 但其中也存在潛在危險(xiǎn), 因此, 單位需要及時(shí)制訂相應(yīng)的改善方案, 以此確保單位會(huì)計(jì)管理工作順利開(kāi)展。首先, 單位需要根據(jù)檔案會(huì)計(jì)管理工作的實(shí)際情況, 定期更新和完善電算化系統(tǒng), 并采取防火墻、殺毒軟件、更新登錄密碼等措施, 提高會(huì)計(jì)檔案管理的安全性, 避免檔案信息出現(xiàn)泄漏、丟失等現(xiàn)象。其次, 加強(qiáng)對(duì)內(nèi)會(huì)計(jì)檔案資料管理, 例如微縮膠片、光盤(pán)等在沒(méi)有得到相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人允許的情況下不可私自帶出、外借和私用, 加大相關(guān)檔案的管理力度。再次, 檔案管理工作人員在工作中應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局相關(guān)要求對(duì)檔案進(jìn)行管理, 創(chuàng)建完善的電算化系統(tǒng)管理制度, 按照管理要求對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行分類著錄和編號(hào), 同時(shí)還需要對(duì)一些紙質(zhì)檔案做好防潮、防腐蝕等處理, 避免出現(xiàn)檔案丟失和破損現(xiàn)象。最后, 加強(qiáng)軟件和硬件設(shè)施管理, 減少檔案管理資料丟失現(xiàn)象。4 結(jié)語(yǔ)單位會(huì)計(jì)檔案中詳細(xì)記錄了經(jīng)濟(jì)往來(lái)的具體信息和數(shù)據(jù), 對(duì)單位穩(wěn)健發(fā)展發(fā)揮著指導(dǎo)性作用。在日常工作中, 會(huì)計(jì)檔案管理人員需要嚴(yán)格遵守檔案管理工作的流程, 同時(shí), 單位還應(yīng)采用設(shè)立防火墻、更新殺毒軟件以及更新登錄密碼等方式,