溝通的基本原則傾聽與反饋ppt課件.ppt

溝通的基本原則 傾聽與反饋 前言 溝通 是一門生存的技巧 學(xué)會它 掌握它 運用它 溝通是成功人生的通行證 即或是上帝 也有有求于關(guān)系的時候 溝通是什么 溝通是組織的潤滑劑 游戲 誰先逃離 暴風(fēng)雨來了 厄爾尼諾又在報復(fù)地球 在太平洋上有一個孤島 有5個人被困在了上面 他們分別是A是科學(xué)家 正在研究新的生物技術(shù) B是即將分娩的孕婦 C是負責(zé)生態(tài)環(huán)保的科學(xué)家 D是某市的市長 E是孤獨無助的小孩 這時候 有一條小船慢慢飄向小島 但小船每次只能搭載一個人 必須有一個人先離開小島去尋求救援 請大家針對由誰乘船先行離島的問題 各自陳述理由 而且每人先復(fù)述前一人的理由再申訴自己的理由 最后 由完整復(fù)述別人逃生理由的人與充分陳述自身理由的人共同決定誰可以先行離島 每個角色都有優(yōu)先乘船離島的理由 游戲中每個人不但要將自己的理由陳述得很充分 還要認真聆聽別人的話 記住別人的想法 這樣別人才會相信你 才會讓你去求救 靳博翔 實戰(zhàn)管理 營銷專家QQ 768258326Email 高效溝通 思考 小游戲 盲人摸象每隊選舉一人充當盲人 其他人充當啞人 在看過拼圖后 由盲人 帶眼罩 負責(zé)拼圖 哪隊最快完成工作即為勝利 時間 前期各組商討2分鐘 拼圖最長15分鐘 違規(guī) 盲人在特定的圈內(nèi) 啞人觸碰 說話都將被罰時1分鐘 心得 1 前期團隊準備很重要 分工很重要 2 溝通要站在對方的角度 有效的溝通需要互動 3 計劃趕不上變化 團隊要在變革中解決問題 4 溝通的技巧有哪些 靳博翔 實戰(zhàn)管理 營銷專家QQ 768258326Email 高效溝通 思考 小游戲 猜水果 猜動物規(guī)則 每隊每次只能問一個問題 講師只會答對或不對 看哪個隊最短時間 最少提問能猜中答案 思考 開放 封閉式問題的技巧 1 封閉式問題形式 正誤 選擇 排序 評分 2 開放式問題形式 自由 關(guān)聯(lián) 3 控制節(jié)奏 收放適度 第二章溝通的基本原則 一 傾聽的重要性 NO 1溝通是傾聽的藝術(shù) 二 傾聽的好處 通過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn) 溝通中行為比例最大的不是交談 說話 而是傾聽 傾聽在溝通過程中占有重要的地位 我們花在接受上的 尤其是傾聽的時間 要超出其他溝通方式許多 溝通首先是傾聽的藝術(shù) 耳朵是通向心靈的道路 會傾聽的人到處都受到歡迎 松下幸之助 首先細心傾聽他人的意見 艾科卡曾感慨 我只盼望能找到一所能夠教人們怎樣聽別人說話的學(xué)院 用耳朵聽 用眼睛看用心聆聽 聽 美國著名的 化妝品公司 創(chuàng)始人玫琳凱說 一位優(yōu)秀的管理人員應(yīng)該多聽少講 也許這就是上天為何賜予我們兩只耳朵 一張嘴巴的緣故吧 傾聽的好處 1 獲得信息傾聽有利于了解和掌握更多的信息 2 發(fā)現(xiàn)問題對于下屬 同事 上司和客戶 通過傾聽對方的講話 推斷對方的性格 工作經(jīng)驗 工作的態(tài)度 籍此在以后的工作中有針對性地進行接觸 3 建立信任 獲得友誼心理研究顯示 人們喜歡善聽者甚于善說者 為什么聽不進去 三 傾聽的障礙 1 觀點不同 先入為主 聽不進去2 偏見3 時間不足4 急于表達自己的觀點 銷售部 市場部 5 環(huán)境的干擾一般情況下 中層經(jīng)理沒有自己單獨的辦公室 上司 同事 下屬都可以隨時隨地找到他 她 而且都是急事 所以 雖然中層經(jīng)理和下屬整天在一起 但要進行一對一的溝通卻很困難 由于他們不注意聽別人講話 別人講話的時候 他們可能四處環(huán)顧 心不在焉 手機 電話 別人打斷 肢體語言 或是急欲表達自己的見解 這樣的人不受歡迎 6 注意力不集中7 防止主觀判斷別人剛剛開始講話 自己就主觀認為已經(jīng)聽懂別人表達的意思 有時把自己的猜測 看法都加在表達者的身上 對他人的意見進行主觀判定 四 傾聽的技巧 1 設(shè)身處地 站在對方角度站在對方的角度想問題 可以更好地理解對方的想法 贏得對方的好感 從而找到對雙方都有利的解決方法 2 積極回應(yīng)這樣做一方面 會使對方感到你的確在聽他的談話 另一方面有利于你有效地進行傾聽 傾聽過程中的回應(yīng)主要有三種表現(xiàn)形式 積極地回應(yīng)應(yīng)當采用 同情 和 關(guān)切 兩種形式 3 準確理解理解對方要表達的意思是傾聽的主要目的 同時也是使溝通能夠進行下去的條件 4 聽完再澄清由于信息傳播的不實 造成他人對你的誤解 在這種情況下 要等對方表達結(jié)束后 再去澄清事實 消除他的誤解 有些事情 越急于解釋越說不清楚 還容易給人造成 越描越黑 的印象 5 排除消極情緒先不要下定論 在談話者準備講話之前 自己盡量不要就已經(jīng)針對所要談?wù)摰氖虑楸旧硐露ㄕ?否則 會帶著 有色眼鏡 不能設(shè)身處地 從對方的角度看待問題 出現(xiàn)偏差 案例 6 積極聆聽的技巧 傾聽回應(yīng)使用 熱詞 是嗎 沒錯 太好了 真的 啊哈 口語幌子 我說呢 我正納悶 我還在想呢 提示問題主要用來處理談話初始階段的靜默無語 是不是越來越難 你想再多說些嗎 你現(xiàn)在的感覺怎么樣 我在想你真的要和我談嗎 為什么你不說話呢 重復(fù)內(nèi)容簡單重復(fù)一個重要字或一句重要的話 改編并摘要說過的話 以對他們有幫助的方式譯解他們自己的話 一般在下面情況下采用 歸納總結(jié)時采用 重申和強調(diào)重點時 在又長又復(fù)雜的討論后 用來確定你的理解 你認為該涉及到的已經(jīng)涉及到了 你想結(jié)束談話時 如果有時間限制 最后要為下一次談話作準備時 表達感受我們會遇到很多可以有效表達自身感受的場合 分享我們的感受對談話的進行很有幫助 我也有同樣的經(jīng)歷 我是你的話 我理解你的感受 實際上 但是 及時確認確認是非常重要而又是我們常常容易忽略的 及時確認的目的是為了澄清雙方的理解是否一致 強調(diào)重要內(nèi)容 表達對所討論的內(nèi)容的重視 聽得目的是為了理解 而不是為了評論 更不是為了辯論 案例 銷售經(jīng)理向市場經(jīng)理抱怨華南地區(qū)的廣告沒有起到促進銷售的作用 傾聽技巧之二 排除 情緒 先不要下定論 在談話者準備講話之前 自己盡量不要就已經(jīng)針對所要談?wù)摰氖虑楸旧硐露ㄕ?否則 會帶著 有色眼鏡 不能設(shè)身處地 從對方的角度看待問題 出現(xiàn)偏差 傾聽技巧之一 設(shè)身處地 站在對方的角度想問題 可以更好地理解對方的想法 贏得對方的好感 從而找到對雙方都有利的解決方法 在實際工作中 經(jīng)常沒有反饋 為什么會發(fā)生這種現(xiàn)象呢 第一沒有反饋的習(xí)慣 二是地位關(guān)系的影響 上級把對下屬的反饋不當回事 下級不愿主動向上司反饋 三是競爭關(guān)系 害怕別的部門超過自己 NO 2反饋的方法 一 反饋的意義 1 反饋是溝通過程的一部分所謂反饋就是在溝通過程中 信息的接收者向信息的發(fā)生者做出回應(yīng)的行為 一個完整的溝通過程既包括信息發(fā)生者的 表達 和信息接收者的 傾聽 也包括信息接收者對信息發(fā)生者的反饋 2 不作反饋的后果不作反饋是溝通中常見的問題 一是 信息發(fā)生的一方 表達者 不了解接收信息的一方 傾聽方 是否準確地接收到了信息 二是 信息接收方無法澄清和確認是否準確地接收了信息 二 給予反饋的技巧 1 針對對方的需求一是對是否聽清對方的信息 理解對方的意思進行反饋 你剛才主要講了兩點 對嗎 如果沒有聽錯的話 我理解你的意思 主要強調(diào)我有同感 怎么會這樣 二是針對具體的事情進行反饋 李經(jīng)理剛才講的問題 我現(xiàn)在做個補充關(guān)于客戶經(jīng)理的問題 我們做了規(guī)定有關(guān)報銷的規(guī)定 我們做個解釋 2 反饋要具體 明確 3 正面 具有建設(shè)性例如 銷售部經(jīng)理 小王 你的工作很有成績 我有個建議 對你的工作會有幫助 4 對事不對人反饋是就事實本身提出的 不能針對個人 5 將問題集中在對方可以改進的方面把反饋的焦點集中在對方可以改進的地方 李經(jīng)理 您看能不能這樣 三 接受反饋的技巧 1 傾聽 不打斷作為反饋的接收者必須培養(yǎng)傾聽的習(xí)慣 使反饋者能夠盡可能地展示他自己的性格 想法 以便于你盡可能多地了解情況 2 避免自衛(wèi)溝通不是在打反擊戰(zhàn) 對方只要一說話 肯定就是對我的攻擊 作為保護 我必須自衛(wèi) 3 提出問題 澄清事實傾聽絕不能是被動的 提出辨明對方評論的問題 沿著對方的思路而不是指導(dǎo)對方思路 傳遞出禮貌和贊賞的信號 4 總結(jié)接收到的反饋信息 并確認理解在對方結(jié)束反饋之后 你可以重復(fù)一下對方反饋中的主要內(nèi)容 觀點 并且征求對方看你總結(jié)的要點是否完整 準確 保證你正確地理解對方要傳遞的信息 5 理解對方的目的當你傾聽對方的講話時 你要把你的目標暫時放在一邊 把焦點集中到他們所想反饋的目的上 完全理解他們 要仔細分析是不是包含著其他微妙的目的 6 向?qū)Ψ奖砻髂愕膽B(tài)度和行動同上司的溝通結(jié)束之后 你有必要談?wù)勑袆臃桨?同下屬的溝通 不必一定要有行動方案 但要表明態(tài)度 給下屬一個 定心丸 使對方產(chǎn)生信任感 今后 他們有問題還會找到你進行坦誠的交流 有效 無效反饋 有效 無效反饋 續(xù) 第三章如何做好溝通 一 如何向上司匯報 一 與上司溝通的障礙 匯報工作時 上司與中層經(jīng)理的期望是不同的 上司的期望 部門 中層經(jīng)理工作的進度和結(jié)果通過聽取工作匯報 給予中層經(jīng)理新的信息和工作指示從原來設(shè)定的工作目標角度來審視工作的進度和結(jié)果 進行工作評價 中層經(jīng)理的期望 向上級描述自己的工作結(jié)果通過工作匯報得到上級的指導(dǎo)和建議獲得說明自己和部門工作好與壞的機會得到領(lǐng)導(dǎo)積極的工作評價 1 出發(fā)點的差異 2 角度的差異 中層經(jīng)理往往站在部門的角度 向上司匯報工作 上司往往站在整個公司的角度 全面地考慮問題 3 評價的差異 關(guān)注重點的差異 一般情況上司只關(guān)注結(jié)果 而很少對過程加以關(guān)注 中層經(jīng)理對自己的工作過程給予較高的評價 并希望因此從上司那里得到公正的評價 標準的差異 上司可能站在全公司 全國 同行業(yè) 國際先進水平看待你的工作 你可能站在部門或者企業(yè)的高度標準上 4 表達和理解上的偏差 工作評價中 上司面帶微笑 拍著下級的肩膀說 好 總的說來不錯 上司對于你的工作匯報 點了點頭說 好 總的說來不錯 上司說 好 你的工作總的說來還不錯啊 5 信息的不對稱 6 職位不平等 上司與下級在職位上的不平等 更多體現(xiàn)在權(quán)力上面 這往往會給下級造成心理上的壓力 使得談話的氛圍 談話的平等性造成障礙 以至于該傳遞的信息沒有傳遞 該進一步闡明的問題沒有講出來 造成了溝通的障礙 如果有的上司官腔十足 或者以勢欺人 或者下屬膽小 唯唯諾諾 那就更差 二 匯報的要點 客觀 準確 簡明 扼要 不要渲染 不要邀功 針對原來的目標和計劃的達成實施匯報從上司的角度來看問題尊重上司的評價 不要爭論補充事實 三 與上司的溝通技巧 自動報告你的工作進度 讓上司知道 對上司的詢問有問必答 而且清楚 讓上司放心 充實自己 努力學(xué)習(xí) 才能了解上司的言語 讓上司輕松 接受批評 不犯兩次過錯 讓上司省事 不忙的時候主動幫助他人 讓上司有效 毫無怨言地接受工作 讓上司圓滿 主動提出改善計劃 讓上司進步 三 與上司的溝通技巧 除非上司想聽 否則不要講的太多 若是意見相同 要熱烈反應(yīng) 意見略有差異 要先表贊同 持有相反意見 勿當場頂撞 想要有些補充 要用引伸式 如有他人在場 宜仔細考慮 心中存有上司 比較好溝通 二 水平溝通 所謂水平溝通 主要是指公司的中層經(jīng)理之間的溝通 或者是沒有上下級關(guān)系的部門之間的溝通 在與上司溝通 與下屬溝通 水平溝通三種溝通中 水平溝通是最為困難的 一 水平溝通的障礙 過于看重本部門 忽視其它部門失去權(quán)力的強制性人性的弱點 盡可能把責(zé)任推給別人部門間的利益沖突 惟恐別的部門比自己強 原因一 過高地看重自己部門 忽視其他部門的價值 生產(chǎn)部門心中的自我 我們從事生產(chǎn)工作 每天很辛苦 工作環(huán)境又不好 公司的產(chǎn)品是我們生產(chǎn)出來的 業(yè)務(wù)部門以及財務(wù)部門的人卻常常找我們的麻煩 他們不體諒我們的困難 我們?nèi)蝿谌卧沟毓ぷ?卻沒有得到應(yīng)有的肯定 畢竟因為有了我們 才有了產(chǎn)品 如果沒有我們 公司如何能做什么生意呢 其他部門的看法 他們喜歡起哄 訴苦 又做不好事情 他們封閉在以自我為中心的世界中洋洋自得 根本不去關(guān)心顧客真正需求 他們非常短視 只重產(chǎn)品 而不了解公司的生存必須依靠全體部門的共同努力 他們一天到晚被交貨期限 生產(chǎn)日程 原料 品質(zhì)管理所困繞 真不知道他們還懂些什么 原因二 失去權(quán)力的強制性 其實 并不是上下溝通容易 水平溝通難 而是上下溝通中 運用權(quán)力進行溝通 強制下屬執(zhí)行 從而掩蓋了溝通中的許多問題 這說明 水平溝通對于雙方的溝通能力提出了更高的要求 在指揮鏈中 同級的中層經(jīng)理處于水平位置 相互之間除了平等的溝通之外 難以用命令 強迫 批評等手段賴以達到自己的目的 不能象對待不聽話的下屬 拿著 大棒子 來對待同事 上下級之間直線管理的實現(xiàn)通過 授權(quán) 工作指派 指揮鏈強制 而同級之間只能通過 建議 輔助 勸告 咨詢 二 水平溝通的方式 1 退縮 犧牲原則或部門利益以取得短期溝通 退縮方式就是不敢爭取自己的權(quán)力 需要與愿望 或是犧牲原則或部門利益 因而無法引起他人的重視 而這種方式卻是水平溝通中最經(jīng)常采用的 水平溝通中70 是用退縮方式解決的 他的后果是矛盾暫時得到緩解 但并沒有得到解決 時間長了會集中爆發(fā) 即使沒有爆發(fā) 公司利益長期得到損害 事例 面對肖經(jīng)理的要求 財務(wù)部的柴經(jīng)理考慮到自己不答應(yīng) 勢必會影響以后部門間的關(guān)系 于是他回答 按規(guī)定這是不能報的 但既然你提出來了 我就想辦法給你報了吧 實際上 柴經(jīng)理就是采取了退縮的方式 以避免與銷售部發(fā)生矛盾 2 侵略侵略行為的特征 只考慮自己的利益 造成矛盾 爭吵 意見 1 懂得維護自己的權(quán)利 但所用的方法侵犯了別人的權(quán)益 2 忽略或否定他人的需要 愿望 意見 感受與信念 財務(wù)部柴經(jīng)理要求銷售部填寫一些報表 肖經(jīng)理是這么反應(yīng)的 什么 我這里的正經(jīng)工作還沒有忙完呢 哪里有工夫管什么報表這些雜七雜八的事 這種只顧自己工作順利的侵略行為對事情的影響 一是柴經(jīng)理的要求得不到滿足 二是促使柴經(jīng)理也做出侵略性的回答 那是你的事 你自己看著辦吧 這樣使兩個人都覺得對方嚴重侵犯了自己的權(quán)利 故意不支持自己的工作 有意和自己過不去 因此 不僅使兩位同事之間關(guān)系緊張 更為嚴重的是可能會影響到今后兩個部門之間的合作 事例 3 積極溝通積極溝通是部門之間溝通時最值得倡導(dǎo)的一種方式 水平溝通的積極方式是指 在不侵害其他人和其他部門權(quán)利的前提下 敢于維護自己和本部門的權(quán)利 用直接 真誠并且比較適宜的方式 來表達自己的需求 愿望 意見 感受和信念 積極溝通的典型特征是 尊重對方的權(quán)利和職責(zé) 同時也堅持己方的權(quán)利和職責(zé) 1 你必須堅持原則 2 你必須捍衛(wèi)你最重要的權(quán)利和利益 3 你必須按照職權(quán)和公司規(guī)定的 游戲規(guī)則