管理制度體系文件的編號、格式、要求

拜登集團(tuán)管理制度體系文件文件編號：BDG1001-1 “管理制度體系文件”的編號、格式及要求1. 目的1.1 明確規(guī)定了整個集團(tuán)各直屬部門、各子公司的管理制度文件的編號方法、文體格式、字體大小、修改版本及簽發(fā)生效等行文、發(fā)文程序。1.2完善整個集團(tuán)公司的“管理制度體系”，提高整個集團(tuán)公司的管理水準(zhǔn)，改善企業(yè)形象，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。2. 范圍本規(guī)定適用于拜登集團(tuán)各直屬部門、各子公司。3. 定義3.1管理制度體系 - 即由一整套完整組合的制度管理文件所組成的體系。3.2 建立管理制度體系 - 制定和修改制度管理文件的過程,就是一個建立和完善管理制度體系的過程。4. 責(zé)任4.1 集團(tuán)各直屬部門、各子公司的總經(jīng)理（或其代理人），負(fù)責(zé)本部門、子公司的“管理制度體系”的完善工作。4.2 人資中心負(fù)責(zé)整個集團(tuán)的“管理制度體系”的完善工作。5. 程序5.1 文件的編號方法5.1.1 集團(tuán)總部各直屬部門（見7.1）頒布的制度管理文件。文件編號由八位組成(見下圖),第一、二位代表公司，用字母BD表示；第三位為部門代碼；第四位為文件類別號；第五、六、七位為文件流水號（用數(shù)字001999表示）；第八位為版本號（1為原版，即第1次頒布；2為修改版，即第2次頒布；以此類推）。DB- 版本號 流水號 文件類別 直屬部門代碼公司簡稱5.1.1.1直屬部門代碼表直屬部門包括相關(guān)部門代碼總經(jīng)辦G集團(tuán)人資中心人資部門， 行政部門H集團(tuán)財務(wù)中心F集團(tuán)采購中心P集團(tuán)運(yùn)營中心O集團(tuán)市場中心M集團(tuán)品牌中心品牌公關(guān)，市場活動&ITB集團(tuán)營銷中心S5.1.1.2文件類別表及適用范圍 文件類別 執(zhí)行范圍1整個集團(tuán)范圍內(nèi)執(zhí)行的文件2集團(tuán)部分范圍內(nèi)執(zhí)行的文件3本直屬部門內(nèi)部執(zhí)行的文件5.1.1.3流水號：頒發(fā)文件的順序號。5.1.1.4版本號：該文件的頒發(fā)版本次數(shù)。如：BDH1007-1，表示集團(tuán)人資中心頒布的、要求在整個集團(tuán)范圍內(nèi)執(zhí)行的、第1次頒布的新文件，文件序號為007。5.1.2 子公司頒布的制度管理文件。文件編號由十位組成(見下圖),第一、二、三、四位代表子公司；第五位代表子公司內(nèi)部各部門；第六位為文件類別號；第七、八、九位為文件流水號（用數(shù)字001999表示）；第十位為版本號（1為原版，即第1次頒布；2為修改版，即第2次頒布；以此類推）。 版本號 流水號 文件類別 部門代碼 子公司簡稱5.1.2.1子公司代碼表子公司子公司簡稱代碼青島拜登置業(yè)有限公司拜登置業(yè)BDZY上海方索酒店管理有限公司方索酒店FSJD5.1.2.2子公司部門代碼部門代碼市場開發(fā)&加盟部門M運(yùn)營部門O業(yè)主客服部門S品牌中心B工程中心E5.1.2.3文件類別表 文件類別 執(zhí)行范圍1整個子公司內(nèi)部執(zhí)行的文件2子公司內(nèi)部部分范圍內(nèi)執(zhí)行的文件3子公司部門內(nèi)部執(zhí)行的文件5.1.2.4流水號：同5.1.1.3。5.1.2.5版本號：同5.1.1.4。如：BDZYO1009-1，表示青島拜登置業(yè)有限公司運(yùn)營部門頒布的、要求在整個青島拜登置業(yè)有限公司范圍內(nèi)執(zhí)行的、第1次頒布的新文件，文件序號為009。5.2 文件的制定和簽發(fā)程序5.2.1 文件制定人。所有制度以部門為文件制定人。要根據(jù)5.1的規(guī)定，對文件進(jìn)行編號，同時還要按照5.4規(guī)定的文件格式要求,進(jìn)行或安排文件的打印.5.2.2 文件審核人。對于整個集團(tuán)或子公司范圍內(nèi)發(fā)布的制度，由集團(tuán)總經(jīng)理最終審批。對于各部門內(nèi)部制定的制度，由部門負(fù)責(zé)人審核。文件制定人一旦完成了文件的制定工作后，應(yīng)交由文件審核人對文件進(jìn)行審核。審核內(nèi)容主要是：5.2.2.1文件編號是否正確。5.2.2.2文件格式是否正確。5.2.2.3文件內(nèi)容及語言表述是否達(dá)意。5.2.2.4是否與上一級部門頒發(fā)的文件存在沖突。5.2.2.5語法及錯別字等。5.2.2.6 其它。5.3 文件的修改5.3.1 當(dāng)公司的組織管理結(jié)構(gòu)作出了重大調(diào)整;或文件的內(nèi)容已經(jīng)不符合目前的實(shí)際運(yùn)作情況時,該文件就有需要進(jìn)行修改。5.3.2 文件的修改，應(yīng)該由原來的部門或由相同功能的部門（即當(dāng)原來的部門已經(jīng)撤消時），并由相同職別的人來修改。5.3.3 文件的修改和簽發(fā)程序見5.2 。5.4 文件的發(fā)布 所有文件的發(fā)布同意通過OA進(jìn)行，OA上的制度只可以查閱不可以復(fù)制或下載。文件的發(fā)布應(yīng)制定執(zhí)行范圍，發(fā)布范圍內(nèi)的員工有權(quán)限查詢相關(guān)制度。6. 文件的格式要求6.1內(nèi)容項目6.1.1目的 - 必須充分闡明制定該制度管理文件的目的和用意。6.1.2范圍 - 必須明確規(guī)定該文件的執(zhí)行范圍。6.1.3定義 - 對文件中出現(xiàn)的專業(yè)術(shù)語或可能讓人產(chǎn)生異議的特殊語句，進(jìn)行意義上的規(guī)定。讓人正確理解文件的含意（本條可視實(shí)際情況而定，不作硬性規(guī)定）。6.1.4責(zé)任 - 制度管理文件，一般都是針對人的行為來制定的。它規(guī)定或約束了各級員工對公司有影響的相關(guān)方面的行為。這些行為由誰去做，由誰去管，一定要在文件上明確規(guī)定。6.1.5程序 - 這是文件的核心。就是詳細(xì)描述并明確規(guī)定這些行為的正確的步驟和方法，確保行為所產(chǎn)生結(jié)果的正確性。達(dá)到后人均可完成同樣任務(wù)并達(dá)到同樣結(jié)果的目的。6.1.6附件 - 用以補(bǔ)充說明正文內(nèi)容用的圖表、表格或樣板等（本條可視實(shí)際情況而定，不作硬性規(guī)定）。參考資料 - 需要引用的文件名稱或提供索引（本條可視實(shí)際情況 而定，不作硬性規(guī)定）。6.2字體及格式6.2.1文件的表頭“拜登集團(tuán)有限公司管理制度體系文件” ，用仿宋體 + 小二 + 加粗。6.2.2“文件編號” ，用仿宋 + 四號。6.2.3文件的標(biāo)題，用黑體 + 小三 + 加粗。6.2.4正文的小標(biāo)題，用黑體 + 小四。6.2.5正文，用仿宋 + 小四。6.2.6正文的行距，為1.