淺議小企業(yè)采購成本管理中存在的問題及對策.doc

淺議小企業(yè)采購成本管理中存在的問題及對策采購一直是影響公司成功和盈利能力的關(guān)鍵因素。加強(qiáng)材料采購管理是企業(yè)降低材料成本，增加市場競爭，提升利潤水平的有效手段，是企業(yè)經(jīng)營管理過程中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。對于很多小企業(yè)而言，外部采購占據(jù)公司費(fèi)用的最大部分，占公司平均費(fèi)用的60%至少80%。因此，采購費(fèi)用的略微降低對公司的盈利產(chǎn)生重大影響，如何運(yùn)用有效的采購成本管理方法對小企業(yè)來說尤為重要。一、加強(qiáng)小企業(yè)采購成本管理的意義（一）小企業(yè)采購成本管理的概念小企業(yè)采購成本管理是保持采購效益的一個(gè)不可或缺的重要方式，采購成本包括采購人成本、供應(yīng)商投標(biāo)成本、集中采購機(jī)構(gòu)成本，三者從不同的屋面涉及重疊資金的使用走向，以不同的方式?jīng)Q定著資金的使用效率，從而共同組成了小企事業(yè)采購成本體系。無論是采購成本還是生產(chǎn)成本，成本都是企業(yè)永久的話題也是最敏感的話題。要研究成本問題首先要搞清楚成本的概念和理論范圍。在采購領(lǐng)域中，總成本是指采購成本，運(yùn)送成以及音接因操作程序、檢驗(yàn)、質(zhì)量保證、設(shè)備維護(hù)、重復(fù)勞動(dòng)、后續(xù)作業(yè)和其他相關(guān)工序所適成的成本總和?？偝杀臼且粋€(gè)相對復(fù)雜的系統(tǒng)，它對采購決策、供應(yīng)商策略等都是至關(guān)重要的。應(yīng)該孤立地通過直接采購費(fèi)用或材料體格來衡量采購成本的高低。材料采購成本應(yīng)當(dāng)包括材料價(jià)格以及與采購活動(dòng)相關(guān)和因采購行為不當(dāng)形成的所有費(fèi)用或適成的損失，如交易成本，購買價(jià)格以及購入后的倉儲管理費(fèi)用，降價(jià)損失，過量存貨的積壓損失、進(jìn)貨不足的短缺損失，貨物到達(dá)時(shí)間過早或延誤形成的費(fèi)用或損失等等。（二）加強(qiáng)小企業(yè)采購成本管理的意義 1、加強(qiáng)小企業(yè)采購成本管理是小企業(yè)增加盈利的根本途徑。從經(jīng)濟(jì)學(xué)的度講，降低采購是小企業(yè)增加利潤。采購成本低了，可減價(jià)撤銷，鞏固經(jīng)營基礎(chǔ)，提高產(chǎn)品質(zhì)量，創(chuàng)新產(chǎn)品設(shè)計(jì)，尋求新的發(fā)展。許多小企業(yè)陷入困境的重要原因之一，是在采購成本失控的情況下盲目發(fā)展，一味在促銷和開發(fā)新產(chǎn)品上冒險(xiǎn)，一旦市場萎縮或決策失誤，小企業(yè)沒有抵抗能力，很快就垮下去了。2、加強(qiáng)小企業(yè)采購成本管理是抵抗內(nèi)外壓力，求得生存的主要保障。外有同業(yè)竟?fàn)?，政府課稅和經(jīng)濟(jì)環(huán)境逆轉(zhuǎn)等不利因素，內(nèi)在職工改善待遇和股東要求分紅的壓力。小企業(yè)用以抵抗內(nèi)外壓力的武器，主要是降低采購成本，提高產(chǎn)品質(zhì)量，創(chuàng)新產(chǎn)品設(shè)計(jì)和增加銷量。提高價(jià)會(huì)引發(fā)經(jīng)銷商和供應(yīng)商相應(yīng)的提價(jià)和增加流轉(zhuǎn)稅的負(fù)擔(dān)，而降低采購成本可避免這類壓力。3、加強(qiáng)小企業(yè)采購成本管理是小企業(yè)采購成本最小化基本保證 小企業(yè)是微觀經(jīng)濟(jì)主體，其財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)利潤最大化、企業(yè)價(jià)值最大化。從這個(gè)角度出發(fā),在一般原則對企業(yè)會(huì)計(jì)核算起規(guī)范作用的同時(shí)，也應(yīng)遵循“成本效益原則”。具體應(yīng)用于成本會(huì)計(jì)信息的成本效益原則，是指會(huì)計(jì)部門提供的成本會(huì)計(jì)信息所產(chǎn)成的效益應(yīng)當(dāng)超過提供這些信息過程中所產(chǎn)生的成本總和。從其屬性上講，成本效益原則應(yīng)屬于會(huì)計(jì)核算原則的修訂性原則。 (1)降低成本。 在任何設(shè)定的條件下，只要影響利潤變化的其他因素不因成本的變動(dòng)而發(fā)生變化，降低成本始終是第一位的。降低成本以兩種方式實(shí)現(xiàn)：第一，是在既定的經(jīng)濟(jì)規(guī)模、技術(shù)條件、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)條件下，通過降低消耗、提高勞動(dòng)生產(chǎn)率、合理的組織管理等措施降低成本。通常，這種意義上的成本降低屬于日常成本管理的內(nèi)容。第二，是改變成本發(fā)生的基礎(chǔ)條件。成本發(fā)生的基礎(chǔ)條件是企業(yè)可資利用的經(jīng)濟(jì)資源的性質(zhì)及其相互之間的聯(lián)系方式。 (2)增加企業(yè)利潤。 降低成本可以增加企業(yè)的利潤，但在某些情況下，具有戰(zhàn)略意義的議題是如何通過增加成本以獲取其他的競爭利益。當(dāng)成本變動(dòng)與其他相關(guān)因素的變動(dòng)相互關(guān)聯(lián)時(shí)，如何在成本降低與生產(chǎn)經(jīng)營需要之間做出權(quán)衡取舍，是成本管理無法回避的困難選擇。二、小企業(yè)采購成本管理的特殊表現(xiàn) 相對于大企業(yè)而言，小企業(yè)的采購成本管理具有一定的特殊性，具體表現(xiàn)在以下幾方面： 第一，小企業(yè)一般產(chǎn)品規(guī)模較小，產(chǎn)品品種較少，在采購價(jià)格上沒有大企業(yè)的規(guī)模采購的優(yōu)勢。 第二，小企業(yè)的管理水平較低，人員素質(zhì)參差不齊，像采購這樣的重要崗位，一般“家族”色彩比較濃。 第三，小企業(yè)的流動(dòng)資金沒有大企業(yè)那么雄厚，而且根據(jù)其產(chǎn)品結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，一般采購批量較小，采購周期較短且不固定。第四，小企業(yè)由于自身?xiàng)l件的限制，如倉儲條件、倉儲空間大小、以“產(chǎn)”定“購”、以“銷”定“購”等決定了其存貨庫存存儲量較小。 三、小企業(yè)采購成本管理中存在的問題以上海添高精細(xì)化工有限公司為例，小企業(yè)在采購成本管理中主要存在以下問題：(一)沒有制定完善的符合實(shí)際的采購計(jì)劃 小企業(yè)在采購中往往忽視以下幾方面： 1、編制原料需用計(jì)劃。 原料的需用計(jì)劃一般由項(xiàng)目的技術(shù)人員編制，其主要依據(jù)是生產(chǎn)配方用量和生產(chǎn)計(jì)劃另案的選擇等具體要求，編制好的原料需用計(jì)劃是物資供應(yīng)部門確定經(jīng)濟(jì)采購量和編制原料采購計(jì)劃的主要依據(jù)，物資供應(yīng)部門再依據(jù)采購計(jì)劃確定訂貨點(diǎn)，繼而簽定采購合同以及進(jìn)行后期的存貨管理。小企業(yè)往往不作原料生產(chǎn)用量預(yù)算或計(jì)劃粗略，在采購前沒有認(rèn)真測算，結(jié)果多訂貨，造成大量存貨積壓，占用大量資金，花費(fèi)大量的倉儲費(fèi)和保管費(fèi)，或者少訂貨，出現(xiàn)原料短缺，影響生產(chǎn)進(jìn)度，停工待料，造成設(shè)備、人工的閑置成本上升。 2、確定經(jīng)濟(jì)采購量。 經(jīng)濟(jì)采購量就是一定期間存貨相關(guān)總成本達(dá)到最低的一批采購數(shù)量。與存貨相關(guān)的成本，是指為形成和維持材料采購管理而引起的各項(xiàng)費(fèi)用支出，其總額隨材料數(shù)量、價(jià)格等屬性的變化而增減，主要由訂貨成本、購買成本、儲存成本和缺貨成本四部分構(gòu)成。確定經(jīng)濟(jì)采購量的目的，就是使與材料有關(guān)的上述四項(xiàng)成本總和達(dá)到最低；根據(jù)項(xiàng)目的一般情況，由于訂貨成本和儲存成本相對較小，重點(diǎn)要考慮購買成本和缺貨成本之和的最小化，最終得出一定期間的經(jīng)濟(jì)采購量。而小企業(yè)的材料采購批量往往比較隨意，忽大忽小，常常忽視經(jīng)濟(jì)采購量這一與采購成本關(guān)系密切因素的重要性。 3、編制采購計(jì)劃。 根據(jù)原料的需用計(jì)劃和經(jīng)濟(jì)采購量的分析結(jié)果以及將要選擇的合同類型編制采購計(jì)劃，說明如何對采購過程進(jìn)行管理；具體包括合同類型、組織采購的人員、管理潛在的供應(yīng)商、編制采購文檔、制定評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等，采購計(jì)劃一般由物資供應(yīng)部門制定；根據(jù)項(xiàng)目需要，采購管理計(jì)劃可以是正式、詳細(xì)的，也可以是非正式、概括的，關(guān)鍵強(qiáng)調(diào)其正確性、及時(shí)性和可執(zhí)行性。而小企業(yè)一般都無采購計(jì)劃或雖有計(jì)劃卻過于隨便。添高公司是以生產(chǎn)香料產(chǎn)品為主的一家小企業(yè)，因香料產(chǎn)品生產(chǎn)的特殊性，其原料反應(yīng)、洗料、蒸餾等生產(chǎn)過程較復(fù)雜、生產(chǎn)周期差異較大。比如酯類產(chǎn)品一般兩到三天就可以完成，而醛類產(chǎn)品有的則需要兩到三周才能完成。如此特殊的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)更應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同產(chǎn)品的特性、生產(chǎn)周期等編制采購計(jì)劃，確定合理的采購量。該公司為了降低存貨庫存，減少存貨占用資金，卻是在接到客戶訂單之后再考慮如何去采購，而且是根據(jù)訂單量來確定采購量。由于沒有對產(chǎn)品市場進(jìn)行預(yù)測，這樣常常造成前后幾批相同產(chǎn)品的訂單，在短期內(nèi)多次重復(fù)采購相同原料，反而使運(yùn)輸、檢驗(yàn)等采購費(fèi)用明顯上升。另外，香料產(chǎn)品所用的原料有些是按包裝規(guī)格大小來訂價(jià)的，比如香葉醇，整包裝180kg的采購價(jià)為120元kg，而lOkg包裝的則為150元kg，但是產(chǎn)品訂單量所需的原料可能只有20公斤，添高公司往往會(huì)選擇價(jià)格低的大包裝原料，卻沒有考慮到該原料的通用性與使用頻率，剩下的原料就一直積壓在倉庫，即占用資金又占用倉庫空間，而且還有長期不用變質(zhì)的風(fēng)險(xiǎn)。(二)在采購詢價(jià)方面的疏忽 采購詢價(jià)就是從可能的賣方那里獲得誰有資格、誰能以最低成本完成材料采購計(jì)劃中的供應(yīng)任務(wù)，確定供應(yīng)商的范罔，該過程的專業(yè)術(shù)語也叫供方資格確認(rèn)，獲取信息的渠道有招標(biāo)公告、行業(yè)刊物、專業(yè)網(wǎng)站等媒體。做好采購詢價(jià)管理，現(xiàn)在需要充分利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，借 助網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，快速地瀏覽和獲取需要的信息，從而保障采購詢價(jià)管理、得到詢價(jià)結(jié)果的高效率。小企業(yè)在材料采購詢價(jià)方面存在不少局限性，特別是在供貨渠道和網(wǎng)絡(luò)方面。添高公司一般都是按就近采購的原則選擇本地供應(yīng)商，以為這樣可以降低運(yùn)輸費(fèi)的開支，沒有充分利用網(wǎng)絡(luò)這一巨大的信息渠道。有些外地供應(yīng)商，雖然需要你承擔(dān)一定的運(yùn)輸、送貨等費(fèi)用，但是其在價(jià)格等方面還是值得關(guān)注的，有時(shí)候原料價(jià)格加上運(yùn)輸?shù)荣M(fèi)用可能要比本地采購價(jià)還要低，而且供貨服務(wù)質(zhì)量還是不錯(cuò)的。(三)與供應(yīng)商確認(rèn)和采購合同簽訂實(shí)際操作中存在漏洞 選擇供應(yīng)商的主要參照條件就是在采購詢價(jià)環(huán)節(jié)的評價(jià)結(jié)果，當(dāng)然也要參照其他標(biāo)準(zhǔn)，如品質(zhì)性能、供應(yīng)能力、歷史信譽(yù)等，一般都要考慮不少于兩家供應(yīng)商，以防供應(yīng)不及時(shí)導(dǎo)致停工停產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，這里就需要考慮到生產(chǎn)的連續(xù)性等要求。 采購合同就是在確定了供應(yīng)商后，與供應(yīng)商之間簽定的確保雙方履行約定的一份法律文件；在簽訂之前，需要對合同類型進(jìn)行選擇，因?yàn)椴煌暮贤愋蜎Q定了風(fēng)險(xiǎn)在買方和賣方之間分配；采購的目標(biāo)是把最大的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)放在供應(yīng)商，把自身風(fēng)險(xiǎn)降到最低，同時(shí)使利潤最大化，同時(shí)維護(hù)對項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)、高效執(zhí)行的獎(jiǎng)勵(lì)。原本可以按合同法來要求供貨商嚴(yán)格按合同規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)供貨，但添高公司在采購時(shí)往往未簽訂購貨合同或者簽訂的合同過于隨意，實(shí)際操作中常常受貨物品質(zhì)、供貨期限等與約定不符等情況影響而影響正常生產(chǎn)。(四)在采購成本管理中的工作人員腐敗，在系統(tǒng)建設(shè)上有待完善 實(shí)際情況常常是采購主管人員或企業(yè)負(fù)責(zé)人或二者相互勾結(jié)為索取回扣等個(gè)人利益而不惜犧牲單位利益，購貨價(jià)格不但不低反而偏高；近處有貨且價(jià)格較便宜或至少運(yùn)費(fèi)較低卻不買而舍近求遠(yuǎn)，舍低就高。采購部門是一個(gè)企業(yè)的重要部門，而該部門的人員配備一般“家族”色彩比較濃，因此在系統(tǒng)建設(shè)上總是瞻前顧后，還有待完善。(五)采購崗位建設(shè)的不完善 小企業(yè)針對采購環(huán)節(jié)，需要設(shè)置不同的崗位，是為了解決采購權(quán)利不要過分集中，需要互相制約和監(jiān)督，同時(shí)又不要影響各崗位人員工作積極性。 一般來說，需要設(shè)置采購總負(fù)責(zé)人、詢價(jià)員、合同員、采購員和庫管員等崗位；采購總負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)材料的采購管理，依據(jù)材料需用計(jì)劃和崗位目標(biāo)責(zé)任成本的管理規(guī)定等，制定并執(zhí)行采購計(jì)劃，協(xié)調(diào)并充分利用內(nèi)部資源，最終高效低成本地采購到所需要物資；詢價(jià)員主要負(fù)責(zé)按計(jì)劃探詢市場中定向物資的信息，書面提供采購負(fù)責(zé)人和采購員，同時(shí)進(jìn)行文檔的存檔管理；合同員的職責(zé)就是管理合同文件，隨時(shí)監(jiān)督合同執(zhí)行情況；采購員的職責(zé)更多的是具體按合同，以指定的價(jià)格和數(shù)量執(zhí)行采購任務(wù)；庫管員的主要職責(zé)是按標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收材料入庫，材料進(jìn)場后，合理規(guī)劃存放和使用，盡可能的減少儲存成本，做好庫房的管理。 當(dāng)然崗位設(shè)置的多少也不是一概而論，要以項(xiàng)目的大小和時(shí)間的跨度等實(shí)際情況而定，最終目的就是把事情做好，建立好內(nèi)部崗位間的權(quán)利制約機(jī)制。添高公司只有一名采購人員，既要負(fù)責(zé)銷售訂單的處理，又要負(fù)責(zé)所有的采購工作，而且具體實(shí)施采購工作也不需要經(jīng)過總經(jīng)理的審批，完全沒有崗位監(jiān)督制約機(jī)制，這中間就存在很大的職務(wù)隱患。(六)人員選擇上的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一 采購管理各崗位人員的選擇標(biāo)準(zhǔn)，需要具備以下綜合素質(zhì)：具備一定的專業(yè)能力和溝通能力、具有法律意識、清廉等。還要盡量避免項(xiàng)目最高管理者如項(xiàng)目經(jīng)理的直系親屬擔(dān)當(dāng)采購總負(fù)責(zé)人。專業(yè)能力不僅包括對所負(fù)責(zé)的材料屬性有一定的認(rèn)識，還要對材料管理的流程有一個(gè)清晰的思路；清廉的素質(zhì)，對經(jīng)常與花錢打交道的采購人員來說尤為重要，雖然在內(nèi)部管理各個(gè)環(huán)節(jié)上采取了種種措施，但對一線的采購人員來說，還是不可避免地遇到供應(yīng)商主動(dòng)提供的種種誘惑，怎樣防止誘惑背后的陷阱設(shè)置，就需要采購人員本身要具備清廉的素質(zhì)和法律意識等等。實(shí)際上，正由于材料采購管理在企業(yè)中占有突出地位，所以絕大多數(shù)采購人員都是企業(yè)負(fù)責(zé)人著意按插的嫡系，添高公司就屬于這種情況，從而對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的話唯命是從，缺乏起碼的職業(yè)道德。(七)員工培訓(xùn)的不夠重視對采購各崗位人員的培訓(xùn)應(yīng)包括：業(yè)務(wù)培訓(xùn)、法律常識培訓(xùn)、公司制度培訓(xùn)等等。業(yè)務(wù)培訓(xùn)重在提高業(yè)務(wù)能力，比如采購的流程管理、采購經(jīng)濟(jì)采購量的確定方法、如何在新形勢下做好采購詢價(jià)等等；而法律常識培訓(xùn)和公司制度培訓(xùn)則重在在環(huán)境上約束非正常行為，清楚和明確采購腐敗的風(fēng)險(xiǎn)成本。而這些恰恰是小企業(yè)所缺乏的。小企業(yè)的采購人員大都不是專業(yè)人才，甚至未受過專業(yè)培訓(xùn)，沒有材料管理各環(huán)節(jié)應(yīng)該怎么做的概念，只是跟著師傅學(xué)，師傅叫干什么就干什么，其結(jié)果不得而知，最多只能知其然而不知其所以然。(八)績效考核和薪酬分配制度建設(shè)得不夠客觀務(wù)實(shí) 當(dāng)完成一項(xiàng)工作后，如果不對之進(jìn)行有效的相應(yīng)的評估，就不會(huì)找到現(xiàn)在工作的不足，也不會(huì)為將來的工作提供借鑒，當(dāng)然采購工作也是一樣。然而，在現(xiàn)實(shí)中，小企業(yè)采購績效評價(jià)指標(biāo)體系不健全，采購流程績效評價(jià)指標(biāo)模糊，缺乏指標(biāo)評價(jià)的客觀性和實(shí)際的可操作性，這不利于建立激勵(lì)機(jī)制，也不便采購質(zhì)量的管理，極易導(dǎo)致采購成本的失控。 小企業(yè)對各崗位成績進(jìn)行考評，引進(jìn)和制定科學(xué)的管理方法即績效考核的標(biāo)準(zhǔn)是非常重要的，它可以不斷促進(jìn)采購管理的各環(huán)節(jié)的持續(xù)改進(jìn)，對有效的工作給予肯定和鼓勵(lì)，對其他一些非增效工作就給予客觀性的評定。目前在小企業(yè)采購成本管理中這方面的差距普遍存在，可以說是一項(xiàng)空白。四、解決上述問題的對策(一)建立、完善采購制度，做好采購成本控制的基礎(chǔ)工作 采購工作涉及面廣，并且主要是和外界打交道，因此，如果企業(yè)不制定嚴(yán)格的采購制度和程序，不僅采購工作無章可依，還會(huì)給采購人員提供暗箱操作的溫床。完善采購制度要注意以下幾個(gè)方面： 1、建立嚴(yán)格的采購制度。 建立嚴(yán)格、完善的采購制度，不僅能規(guī)范企業(yè)的采購活動(dòng)、提高效率、杜絕部門之間的扯皮，還能預(yù)防采購人員的不良行為。采購制度應(yīng)規(guī)定物料采購的申請、授權(quán)人的批準(zhǔn)權(quán)限、物料采購的流程、相關(guān)部門(特別是財(cái)務(wù)部門)的責(zé)任和關(guān)系、各種材料采購的規(guī)定和方式、報(bào)價(jià)和價(jià)格審批等。比如，可在采購制度中規(guī)定采購的物品要向供應(yīng)商詢價(jià)、列表比較、議價(jià)，然后選擇供應(yīng)商，并把所選的供應(yīng)商及其報(bào)價(jià)填在請購單上，還可規(guī)定超過一定金額的采購須附上三個(gè)以上的二島面報(bào)價(jià)等，以供財(cái)務(wù)部門或內(nèi)部審計(jì)部門稽核。 2、建立供應(yīng)商檔案和準(zhǔn)入制度。 對企業(yè)的正式供應(yīng)商要建立檔案，供應(yīng)商檔案除有編號、詳細(xì)聯(lián)系方式和地址外，還應(yīng)有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質(zhì)評級、銀行賬號等，每一個(gè)供應(yīng)商檔案應(yīng)經(jīng)嚴(yán)格的審核才能歸檔。企業(yè)的采購必須在已歸檔的供應(yīng)商中進(jìn)行，供應(yīng)商檔案應(yīng)定期或不定期地更新，并有專人管理。同時(shí)要建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，通過考慮供貨商品質(zhì)、交貨及時(shí)率、下單到交貨的周期、成交價(jià)格、批量折扣、能滿足需求的服務(wù)等因素，以及其它反應(yīng)供貨商表現(xiàn)的方面等，制定供貨商評估的標(biāo)準(zhǔn)。重點(diǎn)材料的供應(yīng)商必須經(jīng)質(zhì)檢、物料、財(cái)務(wù)等部門聯(lián)合考核后才能進(jìn)入，如有可能要實(shí)地到供應(yīng)商生產(chǎn)地考核，企業(yè)要制定嚴(yán)格的考核程序和指標(biāo)，要對考核的問題逐一評分，只有達(dá)到或超過評分標(biāo)準(zhǔn)者才能成為歸檔供應(yīng)商。 3、建立價(jià)格檔案和價(jià)格評價(jià)體系。 企業(yè)采購部門要對所有采購材料建立價(jià)格檔案，對每一批采購物品的報(bào)價(jià)，應(yīng)首先與歸檔的材料進(jìn)行比較，分析價(jià)格差異的原因。如無特殊原因，原則上采購的價(jià)格不能超過檔案中的價(jià)格水平，否則要作出詳細(xì)的說明。對于重點(diǎn)材料的價(jià)格，要建立價(jià)格評價(jià)體系，由公司有關(guān)部門組成價(jià)格評價(jià)組，定期收集有關(guān)的供應(yīng)價(jià)格信息，來分析、評價(jià)現(xiàn)有的價(jià)格水平，并對歸檔的價(jià)格檔案進(jìn)行評價(jià)和更新。這種評議視情況可以一季度或半年進(jìn)行一次。 4、建立材料的標(biāo)準(zhǔn)采購價(jià)格，嚴(yán)格控制采購價(jià)格。 對采購人員根據(jù)工作業(yè)績進(jìn)行獎(jiǎng)懲。財(cái)務(wù)部對所重點(diǎn)監(jiān)控的材料應(yīng)根據(jù)市場的變化和產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)成本定出標(biāo)準(zhǔn)采購價(jià)格，促使采購人員積極尋找貨源，貨比三家，不斷地降低采購價(jià)格。標(biāo)準(zhǔn)采購價(jià)格亦可與價(jià)格評價(jià)體系結(jié)合起來進(jìn)行，并提出獎(jiǎng)懲措施，對完成降低公司采購成本任務(wù)的采購人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對沒有完成采購成本下降任務(wù)的采購人員，分析原因，確定對其懲罰的措施。 可以用原材料價(jià)格=產(chǎn)品售價(jià)一目標(biāo)利潤一(生產(chǎn)階段加工成本+各項(xiàng)負(fù)擔(dān)費(fèi)用)這一公式控制采購價(jià)格。采購時(shí)要比質(zhì)比價(jià)，即同等材料比價(jià)格、同等價(jià)格比質(zhì)量、同等質(zhì)量比服務(wù)，考慮質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)、交貨期、付款條件等綜合因素，做到至少貨比三家，綜合分析。采購員經(jīng)過貨比三家后，將購貨名稱、價(jià)格、數(shù)量及其他條件填入“定貨單”，一份送供應(yīng)單位按時(shí)送貨，一份留存?zhèn)洳椤?5、加強(qiáng)采購數(shù)量的控制。管理不善的采購作業(yè)所導(dǎo)致的生產(chǎn)缺料或物料過剩會(huì)造成企業(yè)的損失。因此企業(yè)應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)狀況按計(jì)劃用量和庫存量的變化，以及根據(jù)產(chǎn)品市場預(yù)測預(yù)算采購量來控制采購量，科學(xué)地制定合理采購間隔時(shí)間和經(jīng)濟(jì)采購量。(二)不斷提高采購規(guī)模優(yōu)勢，使其成本最小化 受到原材料普遍漲價(jià)的威脅，考慮如何控制采購成本，很容易想到的解決之道是采取集中采購。集中采購的優(yōu)勢在機(jī)電行業(yè)最為明顯。然而要做到集中采購，聽起來容易做起來卻難，有時(shí)不單單看公司采購部一個(gè)部門就能夠完成。以某小型機(jī)電設(shè)備加工企業(yè)為例，螺栓、螺母是其眾多產(chǎn)品都要使用的部件，為了做到集中采購，采購部門和產(chǎn)品設(shè)計(jì)部門通力合作，對所有產(chǎn)品本身所使用的螺栓、螺母進(jìn)行了統(tǒng)一的重新設(shè)計(jì)，能夠標(biāo)準(zhǔn)化的標(biāo)準(zhǔn)化，能采用通用部件的盡量使用通用部件，盡可能的減少產(chǎn)品本身所使用的螺栓、螺母的規(guī)格型號。通過上述的措施，該企業(yè)所采購的螺栓、螺母的規(guī)格型號由原來的三百多種減少為三十種都不到。采購產(chǎn)品種類減少，才能順利成章地實(shí)現(xiàn)規(guī)模集中采購。據(jù)該廠相關(guān)人員透露。僅此項(xiàng)改進(jìn)，就使得該企業(yè)在螺栓、螺母的采購中節(jié)約近30的成本支出。 (三)聯(lián)合同行業(yè)小企業(yè)采購，利用行業(yè)協(xié)會(huì)公共平臺聯(lián)合抵御風(fēng)險(xiǎn) 集中采購很多時(shí)候是由諸多小企業(yè)聯(lián)合組成一個(gè)大企業(yè)把采購規(guī)模優(yōu)勢更大化的手段。沒有多品種的產(chǎn)品線，產(chǎn)品銷量沒有達(dá)到一定規(guī)模，根本不可能實(shí)現(xiàn)集中。所以，在集中采購方面，大企業(yè)的競爭力相對比較強(qiáng)。某大型集團(tuán)公司的采購經(jīng)理講“規(guī)模的大小直接決定了企業(yè)在產(chǎn)業(yè)鏈中的話語權(quán)，大企業(yè)拼命壓制小企業(yè)降低價(jià)格是采購的普遍現(xiàn)象。因此，只有實(shí)力規(guī)模強(qiáng)大的企業(yè)才可以采取“大魚吃小魚，小魚吃下米的采購策略。 在采購價(jià)格問題上，小企業(yè)的確處于絕對的被動(dòng)地位，但這并不意味著眾多的中小企業(yè)在控制采購成本上無路可走。比如，跨企業(yè)的聯(lián)合采購就不失為一種降低成本的方法。在可能的情況下，中小企業(yè)尤其可以考慮組織或加入采購聯(lián)盟。中小企業(yè)如果在原材料采購上聯(lián)合起來，就可以增強(qiáng)防范風(fēng)險(xiǎn)的能力。一來多家企業(yè)聯(lián)合采購，集小訂單成大訂單，增強(qiáng)集體的談判能力，獲取采購規(guī)模優(yōu)勢，爭得和大企業(yè)一樣的“江湖地位”；二來聯(lián)合采購的對象是原材料生產(chǎn)企業(yè)，這樣就可以擺脫代理商的轉(zhuǎn)手成本，通過直接與制造商交易，減少中間層次，大大降低流通成本和保障產(chǎn)品質(zhì)量。(四)實(shí)行戰(zhàn)略成本管理指導(dǎo)采購成本控制 1、估算供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)成本。 我們以前的采購管理只是過多地強(qiáng)調(diào)公司內(nèi)部的努力，而要真正做到對采購成本的全面控制，僅靠自己內(nèi)部的努力是不夠的，應(yīng)該對供應(yīng)商的成本狀況有所了解，只有這樣，才能在價(jià)格談判中占據(jù)主動(dòng)地位?？梢酝ㄟ^參觀供應(yīng)商的設(shè)施，觀察并適當(dāng)提問以獲得更多有用數(shù)據(jù)；甚至為了合作，明確要求供應(yīng)商如實(shí)提供有關(guān)資料，以估算供應(yīng)商的成本。在估計(jì)供應(yīng)商成本并了解哪些材料占成本比重較大之后，可安排一些使自己在價(jià)格上有利的談判，并盡可能加強(qiáng)溝通和聯(lián)系，即與供應(yīng)商一起尋求降低大宗材料成本的途徑，從而降低自己企業(yè)的材料成本。進(jìn)行這種談判，要始終爭取雙贏的局面。要與供應(yīng)商建立長期的合作伙伴關(guān)系，就不能在談判中把供應(yīng)商逼到賠錢的地步，讓供應(yīng)商賺到足夠的利潤，才會(huì)有長遠(yuǎn)的合作關(guān)系。 2、對競爭對手進(jìn)行分析。 對競爭對手進(jìn)行分析的目的是要明確我方與競爭對手相比的成本態(tài)勢如何。我方的優(yōu)勢在哪里，競爭對手的優(yōu)勢如何，優(yōu)勢和劣勢的根源是什么，是源于我方與競爭對手戰(zhàn)略上的差異，還是源于各自所在的不同環(huán)境，或是企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)、技術(shù)、管理的一系列原因。明確后，從消除劣勢，擴(kuò)大優(yōu)勢入手，制定在競爭中戰(zhàn)勝對手的策略。通過對競爭對手的分析，找到努力的方向，在競爭中保持先機(jī)。(五)利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，加強(qiáng)采購成本管理的監(jiān)督 在21世紀(jì)的今天，城市與城市之間，國與國之間的交流越發(fā)頻繁，而企業(yè)與企業(yè)間，企業(yè)內(nèi)部的合作也不再局限于地域內(nèi)。因此，作為成本管理中心的項(xiàng)目部與作為利潤控制中心的公司空間距離往往相差甚遠(yuǎn)，若沿襲過去每月呈交報(bào)表來匯報(bào)和反饋運(yùn)營狀況，公司又不可能隨時(shí)到現(xiàn)場跟蹤項(xiàng)目運(yùn)營，對于目前需要及時(shí)獲取信息即時(shí)做出決策的環(huán)境來說，不充分借助計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)是很難達(dá)到上述要求的；而采用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，進(jìn)行過程的監(jiān)督控制，而非僅對結(jié)果關(guān)注，對公司而言也可以隨時(shí)關(guān)注和監(jiān)督整個(gè)采購項(xiàng)目的運(yùn)行狀況。設(shè)立計(jì)算機(jī)采購、驗(yàn)收臺賬，建立局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)資源共享。材料采購、供應(yīng)、審計(jì)等部門要將本企業(yè)所需材料按照品種分類，將價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收、領(lǐng)用情況及供應(yīng)廠商資料輸人計(jì)算機(jī)，這樣既可以隨時(shí)了解材料需求、價(jià)格、質(zhì)量等情況，節(jié)省人力物力，又可以防止人工操作的不規(guī)范性，形成完善的采購成本管理監(jiān)督體系。 (六)建立和健全采購人員培訓(xùn)制度，提高采購人員的素質(zhì) 先進(jìn)采購理念的確立、采購意識的培養(yǎng)和采購制度的建立，關(guān)鍵在于采購人員實(shí)施。 1、培養(yǎng)良好道德素養(yǎng)。 眾所周知，腐敗大多出現(xiàn)在采購與銷售環(huán)節(jié)，幾乎所有在大企業(yè)里做營銷和采購的人都對拿回扣的行為見怪不怪。 2、供應(yīng)鏈全局觀和國際視野。 采購人員要認(rèn)識到采購僅供應(yīng)鏈流程中一個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)樹立供應(yīng)鏈思想；現(xiàn)在的采購已經(jīng)是多遠(yuǎn)化、跨國家、跨地區(qū)的采購，因此采購人員要有很好的外語溝通技巧，隨時(shí)關(guān)注供應(yīng)鏈領(lǐng)域所發(fā)生的事件如原材料價(jià)格波動(dòng)、氣候波動(dòng)等，對與影響因素有敏銳的感覺，能夠及時(shí)的做好預(yù)警及防范措施。并且述要了解國際上的最新技術(shù)及產(chǎn)品。 3、組織學(xué)習(xí)，提高采購能力與水平。 加強(qiáng)采購成本管理，就是加強(qiáng)對采購過程控制，實(shí)際上就是對企業(yè)供應(yīng)環(huán)節(jié)員工行為與物流的控制，其目的是保證生產(chǎn)原料的質(zhì)量、數(shù)量和時(shí)效，降低采購成本。因此，采購人員要不斷地學(xué)習(xí)和積累采購的技巧，提升自己的采購能力與水平。定期組織業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，以使他們熟練掌握材料性能，及時(shí)分辯質(zhì)量好壞，價(jià)格高低，以及各種材料的檢驗(yàn)、驗(yàn)收方法。采購人員尤其要加強(qiáng)公共關(guān)系學(xué)及經(jīng)濟(jì)法規(guī)的學(xué)習(xí)，并熟練運(yùn)用到采購中去。在訂立合同時(shí)，措辭嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，合同條款嚴(yán)密，以保證企業(yè)利益不受損失。(七)建立和完善采購人員績效考核和薪酬分配制度重點(diǎn)在前期確定采購成本責(zé)任目標(biāo)，以便為后期做科學(xué)的績效考核提供依據(jù)、奠定基礎(chǔ)?？捎嗅槍π缘貙⒉少徃鲘徫荒繕?biāo)責(zé)任確定下來，再通過強(qiáng)調(diào)崗位目標(biāo)責(zé)任制、考核成本降低率等手段，對做好其他環(huán)節(jié)的管理如成本控制、成本核算、成本分析都會(huì)收到明顯的效果。五、結(jié)論 綜上所述，控制采購成本對一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績至關(guān)重要。采購成本下降不僅體現(xiàn)在企業(yè)現(xiàn)金流出的減少，而且直接體現(xiàn)在產(chǎn)品成本的下降、利潤的增加，以及企業(yè)競爭力的增強(qiáng)，降低成本就意味著增加利潤。采購成本在產(chǎn)品成本的構(gòu)成中占有很大比例，達(dá)到25-75之間(因企業(yè)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)有所不同)，這就為企業(yè)降低采購成本留下非常巨大的空間。因此，控制好采購成本并使之不斷下降，是一個(gè)企業(yè)不斷降低產(chǎn)品成