淺議小城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理

作為城市化發(fā)展中的重點(diǎn)，小城市的檔案必須進(jìn)行及時(shí)有效地記錄。小城市的界定是縣、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)等級(jí)別的城市，小城鎮(zhèn)建設(shè)指的是小城鎮(zhèn)由貧困、經(jīng)濟(jì)來(lái)源少的面貌發(fā)展到經(jīng)濟(jì)多元化的過(guò)程。因此，小城鎮(zhèn)檔案管理至關(guān)重要。記錄好小城鎮(zhèn)發(fā)展期間產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的多元化、小城鎮(zhèn)進(jìn)行面貌改造的規(guī)劃方案、修路時(shí)的用料、小城鎮(zhèn)居民的收入變化等，意義重大。這不僅能直觀地記錄小城鎮(zhèn)建設(shè)的過(guò)程，更能及時(shí)還原小城鎮(zhèn)的歷史面貌，更對(duì)小城鎮(zhèn)未來(lái)的發(fā)展戰(zhàn)略有著重大意義。此外檔案除了記錄和見(jiàn)證歷史的變遷以外，還能有效地保障小城鎮(zhèn)居民的合法權(quán)益。例如，當(dāng)小城鎮(zhèn)出現(xiàn)國(guó)家拆遷等項(xiàng)目時(shí)，個(gè)別土地可能會(huì)出現(xiàn)爭(zhēng)議，這時(shí)如果能調(diào)出劃分土地時(shí)的居民土地所有檔案，就能明確和落實(shí)每一塊土地的所有情況，妥善解決問(wèn)題。一來(lái)解決了居民的糾紛，二來(lái)保證了居民的經(jīng)濟(jì)利益，同時(shí)，保證國(guó)家和小城鎮(zhèn)的項(xiàng)目順利進(jìn)行。小城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理還能為小城鎮(zhèn)節(jié)省資金，當(dāng)小城鎮(zhèn)需要重新鋪設(shè)路面，修理或重建下水系統(tǒng)時(shí)，由于小城鎮(zhèn)路面情況和地下結(jié)構(gòu)復(fù)雜，再次耗費(fèi)時(shí)間和人力去測(cè)量會(huì)浪費(fèi)大量成本，如果直接從檔案中調(diào)出以往的記錄，則可以省略測(cè)量環(huán)節(jié)，節(jié)約成本。本文淺議小城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理的策略，對(duì)全面保存小城鎮(zhèn)建設(shè)期間的文字、圖片等記錄出謀劃策[1]。一、建設(shè)完善的管理體系小城鎮(zhèn)的檔案不僅僅需要匯總城鎮(zhèn)資金的流動(dòng)，對(duì)城鎮(zhèn)每日的經(jīng)濟(jì)交易進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，這些只是資金問(wèn)題。檔案應(yīng)當(dāng)細(xì)致地把城鎮(zhèn)建設(shè)過(guò)程中的每一處細(xì)節(jié)記錄到位，包括圖片資源、音頻記錄、建筑的施工細(xì)節(jié)等等都有條理地歸入檔案中。小城鎮(zhèn)建設(shè)檔案絕不只是起到對(duì)城鎮(zhèn)工作的記錄、監(jiān)督、對(duì)上級(jí)部門(mén)的交代作用，這些檔案會(huì)在緊急情況派上用場(chǎng)。比如，有的城鎮(zhèn)在自然災(zāi)害之后，流傳許久的物質(zhì)文化遺產(chǎn)、建筑等都受到了不同程度的毀滅。在修繕文物時(shí)，使用現(xiàn)代化的手段會(huì)讓前人留下來(lái)的寶貴財(cái)富失去傳承的意義和厚重的文化氣息。但如果當(dāng)時(shí)對(duì)于這些建筑等的設(shè)計(jì)、施工環(huán)節(jié)、用料等都被妥善存檔，當(dāng)?shù)鼐涂梢哉{(diào)出檔案，按照以前的記錄去修繕這些物質(zhì)。可見(jiàn)，花費(fèi)人工的力量去存檔留檔并不是一件無(wú)用的、形式主義的事，在關(guān)鍵時(shí)刻可以起到難以估量的用處[2]。然而，城鎮(zhèn)的建設(shè)過(guò)程漫長(zhǎng)而繁雜，需要記錄的內(nèi)容瑣碎而雜亂，有些檔案不好保存，要想將所有資源留存檔案，是一件耗時(shí)耗力又很棘手的事情。因此，為檔案管理建設(shè)一支工作高效、一絲不茍的工作隊(duì)伍是一個(gè)重要的因素。而如今檔案管理雖然一直作為城鎮(zhèn)發(fā)展的一項(xiàng)工作，卻并沒(méi)有被重視起來(lái)，部分城鎮(zhèn)直接將資金流動(dòng)與檔案畫(huà)等號(hào)，讓會(huì)計(jì)人員順便管理檔案，這是非常不專(zhuān)業(yè)的，在這樣的工作方式下，檔案管理起不到該有的作用。這樣的工作方式看起來(lái)省事，實(shí)則絆住了城鎮(zhèn)未來(lái)的發(fā)展腳步。小城鎮(zhèn)應(yīng)當(dāng)構(gòu)建一套固定的業(yè)務(wù)流程，組建一支精悍而有組織的工作隊(duì)伍，并建設(shè)完善的管理體制，這樣才能化繁為簡(jiǎn)，將繁雜的檔案存儲(chǔ)工作有效地運(yùn)轉(zhuǎn)起來(lái)。在工作流程上，也要提前制定一套標(biāo)準(zhǔn)，如檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、保密分級(jí)。每一項(xiàng)工程建設(shè)完成后，都要嚴(yán)格按照統(tǒng)計(jì)、收集等流程整理檔案，每一項(xiàng)工作都要明確責(zé)任主體，以防一些保密檔案的泄露。為了保證工作隊(duì)伍的工作效率，還應(yīng)該對(duì)員工進(jìn)行獎(jiǎng)懲制度，以規(guī)范他們的行為。同時(shí)，檔案還應(yīng)該有定期抽檢等環(huán)節(jié)，以確保檔案的完整性、真實(shí)度。這樣才能全面而準(zhǔn)確地對(duì)各類(lèi)信息歸檔。二、融入新興科技手段傳統(tǒng)的檔案管理方式耗時(shí)耗力，從方案設(shè)計(jì)到建設(shè)流程，產(chǎn)品用料，負(fù)責(zé)人員等都得一一記錄，在整理檔案的過(guò)程中需要下發(fā)任務(wù)，各自整理，收取資源，質(zhì)量檢查等流程，很難做到高效完成，由于基層人員缺乏檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，很難按照管理人員的要求將各種資料收集全面，這會(huì)進(jìn)一步影響檔案的分類(lèi)和管理，從而影響未來(lái)檔案的使用。所以，在檔案管理工作中，要及時(shí)使用工具來(lái)輔助人的工作，把高科技產(chǎn)品融入檔案管理中，合理地利用起來(lái)。投入科技產(chǎn)品可以提高檔案管理的效率，減少人力成本，同時(shí)把所有的資源有效利用。所以，有必要把新興科技引進(jìn)檔案管理中，并不斷改革，在科技上適時(shí)改進(jìn)。與以往的傳統(tǒng)檔案相比，科技檔案本身就是一種能代表時(shí)代意義的寶貴資產(chǎn)，更應(yīng)該引起重視?？梢?jiàn)，科技檔案是一種非常重要的檔案，是當(dāng)今時(shí)代的信息資源，這些檔案在一定時(shí)機(jī)能夠?yàn)樾〕擎?zhèn)帶來(lái)意想不到的價(jià)值。當(dāng)今小城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理的科技水平還有一定的局限，對(duì)于檔案的收集、整理等方面還存在著許多問(wèn)題，因此，檔案管理機(jī)制還應(yīng)該向先進(jìn)的行業(yè)學(xué)習(xí)，多多培養(yǎng)技術(shù)人才，大力開(kāi)發(fā)技術(shù)。例如，在查找檔案時(shí)，為了高效查找，可以省去人工查找的時(shí)間，建立搜索引擎。更進(jìn)一步的，可以添加折半查找等算法，優(yōu)化查找時(shí)間，真正做到快速尋找檔案。另外，純技術(shù)人員在開(kāi)發(fā)檔案系統(tǒng)時(shí)可能不能完全考慮到系統(tǒng)的實(shí)用性，小城鎮(zhèn)可以多多培養(yǎng)一些交叉人才，同時(shí)擁有檔案管理知識(shí)和精通技術(shù)的人員可以為小城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理貢獻(xiàn)許多新的解決方案[3]?？傊?，在小城鎮(zhèn)不斷建設(shè)的過(guò)程中，檔案管理工作必須齊頭并進(jìn)，記錄好小城鎮(zhèn)的歷史性變化和重大變化，維護(hù)居民的經(jīng)濟(jì)權(quán)益，記錄小城鎮(zhèn)的資金流動(dòng)和發(fā)展。隨著小城鎮(zhèn)對(duì)國(guó)家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展日益成為一個(gè)重點(diǎn)，小城鎮(zhèn)