檔案信息檢索工具的分析與探討

檔案信息檢索工具的分析與探討

文件搜索：文件搜索（部門）將存儲(chǔ)文件材料的線索分類為各種搜索工具，建立文件搜索系統(tǒng)，檢索必要文件，并提供使用文件的服務(wù)。用戶對(duì)于檔案信息的需求多種多樣,隨著信息檢索技術(shù)的不斷發(fā)展,檔案信息檢索也就由此產(chǎn)生了多種類型的信息檢索。而只有更好的了解不同類型的檔案信息檢索類型才能更高效、更快捷、更準(zhǔn)確地獲取所需檔案信息。那么檔案信息檢索類型到底如何劃分的呢?就目前情況看主要有以下類型:一、搜索狀態(tài)下的文件類型(一)事實(shí)檢索對(duì)數(shù)據(jù)的檢索數(shù)據(jù)檢索,即以數(shù)據(jù)作為檢索對(duì)象,查找用戶所需的數(shù)值型性數(shù)據(jù)。其檢索對(duì)象包括各種調(diào)查數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、特性數(shù)據(jù)等。事實(shí)檢索,即以事實(shí)作為檢索對(duì)象,查找用戶所需的描述性事實(shí)。其檢索對(duì)象包括機(jī)構(gòu)、企業(yè)或人物的基本情況等。文獻(xiàn)檢索,即以文獻(xiàn)為檢索對(duì)象,查找含有用戶所需信息內(nèi)容的文獻(xiàn),其檢索對(duì)象包括特定信息的各類文獻(xiàn)。(二)根據(jù)搜索方法，可分為手動(dòng)搜索和計(jì)算機(jī)搜索1.準(zhǔn)確性和不風(fēng)險(xiǎn)手工檢索,即以手工操作方式,靠檢索人員的手翻、眼看和腦子判斷來進(jìn)行的。這種檢索方式準(zhǔn)確性較高。不受時(shí)間、收費(fèi)等因素影響,對(duì)檢索環(huán)境的要求不高,費(fèi)用消耗低。但手工檢索過程一般較長(zhǎng),檢索速度較慢,效率較低,對(duì)任務(wù)繁、難度大和較為復(fù)雜的檢索課題往往難以滿足需求。2.基于機(jī)器的檔案信息分揀計(jì)算機(jī)檔案檢索是指在人和計(jì)算機(jī)的共同作用下去完成的檔案信息存取操作,從機(jī)器存儲(chǔ)的大量數(shù)據(jù)中自動(dòng)分揀出用戶所需的檔案信息。其優(yōu)點(diǎn)是檢索速度快,能夠多元檢索,檢索的全面性較高。相對(duì)手工檢索方式而言,這種檢索方式須借助相應(yīng)的設(shè)備進(jìn)行檢索,投資大,并須屆時(shí)維護(hù)。(三)高度優(yōu)化檢索強(qiáng)相關(guān)檢索:強(qiáng)調(diào)檢索的準(zhǔn)確性,向用戶提供高度對(duì)口信息檢索,也稱特性檢索。弱相關(guān)檢索:強(qiáng)調(diào)檢索的全面性,向用戶提供系統(tǒng)完善信息的檢索,也稱族性檢索。這種檢索注重查全。(四)定題檢索階段定題檢索:查找有關(guān)特定主題最新信息的檢索。其特點(diǎn)是檢索最新的信息,時(shí)間跨度小,定題檢索在檔案信息庫更新運(yùn)行時(shí),即每當(dāng)檔案信息庫加入新的檔案信息時(shí),就運(yùn)行一定的定題檢索,從而查找出特定主題的最新信息。這種檢索非常適合于檔案信息跟蹤,以便及時(shí)了解有關(guān)主體領(lǐng)域的最新發(fā)展動(dòng)態(tài)。回溯檢索:查找一段時(shí)期內(nèi)有關(guān)特定主題信息的檢索。也稱為追溯檢索。其特點(diǎn)是既可以查找過去某一段時(shí)間內(nèi)的特定主題信息,也可以查找最近的特定主題信息。(五)檢索內(nèi)容是特定信息的內(nèi)容,是多媒體檢索文本檢索:查找含有特定信息的文本文獻(xiàn)的檢索。其結(jié)果是文本形式反映特定信息的內(nèi)容。多媒體檢索:查找含有特定信息的多媒體檔案文獻(xiàn)的檢索。其結(jié)果是以多媒體形式表現(xiàn)的特定信息,如圖像、聲音、動(dòng)畫、影片等。二、根據(jù)文件搜索工具的當(dāng)前趨勢(shì)(一)電子、網(wǎng)絡(luò)型檢索工具的發(fā)展應(yīng)該說,電子、網(wǎng)絡(luò)型檢索工具是建立在傳統(tǒng)檢索工具基礎(chǔ)之上的,一般電子、網(wǎng)絡(luò)型檢索工具都脫胎于優(yōu)秀的書本型檢索工具,并借助于印刷型檢索工具對(duì)檔案信息的收藏、分類、索引、傳遞、共享以及在人力、物力、財(cái)力上的支持,得以快速起步,電子、網(wǎng)絡(luò)型檢索工具的發(fā)展離不開傳統(tǒng)檢索工具。隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展和日趨成熟,電子、網(wǎng)絡(luò)型檢索工具越來越來顯示出強(qiáng)大優(yōu)勢(shì),是傳統(tǒng)檢索工具所無法比擬的。首先,它存儲(chǔ)容量巨大,檢索速度極高。其次,檢索功能強(qiáng)大,可有眾多的檢索入口,如:對(duì)同一部檔案資料進(jìn)行檢索可有分類名、分類號(hào)、作者、原文出處、出版單位、出版地、期號(hào)、關(guān)鍵詞等多個(gè)入口進(jìn)行檢索。美國(guó)國(guó)家檔案館新開發(fā)的“檔案檢索目錄系統(tǒng)”(簡(jiǎn)稱ARC)就是其中一個(gè)最具代表性的檔案信息檢索系統(tǒng)。該系統(tǒng)無論從狹義的全、準(zhǔn)、快,還是從廣義的全、準(zhǔn)、快、便、省的角度看,都具有很高的檢索效率,堪稱為世界一流的檔案檢索系統(tǒng)。ARC檢索系統(tǒng)在檢索效率上檢全率高、檢準(zhǔn)率更強(qiáng)、檢索方便性及速度更好。究其原因,主要是因?yàn)樵撓到y(tǒng)不僅提供更為完善的關(guān)鍵詞檢索、數(shù)字化副本檢索和定位檢索,而且還提供從人名、機(jī)構(gòu)名和專題角度進(jìn)行檢索。再次,提供全文檢索,實(shí)現(xiàn)對(duì)結(jié)果的自動(dòng)統(tǒng)計(jì)分析。檢索的最終目的是閱讀原文,電子、網(wǎng)絡(luò)型檢索工具只需點(diǎn)擊“原文”即可閱讀。第四,它可提供多媒體全方位信息,隨著多媒體技術(shù)發(fā)展,集文字、圖像、聲音、影像于一體的檢索工具也將不斷出現(xiàn)。(二)傳統(tǒng)的搜索工具仍然占相當(dāng)大的“比例”1.能為知識(shí)信息提供準(zhǔn)確識(shí)別傳統(tǒng)檢索工具的編制要求內(nèi)容豐富、資料詳實(shí)、釋義明確、知識(shí)信息多、學(xué)術(shù)容量大、編例科學(xué)、排檢合理、校對(duì)認(rèn)真,既能真實(shí)反映最新科學(xué)技術(shù)成果,也能最大限度地揭示各種知識(shí)信息,使用戶多途徑、迅速準(zhǔn)確找到所查資料。2.電子、網(wǎng)絡(luò)型檢索工具正式出版的印刷型文獻(xiàn)都要經(jīng)過層層把關(guān),慎重審校,加上造紙技術(shù)和印刷技術(shù)歷經(jīng)千余年的發(fā)展,可謂“爐火純青”,因而印刷型檢索工具經(jīng)久耐用,又安全可靠。而電子、網(wǎng)絡(luò)型檢索工具存在隨意性和不可規(guī)范性等現(xiàn)象。就現(xiàn)階段以至相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)也無法確保知識(shí)信息的安全性、長(zhǎng)久性,一方面是技術(shù)參數(shù)太多,諸如計(jì)算機(jī)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)、電路等各個(gè)環(huán)節(jié)都可能出現(xiàn)故障。另一方面是電腦病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵,讓人們防不勝防。3.檔案檢索工具的智能化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高。據(jù)年齡限制,檔案工作人員電子、網(wǎng)絡(luò)型檢索工具雖然具有強(qiáng)大的發(fā)展勢(shì)頭和生命力,但目前還存在不少問題,制約了它的應(yīng)用與發(fā)展。首先,收集數(shù)據(jù)不齊全、不完整。許多全文數(shù)據(jù)庫只有篇名檢索,沒有收集全文。另外許多檔案資料幾乎并未進(jìn)行電子化,仍然只能進(jìn)行手工檢索,這是現(xiàn)階段檔案檢索工作的一大漏洞。其次,數(shù)據(jù)庫不健全、標(biāo)引不規(guī)范、沒有建立統(tǒng)一的“精審制度”。再次,技術(shù)不成熟、不穩(wěn)定,檔案人員計(jì)算機(jī)技術(shù)缺乏,影響和制約了電子、網(wǎng)絡(luò)型檢索工作的發(fā)展進(jìn)程。另外,電子、網(wǎng)絡(luò)型檢索工具附加條件多且價(jià)格昂貴,這給經(jīng)濟(jì)效益原本不高的檔案部門帶來一定的困難?；谝陨弦蛩?可以肯定地說傳統(tǒng)檔案檢索工具在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)不會(huì)消失,而且將繼續(xù)發(fā)揮著無法替代的作用。(三)電子、網(wǎng)絡(luò)型檢索工具電子、網(wǎng)絡(luò)型檢索工具在傳統(tǒng)檢索工具的基礎(chǔ)上,利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)書本型的內(nèi)容進(jìn)行揭示與開發(fā),從而達(dá)到高速度、全方位的檢索目的。傳統(tǒng)型檢索工具,例如,印刷型的權(quán)威性、科學(xué)性、可靠性給電子、網(wǎng)絡(luò)型檢索型檢索工具提供理論基礎(chǔ)。而電子、網(wǎng)絡(luò)型檢索工具在