第二章 秘書人員的素質(zhì)

輸給紙條

我的兩次應(yīng)聘經(jīng)歷讓我印象深刻，因?yàn)槲揖尤欢驾斣诩垪l上。第一次應(yīng)聘，我一路過關(guān)斬將，順順當(dāng)當(dāng)?shù)鼗卮鹜曜詈笠粋€(gè)問題，心里正美滋滋的時(shí)候，忽然看見一張紙條從總經(jīng)理的辦公桌上落下來，剛好飄落在我的腳邊。我很自然地蹲下身，撿起紙條，向紙條上看了一眼，上面是被筆抹掉的幾組電話號(hào)碼。我見是廢紙，便揉成一團(tuán)扔進(jìn)了旁邊的廢紙簍。這時(shí)，總經(jīng)理的臉色變了，向我擺了擺手說：“你可以出去了，你不符合我們的條件?！蔽也唤獾貑栐?。“你剛才拾起紙條時(shí)，犯了兩個(gè)錯(cuò)誤，”總經(jīng)理不無遺憾地說，“這張紙條是我故意碰落的，以考驗(yàn)?zāi)阌惺裁捶磻?yīng)。作為秘書，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)桌上的東西是不能隨便翻看的，而你拾紙條的時(shí)候，一直盯著看，這是錯(cuò)誤一；撿到紙條后，你沒有經(jīng)過我的同意便擅自扔進(jìn)了廢紙簍，這是錯(cuò)誤二，所以你不適合當(dāng)秘書……”第二次應(yīng)聘，我也是很快過了三關(guān)，復(fù)試時(shí)總經(jīng)理問了我一些做秘書應(yīng)具備的素質(zhì)，我一一作了回答，總經(jīng)理很滿意。這時(shí)，我看到了紙條飄落下來，又落到我的腳邊。又要作考驗(yàn)？我可再也不上當(dāng)了。故意裝作什么也沒看見，依然直視著總經(jīng)理?？偨?jīng)理見我坐著一動(dòng)不動(dòng)，用異樣的眼光看了看我，然后自己走到紙條邊，撿起紙條放回原處，向我搖了搖頭說，“年輕人，你之前給我的印象被這張紙條破壞了?！蔽乙苫蟛唤獾貑枺骸盀槭裁?？”

“我剛才跟你說了我們公司人手少，一個(gè)人要干幾個(gè)人的事情，”總經(jīng)理遺憾地說，“可是你見到一張紙條掉地上了，連彎一下腰都不愿意，所以你不符合我們的要求?！薄鞍?？……”問題：做秘書應(yīng)具備怎樣的素養(yǎng)，怎樣才是合格的秘書？

“據(jù)有關(guān)方面報(bào)道，僅北京市的高級(jí)秘書，人才缺口在1萬人以上，并且這個(gè)缺口在以每年10％的速度擴(kuò)大?！保浴冻刹胖芸贰柏?fù)責(zé)招聘的一些人力資源部經(jīng)理們?cè)蛴浾咴V苦：公司一旦發(fā)布招聘“秘書”的信息，前來應(yīng)征的往往不下數(shù)百人，能達(dá)到“職業(yè)秘書”水平的則很少，真正有經(jīng)驗(yàn)、有能力、有地位、能夠稱得上高級(jí)秘書的人更是鳳毛麟角?！保灾袊逃猩荚嚲W(wǎng)

“為什么理想的秘書難找？不是沒有人打字與速記的水準(zhǔn)一流，一年一屆秘書訓(xùn)練班中出的人材就有不少，個(gè)個(gè)在秘書技巧上都成績優(yōu)異，到頭來能在大機(jī)構(gòu)與大人物身邊成為一個(gè)舉足輕重，備受上司重視的秘書，少之又少。就為了一句話，只曉做事，不懂做人。而秘書偏偏就是最需要會(huì)做人的工作。

－－梁鳳儀《秘書必讀》問題：什么才是優(yōu)秀的秘書？第二章秘書人員的素養(yǎng)

秘書素養(yǎng)是指秘書人員開展秘書工作必須具備的內(nèi)在基本條件。作業(yè)：查找10篇與秘書素養(yǎng)有關(guān)的文獻(xiàn)（類型不限）。作業(yè)具體要求：1、仔細(xì)閱讀并歸納出每篇的主要內(nèi)容（寫出內(nèi)容摘要），寫出文獻(xiàn)的來源出處，查找文獻(xiàn)信息的方法與途徑。2、看完所查的所有文獻(xiàn)，寫一篇讀后感。（談?wù)勀銓?duì)優(yōu)秀秘書應(yīng)具備素養(yǎng)的認(rèn)識(shí)，就你現(xiàn)有狀況，列出你的差距主要在什么地方，你的打算，有無解決的方法與計(jì)劃等）3、字?jǐn)?shù)無固定要求，文字表達(dá)要有條理。用人單位、單位領(lǐng)導(dǎo)專業(yè)人士從業(yè)人員社會(huì)民眾

總經(jīng)理秘書招聘職位描述：1、本科以上學(xué)歷，英語或國際貿(mào)易相關(guān)專業(yè)畢業(yè)；

2、年齡25-35歲，女：身高1.65米以上，男：身高１.72米以上,形象氣質(zhì)佳；

3、具有良好英語口語及讀寫能力；良好的文字功底；

4、工作有條理性，思路開闊，對(duì)事物有敏銳的觀察力，公關(guān)能力強(qiáng)，具有良好的語言表達(dá)能力，能做文案的優(yōu)先考慮，責(zé)任心強(qiáng)，為人誠懇；

5、出色的溝通技巧及良好的對(duì)外溝通、聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)能力，二年以上獨(dú)資企業(yè)及合資企業(yè)相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)；

國家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室業(yè)務(wù)秘書

工作職責(zé)：協(xié)助室領(lǐng)導(dǎo)處理與業(yè)務(wù)相關(guān)的工作，負(fù)責(zé)國家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室網(wǎng)站建設(shè)和維護(hù)，負(fù)責(zé)研究生工作。

人數(shù)：1人

應(yīng)聘條件：大學(xué)本科以上，化學(xué)或藥學(xué)專業(yè)畢業(yè)，熟練使用計(jì)算機(jī)各種軟件和網(wǎng)站建設(shè)與維護(hù)，較好的中英文表達(dá)能力。為人正直，處事公正，有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)和良好的組織協(xié)調(diào)能力。

北京居易偉業(yè)投資管理有限公司

職位描述：秘書工作年限:1-2年學(xué)歷要求:本科以上年齡23歲以上，女性，本科以上、有2年以上的相同工作經(jīng)驗(yàn)，有英語聽說讀寫能力，能起草文件，記錄/提醒總經(jīng)理日常工作安排，能獨(dú)立出差工作，形象好、氣質(zhì)佳、文筆出眾、口齒伶俐、細(xì)致周到、溝通交際能力強(qiáng)。

微型調(diào)查：老板喜歡什么樣的秘書

（深圳新聞網(wǎng)）

得力的秘書將使老板左右逢源，受益匪淺，選擇一位好秘書對(duì)老板至關(guān)重要。不同的老板有自己不同的標(biāo)準(zhǔn)。陳先生

（某外企大區(qū)經(jīng)理）：

有些人說秘書是吃“青春飯”的，不客氣的講我認(rèn)為這是對(duì)秘書職業(yè)的一種褻瀆，是一種認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)。在高級(jí)秘書身上，聰明、有團(tuán)結(jié)精神。這個(gè)隊(duì)伍的凝聚力、認(rèn)真可靠是他們的共性。悟性對(duì)于秘書來說也是很重要的，他們會(huì)為領(lǐng)導(dǎo)提出有創(chuàng)造性的建議，并且在任何事情上可以分出輕重。秘書必須具備一種職業(yè)的道德。對(duì)于一位秘書來講，又有靚麗的容貌又有能力當(dāng)然是最好，但是當(dāng)兩者不可兼得時(shí)，能力和悟性是關(guān)鍵的。吳迪（順捷彩悅化妝品有限公司董事長）：

選擇秘書最重要的是看她的工作經(jīng)歷。除聰明以及硬件條件外，秘書必須具備很強(qiáng)的專業(yè)能力，在財(cái)務(wù)、銷售方面能夠獨(dú)立處理問題。在溝通、協(xié)調(diào)上有一種悟性。胡成（北京捷德智能限公司人事部經(jīng)理）：

有沒有高級(jí)秘書職業(yè)資格證書在老板眼中已經(jīng)不重要了，取而代之的是“全能型”的秘書。另外，由于秘書會(huì)接觸到公司的一些內(nèi)部的文件，所以保守秘密很關(guān)鍵，秘書的職業(yè)道德也越來越被老板所看重。

秘書人員應(yīng)“政治上可靠，思想上敏銳，工作上勤奮，學(xué)習(xí)上刻苦，作風(fēng)上嚴(yán)謹(jǐn)”。

－－鄧穎超出版社訪問香港地區(qū)約60位秘書的問卷調(diào)查結(jié)果一位出色秘書具備以下條件之重要性百分比沒有七大硬功不要去當(dāng)秘書－外在形象、氣質(zhì)；職業(yè)性格、心理素質(zhì)；知識(shí)結(jié)構(gòu)；專業(yè)能力；職業(yè)道德等。

注意1：外在形象與形象管理個(gè)人的儀表風(fēng)采是很重要的。－－梁鳳儀長相不成為出色秘書的障礙，但這不包括個(gè)人的儀表風(fēng)采在內(nèi)。

出版社訪問香港地區(qū)約60位秘書的問卷調(diào)查結(jié)果一位出色秘書具備以下條件之重要性百分比案例小李是一個(gè)活潑開朗的女孩，大學(xué)畢業(yè)后，到某網(wǎng)絡(luò)公司當(dāng)一名行政助理。小李平時(shí)愛翻時(shí)尚雜志，穿得比較新潮和前衛(wèi)：薄紗連衣裙、改良后的中式旗袍等。小李上司是位嚴(yán)肅的中年男子。他從一開始就對(duì)小李的服飾表現(xiàn)出反感，多次提醒她注意自己的形象，可小李想這又不是部隊(duì)和政法機(jī)關(guān)，干嘛要穿得那么規(guī)規(guī)矩矩？于是依然我行我素。結(jié)果，上司對(duì)小李印象特別差，經(jīng)常借故對(duì)她大發(fā)脾氣。最后，小李不得不帶著滿腹的委屈離開了那家公司。魏小姐是一位很棒的電子工程師，曾在國家電視臺(tái)工作。為了事業(yè)的發(fā)展，她前往另一家廣播電視公司應(yīng)聘，卻遭到失敗。不久，她又得知索尼公司招聘秘書，并收到面試通知。為了不再錯(cuò)過機(jī)會(huì)，這次她請(qǐng)教了形象設(shè)計(jì)師。當(dāng)魏小姐拿出面試時(shí)的衣服－－一件花邊過時(shí)的襯衣、一件寬構(gòu)化纖混紡的黑西服、一條棕色肥大的西褲時(shí)，設(shè)計(jì)師說：“這身衣服讓你看上去像個(gè)在北京郊區(qū)賣菜的大姐，你的技術(shù)再好，別人也會(huì)有疑問，她的能力和她的外表為什么不相稱？她可能是個(gè)全面素質(zhì)都優(yōu)秀的人嗎？”最后設(shè)計(jì)師為她挑選了一套深藍(lán)西服套裙，外加一件優(yōu)質(zhì)純棉白襯衫。魏小姐后順利拿下了索尼公司的工作。老板說：“從你一進(jìn)門，你的神情和外表就告訴我你是我們所期望的人?！焙赀h(yuǎn)公司欲招聘一名行政助理，前來應(yīng)聘者絡(luò)繹不絕，不乏重點(diǎn)大學(xué)中文、行政管理等專業(yè)的畢業(yè)生，也有風(fēng)度翩翩的職場(chǎng)人士。但行政經(jīng)理最終選中了一個(gè)普通高職商務(wù)秘書專業(yè)畢業(yè)的小伙子陳成。經(jīng)理后來道出原因：“我注意到他的襯衫袖口和領(lǐng)結(jié)這兩個(gè)細(xì)微之處。另外，我還發(fā)現(xiàn)他在門口時(shí)就蹭掉了鞋底的泥，以免弄臟地板，進(jìn)門后隨手關(guān)上了門，說明他做事小心仔細(xì)；其他人都從我故意放在地板上的那支鋼筆上跨過去，只有他彎腰撿起筆放回桌上。而且他一走進(jìn)我的辦公室，就先脫去帽子，態(tài)度謙恭，回答問題時(shí)清楚果斷，這些都證明他既懂禮貌又有能力?！?/p>

作為辦公室的一員，我們每天都可能要走進(jìn)別人的辦公室?；蛟S請(qǐng)示匯報(bào)工作，或許是洽談業(yè)務(wù)，或許只是遞送一份文件。不管你的目的是什么，只要你在別人的辦公室出現(xiàn)，就總會(huì)有人在一旁打量、觀察、評(píng)析你的外表與自信，如果你出現(xiàn)時(shí)面帶羞愧、歉疚和不安，那么你極有可能在未開口前就已失掉顧客、生意和業(yè)績了。一般要求：整潔的發(fā)型清爽的面孔干凈的手部合適的著裝優(yōu)雅的姿態(tài)謙和的態(tài)度得當(dāng)?shù)难哉勁e止等思考與訓(xùn)練題著裝穿衣也是一種品位，這與教育、經(jīng)歷、心態(tài)有關(guān)。即使你生性隨便，不拘小節(jié)，但在著裝規(guī)范上仍然必須有所講究，對(duì)此你能否做到，或換句話說，你能否為了職業(yè)要求而改變自己？請(qǐng)專業(yè)發(fā)型師為你的發(fā)型確定最合適的標(biāo)準(zhǔn)，然后以此作一些變化來豐富與生動(dòng)自己的形象。平時(shí)注意按禮儀規(guī)范訓(xùn)練自己的姿態(tài)（如：站、坐、行、表情、動(dòng)作等）、舉止，請(qǐng)同學(xué)、親朋指出自己的不足，進(jìn)行及時(shí)糾正。為什么說職業(yè)秘書的表情有著嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，既不能張揚(yáng)，又不能內(nèi)斂，而是恰到好處的平和？難道這對(duì)其職業(yè)形象真有那么重要的關(guān)系嗎？在鏡子前反復(fù)訓(xùn)練正確的表情神態(tài)，努力把握住職業(yè)需要的分寸感，將自己以為最符合職業(yè)身份的表情定格，作為你的招牌表情。表情規(guī)范并不是呆板，努力讓自己的表情可親可敬，既要平和，又要生動(dòng)。注意2：職業(yè)性格與性格塑造性格是一個(gè)人對(duì)外界事物及他人的態(tài)度和行為上表現(xiàn)出來的比較穩(wěn)定的心理特征，也是一個(gè)人內(nèi)心情緒的定位。如：冷漠、熱情、誠實(shí)、虛偽、認(rèn)真、馬虎、自信、自卑、大方、羞怯、勇敢、膽怯、果斷、猶豫、開朗、抑郁、敏感、遲鈍等職業(yè)性格性格與人的職業(yè)有很大的關(guān)系，長期固定做一件相同的事，無疑會(huì)使從事同一職業(yè)的人形成相同的職業(yè)性格，然后約定俗成，這種職業(yè)性格也就成為了同業(yè)公認(rèn)的職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。秘書職業(yè)性格：豁達(dá)溫和熱忱縝密敏捷內(nèi)斂自制等思考或訓(xùn)練題（性格塑造）：查閱有關(guān)書籍，寫出對(duì)于性格的解釋，仔細(xì)思考你理想中的成功性格，無論是書中論述還是你的看法，都將它們羅列出來。自我診斷：自己性格現(xiàn)有的特征，與職業(yè)性格特征的差異和優(yōu)劣對(duì)比，需要改變和塑造的性格特征。用修正自己不良行為的方法改變自己的性格寫出你自己以為需要修正的外在表現(xiàn)，尋找它們與你性格中哪些不合理內(nèi)容有關(guān)。詳細(xì)寫出你的修正措施，具體到方法與期限，以及承諾和獎(jiǎng)罰的做法。(只有給自己必要的壓力，你才能克服人性的弱點(diǎn)尤其是惰性，達(dá)到改變性格的目的)。進(jìn)行情緒管理訓(xùn)練

控制自己的情緒，把握適當(dāng)?shù)姆执?，合情合理地運(yùn)用在日常生活與工作中，這是秘書的職業(yè)要求之一。

在心理學(xué)上，對(duì)情緒的認(rèn)識(shí)、評(píng)價(jià)和協(xié)調(diào)管理能力被稱為情商（EQ）。

一是對(duì)自己情緒管理的能力和技巧；二是管理別人情緒的能力和藝術(shù)。

注意：情緒是非常私人化的東西，別人有可能影響你，但無法控制你，真正能夠控制你的情緒的人只有你自己。

“能控制自己情緒的人是命定的領(lǐng)導(dǎo)者，他們之所以被選出來管理別人，正是因?yàn)樗麄兙邆淞斯芾碜晕业哪芰??！保喔宄煊X自己的感受(認(rèn)清自己的情緒)了解情緒產(chǎn)生的原因，找到有效的解決方法用合適的方式表達(dá)自己的情緒成為情緒的主人，而不是成為情緒的奴隸

課后閱讀要求選擇一本有關(guān)“情商”的書籍閱讀

如：丹尼爾·戈?duì)柭肚樯獭?/p>

新世界出版社：《哈佛情商課》

第一節(jié)秘書的職業(yè)道德

道德：是以善惡評(píng)價(jià)的方式來調(diào)整人與人、個(gè)人與社會(huì)之間相互關(guān)系的標(biāo)準(zhǔn)、原則和規(guī)范的總和，也指那些與此相應(yīng)的行為、活動(dòng)。它是人類社會(huì)所特有的，依靠社會(huì)輿論、傳統(tǒng)習(xí)俗和人們的內(nèi)心信念來維系，對(duì)人們的行動(dòng)進(jìn)行善惡評(píng)價(jià)的社會(huì)意識(shí)、原則規(guī)范和行為活動(dòng)的總和。

秘書的職業(yè)道德是人類普遍道德精神在秘書工作實(shí)踐中的具體運(yùn)用，是從事秘書工作的人們，在長期的職業(yè)實(shí)踐中形成的調(diào)整相互關(guān)系的行為規(guī)范的總和。秘書職業(yè)道德規(guī)范規(guī)定秘書人員在職業(yè)活動(dòng)中的行為規(guī)范。

這樣插話該不該？

一次，某基層單位向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)如何落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的有關(guān)問題。某領(lǐng)導(dǎo)還未講話，他的秘書就搶先不斷插話提問題。后來不等領(lǐng)導(dǎo)做出決定就大談?dòng)嘘P(guān)的幾條辦理意見，而且經(jīng)常這樣，在類似場(chǎng)合插話、提問，做決定性的講話。注意：

秘書人員的職業(yè)道德要求主要由秘書工作的特點(diǎn)和要求決定，同時(shí)受各國的社會(huì)制度，文化背景、價(jià)值觀念和風(fēng)俗習(xí)慣等的影響。忠于職守，自覺履行各項(xiàng)職責(zé)；服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀；兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無名英雄；謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道，熱情服務(wù)；遵紀(jì)守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私；恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密；實(shí)事求是，勇于創(chuàng)新；刻苦學(xué)習(xí)，努力提高思想、科學(xué)文化素質(zhì)；鉆研業(yè)務(wù)，掌握秘書工作各項(xiàng)技能。

－－《秘書職業(yè)技能培訓(xùn)鑒定教材》敬業(yè)愛業(yè)，甘于平凡

“如果你只掌握一些基本的技能，但并不真正喜歡秘書這種‘伺候人’的工作，就肯定成不了一個(gè)讓領(lǐng)導(dǎo)滿意的職業(yè)秘書。態(tài)度決定一切”

－－《一個(gè)外企女秘書的日記》“我和微軟的成功因?yàn)橛新秾殹?/p>

－－比爾·蓋茨

“只要她能勝任公司的各種雜務(wù)而不厭其煩就行了?！?/p>

－－比爾·蓋茨美國總統(tǒng)布什

參考譯文：

我很高興地對(duì)本次由國際行政專員協(xié)會(huì)（IAAP）主辦的行政專員周50周年慶典活動(dòng)表示熱烈的祝賀。

五十年前，設(shè)立這一特別周目的在于肯定秘書工作的作用，并為秘書和行政工作創(chuàng)造機(jī)遇。今天，在美國有390萬秘書和行政助理人員。他們?cè)谡k公室，私營公司、社區(qū)組織及其他無數(shù)機(jī)構(gòu)中從事著重要的工作。這些專業(yè)人員的工作已經(jīng)，并將繼續(xù)促進(jìn)美國的進(jìn)步。

韓國《現(xiàn)代經(jīng)營》雜志近日對(duì)該國百強(qiáng)企業(yè)最高執(zhí)行官（CEO）的約30名秘書進(jìn)行了調(diào)查，結(jié)果發(fā)現(xiàn)他們平均每天的工作時(shí)間達(dá)10小時(shí)40分鐘。該雜志公布的“CEO秘書的生活方式調(diào)查”報(bào)告稱，這些大企業(yè)首席執(zhí)行官的秘書們工作非常辛苦，他們一般要比公司總裁早20分鐘、也就是在上午7時(shí)32分上班，下班則要晚于總裁26分鐘，即在下午7時(shí)12分離開公司。但令人奇怪的是，和一般工人不同，這些秘書中有17％的人并不認(rèn)為自己的業(yè)務(wù)量“過重”，多達(dá)83％的人甚至認(rèn)為這樣的工作量“正合適”任勞任怨，不辭辛勞

案例：SG的含義

SecretaryGeneralScapegoat案例：

某董事長收到一封有長年生意往來的代理商寄來的無禮信函。于是，董事長把秘書叫來，要他速記下回信大意：“真沒想到會(huì)收到這么不講理的信，雖然我們有過長久的生意往來，也只能到此為止了。對(duì)此事，我還打算對(duì)外公開?！彼貢罁?jù)以上內(nèi)容，迅速復(fù)函給對(duì)方。那么，秘書應(yīng)如何做呢？1、“是的!遵命。”立刻走出辦公室，去打字、投郵。2、認(rèn)為這項(xiàng)在董事長盛怒下所作的決定，對(duì)公司、董事長本人都沒有好處，倒不如擅作主張，把信“壓不來”，不必去打字，更談不上投郵。3、“董事長，何必為了一時(shí)之氣，得罪往來已久的代理商呢？請(qǐng)您三思啊!”向董事長提出這樣的建議。4、當(dāng)天傍晚或經(jīng)過一段時(shí)間董事長息怒后，將打好的信件，送他過目，并說：“您覺得這樣可以寄出去嗎？”服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀

輔助而不干預(yù)協(xié)助而不干擾參謀而非全謀

姜秘書錯(cuò)在哪？

某省茶葉進(jìn)出口公司羅經(jīng)理將與英國客商史密斯談一筆20萬英鎊的茶葉出口合同。姜秘書做接待工作兼翻譯。史密斯一進(jìn)門，姜秘書馬上引進(jìn)會(huì)客室，羅經(jīng)理已等在那里，經(jīng)過一番介紹，他們發(fā)現(xiàn)史密斯粗通中文。羅經(jīng)理與史密斯寒暄的時(shí)候，姜秘書前去泡茶，他用手從茶葉罐中拈了一撮烏龍茶放在茶杯內(nèi)，然后沖上水，把杯子放在史密斯的面前。羅經(jīng)理和史密斯都看到了這一切，史密斯疑惑地問：“聽說你們中國在加工碧螺春時(shí)，姑娘們要用手沾著唾液把茶葉卷起來，是不是？”羅經(jīng)理還未答話，姜秘書立即反應(yīng)：“那種茶葉樣子特別好看，特別香呢!”羅經(jīng)理解釋說：“不，不，不，幾十年前是這種情況，但現(xiàn)在茶葉的種植、采集、加工都嚴(yán)格按照國家出口標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，不會(huì)再出現(xiàn)類似的情況。”史密斯說：“剛才那位小姐給我泡茶不是用手抓的嗎……”

羅經(jīng)理轉(zhuǎn)移話題，引導(dǎo)史密斯到茶葉樣品桌前，雙方就合同事宜談了起來，在價(jià)格問題上雙方爭(zhēng)執(zhí)不下。最后，羅經(jīng)理說：“我按最低價(jià)格打九折給你?！笔访芩钩了贾貢涌冢骸拔覀円呀?jīng)給你成本價(jià)了，你應(yīng)該接受了，你連茶都沒有喝一口，怎么知道茶葉的質(zhì)量呢？”史密斯聽了，聳聳肩，說了聲抱歉，拔腿就走。望著史密斯的背影，羅經(jīng)理沖著姜秘書一頓責(zé)備：“好好的一筆大生意，都讓你給攪了!”

姜秘書茫然不知所措：“經(jīng)理，我不是一直在幫你嗎？怎么會(huì)是我的錯(cuò)？”

“當(dāng)大人物的秘書要有極高的學(xué)識(shí)知識(shí)與智慧修養(yǎng)，然而，本事卻要深藏不露，靜靜滲透于工作之中?！薄懊貢兀坏┍憩F(xiàn)得稍為高調(diào)，就會(huì)惹人矚目，有可能被認(rèn)為過分搶風(fēng)頭。”—梁鳳儀：《秘書必讀》甘居幕后（甘當(dāng)無名英雄）

“十年京兆一書生，愛書愛字不愛名”－－田家英協(xié)助上司處理事務(wù)，協(xié)助上司正確思考，協(xié)助上司打理企業(yè)。像上司那樣思考，比他們考慮得更全面更深刻！像上司那樣行事，比他們做得更周到更出色！將微不足道的事做到完美無暇，將舉足輕重的事做得無懈可擊！我們無法改變上司，但是我們可以影響上司！－－廖金澤案例：

2005年某省委副書記因貪污受賄被“雙規(guī)”后移交司法機(jī)關(guān)，追究刑事責(zé)任。而跟了這位副書記四年的秘書陳某一樣有受賄嫌疑，而且在書記與其情婦之間牽線搭橋，甚至為其情婦造假文憑，并雇傭流氓地痞替書記的情婦除掉心腹之患。最終這位重點(diǎn)大學(xué)的畢業(yè)生，跟著書記一起入獄。案例：原北京市常務(wù)副市長王寶森的秘書閆振利深受王寶森信任，他常自恃是王寶森的秘書，稱王稱霸，隨意扣押請(qǐng)示報(bào)告，代替王寶森發(fā)號(hào)施令。后因貪污1萬元，挪用公款64萬元，判刑7年。擺正位置，自尊自重，平等待人

“下屬”而非“奴仆”；

不可盲目遵從；案例：良禽擇木“協(xié)調(diào)”而非“指揮”；

不可妄自尊大；不可越權(quán)辦事案例：危險(xiǎn)的“錯(cuò)覺”

嚴(yán)守機(jī)密，提高警覺

第三大硬功：寧死不說的鐵嘴鋼牙。由于秘書和領(lǐng)導(dǎo)基本上形影不離，領(lǐng)導(dǎo)所作所為、所思所想，秘書最為清楚。如果你是個(gè)大嘴巴子，肯定用不了一天就被領(lǐng)導(dǎo)踹出門外去了。功夫老練的資深秘書，就是到了渣滓洞用上火刑，也照樣是一個(gè)字也透不出來。

－－《沒有七大硬功就別去當(dāng)秘書》

案例：男朋友

守口如瓶的美德

嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，迅速敏捷

無微不至和無懈可擊

秘書職業(yè)的特點(diǎn)是對(duì)所有問題所有細(xì)節(jié)的全部掌控與恰當(dāng)處理，任何一點(diǎn)疏忽都有可能帶來無法想象的可怕結(jié)局，對(duì)此絕對(duì)不能掉以輕心。

案例：

Onething,once

秘書“八戒”一戒盲目遵從、缺少主見二戒作風(fēng)浮躁、處事不穩(wěn)三戒心胸狹窄、缺少氣度四戒私欲膨脹、忘乎所以五戒妄自尊大、脫離群眾六戒頭腦空空、不學(xué)無術(shù)七戒假承意旨、越權(quán)辦事八戒麻痹大意、失密泄密

－－《秘書之友》1996年3期第二節(jié)秘書人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)及能力要求

知識(shí)是能力的基礎(chǔ)、源泉，能力有賴于知識(shí)，但不等同于知識(shí)。

一、秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)

知識(shí)結(jié)構(gòu)，是指?jìng)€(gè)人為實(shí)現(xiàn)一定的目標(biāo)，在對(duì)人類知識(shí)體系進(jìn)行學(xué)習(xí)與選擇后，在自己頭腦中形成的具有一定層次的互相協(xié)調(diào)的知識(shí)系統(tǒng)。是指一個(gè)人掌握知識(shí)的門類和深廣度，是知識(shí)整體構(gòu)成的各個(gè)部分及其結(jié)合方式。

“一位秘書常被認(rèn)為是一位‘萬能博士’，她是一位心理學(xué)家、政治家、外交家、研究專家、一位飽學(xué)之士、作家、業(yè)務(wù)律師、機(jī)械師、上司的私人財(cái)務(wù)出納、跑街女郎與辦公桌的清理人?！?/p>

－－(美)賴特：《秘書工作手冊(cè)》秘書人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)的總體應(yīng)體現(xiàn)：

一、豐富性（寬闊性）二、動(dòng)態(tài)性－三、層次性（整體合理性）

了解新技術(shù)的秘書小琳

小琳是北京某機(jī)械公司總裁辦的秘書。由于近年機(jī)械行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)激烈，利潤微薄，公司打算開發(fā)納米技術(shù)產(chǎn)品以形成新的利潤增長點(diǎn)。一天，公司召開臨時(shí)董事會(huì)，討論納米產(chǎn)品項(xiàng)目的問題。由于與會(huì)董事大都是從事機(jī)械產(chǎn)品的研發(fā)和生產(chǎn)的，對(duì)納米技術(shù)了解得不多，所以盡管技術(shù)總監(jiān)用原子、電子負(fù)荷等原理加以解釋，大家還是聽得云里霧里。眼看會(huì)議陷入僵局，總裁有些坐不住了。這時(shí)，坐在總裁身后做會(huì)議記錄的小琳輕聲請(qǐng)示總裁，能否允許自己為大家講解?？偛民R上點(diǎn)頭。于是小琳用通俗的語言講解了什么叫納米、納米技術(shù)的功效、納米技術(shù)的應(yīng)用等，使會(huì)議達(dá)到了預(yù)期的目的。會(huì)議結(jié)束時(shí)，總裁宣布，由小琳負(fù)責(zé)整個(gè)納米技術(shù)產(chǎn)品項(xiàng)目的協(xié)調(diào)工作。

“作為一個(gè)公司的秘書，必須有相應(yīng)的財(cái)會(huì)稅務(wù)方面的知識(shí)。會(huì)計(jì)和稅務(wù)方面的數(shù)據(jù)，是一個(gè)企業(yè)進(jìn)行管理的最基本資料，公司領(lǐng)導(dǎo)最關(guān)心的就是財(cái)務(wù)方面的數(shù)據(jù)了。雖然財(cái)務(wù)部門每個(gè)月、每個(gè)季度都要向他們提供財(cái)務(wù)報(bào)告，不需要我們具有這方面很高的專業(yè)水平，但是，我們秘書一般的財(cái)務(wù)報(bào)告和財(cái)務(wù)報(bào)表還是要能看懂。通過了解財(cái)務(wù)方面的情況，能知道公司目前經(jīng)營現(xiàn)狀和發(fā)展前景，這樣，在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作時(shí)，不至于兩眼一抹黑。如果你們連增值稅和營業(yè)稅、所得稅、費(fèi)用和成本這些基本的概念都分不清，那我建議你們都辭職，回去念幾年書再來上班。”

—某秘書科長二、

秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)的模式－

“通才型”（復(fù)合型）的秘書，其知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)由以下幾個(gè)部分構(gòu)成。

基礎(chǔ)知識(shí)－專業(yè)知識(shí)行業(yè)知識(shí)－

邊緣相關(guān)學(xué)科知識(shí)

某縣1992年刑事犯罪51件，1993年刑事犯罪18件，秘書在上報(bào)材料中寫道：“1993年刑事犯罪數(shù)比1992年下降了1.83倍”新浪與智聯(lián)招聘的一項(xiàng)聯(lián)合調(diào)查結(jié)果：

40%的人認(rèn)為好的秘書最好具備本行業(yè)的專業(yè)知識(shí)背景，34.30%的人認(rèn)為具備專業(yè)知識(shí)的秘書更有出路，只有9.92%的人認(rèn)為不需要。日本高等院校秘書學(xué)科課程門類設(shè)置課程門類培養(yǎng)目標(biāo)課程設(shè)置教養(yǎng)教育科目向上分野表現(xiàn)力類似我國的基礎(chǔ)課但又不完全相同，主要是進(jìn)行秘書的素質(zhì)培訓(xùn)，既有知識(shí)、修養(yǎng)，又包括文藝、體育等在內(nèi)體育（健康體格）與書法兩科人文教養(yǎng)文學(xué)、戲劇、音樂、美術(shù)與兒童文化社會(huì)教養(yǎng)國際知識(shí)(類似于世界歷史、地理與世界文化、政治等)；現(xiàn)代社會(huì)(主要指日本國內(nèi)的社會(huì)文化、經(jīng)濟(jì)、政治以及社會(huì)服務(wù)事務(wù))科學(xué)教養(yǎng)婦女科學(xué)；環(huán)境科學(xué)；自然科學(xué)；健康科學(xué)；生活科學(xué)；情報(bào)科學(xué)專門教育科目秘書基礎(chǔ)知識(shí)即秘書學(xué)科專業(yè)基礎(chǔ)課和專業(yè)課，主要培養(yǎng)秘書專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)技能秘書概論、社會(huì)心理學(xué)、人格心理學(xué)、人間關(guān)系(近似我們的人際關(guān)系與公共關(guān)系)論、經(jīng)營管理概論等秘書實(shí)務(wù)秘書實(shí)務(wù)、文章寫作、會(huì)話表現(xiàn)、英語作文、英語會(huì)話、中國語會(huì)話、文書處理實(shí)務(wù)相關(guān)學(xué)科會(huì)計(jì)學(xué)；簿計(jì)；情報(bào)處理；服裝藝術(shù)；事務(wù)機(jī)器(即辦公自動(dòng)化)；書道、茶道、廣告事務(wù)、音像錄放、旅行參觀事務(wù)、時(shí)事形勢(shì)研究等職業(yè)教育科目社會(huì)職業(yè)教育訓(xùn)練培養(yǎng)作為一種遍及各行各業(yè)的社會(huì)職業(yè)的通用素質(zhì)社會(huì)職業(yè)概論；職業(yè)倫理(即職業(yè)道德、紀(jì)律等)；公務(wù)員法規(guī)(政策)三、秘書人員的能力要求理解和領(lǐng)會(huì)的能力

“老板很多時(shí)因?yàn)榉N種原因，導(dǎo)致他不能細(xì)說因由，因而只隱晦地開個(gè)頭，把事情透露端倪，而不把全部真相以及來龍去脈予以交代。很多時(shí)，忙碌起來，每有這種交代不清楚的情況發(fā)生，也有可能老板在講述此事時(shí)，心里還未完全構(gòu)想到一個(gè)明確的解決方案，故而就有含糊的主張出現(xiàn)。凡此種種情狀，職員能見微知著，把老板的心意摸清而付諸行動(dòng)，把責(zé)任完成，甚或因這透露出來的一點(diǎn)資料，而代老板想到辦法解決，都是值得老板開心的?！?-《秘書必讀》“想他人之所想，憑自思而辦事”

案例：

秘書要有“聽辨功”表達(dá)能力書面表達(dá)（寫作能力）口頭表達(dá)等宏遠(yuǎn)汽車制造股份有限公司因發(fā)展需要，欲引進(jìn)一批汽車類專業(yè)人才，于是準(zhǔn)備前往全國各大高校舉行專場(chǎng)招聘會(huì)。招聘會(huì)程序?yàn)椋?/p>

一、董事長作“宏運(yùn)汽車的發(fā)展之路”報(bào)告；二、人力資源部長作公司所需人才職位說明；三、簡歷投遞與篩選；四、筆