秘書助理的必備技能

《秘書/助理的必備技能》·深刻領(lǐng)悟角色的職責(zé)，樹立良好的心理素質(zhì)；·掌握規(guī)范服務(wù)的商務(wù)禮儀，樹立良好地職業(yè)形象；·提升秘書/助理人員的溝通協(xié)調(diào)能力、任務(wù)執(zhí)行和完成能力；·增強秘書/助理對突發(fā)時間的應(yīng)變和處理能力；·增強秘書/助理對自身工作的認(rèn)同感和敬業(yè)感；·掌握專業(yè)工作技能，提升工作質(zhì)量及工作效率。課程目標(biāo)：第一章秘書/助理的角色與溝通

協(xié)助管理層做工作，承擔(dān)更多的上司責(zé)任，幫助上司取得成果。秘書的職務(wù)角色的4M

第一節(jié)、秘書/助理的角色定位

·公司背景，企業(yè)文化和規(guī)章制度·公司業(yè)務(wù)流程·管理風(fēng)格·工作網(wǎng)絡(luò)·時間管理·性格·服務(wù)需求一、上司的好助手

·企業(yè)文化和規(guī)章制度·組織結(jié)構(gòu)·公司業(yè)務(wù)流程·崗位的服務(wù)要求·職權(quán)范圍·人際關(guān)系二、下級（或同級）的好同事

·企業(yè)文化和規(guī)章制度·秘書在企業(yè)組織中的位置·公司對秘書崗位的技能需求·對自己的特質(zhì)鑒定（分析了解自己）·自我完善的方面·自我發(fā)展的方向三、自己的“嚴(yán)”師

第二節(jié)、秘書/助理的角色素質(zhì)英國倫敦工商會考試局負(fù)責(zé)行政管理方面的主考官Shirley-Taylor女士對中國想從事秘書的年輕人，提出建議：

“要成為一名好秘書，最關(guān)鍵的是對這份工作真正感興趣，并以此為動力抓住每個機會，不斷學(xué)習(xí)，提高自我，以適應(yīng)不斷發(fā)展著的市場的需求?！卑咐懻摚?）：一位合格（優(yōu)秀）秘書應(yīng)如何表現(xiàn)？一、秘書/助理必須具備的基本能力事務(wù)性工作判斷力表現(xiàn)力記憶力執(zhí)行力信息收集能力信息管理能力洞察力組織力決策力影響力承受力適應(yīng)力應(yīng)變力自制力學(xué)習(xí)力愛的能力

1、從容鎮(zhèn)定，嚴(yán)守機密2、忠實守信，公正克己3、獨立工作，求知欲強4、靈活應(yīng)變，做事干練5、主動熱情，性情隨和6、思路清晰，善于溝通7、觀察敏銳，未雨綢繆

良好的理論修養(yǎng)和職業(yè)品德是秘書人員必備的基本素養(yǎng)。二、秘書/助理必須具備的素質(zhì)

“能夠為別人設(shè)身處地想一想的人，能夠了解別人心理的人，是永遠不必為自己的前途著急的。”——美國電器總公司老總歐文案例討論（2）：秘書的“忠誠度”第二章提高工作效率

一、秘書/助理崗位與上司的關(guān)系思考：為什么老板任用了我而不用別人？

秘書、助理是否具有輔助性和服務(wù)性是衡量他與其它角色之間的最本質(zhì)的區(qū)別之一。

二、積極的心態(tài)成就業(yè)績案例討論（3）：她為何提升？

“自覺自愿是一種極為難得的美德，它能驅(qū)使一個人在不被吩咐應(yīng)該去做什么事之前，就能主動地去做應(yīng)該做的事。”——拿破侖·希爾案例討論（4）：別光會抱怨三、尋找機會、發(fā)揮創(chuàng)造力來完成工作案例討論（5）：我們每一個人都有創(chuàng)造的潛能四、提高工作的執(zhí)行力

21世紀(jì)的今天，“如何提升執(zhí)行力”、“如何達到100％的結(jié)果”已成為企業(yè)員工素質(zhì)的核心競爭力。秘書/助理業(yè)務(wù)必備技能第三章第一節(jié)、會務(wù)與管理*了解會議的性質(zhì)與形式*會議分類：*會議準(zhǔn)備前該掌握哪些資訊*會前準(zhǔn)備工作*會議進行中的工作*會議結(jié)束后的工作

*秘書、助理發(fā)出的文字信息，不僅影響秘書、助理自身形象，也會進一步影響公司形象。*雖然秘書、助理有時不能控制文字的內(nèi)容，但可以影響文件的打印和表達方式。第二節(jié)、文書首先，端正態(tài)度，培養(yǎng)興趣，自覺學(xué)好秘書寫作。其次，學(xué)習(xí)秘書寫作基礎(chǔ)知識，借鑒優(yōu)秀作品。最后，要勇于實踐，堅持多練習(xí)、多修改。

巴金也曾談到閱讀對寫作的密切關(guān)系時說：讀多了，讀熟了，常?？梢皂樋诒吵鰜?，也就能慢慢地體會到它們的好處，也就能慢慢地摸到文章的調(diào)子和作法了。如何有效地提高秘書寫作能力在會議過程中，由專門記錄人員把會議的組織情況和具體內(nèi)容如實地記錄下來，就形成了會議記錄。會議記錄有“記”與“錄”之分?！坝洝庇钟性斢浥c略記之別。

會議記錄應(yīng)該突出的重點有1.會議記錄報告的行文目的是向上級匯報本機關(guān)的工作/情況/建議/答復(fù)等，它不直接請求上級機關(guān)正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這也是它與請示區(qū)別的重要區(qū)別之一。報告中一般不提出建議或意見。報告是在內(nèi)容上不象請示那樣有“一文一事”的要求，它可以在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結(jié)構(gòu)也比較復(fù)雜。報告廣泛使用于下級機關(guān)向上級機關(guān)反饋信息，是溝通上下級機關(guān)縱向聯(lián)系的一種重要形式。向上級及時匯報工作、反映問題、提出建議，也是下級機關(guān)必須履行的一項工作制度。2.報告用于傳達上級指示，部署工作任務(wù)，告知某些事項。如：召開會議、安排活動等，可作下行文，也可作平行文?！ひ话阌兴姆N類型：

指示性、批轉(zhuǎn)性、事項性、會議通知（正式文件）（非正式文件）·擬寫通知格式要求有五個部分：標(biāo)題、稱謂、正文、落款、日期。

3.通知·標(biāo)題：發(fā)函機關(guān)、事由和文種名稱《***公司關(guān)于商洽***問題的函》發(fā)函機關(guān)事由文種

·收函機關(guān)全稱·正文·署名和日期4.信函

準(zhǔn)確·表達出你所要表達的東西·給出足夠的信息幫助讀者理解

簡潔·用簡短的詞句·段落不要太長

清晰·符合邏輯·使用標(biāo)題，作為讀者的路標(biāo)·避免使用行話寫一封優(yōu)秀的商務(wù)信函的基本規(guī)則除了具有良好的思想、品德和個性心理素質(zhì)外，還需具備以下三個方面的修養(yǎng)。商務(wù)文書寫作者的修養(yǎng)一）思維素質(zhì)：1、定向輻射性。2、全方位開發(fā)性。3、靈活敏感性。4、定量預(yù)見性。5、直覺思維。1、縱向知識。2、橫向知識。3、交叉知識。二）知識結(jié)構(gòu)：三）表達能力：1、選材能力。2、立意能力。3、謀篇能力。4、語言能力。5、圖表顯示能力。6、文面規(guī)范能力。檔案是一種原生性的信息源一、檔案的基本特性：1）商務(wù)檔案具有原生性的特征。2）商務(wù)檔案具有轉(zhuǎn)讓性特征。3）商務(wù)檔案具有來源分散型特征。4）商務(wù)檔案具有內(nèi)在聯(lián)系的整體性特征。5）商務(wù)檔案具有法律憑證性特征。商務(wù)檔案是商務(wù)活動中的原始憑證，歷史的真跡。一般具有法律效用。6）商務(wù)檔案具有企業(yè)史料的特征。第三節(jié)、檔案管理二、立卷標(biāo)準(zhǔn)三、檔案立卷四、電子郵件等外部文件的處理：

篩選分類傳遞處理歸檔第四節(jié)、客戶接待與應(yīng)對

一、客戶接待中跨文化的交流*義利關(guān)系問題。*整體性和個體性問題。*求同思維和求異思維的問題。*感情表達方式的差異。

*思維方式里經(jīng)常有意會性。二、職場中的體態(tài)語思想情感文化教養(yǎng)社會地位個人品味性格特征儀態(tài)是商務(wù)活動的重要組成部分1、擋駕2、打斷3、中止三、應(yīng)變擋駕的技巧：*用語規(guī)范禮貌；*主動通報單位、身份、事由及請求幫助的事宜；*問清對方單位、身份、事由及聯(lián)系電話；*語氣親切溫和，語調(diào)平穩(wěn)，語速稍慢，口齒清楚，音量適度*耐心傾聽，完整、準(zhǔn)確地作好記錄；*及時傳達、處理和反饋。

四、辦公室電話禮儀1、有效利用電話.計劃：.分批：.計時：*通話要求：.態(tài)度和藹.態(tài)度要認(rèn)真.頭腦敏捷.動作敏捷電話交談效果=聲音的質(zhì)量70%+話語30%

說話語調(diào)的高低。

說話速度的快慢。

通話時的措辭。

雙方所處的環(huán)境。

雙方表現(xiàn)的態(tài)度。3、電話過濾4、接聽/撥打電話的良好開端5、電話記錄2、影響電話交談質(zhì)量的因素秘書/助理的職責(zé)

第四章

·工作目標(biāo)你知道如何協(xié)助上司取得最具成效的結(jié)果？·高層次的思考·工作計劃：上司的日程安排可分為年度計劃、當(dāng)月計劃、每周計劃、每天計劃等形式。

第一節(jié)、與上司的協(xié)調(diào)管理

“越位”的主要表現(xiàn):決策越位、表態(tài)越位、權(quán)限越位、答復(fù)問題越位、在某場合越位一、到位、越位、補位*準(zhǔn)備階段