HSE文件資料管理程序

HSE文獻(xiàn)資料管理程序1目的為了對(duì)HSE文獻(xiàn)進(jìn)行有效管理，保證所有使用者和有關(guān)方都能獲取和使用其有效版本，特制定本程序。2合用范圍本程序合用于企業(yè)HSE管理體系有關(guān)文獻(xiàn)資料的管理與控制。3職責(zé)3.1生產(chǎn)安全科3.1.1負(fù)責(zé)HSE管理體系文獻(xiàn)和資料的發(fā)放、回收和歸檔保留。3.2企業(yè)辦公室3.2.1企業(yè)辦公室負(fù)責(zé)與HSE有關(guān)的，以我司名義公布和冠以企業(yè)紅頭文獻(xiàn)的企業(yè)行政公文（如下簡(jiǎn)稱企業(yè)行政公文）的管理與控制。3.2.2負(fù)責(zé)企業(yè)行政文獻(xiàn)的發(fā)放、回收和歸檔保留。3.3各基層單位、項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本部門HSE文獻(xiàn)的編制、審核和管理。4工作程序及規(guī)定4.1HSE文獻(xiàn)和資料的分類：第一層次文獻(xiàn)：HSE管理手冊(cè)第二層次文獻(xiàn)：HSE程序文獻(xiàn)第三層次文獻(xiàn)：運(yùn)行控制文獻(xiàn)和記錄4.1文獻(xiàn)的編號(hào)4.1.1HSE管理手冊(cè)的編號(hào)Q/DXC-HSE－××××公布年號(hào)體系代碼企業(yè)單位代碼4.1.2程序文獻(xiàn)編號(hào)Q/DXC-HSEP×.× 流水號(hào)體系要素號(hào)程序文獻(xiàn)代碼體系代碼企業(yè)單位代碼4.1.3運(yùn)行控制文獻(xiàn)編號(hào)Q/DXC-HSEYK-01 流水號(hào)運(yùn)控文獻(xiàn)代碼體系代碼企業(yè)單位代碼4.1.4記錄編號(hào)R/HSE×.×-×× 流水號(hào) 對(duì)應(yīng)文獻(xiàn)編號(hào)體系代碼4.1.5外來(lái)文獻(xiàn)仍沿用其原編號(hào)。4.1.6對(duì)于企業(yè)下發(fā)的紅頭文獻(xiàn)，如下發(fā)號(hào)作為文獻(xiàn)的標(biāo)識(shí)。4.2文獻(xiàn)的編寫、審核、同意4.2.1HSE管理手冊(cè)、HSE程序文獻(xiàn)由生產(chǎn)安全科組織編寫，HSE管理者代表審核，最高管理者同意公布。4.3文獻(xiàn)的回收與發(fā)放4.3.1手冊(cè)和程序文獻(xiàn)由生產(chǎn)安全科確定發(fā)放范圍，經(jīng)管理者代表審批后，加蓋“受控”印章，并注明分發(fā)號(hào)，填寫《HSE文獻(xiàn)發(fā)放、回收記錄》后發(fā)放。4.3.2其他管理文獻(xiàn)、技術(shù)文獻(xiàn)與HSE管理體系籌劃運(yùn)行所需的外來(lái)文獻(xiàn)由其有關(guān)管理部門根據(jù)規(guī)定確定發(fā)放范圍，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，填寫《HSE文獻(xiàn)發(fā)放、回收記錄》后發(fā)放。4.3.3因破損而重新發(fā)放的新文獻(xiàn)，分發(fā)號(hào)不變，收回對(duì)應(yīng)舊文獻(xiàn)。丟失補(bǔ)發(fā)的文獻(xiàn)，應(yīng)予以新的分發(fā)號(hào)，并注冊(cè)已丟失文獻(xiàn)的分發(fā)號(hào)失效。發(fā)放部門做好對(duì)應(yīng)發(fā)放記錄。4.4文獻(xiàn)的狀態(tài)標(biāo)識(shí)4.4.1文獻(xiàn)分為受控和非受控兩大類。“受控文獻(xiàn)”用于企業(yè)HSE管理體系運(yùn)行的場(chǎng)所，“非受控文獻(xiàn)”提供應(yīng)HSE管理體系運(yùn)行以外的場(chǎng)所(如發(fā)給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、主管部門或顧客)參照使用。4.5.2企業(yè)內(nèi)部使用的HSE管理體系文獻(xiàn)在文獻(xiàn)封面上加蓋“受控”印章并標(biāo)注受控編號(hào)作為標(biāo)識(shí)。對(duì)外提供的HSE管理體系文獻(xiàn)，經(jīng)同意后加蓋“非受控”印章，做好登記，當(dāng)文獻(xiàn)修改時(shí)，不予告知?！笆芸亍睒?biāo)識(shí)固定在文獻(xiàn)和資料的右上角。4.4.2受控文獻(xiàn)的分發(fā)號(hào)統(tǒng)一規(guī)定如下：分發(fā)號(hào)部門/人分發(fā)號(hào)部門/人01經(jīng)理11財(cái)務(wù)科02書記12企業(yè)辦公室03管理者代表13黨群辦公室04副經(jīng)理14組織人事科05副總工程師15信訪保衛(wèi)科06副總經(jīng)濟(jì)師16路橋分企業(yè)07副總會(huì)計(jì)師17輕烴站08生產(chǎn)安全科18綜合隊(duì)09工程技術(shù)科19項(xiàng)目部10經(jīng)營(yíng)管理與市場(chǎng)開發(fā)部20認(rèn)證企業(yè)4.5HSE文獻(xiàn)的評(píng)審和修改4.5.1企業(yè)定期對(duì)現(xiàn)行使用的HSE文獻(xiàn)的合適性、充足性進(jìn)行評(píng)審，如需更改應(yīng)執(zhí)行文獻(xiàn)更改程序，并得到再次同意。4.5.2文獻(xiàn)更改的審批一般由該文獻(xiàn)的原審批部門進(jìn)行，若指定其他部門審批時(shí)，該部門應(yīng)獲得審批所需根據(jù)的有關(guān)背景資料。4.5.3HSE文獻(xiàn)修訂的方式有：局部更改、換頁(yè)更改、換版更改。a)局部更改：由文獻(xiàn)的持有者在原文上手寫更改。并保留“文獻(xiàn)更改告知單”。b)換頁(yè)更改：由文獻(xiàn)的持有者按“文獻(xiàn)更改告知單”的規(guī)定，更換上蓋有發(fā)放編號(hào)的更改頁(yè)。并保留“文獻(xiàn)更改告知單”。c)文獻(xiàn)換版：文獻(xiàn)更改篇幅較大，或經(jīng)多次更改導(dǎo)致不清晰，或質(zhì)量體系發(fā)生重大變化時(shí)，原文獻(xiàn)制定部門要進(jìn)行換版，發(fā)放新版本，同步原版本作廢，并從使用現(xiàn)場(chǎng)撤出，必要時(shí)進(jìn)行收回。4.6文獻(xiàn)的保留4.6.1文獻(xiàn)應(yīng)寄存在干燥、通風(fēng)、安全的地方。4.6.2各部門或基層單位文獻(xiàn)由本部門專人保管。4.6.3各部門或基層單位應(yīng)及時(shí)填寫本部門《HSE受控文獻(xiàn)清單》，企業(yè)辦公室匯總企業(yè)《HSE受控文獻(xiàn)清單》。4.6.4任何人不得在受控文獻(xiàn)上涂改，不準(zhǔn)私自外借，保證文獻(xiàn)的清晰，易于識(shí)別和檢索。4.7文獻(xiàn)的查（借）閱4.7.1受控文獻(xiàn)一般不外借和復(fù)制。4.7.2企業(yè)內(nèi)部借閱HSE文獻(xiàn)資料時(shí)，應(yīng)經(jīng)生產(chǎn)安全科負(fù)責(zé)人同意，并填寫《HSE文獻(xiàn)資料借閱登記表》，辦理借閱手續(xù)。借閱的HSE文獻(xiàn)資料應(yīng)限期償還，不得損壞、丟失。4.5.2文獻(xiàn)的作廢與銷毀4.5.2.1所有失效或作廢HSE文獻(xiàn)由有關(guān)部門或單位文獻(xiàn)管理人員從所有發(fā)放或使用場(chǎng)所撤出，保證防止作廢文獻(xiàn)的非預(yù)期使用，若出于某種目的而保留作廢文獻(xiàn)時(shí)，加蓋“作廢”印章。4.5.2.2對(duì)要銷毀的作廢HSE文獻(xiàn)由有關(guān)部門負(fù)責(zé)銷毀，并做好《HSE文獻(xiàn)銷毀清單》。4.6外來(lái)文獻(xiàn)的控制4.61收到與籌劃和運(yùn)行HSE管理體系有關(guān)的外來(lái)文獻(xiàn)的部門，需識(shí)別其合用性，并控制分發(fā)以保證其有效。4.6.2基層單位(項(xiàng)目部)識(shí)別的外來(lái)文獻(xiàn)一并納入本部門《HSE外來(lái)文獻(xiàn)清單》。4.7HSE記錄執(zhí)行《HSE記錄管理程序》。5有關(guān)文獻(xiàn)《HSE管理手冊(cè)》Q/DXC-HSE-《HSE記錄管理程序》Q/DXC-DXC.66HSE記錄《HSE受控文獻(xiàn)清單》R/DXC.4-01《HSE文獻(xiàn)發(fā)放、回收記錄》R/DXC.4-02《HSE文獻(xiàn)資料借閱登記表》R/DXC.4-03《HSE文獻(xiàn)修訂/廢止申請(qǐng)單》R/DXC.4-04《HSE文獻(xiàn)/記錄銷毀清單》R/DXC.4-05《HSE外來(lái)文獻(xiàn)清單》R/DXC.4-06

7附錄：HSE文獻(xiàn)和資料控制流程圖國(guó)家、上級(jí)主管部門的文獻(xiàn)經(jīng)編寫、審核、同意后形成文獻(xiàn)國(guó)家、上級(jí)主管部門的文獻(xiàn)經(jīng)編寫、審核、同意后形成文獻(xiàn)外部文獻(xiàn)內(nèi)部文獻(xiàn)公布公布外部文獻(xiàn)內(nèi)部文獻(xiàn)公布公布發(fā)放公布發(fā)放公布受控文獻(xiàn)非受控文獻(xiàn)受控文獻(xiàn)非受控文獻(xiàn)編號(hào)規(guī)定版式加蓋受控章編號(hào)規(guī)定版式加蓋受控章文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)和編號(hào)文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)和編號(hào)發(fā)文單位和收文單位均應(yīng)按規(guī)定做好文獻(xiàn)接受和登記手續(xù)，以便文獻(xiàn)的追溯。發(fā)文單位和收文單位均應(yīng)按規(guī)定做好文獻(xiàn)接受和登記手續(xù)，以便文獻(xiàn)的追溯。履行文獻(xiàn)接受、發(fā)放手續(xù)履行文獻(xiàn)接受、發(fā)放手續(xù)文獻(xiàn)更改時(shí)，由該文獻(xiàn)主管部門組織起草，按原文獻(xiàn)審批程序?qū)徟D(zhuǎn)發(fā)文獻(xiàn)更改時(shí)，由該文獻(xiàn)主管部門組織起草，按原文獻(xiàn)審批程序?qū)徟D(zhuǎn)發(fā)文獻(xiàn)修改時(shí)，在原文獻(xiàn)進(jìn)行修改，并作好標(biāo)識(shí)。修改次數(shù)較多可換頁(yè)處理文獻(xiàn)的評(píng)審與修改文獻(xiàn)修改時(shí)，在原文獻(xiàn)進(jìn)行修改，并作好標(biāo)識(shí)。修改次數(shù)較多可換頁(yè)處理文獻(xiàn)的評(píng)審與修改管理手冊(cè)和程序文獻(xiàn)每三至五年換版一次管理手冊(cè)和程序文獻(xiàn)每三至五年換版一次當(dāng)企業(yè)內(nèi)外環(huán)境發(fā)生重大變化時(shí)文獻(xiàn)的換版當(dāng)企業(yè)內(nèi)外環(huán)境發(fā)生重大變化時(shí)文獻(xiàn)的換版因多次修改影響查閱時(shí)因多次修改影響查閱時(shí)文獻(xiàn)作廢時(shí)，由主辦單位按發(fā)放記錄回收舊文獻(xiàn)后加蓋“文獻(xiàn)作廢時(shí)，由主辦單位按發(fā)放記錄回收舊文獻(xiàn)后加蓋“作廢”印章，統(tǒng)一銷毀，需留用提出申請(qǐng)文獻(xiàn)作廢與銷毀文獻(xiàn)借閱文獻(xiàn)借閱文獻(xiàn)保管和歸檔文獻(xiàn)保管和歸檔附錄1受控文件清單R/DXC.4-01序號(hào)文獻(xiàn)編號(hào)文獻(xiàn)名稱總份數(shù)存檔數(shù)發(fā)放數(shù)編制或發(fā)放部門發(fā)放去向登記日期變更記錄備注附錄2文獻(xiàn)發(fā)放、回收記錄R/DXC.4-02文獻(xiàn)（資料）字號(hào):江建〔〕號(hào)發(fā)文日期：年月日印份審核人：文獻(xiàn)（資料）標(biāo)題：序號(hào)領(lǐng)用單位份數(shù)收文人日期回收附表3HSE文獻(xiàn)資料借閱登記表R/DXC.4-03序號(hào)借閱日期借閱文獻(xiàn)資料名稱借閱人同意人償還日期備注附錄4HSE文獻(xiàn)修訂/廢止申請(qǐng)單R/DXC.4-04文獻(xiàn)名稱文獻(xiàn)編號(hào)修訂（廢止）原因：修訂前內(nèi)容：修訂后內(nèi)容（可另附頁(yè)）部門審核意見：審核人簽字：年月日企業(yè)同意意見：同意人簽字：年月日附錄5文獻(xiàn)/記錄銷毀清單