辦公用品制度

PAGEPAGE3辦公用品管理辦法編制目的為了降低辦公用品消耗，減少損失和浪費，提高工作效率，使辦公用品管理規(guī)范化，特制訂本管理辦法；辦公用品申請辦公用品申請時間為每月15日和30日，由各部門辦公用品管理員統(tǒng)計本部門員工所需辦公用品的名稱和數(shù)量，填寫《辦公用品申請單》（見附件一），經(jīng)部門負責人審核簽字后送到辦公室。日常辦公用品申請只限于《辦公用品申請單》內(nèi)規(guī)定的辦公用品類別、規(guī)格型號。對于《辦公用品申請單》以外的辦公用品的申請，需要在《辦公用品申請單》的空白處填寫物品名稱及數(shù)量，請盡量明確其名稱、大小、顏色及型號等，并需要注明用途，經(jīng)部門領導審核簽字后一并送到辦公室。各類辦公用品申報時，需要在《辦公用品申請單》中注明使用人。如出現(xiàn)沒有注明使用人或部門負責人未簽字的情況，辦公室均視為無效。購買硒鼓、墨盒等公用性辦公用品時，使用人可填寫相應部門負責人。為了達到節(jié)約用紙的目的，《辦公用品申請單》打印時非采購項可以直接刪除，保留需要采購項即可。辦公用品每月采購二次，各部門在提交申請前務必認真考慮下次所需物品，以免遺漏。如有特殊情況需臨時采購辦公用品的，請?zhí)顚憽掇k公用品臨時申請表》（見附件二）并注明事由，由部門負責人和辦公室主任簽字后方可采購，金額超過200元的需要相關負責此費用的領導批準。部門領導對本部門的辦公用品的消耗量負有直接責任，審批前需嚴格控制申請的數(shù)量，不要超了本部門的費用預算數(shù)，杜絕浪費，減少本部門辦公用品的開支。辦公用品的采購辦公用品由供應部負責統(tǒng)一采購，每月17日和次月3日為統(tǒng)一采購日，供應部根據(jù)辦公室提交的各部門《辦公用品申請單》及匯總列出的清單進行統(tǒng)一采購。各部門未經(jīng)辦公室批準擅自采購辦公用品的，公司不予報賬。所有的辦公用品均在指定的供貨商處訂購，辦公室定期對辦公用品供應商進行評估，以保證辦公用品的性價好。自采購日期起到送貨時間，一般需要兩個工作日，部分缺貨現(xiàn)象除外。辦公用品的發(fā)放辦公用品的分發(fā)由辦公室人員負責，根據(jù)各部門《辦公用品申請單》所列的辦公用品目錄，分發(fā)到各部門辦公用品管理員，開出庫票據(jù)并簽字確認；各部門根據(jù)《辦公用品申請單》內(nèi)注明的使用人，分發(fā)到每一個需用員工，辦公用品分發(fā)時，各部門辦公用品管理員根據(jù)《辦公用品領用表》（見附件三）做好登記，寫明分發(fā)日期、品名與數(shù)量等；并由領取辦公用品人確認簽字。關于硒鼓、色帶等耗材類辦公用品，在領取時需要填寫《耗材使用記錄單》（見附件四）。凡屬耐用品類物品，因其自然損耗造成損壞，需要更換時，一律以舊換新；耐用品類物品為《辦公用品申請單》內(nèi)“每崗一套、以舊換新”類。辦公用品發(fā)送完畢后，辦公室按照各部門的領用情況，編制《辦公用品費用明細》（見附件五），隨時跟進費用進度，超支的部門不再受理采購申請及領用業(yè)務，有特殊原因的找相關負責領導批示。辦公用品的使用各部門應本著節(jié)約的原則使用辦公用品，員工在妥善保管辦公用品的同時，節(jié)約使用，杜絕浪費。使用復印紙與打印紙類辦公用品時，盡量節(jié)約用紙，在不影響正常辦公的前提下，充分使用紙張，提高紙的背面的利用率。對于顏色種類比較多的辦公用品，在沒有特殊的辦公環(huán)境下，盡量選擇一種使用，避免申請兩種以上顏色的辦公用品，造成閑置與浪費。新筆的使用周期為三個月，期間可更換筆芯。如果無法使用時，需要以舊換新。嚴禁員工將辦公用品帶回家私用。凡屬人為原因致使辦公用品損壞或者有意損壞辦公用品者，將追究其責任。離職員工辦公用品回收員工離職時，需要在辦公室辦理辦公用品回收手續(xù)，應對照部門《辦公用品申請單》注明的使用人，將其辦公用品全部收回，尤其注意耐用類物品回收；回收后，凡能夠再次使用的辦公用品可以直接轉(zhuǎn)給新員工，或者本部門內(nèi)使用。對于回收時已損壞的辦公用品，根據(jù)損壞程度的不同，視具體情況可按照原價或者折價進行賠償。對丟失的辦公用品，按照當前物價進行賠償。辦公用品丟失的處理圓珠筆、簽字筆的更新周期為3個月。正常使用情況下，圓珠筆、簽字筆只領用筆芯，如果原使用的筆已經(jīng)破損，而且還未到領用新筆的日期，員工應持原筆以舊換新，如果丟失，公司在未到下