秘書的群體心理概述

第十一章秘書群體心理學(xué)習(xí)目標(biāo)思索練習(xí)主要內(nèi)容視野拓展本章導(dǎo)言秘書的群體心理概述第1頁了解群體普通概念和群體基本功效；了解秘書人員發(fā)揮個(gè)人作用與發(fā)揮群體作用相互關(guān)系；掌握秘書群體心理結(jié)構(gòu)優(yōu)化基本要求。知道秘書群體結(jié)構(gòu)包含哪些主要內(nèi)容；會(huì)用系統(tǒng)觀點(diǎn)分析秘書人員開展合作主要性；掌握秘書群體進(jìn)行團(tuán)體建設(shè)基本要求和方法。秘書的群體心理概述第2頁辦公室工作效率取決于秘書群體相互配合，受著部門關(guān)系狀態(tài)影響。只有搞好秘書人員之間關(guān)系，形成一個(gè)結(jié)構(gòu)合理、配合良好、工作協(xié)調(diào)秘書群體，才能發(fā)揮出整體效能。秘書的群體心理概述第3頁第二節(jié)秘書群體心理結(jié)構(gòu)優(yōu)化第三節(jié)秘書群體團(tuán)隊(duì)建設(shè)第一節(jié)秘書群體及其結(jié)構(gòu)優(yōu)化秘書的群體心理概述第4頁第一節(jié)秘書群體及其結(jié)構(gòu)優(yōu)化三、秘書群體結(jié)構(gòu)優(yōu)化基本內(nèi)容二、秘書群體結(jié)構(gòu)優(yōu)化意義一、群體普通概念本節(jié)點(diǎn)睛秘書的群體心理概述第5頁辦公室內(nèi)秘書群體配合情況是影響秘書相互之間關(guān)系主要原因。結(jié)構(gòu)合理秘書群體，能增強(qiáng)相互間合作關(guān)系，樹立起秘書班子群體形象，提升單位聲譽(yù)。一個(gè)心理結(jié)構(gòu)合理秘書群體，能夠相互取長補(bǔ)短，產(chǎn)生最正確整體效能。秘書的群體心理概述第6頁一、群體普通概念（一）群體廣義和狹義學(xué)科研究角度不一樣，對(duì)群體劃分也不一樣（見圖11-1）。圖11-1群體廣義和狹義概念秘書的群體心理概述第7頁廣義群體——群體是由某種社會(huì)關(guān)系聯(lián)結(jié)而成，含有獨(dú)立特征，從而能與其它人群及個(gè)人區(qū)分開來聚合體。狹義群體

——群體是介于組織和個(gè)人之間，由共同目標(biāo)聯(lián)絡(luò)在一起，組員之間有直接與穩(wěn)定交往和心理依附關(guān)系，含有集體歸屬感，受其它組員及整體影響一群人。秘書的群體心理概述第8頁小型群體基本特征：第一，組員必須有面對(duì)面聯(lián)絡(luò)，行為上相互作用、相互影響；第二，在心理上彼此意識(shí)到對(duì)方，保持直接思想溝通；第三，含有共同認(rèn)可行為規(guī)范；第四，含有共同群體目標(biāo)；第五，組員數(shù)目普通不超出20-30人。秘書的群體心理概述第9頁

群體按形成方式不一樣，可劃分為正式群體與非正式群體（見圖11-2）。（二）正式群體與非正式群體圖11-2正式群體與非正式群體秘書的群體心理概述第10頁

正式群體：

——依據(jù)目標(biāo)、任務(wù)需要，經(jīng)過上級(jí)組織和職能部門決定成立而組建起來群體。

非正式群體：

——自然或自發(fā)形成、無正式要求、組員地位與角色以及權(quán)利與義務(wù)都不明確，也無固定編制群體。群體功效就是落實(shí)執(zhí)行組織任務(wù)，協(xié)調(diào)群體組員之間關(guān)系，滿足組員合理要求。這些心理需求主要包含：取得安全感、滿足友情需要、滿足自我確認(rèn)需要、滿足自尊需要、增加自信心、增加力量感等。秘書的群體心理概述第11頁

（一）什么是秘書群體

秘書群體又稱為秘書班子，是對(duì)秘書人員所組成工作群體稱呼。它是為確保領(lǐng)導(dǎo)班子工作順利開展而建立起來一個(gè)專門化工作群體。依據(jù)單位規(guī)模大小不一樣，辦公室秘書人員數(shù)量也不一樣。普通來講，辦公室秘書人員數(shù)量與單位規(guī)?；境烧?。二、秘書群體結(jié)構(gòu)優(yōu)化意義秘書的群體心理概述第12頁秘書群體結(jié)構(gòu)優(yōu)化有利于塑造單位形象秘書群體結(jié)構(gòu)優(yōu)化有利于發(fā)揮秘書群體整體效能秘書群體結(jié)構(gòu)優(yōu)化有利于提升秘書個(gè)體工作效率。（二）秘書群體結(jié)構(gòu)優(yōu)化

意義123秘書的群體心理概述第13頁

（一）秘書群體結(jié)構(gòu)優(yōu)化標(biāo)準(zhǔn)異質(zhì)結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)秘書處于單位中樞神經(jīng)位置，秘書班子以異質(zhì)結(jié)構(gòu)組合為主，才能形成搭配合理、運(yùn)轉(zhuǎn)高效工作群體。三、秘書群體結(jié)構(gòu)優(yōu)化基本內(nèi)容1秘書的群體心理概述第14頁群體結(jié)構(gòu)從組合特點(diǎn)上可分為同質(zhì)結(jié)構(gòu)和異質(zhì)結(jié)構(gòu)（見圖11-3）。圖11-3同質(zhì)結(jié)構(gòu)和異質(zhì)結(jié)構(gòu)異質(zhì)結(jié)構(gòu)——群體組員在年紀(jì)、知識(shí)、能力、性格、氣質(zhì)等方面存在較大差異。同質(zhì)結(jié)構(gòu)——群體組員在年紀(jì)、知識(shí)、能力、性格、氣質(zhì)等方面都比較靠近或相同簡單明確工作任務(wù)復(fù)雜工作任務(wù)群體結(jié)構(gòu)秘書的群體心理概述第15頁系統(tǒng)組合標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)是否合理，系統(tǒng)各要素是否形成協(xié)力，各要素是否按系統(tǒng)整體配合要求進(jìn)行組合，是影響系統(tǒng)整體效能關(guān)鍵。必須認(rèn)真探討秘書群體結(jié)構(gòu)優(yōu)化基本路徑。2秘書的群體心理概述第16頁梯形年紀(jì)結(jié)構(gòu)從總體上講，秘書群體年紀(jì)結(jié)構(gòu)要與領(lǐng)導(dǎo)群體年紀(jì)結(jié)構(gòu)相適應(yīng)，即是在平均年紀(jì)上不應(yīng)超出領(lǐng)導(dǎo)群體平均年紀(jì)。一個(gè)辦公室中，能夠形成老、中、青相結(jié)合梯形年紀(jì)結(jié)構(gòu)，就能夠相互取長補(bǔ)短，進(jìn)行較合理組合搭配（見圖11-4）。（二）秘書群體結(jié)構(gòu)優(yōu)化

內(nèi)容和要求1秘書的群體心理概述第17頁圖11-4梯形年紀(jì)結(jié)構(gòu)秘書的群體心理概述第18頁合理知識(shí)能力結(jié)構(gòu)各層次秘書群體應(yīng)該依據(jù)工作任務(wù)不同，按百分比將秘書群體知識(shí)和能力結(jié)構(gòu)進(jìn)行科學(xué)組合（見圖11-5）。舉例：企業(yè)秘書群體必須掌握相關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理知識(shí)，才能盡快熟悉企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營方面業(yè)務(wù)，在起草工作計(jì)劃、總結(jié)時(shí)符合要求。2秘書的群體心理概述第19頁圖11-5合理知識(shí)能力結(jié)構(gòu)合理知識(shí)能力結(jié)構(gòu)學(xué)歷層次知識(shí)內(nèi)容中高級(jí)秘書部門：大專以上文化程度高級(jí)秘書部門：大學(xué)本科學(xué)歷基層秘書部門：大、中專學(xué)歷不一樣行業(yè)應(yīng)含有不一樣知識(shí)內(nèi)容能力結(jié)構(gòu)以寫作能力見長秀才型筆桿子以辦事能力見長管理型人才以提供技術(shù)服務(wù)為主技能型人才秘書的群體心理概述第20頁互補(bǔ)性別結(jié)構(gòu)為了更加好地完成各項(xiàng)職能，秘書群體必須建立互補(bǔ)性別結(jié)構(gòu)，將男女秘書合理組合（見圖11-6）。圖11-6男女秘書合理組合3秘書的群體心理概述第21頁

完整角色結(jié)構(gòu)秘書群體角色結(jié)構(gòu)，是指秘書組員角色職位結(jié)構(gòu)，即秘書人員工作分工情況。實(shí)現(xiàn)秘書群體結(jié)構(gòu)優(yōu)化，必須考慮秘書群體角色分工情況，要做到人盡其才，崗位職責(zé)明確，提升秘書群體工作效率。4秘書的群體心理概述第22頁第二節(jié)秘書群體心理結(jié)構(gòu)優(yōu)化一、心理認(rèn)同性二、心理相容性三、心理互補(bǔ)性四、心理適應(yīng)性本節(jié)點(diǎn)睛秘書的群體心理概述第23頁秘書群體要確保高效能地進(jìn)行工作，就必須具備優(yōu)化心理結(jié)構(gòu)。優(yōu)化心理結(jié)構(gòu)，就是要求辦公室全部組員在認(rèn)識(shí)、情感、意志、氣質(zhì)、性格、能力及動(dòng)機(jī)、理想等心理品質(zhì)上要有良好涵養(yǎng)，含有較強(qiáng)適應(yīng)性，使辦公室內(nèi)部全部秘書之間在心理上到達(dá)認(rèn)同、相容、互補(bǔ)與適應(yīng)。秘書的群體心理概述第24頁心理認(rèn)同性是指人們?cè)谛睦砩媳３指叨饶酰饕侵溉藗冊(cè)谀繕?biāo)上或情感上認(rèn)同或一致。怎樣才能到達(dá)秘書群體內(nèi)每一個(gè)人心理認(rèn)同呢?首先，有共同服務(wù)宗旨和目標(biāo)。其次，有情感上認(rèn)同。一、心理認(rèn)同性秘書的群體心理概述第25頁二、心理相容性心理相容性是指秘書組員之間彼此相互容納、融洽交往心理狀態(tài)。關(guān)鍵在于當(dāng)矛盾出現(xiàn)后能及時(shí)排解，及時(shí)調(diào)和，使之相互諒解，到達(dá)心理相容，以促進(jìn)秘書群體之間團(tuán)結(jié)合作。人們相互之間心理相容是有著程度上差異（見圖11-7）。秘書的群體心理概述第26頁圖11-7心理相容三類等級(jí)和睦友好坦誠以待親熱低溫度心理相容中溫度心理相容高層次狀態(tài)沒有有意反抗行為，不發(fā)生爭(zhēng)吵，矛盾能經(jīng)過解釋、協(xié)商處理在感情上接收，在行動(dòng)上了解，必要時(shí)提供慎重而有限幫助感情相處融洽，彼此坦誠以待、互訴衷腸，熱情地關(guān)心對(duì)方秘書的群體心理概述第27頁秘書組員之間心理相容處于哪一級(jí)水平上，受許多原因影響和制約。心理不相容是存在。不睦：是由人們行為差異和意見觀點(diǎn)分歧而造成，這種關(guān)系狀態(tài)即使并不擔(dān)心，但也影響到相互情緒。對(duì)立：是一個(gè)相互排斥行為，表現(xiàn)為互不接收，是一個(gè)有意識(shí)制造隔膜行為。敵視：是一個(gè)有明確目標(biāo)，而且多數(shù)是有外部行為表現(xiàn)關(guān)系狀態(tài)，最顯著特征是攻擊行為。秘書的群體心理概述第28頁三、心理互補(bǔ)性

一個(gè)群體之間所以能出現(xiàn)1+1大于2整體效應(yīng)，關(guān)鍵是經(jīng)過群體合理組合結(jié)構(gòu)，填補(bǔ)了因個(gè)體能力不足缺點(diǎn)。秘書群體內(nèi)各組員之間心理互補(bǔ)性，主要指氣質(zhì)、性格及能力互補(bǔ)（見圖11-8）。秘書的群體心理概述第29頁圖11-8心理互補(bǔ)性氣質(zhì)互補(bǔ)能力互補(bǔ)性格互補(bǔ)配置秘書群體時(shí)，使整個(gè)群體各成員氣質(zhì)取長補(bǔ)短人少人多膽汁質(zhì)+粘液質(zhì)+多血質(zhì)+抑郁質(zhì)膽汁質(zhì)+粘液質(zhì)多血質(zhì)+抑郁質(zhì)外傾型配置秘書群體時(shí)，使不一樣性格人合理組合，相互補(bǔ)充一個(gè)結(jié)構(gòu)合理秘書群體應(yīng)該具備各種能力人內(nèi)傾型寫作能力組織管理能力秘書的群體心理概述第30頁心理適應(yīng)性是指秘書組員對(duì)總體目標(biāo)及其改變要求在心理上接收程度。適應(yīng)性行為是個(gè)體生存以及取得發(fā)展一個(gè)主要條件。秘書必須具備有較強(qiáng)適應(yīng)能力，使個(gè)體心理和行為與秘書群體要求相適應(yīng)，同時(shí)還能夠觀賞他人工作方式，注意他人之長，不以己之長比他人之短。四、心理適應(yīng)性秘書的群體心理概述第31頁第三節(jié)秘書群體團(tuán)體建設(shè)本節(jié)點(diǎn)睛一、團(tuán)體概述

二、秘書團(tuán)體建設(shè)秘書的群體心理概述第32頁

表現(xiàn)出眾團(tuán)體是把團(tuán)體潛力發(fā)揮到極致團(tuán)體。要實(shí)現(xiàn)秘書群體向團(tuán)體建設(shè)方向轉(zhuǎn)變，必須對(duì)秘書群體進(jìn)行結(jié)構(gòu)優(yōu)化，必須從兩個(gè)方面入手：一是選拔秘書人員，盡可能組建結(jié)構(gòu)合理秘書班子；二是按照結(jié)構(gòu)優(yōu)化要求提升秘書群體組員本身素質(zhì)。秘書的群體心理概述第33頁

（一）團(tuán)體概念團(tuán)體是由兩人或兩人以上組成，并經(jīng)過人們彼此之間相互影響、相互作用而形成、含有共同目標(biāo)一個(gè)群體。即是一群人以任務(wù)為中心，相互合作，每個(gè)人都把個(gè)人智慧、能力和力量貢獻(xiàn)給自己正在從事工作。一、團(tuán)體概述

秘書的群體心理概述第34頁團(tuán)體與群體現(xiàn)有聯(lián)絡(luò)又有區(qū)分。團(tuán)體是群體一種特殊組成形式，又不一樣于普通群體（見圖11-9）。（二）團(tuán)體與群體區(qū)分

圖11-9團(tuán)體與群體區(qū)分

沒有任何尤其需要去發(fā)展和去改進(jìn)表現(xiàn)不存在一個(gè)主動(dòng)協(xié)同作用，只強(qiáng)調(diào)個(gè)人完成自己任務(wù)，沒有共同責(zé)任。工作群體績效僅僅是每個(gè)組員個(gè)人貢獻(xiàn)總和有共同目標(biāo)，每個(gè)人對(duì)總目標(biāo)、工作方法負(fù)責(zé)經(jīng)過其組員共同努力能夠產(chǎn)生主動(dòng)協(xié)同作用，其團(tuán)體組員努力結(jié)果使團(tuán)體績效水平遠(yuǎn)大于個(gè)體組員績效總和工作群體workgroup

工作團(tuán)體Teamwork秘書的群體心理概述第35頁

為了團(tuán)體共同目標(biāo)奮斗時(shí)，人們會(huì)主動(dòng)尋求合作，降低了沖突可能，創(chuàng)造了愉快工作氣氛。

在團(tuán)體內(nèi)部，任務(wù)和責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，團(tuán)體工作有很好表現(xiàn)和較高工作效率。

團(tuán)體工作有利于探索問題，集思廣益；能夠促進(jìn)團(tuán)體組員、團(tuán)體與組織之間溝通和協(xié)調(diào)。

團(tuán)體能夠滿足個(gè)人安全、社交、自尊、認(rèn)可需要，增加個(gè)人滿足感和組織穩(wěn)定性，降低人員流動(dòng)和離職率。（三）團(tuán)體作用

秘書的群體心理概述第36頁

表現(xiàn)出眾團(tuán)體是把團(tuán)體潛力發(fā)揮到極致團(tuán)體。表現(xiàn)出眾團(tuán)體組員不但對(duì)自己團(tuán)體成功負(fù)責(zé)，也關(guān)心其它人成長和發(fā)展。這種團(tuán)體經(jīng)常能到達(dá)看起來不可能到達(dá)目標(biāo)。（四）優(yōu)異團(tuán)體特點(diǎn)

秘書的群體心理概述第37頁任何一個(gè)團(tuán)體要實(shí)現(xiàn)向高效團(tuán)體轉(zhuǎn)變，需要具備一些主要條件（見圖11-10）。圖11-10成為高效團(tuán)體必需條件高效團(tuán)體清楚目標(biāo)相關(guān)技能相互信任良好溝通內(nèi)外部支持恰當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)談判技能一致承諾秘書的群體心理概述第38頁（一）合理配置，嚴(yán)格選拔組建一個(gè)秘書班子時(shí)，首先必須從人員配備方面著手，要求領(lǐng)導(dǎo)和人事部門在選拔秘書人才時(shí)要充分考慮優(yōu)化組合要求，從秘書群體結(jié)構(gòu)方面出發(fā)去選拔秘書人才。選拔秘書人才時(shí)，必須進(jìn)行必要心理測(cè)量，了解個(gè)性特征。二、秘書團(tuán)體建設(shè)秘書的群體心理概述第39頁必須強(qiáng)調(diào)在職秘書人員素質(zhì)涵養(yǎng)提升，依靠秘書組員共同努力去填補(bǔ)群體結(jié)構(gòu)方面不足。

秘書群體組員必須加強(qiáng)思想涵養(yǎng)，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)意識(shí)。在秘書群體中建立起友好感情氣氛。（二）加強(qiáng)本身涵養(yǎng)，促進(jìn)

情感聯(lián)絡(luò)

12秘書的群體心理概述第40頁

美國學(xué)者彼得·圣吉在《第五項(xiàng)修煉——學(xué)習(xí)型組織藝術(shù)與實(shí)務(wù)》一書中認(rèn)為要進(jìn)行團(tuán)隊(duì)建設(shè)，應(yīng)該從創(chuàng)建學(xué)習(xí)型組織入手。對(duì)于秘書群體來說，應(yīng)該學(xué)習(xí)和借鑒怎樣創(chuàng)建學(xué)習(xí)型組織方法，學(xué)會(huì)利用五項(xiàng)基本修煉技術(shù)加強(qiáng)團(tuán)體建設(shè)。（三）加強(qiáng)團(tuán)體學(xué)習(xí)，創(chuàng)建

學(xué)習(xí)型組織

秘書的群體心理概述第41頁第一項(xiàng)修煉：自我超越（personalmastery）第二項(xiàng)修煉：改進(jìn)心智模式（improvingmentalmodels）第三項(xiàng)修煉：建立共同愿景（buildingsharedvision）第四項(xiàng)修煉：團(tuán)體學(xué)習(xí)（teamlearing）第五項(xiàng)修煉：系統(tǒng)思索（systemsthinking）秘書的群體心理概述第42頁何謂秘書群體？秘書群體結(jié)構(gòu)優(yōu)化有何意義？群體分類方法和群體功效都包含哪些內(nèi)容？簡述秘書群體心理結(jié)構(gòu)優(yōu)化基本要求。實(shí)現(xiàn)秘書群體結(jié)構(gòu)優(yōu)化主要路徑有哪些？簡述秘書群體進(jìn)行團(tuán)體建設(shè)基本方法。12345秘書的群體心理概述第43頁心理小測(cè)驗(yàn)——人際合作能力1.假如某中學(xué)校長請(qǐng)你為即將畢業(yè)學(xué)生做一次介紹企業(yè)情況講座，而那天晚上恰好播放你喜歡電視劇，你是：A.接收邀請(qǐng)B.同意，但要求改期C.以有約為由拒絕2.假如某主要客戶周末下午打來電話，說購置設(shè)備出了故障，要求緊急