辦公室管理平時(shí)作業(yè)一答案

浙江廣播電視大學(xué)現(xiàn)代文員專業(yè)（開放專科）《辦公室管理》單元作業(yè)題（1）1．將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡(jiǎn)要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。序號(hào)國(guó)內(nèi)一般性國(guó)外一般性國(guó)內(nèi)企業(yè)（含外企）1234567891011121314151617181920212．辦公用易耗品主要包括哪些？3．簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？4．按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書。優(yōu)先順序表審核5．從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識(shí)。（1）請(qǐng)示方法與報(bào)告方法；（2）計(jì)劃方法與總結(jié)方法；（3）受意方法；（4）傳達(dá)方法；（5）進(jìn)言方法；（6）變通方法和擋駕方法；（7）分工方法和合作方法。辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表序號(hào)國(guó)內(nèi)一般性國(guó)外一般性國(guó)內(nèi)企業(yè)（含外企）1文書撰寫按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。2文書制作復(fù)印資料。打印文稿及表格。3文書處理在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。4檔案管理檔案管理。

5會(huì)議組織安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。6調(diào)查研究協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。

7信息資料準(zhǔn)備好公司要公開的資料；替上司收集演講或報(bào)告的資料；整理并組織好粗略的資料。收集及整理各種信息。便謀劃成功也不會(huì)受賞；如果謀劃失敗，反而受懷疑。韓非子所列舉的這些情況，其實(shí)就是由于未對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的脾性、好惡等進(jìn)行充分掌握所導(dǎo)致的。這其實(shí)就是在告誡我們，知事固然重要，而知人則更為重要，因?yàn)?，不同的領(lǐng)導(dǎo)具有不同的個(gè)性、習(xí)慣和思維方式，對(duì)于特定問(wèn)題，有著不同的考慮，而這些都有可能決定性地影響下屬建議的命運(yùn)，影響領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬的評(píng)價(jià)。因此，下屬欲做到“百發(fā)百中”，就首先要做到“知己知彼”，不僅要學(xué)會(huì)“胸中有良方”，還要學(xué)會(huì)“對(duì)癥下藥”，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)及其領(lǐng)導(dǎo)方式、工作方法有一定的了解。為此，應(yīng)該做到：1.要領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)所實(shí)行的方針；2.要洞悉領(lǐng)導(dǎo)的人格和行為；3.要掌握領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬的期待；4.要順應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作方式和工作思路；5.要明了領(lǐng)導(dǎo)的好惡及對(duì)問(wèn)題的看法；6.要理解和體會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的處境和心情。二、準(zhǔn)備充分向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)諫，既關(guān)系到建議能否被領(lǐng)導(dǎo)采納，更影響到領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬的評(píng)價(jià)和看法。因此，下屬不能只是簡(jiǎn)單地把自己的意見(jiàn)表達(dá)出來(lái)就萬(wàn)事大吉了，而要進(jìn)行充分的論證。否則會(huì)被領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為部屬想法簡(jiǎn)單幼稚、做事粗心、目光短淺或考慮不周，而且這些印象可能會(huì)長(zhǎng)久地保留在領(lǐng)導(dǎo)的腦際中，從而影響下屬今后的發(fā)展；而考慮縝密細(xì)致的辦事作風(fēng)，無(wú)疑會(huì)增加領(lǐng)導(dǎo)的滿意度和信任度。所以，下屬在向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言前一定要進(jìn)行深思熟慮的準(zhǔn)備，使自己的建議能夠經(jīng)得住各種問(wèn)題的考驗(yàn)。為此，事先要把準(zhǔn)備工作做足：1.要搜集詳實(shí)的數(shù)字和事實(shí)材料來(lái)論證自己的建議；2.要充分考慮到各種反對(duì)意見(jiàn)。既要吸收其合理性以彌補(bǔ)自己建議的不足；又要指明其不合理性作為批駁的重點(diǎn)。3.要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)可能提出的問(wèn)題有所準(zhǔn)備；4.要多準(zhǔn)備幾個(gè)方案，以增大領(lǐng)導(dǎo)接受建議的可能性。5.要滿懷信心，憧憬未來(lái)。不妨對(duì)未來(lái)作一預(yù)期，展示自己的建議的光明前景，并對(duì)各種可能性做出估計(jì)，這樣不僅可增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)方案的信心，也可以表明下屬具有某種長(zhǎng)期眼光，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。三、見(jiàn)機(jī)行事建議都有時(shí)效性，不同的時(shí)間，不同的環(huán)境，建議的“含金量”大不一樣。因此，下屬向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言一定要把握好時(shí)機(jī)，做到言當(dāng)其時(shí)，不失良機(jī)。1.瞅準(zhǔn)時(shí)機(jī)。主動(dòng)給領(lǐng)導(dǎo)出主意與領(lǐng)導(dǎo)要求下屬出主意，其效果截然不同。一般來(lái)說(shuō)，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)遲遲難以決斷時(shí)，下屬提出的建議往往比較容易被采用。因此，下屬給領(lǐng)導(dǎo)出主意時(shí)一定要把握好時(shí)機(jī)，決策性建議超前出，補(bǔ)救性建議及時(shí)出，一般性建議經(jīng)常出，多出有預(yù)見(jiàn)性建議，少放“馬后炮”。2.選擇場(chǎng)合。盡量選擇一些非正式場(chǎng)合，如茶余飯后，下班途中，會(huì)議之后，以非工作角色，在領(lǐng)導(dǎo)心情放松時(shí)，把自己的意見(jiàn)和建議在輕松愉快的閑談中以不經(jīng)意的方式傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)。3.察言觀色。人在情緒不佳時(shí)，較之平常更容易悲觀失望，思維遲鈍且惰于思考，情緒波動(dòng)大并容易產(chǎn)生過(guò)激行為。因此，在與人交流時(shí)，應(yīng)注意對(duì)方情感的變化。這啟示我們，在向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言時(shí)要學(xué)會(huì)“察言觀色”，注意領(lǐng)導(dǎo)的反映，做到熱心不過(guò)度，善謀不亂謀，把握好進(jìn)言的頻率，遇到領(lǐng)導(dǎo)一時(shí)不接受自己的建議時(shí)，下屬不能固執(zhí)己見(jiàn)。四、講究策略有參謀之心，不得進(jìn)言之法，也會(huì)南轅北轍，勞而無(wú)功。因此，向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言必須講究方式方法，使領(lǐng)導(dǎo)樂(lè)于接受。對(duì)大度的領(lǐng)導(dǎo)，可以直來(lái)直去；對(duì)小心眼的領(lǐng)導(dǎo)，則要婉轉(zhuǎn)，講究說(shuō)話藝術(shù)。以請(qǐng)教的方式提建議，就不失為一個(gè)好的方法。因?yàn)檎?qǐng)教者首先把自己擺在一種較低的姿態(tài)上，能給人一種心理上的滿足感。下屬以這種方式向領(lǐng)導(dǎo)提建議，表明下屬在提意見(jiàn)之前已經(jīng)仔細(xì)推敲和研究了領(lǐng)導(dǎo)的計(jì)劃方案，是以科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度來(lái)對(duì)待領(lǐng)導(dǎo)的思想的。因而，下屬的建議應(yīng)該在尊重領(lǐng)導(dǎo)的觀點(diǎn)的基礎(chǔ)上提出來(lái)，這就容易被領(lǐng)導(dǎo)采納。五、擺正位置1.要擺正心態(tài)，出于公心。下屬在進(jìn)言時(shí)，一定要出于公心，坦蕩無(wú)私，真心實(shí)意為領(lǐng)導(dǎo)著想。不能抱著自己的小九九，更不能給領(lǐng)導(dǎo)出餿主意，乘機(jī)整人。必須是從有利于工作，有利于維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信，有利于單位的團(tuán)結(jié)出發(fā)，多出工作上的良方，少出影響單位建設(shè)，影響黨群關(guān)系，影響領(lǐng)導(dǎo)形象的是非點(diǎn)子。2.要調(diào)整角度，大局出發(fā)。提建議、出點(diǎn)子不要囿于部門、科室和個(gè)人分管的工作，要注重從單位建設(shè)的全面發(fā)展和各項(xiàng)任務(wù)的圓滿完成出發(fā)。為此，要強(qiáng)化“三個(gè)思考”，即換位思考-----看問(wèn)題的站立點(diǎn)要高，能從全局出發(fā)為領(lǐng)導(dǎo)出主意、提建議；補(bǔ)位思考-----拾遺補(bǔ)缺，完善決策；易位思考-----站在群眾的角度審視領(lǐng)導(dǎo)決策，提高決策的公正性和可操作性。此外，