全公文管理制度

公文管理制度為規(guī)范XXX有限公司（以下簡稱“公司”）公文管理工作，規(guī)范公文處理，提高公文辦理的質量和效率，結合公司實際，制定本制度。1管理職責1.1公文的歸口管理部門為企業(yè)管理部（總經(jīng)辦），是公文處理的管理機構，主要負責人員為公司文控。其主要職責為：1.1.1負責本制度中規(guī)定的公文制發(fā)相關工作；1.1.2負責本制度中規(guī)定的收文處理相關工作；1.1.3負責項目建設期間，各項目部來文查收、分發(fā)、存檔；負責對其他項目部發(fā)文、登記、存檔。1.1.4負責公司文件歸檔。1.2公文擬稿部門的職責1.2.1根據(jù)業(yè)務需要，起草公文。1.2.2擬稿部室主任是本部室公文起草的第一責任人，必須經(jīng)本部門主任審核把關，確保公文的格式規(guī)范、語句通順、無錯別字，并對公文的真實性負責。2公文的種類和格式2.1公司公文，是具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書，是傳達國家方針、政策，貫徹上級公司各項管理規(guī)定，發(fā)布規(guī)章制度，請示和答復問題，指導、布置和洽商工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。2.2公文處理，指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和公司關于商業(yè)秘密的管理規(guī)定，確保國家機密以及公司商業(yè)秘密的安全。2.3公司公文的種類按照行文關系，主要分為上行文、平行文、下行文三種。2.3.1上行文（一）請示適用于向上級部門請求指示、批準。（二）報告、匯報適用于向上級部門或有關主管部門匯報工作，反映情況，請求備案，答復上級部門或有關主管部門的詢問。2.3.2平行文函，適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等。2.3.3下行文（一）決定適用于對重要事項或行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項。（二）通知適用于轉發(fā)上級部門和不相隸屬單位的公文，向所屬單位發(fā)布規(guī)章制度，傳達要求所屬單位執(zhí)行、辦理、遵守和需要周知的事項，任免人員。（三）通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。（四）批復適用于答復下級單位的請示事項。（五）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（六）會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。（七）簡報適用于通報本單位相關經(jīng)營管理情況及其他各類信息。3公文制發(fā)程序公文制發(fā)，指以本單位名義制發(fā)公文的過程，包括擬稿、審核、簽發(fā)、用印、登記、分發(fā)、存檔等程序。3.1擬稿擬稿也稱草擬、起草公文。由具體負責的部門業(yè)務人員負責。3.1.1領導交擬。交擬是領導以口頭或書面的形式布置的任務，擬稿人必須明確領導交擬文稿的主題。3.1.2了解情況，收集材料。3.1.3明確文種，編列提綱。3.1.4全面構思，擬寫正文。3.1.5必須寫明發(fā)文日期、發(fā)文數(shù)量（文控必須留一份原件存檔）、收文機構、抄送機構。3.2審核公文起草后，必須由部門負責人審核，確保公文種類適合、公文用詞恰當、公文內容清晰、模板套用準確、公文編號無誤后，方能上報領導審批。3.3簽發(fā)3.3.1公司公文需加蓋公章的，正常執(zhí)行公章審批程序，呈報各級領導審批、簽發(fā)。3.3.2各類批復、意見等，需經(jīng)領導（簽批領導或委托簽批人）在文件上批示、簽發(fā)。3.3.3會議紀要必須經(jīng)與會最高領導簽發(fā)（由山東公司領導參加的會議紀要，由公司與會最高領導簽發(fā)）。3.3.4簽發(fā)原則，確保與文件相關的各部門主任、分管領導均同意。3.4用印印章是機關職權的重要憑證，文件經(jīng)加蓋印章，就表示發(fā)文機關對發(fā)文的認可，文件即具有法定的效力。必須嚴格按照公司《印章管理制度》執(zhí)行。3.5登記為便于公司公文的查找、處理和統(tǒng)計等，文控需做好發(fā)文臺賬，登記發(fā)文編號、文件標題、發(fā)文日期、備注等。3.6分發(fā)分發(fā)是指把已制成的公文發(fā)出。分發(fā)的對象按文件上的要求，以及《公章審批單》上的發(fā)往單位，分別發(fā)出，要確保準確無誤。4收文處理4.1收文處理，是指對收到公文的處理過程，包括登記、擬辦、批辦、承辦等程序。4.1收文處理原則4.1.1公司所收到的公文，包括上級公司下發(fā)的公文和外部單位發(fā)給公司的公文，各部室、員工個人均無權利自留，必須交予文控存檔。4.1.2收文處理必須確保上情下達、信息通暢，有布置、有落實，有責任人。4.2收文處理流程4.2.1接收上級公司通過辦公郵箱、辦公群下發(fā)的各類文件，均由文控負責查收；外部單位發(fā)給公司的文件，由相關業(yè)務人員接收后，交予文控接收。4.2.2登記上級公司及外部單位發(fā)來的文件均由文控做好《接收文件登記臺賬》（見“附件一”）登記工作。4.2.3批辦文控根據(jù)收到的文件，制作《文件批辦單》（見“附件二”），根據(jù)領導班子分工，報給分管領導批辦。為保證工作效率，批辦意見需明確“牽頭部室或人員、配合部室或人員”，確保責任明確。（一）分管領導作出批示的，文控將文件電子版發(fā)給相關部室，并由牽頭部室主任或指定的辦理人員，以及配合部室主任在批辦單上簽字確認。（二）根據(jù)實際情況，需呈報給總經(jīng)理批示的，分管領導在批辦意見上注明，由文控呈報給總經(jīng)理作批示，審批單簽字確認程序同上一條。（三）由文控做好《文件批辦單登記臺賬》（見“附件三”），并將批辦單編號、存檔。（四）由于文件緊急辦理，且無法呈報領導批辦的，由文控按照批辦程序，通過郵件或電話形式呈報領導進行批辦后，將批辦意見告知責任人，并在《文件批辦單臺賬》上注明“電話或郵件批示，***辦理”，以備查。4.2.4落實領導批示的辦理責任人，必須嚴格落實文件要求，做好上報、傳達等各項要求。按照要求上報文件完畢的，必須確認收件人已收到，并將電子版文件發(fā)給文控留存，文控將在《文件批辦單臺賬》上注明辦理結果。5公文歸檔5.1以公司名義制發(fā)的公文，由文控留存1份原件，分類整理、歸檔，個人不得將應當歸檔的公文據(jù)為己有或者拒絕歸檔。5.2以部室名義，聯(lián)合其他部室辦理的公文，原件由主辦部室整理、歸檔，其他部室保存復制件或其他形式的公文副本。5.3文控需將《接收文件登記臺賬》、《文件批辦單臺賬》、《文件批辦單》、文件、辦理結果留存。5.4擬制、修改和簽批公文，應用黑色簽字筆，不得使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、純藍墨水進行書寫。6公文管理6.1公文由企業(yè)管理部統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔。6.2公文除絕密級和注明不準翻印的以外，經(jīng)企業(yè)管理部分管領導批準，可以翻印，并建立《公文翻印臺賬》（見“附件四”），注明翻印的部室、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。6.3公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印單位證明章。6.4不具備歸檔和存查價值的公文，企業(yè)管理部不予以接收、存檔。6.5銷毀秘密公文應當?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。6.6機構合并時，全部公文應當隨之合并管理。機構撤銷時，需要歸檔的公文由原機構整理（立卷）后，移交檔案部門存檔。6.7工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。7責任考核7.1各部室主任是本部室公文起草的第一負責人，如上報的公文出現(xiàn)文種錯誤、公文內容表達不清、出現(xiàn)錯別字、標點等錯誤的，由企業(yè)管理部直接退回擬稿部門。7.2與其他部室相關的公文在簽發(fā)過程中，必須確保與文件相關的各部門主任、分管領導均已同意，否則產(chǎn)生的一切問題，由擬稿部室負責。7.3任何單位發(fā)往公司的公文，各部室、員工個人