公司文件體系管理制度MicrosoftOffice文檔

第一章總則第一條為加快建立公司簡(jiǎn)捷、高效、上下統(tǒng)一的管理體系，實(shí)現(xiàn)文件管理的系統(tǒng)化、流程化、電子化、標(biāo)準(zhǔn)化，促進(jìn)公司管理水平的提高，特制定本制度。第二條本制度明確了公司文件的涵蓋范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)及第三條本制度的適用單位為公司各專業(yè)部室、作業(yè)部。第二章文件體系構(gòu)成第四條文件體系包括文件和現(xiàn)行文件清單。文件文件作作文藝技位作定術(shù)規(guī)業(yè)規(guī)程程要件第五條本制度所指文件包括制度類文件、規(guī)程類文件、標(biāo)準(zhǔn)類文件和支持類文件。(一)制度類文件包括：法規(guī)、制度、辦法、規(guī)定。制度是指管轄范圍涉及公司整體，規(guī)范人、財(cái)、物、信息等主要內(nèi)容及重要業(yè)務(wù)程序的行為準(zhǔn)則。辦法是指各專業(yè)部室為了規(guī)范本部門業(yè)務(wù)而制定的專業(yè)規(guī)定是指各作業(yè)部為落實(shí)上述制度、辦法或?yàn)榱烁玫毓芾肀締挝粯I(yè)務(wù)，結(jié)合實(shí)際而制定的具體管理細(xì)則。(二)規(guī)程類文件包括：工藝技術(shù)規(guī)程、崗位作業(yè)規(guī)程、材料進(jìn)行加工的基本技術(shù)操作規(guī)定。標(biāo)準(zhǔn)》及《給油脂標(biāo)準(zhǔn)》屬于崗位作業(yè)規(guī)程范疇。操作要點(diǎn)是指為生產(chǎn)、研發(fā)特定產(chǎn)品而制定的工藝要求、規(guī)定。(四)支持類文件包括：公文、階段性文件。公文是指在管理過(guò)程中形成的具有行政效力和規(guī)范體式通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要等，會(huì)議紀(jì)要原則上有效期不超過(guò)一年。階段性文件是指針對(duì)某一時(shí)期的階段性工作而制定的文件，是對(duì)現(xiàn)行的制度類、規(guī)程類、標(biāo)準(zhǔn)類文件的補(bǔ)充完善，如計(jì)劃、措施(包括技術(shù)通知單等文件)、工作安排、預(yù)案、方案、總結(jié)等。“預(yù)案”作為一種針對(duì)突發(fā)情況制訂的文件應(yīng)長(zhǎng)期遵守(但應(yīng)不斷修訂完善)，其它的階段性文件原則上有效期不超過(guò)一年。(五)另外，本制度所涉及的文件按來(lái)源又可分為內(nèi)部文來(lái)自國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織及股份公司或上級(jí)專業(yè)部門的有關(guān)文按與管理體系的關(guān)系又可分為體系內(nèi)文件和體系外文件。體系內(nèi)文件是指與管理體系有關(guān)的文件，除此外為體系外文第六條現(xiàn)行文件清單是現(xiàn)行有效的制度類、規(guī)程類、標(biāo)序?qū)υ擃愋臀募珠T別類地進(jìn)行歸類整理。第七條技術(shù)質(zhì)量部作為公司文件管理的歸口部門，負(fù)責(zé)組織公司相關(guān)單位對(duì)公司的體系文件進(jìn)行設(shè)計(jì)、落實(shí)、完善；件清單的管理，每季度清理、發(fā)布公司級(jí)體系現(xiàn)行文件清單。第八條運(yùn)營(yíng)改善部具體負(fù)責(zé)制度類文件的管理；負(fù)責(zé)組織各單位及時(shí)對(duì)制度類文件進(jìn)行策劃、制定、培訓(xùn)、執(zhí)行、修并組織發(fā)布、實(shí)施。第九條辦公室負(fù)責(zé)支持類文件中公文的管理，對(duì)制度及支持類文件進(jìn)行統(tǒng)一編碼，負(fù)責(zé)外來(lái)文件的管理。業(yè)區(qū)的現(xiàn)行文件清單，清單中的責(zé)任人負(fù)責(zé)本單位文件的執(zhí)第四章文件的管理第一節(jié)文件的編制第十一條制度類文件的編制流程(一)專業(yè)部室對(duì)制度的制定需求進(jìn)行調(diào)研→起草初稿→對(duì)初稿征求意見(jiàn)→組織相關(guān)專業(yè)部室會(huì)審、會(huì)簽→運(yùn)營(yíng)改善部審核→公司主管經(jīng)理簽批→辦公室編碼、蓋章→專業(yè)部室發(fā)布、培訓(xùn)→報(bào)運(yùn)營(yíng)改善部備案→執(zhí)行單位將該制度納入制度類“現(xiàn)行文件清單”、落實(shí)責(zé)任人→責(zé)任人組織落實(shí)(編碼要求(二)辦法的編制流程：專業(yè)部室對(duì)辦法的制定需求進(jìn)行調(diào)研→起草初稿→對(duì)初稿征求意見(jiàn)→組織相關(guān)專業(yè)部室會(huì)簽→運(yùn)營(yíng)改善部審核→專業(yè)部室領(lǐng)導(dǎo)簽批→專業(yè)部室編碼、發(fā)布、培訓(xùn)→報(bào)運(yùn)營(yíng)改善部備案→執(zhí)行單位將該辦法納入制度類(三)規(guī)定的編制流程：作業(yè)部對(duì)規(guī)定的制定需求進(jìn)行調(diào)研→起草初稿→對(duì)初稿征求意見(jiàn)→組織相關(guān)專業(yè)科室會(huì)簽→作業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)簽批→作業(yè)部編碼、發(fā)布→報(bào)專業(yè)對(duì)口部室和運(yùn)營(yíng)改善部備案→作業(yè)部培訓(xùn)→作業(yè)部將該規(guī)定納入制度類“現(xiàn)行(四)對(duì)制度類文件編制需求進(jìn)行調(diào)研時(shí)，各單位要了解的業(yè)務(wù)內(nèi)容及管理存在的差距，并借鑒先進(jìn)企業(yè)的管理方法，(五)制度類文件編制時(shí)，應(yīng)優(yōu)化、設(shè)計(jì)出相應(yīng)的管理流程，并以流程圖的形式進(jìn)行描述。(六)制度類文件的編制單位要在“總則”中確定文件適用單位(包括專業(yè)部室、作業(yè)部、作業(yè)區(qū)、班組)。(七)制度類文件的具體編制方法詳見(jiàn)《公司制度類文件第十二條規(guī)程類文件的編制流程(一)工藝技術(shù)規(guī)程編制流程：作業(yè)部組織收集有關(guān)資料(設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)、設(shè)備性能和技術(shù)參數(shù)等)→起草初稿→填寫規(guī)核→總公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批→總公司技術(shù)研究院編碼→技術(shù)質(zhì)經(jīng)理審批→硅鋼事業(yè)部編碼、印刷、頒發(fā)。(二)崗位作業(yè)規(guī)程的編制流程：作業(yè)部(事業(yè)部)組織初稿→填寫規(guī)程制、修訂審批表(見(jiàn)附件四)→作業(yè)部(事業(yè)部)專業(yè)及主管部長(zhǎng)審核→專業(yè)部室會(huì)審→公司主管經(jīng)理審批→技術(shù)質(zhì)量部編碼→技術(shù)質(zhì)量部(硅鋼事業(yè)部)印刷、頒發(fā)。(三)操作要點(diǎn)的編制流程：技術(shù)質(zhì)量部(硅鋼事業(yè)部)關(guān)作業(yè)部意見(jiàn)→技術(shù)質(zhì)量部(硅鋼事業(yè)部)主管領(lǐng)導(dǎo)審批→技術(shù)質(zhì)量部(硅鋼事業(yè)部)編碼、頒發(fā)、備案。 參數(shù)等)→起草初稿→作業(yè)部(事業(yè)部)專業(yè)及主管部長(zhǎng)審核第十三條標(biāo)準(zhǔn)類文件的編制流程(一)標(biāo)準(zhǔn)類文件的編制流程：技術(shù)質(zhì)量部收集有關(guān)資料→制定草案→征求相關(guān)單位的意見(jiàn)→對(duì)草案提出的指標(biāo)進(jìn)行分析對(duì)比和驗(yàn)證→公司主管經(jīng)理審批→技術(shù)質(zhì)量部編碼、頒發(fā)、建檔→報(bào)總公司技術(shù)質(zhì)量部和本地技術(shù)監(jiān)督局備案。詳見(jiàn)《公司產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化》第十四條支持類文件的編制流程(一)公司級(jí)支持類文件由專業(yè)部門組織起草，經(jīng)主管經(jīng)理簽批后辦公室編號(hào)、蓋章，起草部門進(jìn)行發(fā)布；部室、作業(yè)部級(jí)支持類文件起草后，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽批后發(fā)布。(二)支持類文件的具體編制方法參見(jiàn)附件3。第十五條文件的編制各階段時(shí)限調(diào)研初征求會(huì)簽印頒準(zhǔn)備稿意見(jiàn)審批刷發(fā)制度1月15天17月天天/1天辦法1月15天17月天天/1天規(guī)定/半5天月/7天/1天崗位、工藝1月15天3711規(guī)程月天天月天操作要點(diǎn)1月12天11月天天/1天標(biāo)準(zhǔn)類文1月17天35/1件月天天天第二節(jié)文件的發(fā)放第十六條工藝技術(shù)規(guī)程由規(guī)程負(fù)責(zé)單位逐級(jí)發(fā)放，崗位作業(yè)部、作業(yè)區(qū)、班組)和發(fā)放數(shù)量。第十七條文件發(fā)放程序(一)需要以文本形式發(fā)放時(shí)，文件發(fā)放單位根據(jù)發(fā)放數(shù)量編制發(fā)放編號(hào)，填寫“文件發(fā)放回收記錄”(見(jiàn)附件4)。文(二)需要以電子文件形式發(fā)放時(shí)，電子文件通過(guò)公司局形式下發(fā)，并建立“文件發(fā)放回收記錄”。第三節(jié)文件的培訓(xùn)第十八條制度類、規(guī)程類、標(biāo)準(zhǔn)類文件發(fā)布后，各相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)或文件責(zé)任人在2周內(nèi)組織完成對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)，相關(guān)人員要熟知自己的職責(zé)和工作流程。第十九條文件責(zé)任人的定義、職責(zé)具體組織落實(shí)某個(gè)文件而確定的負(fù)責(zé)人。對(duì)于各專業(yè)部室牽頭該文件在本作業(yè)部、作業(yè)區(qū)的組織落實(shí)。(二)文件責(zé)任人的職責(zé)：帶頭學(xué)習(xí)文件、組織文件培訓(xùn) (填寫“職工教育培訓(xùn)記錄”見(jiàn)附件5)、組織文件的貫徹落檢查、考核記錄”見(jiàn)附件6)，為文件的持續(xù)性改進(jìn)收集積累資料。第四節(jié)文件的執(zhí)行第二十條各單位必須嚴(yán)格執(zhí)行各類文件，各相關(guān)人員必情況進(jìn)行檢查，并將檢查情況填寫在“專業(yè)檢查、考核記錄”第二十一條各單位文件責(zé)任人要及時(shí)檢查本單位有關(guān)人員執(zhí)行情況；檢查相關(guān)人員是否熟知自己的職責(zé)、工作標(biāo)準(zhǔn)、性的問(wèn)題，及時(shí)下發(fā)“糾正措施通知單”(見(jiàn)《公司糾正與預(yù)防措施管理制度》；對(duì)文件不完善的地方進(jìn)行總結(jié)反饋，為文訂提供依據(jù)。第二十二條文件執(zhí)行中特殊情況的處理。第二十三條文件的修訂各專業(yè)部室每年一季度組織各單位對(duì)其制定的文件進(jìn)行一次全面的評(píng)審。根據(jù)支持類文件實(shí)施過(guò)程中一些好的措施以合文件執(zhí)行情況和文件執(zhí)行單位的意見(jiàn)基礎(chǔ)上填寫《制度類文件需求識(shí)別與征求意見(jiàn)表》(見(jiàn)附件2)。對(duì)于試行的制度類文件在執(zhí)行一年后，結(jié)合生產(chǎn)實(shí)際進(jìn)行生產(chǎn)實(shí)際進(jìn)行補(bǔ)充、完善。的國(guó)家法律法規(guī)、上級(jí)機(jī)關(guān)規(guī)章制度或公司的實(shí)際經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)情況發(fā)生變化，導(dǎo)致文件個(gè)別條款不適宜“文件更改通知單”(見(jiàn)附件9)形式下發(fā)，寫明文件修訂的注明變化的文件編碼。第二十四條文件的改版當(dāng)文件發(fā)生下列情形之一時(shí)，原文件必須改版。(一)累計(jì)修改在3次以上；(二)文件的三分之一條款以上需要修改；(三)文件編制單位名稱發(fā)生變化時(shí)；(四)文件中涉及的主要業(yè)務(wù)職責(zé)分工在部門之間調(diào)整C，以此類推，描述修訂號(hào)的數(shù)字變?yōu)?，其他項(xiàng)代碼保持不第二十五條文件的廢止根據(jù)實(shí)際需要決定是否制定新文件。(一)與國(guó)家和地方政府有關(guān)法律、法規(guī)或上級(jí)規(guī)章相抵(二)已不能適應(yīng)現(xiàn)實(shí)管理要求的。位要通過(guò)網(wǎng)上發(fā)布文件廢止通知。第五章現(xiàn)行文件清單管理容(見(jiàn)附件7)。第二十七條運(yùn)營(yíng)改善部每季度組織各單位對(duì)公司制度類單位對(duì)本單位所牽頭組織實(shí)施的制度類文件進(jìn)行清理、反饋，件8：公司現(xiàn)行文件目錄匯總表)公司現(xiàn)行文件目錄實(shí)行動(dòng)態(tài)時(shí)在清單中變更文件編碼、清理作廢文件的編碼。第二十八條技術(shù)質(zhì)量部每月對(duì)技術(shù)操作要點(diǎn)進(jìn)行一次全面清理，以保證清單中的文件現(xiàn)行、有效。第六章外來(lái)文件管理第二十九條運(yùn)營(yíng)改善部組織各專業(yè)部室收集涉及與公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)密切相關(guān)的國(guó)家及地方法規(guī)，及時(shí)發(fā)布新執(zhí)行的法規(guī)。各部室負(fù)責(zé)對(duì)本專業(yè)法規(guī)組織發(fā)布、實(shí)施。第三十條辦公室收到各級(jí)政府和上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)至公司的傳到有關(guān)專業(yè)部門。專業(yè)部門按領(lǐng)導(dǎo)的批示和文件的要求組織技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)收集涉及到與公司的產(chǎn)品生產(chǎn)有關(guān)的國(guó)行文件清單”中，技術(shù)質(zhì)量部組織落實(shí)。第三十一條原則上對(duì)于需組織落實(shí)執(zhí)行的外來(lái)文件，相關(guān)專業(yè)部室應(yīng)依據(jù)該文件要求并結(jié)合遷鋼實(shí)際重新編制或?qū)?duì)于確需轉(zhuǎn)發(fā)執(zhí)行的外來(lái)文件，應(yīng)以《公司關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)xxx等性質(zhì)的外來(lái)文件經(jīng)公司同意后可在適當(dāng)范圍直接發(fā)布；對(duì)于需執(zhí)行的外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)類文件，技術(shù)質(zhì)量部可直接轉(zhuǎn)發(fā)。第七章文件的保管和借閱第三十二條文件的歸類(一)文件應(yīng)按照發(fā)文單位、名稱、內(nèi)容、時(shí)間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件資料的完整性。(二)要堅(jiān)持平時(shí)歸類整理與年終歸類整理相結(jié)合的原則，重要工作、重要會(huì)議形成的文件資料，要及時(shí)歸類整理。(三)各級(jí)管理人員負(fù)責(zé)本崗位的文件的歸類、保管工作，同時(shí)各單位指定專人負(fù)責(zé)本單位文件歸類、保管工作。第三十三條文本文件的保管各單位文件保管人負(fù)責(zé)本單位所有文本文件收取、發(fā)放、保管，按照文件的歸類建立資料盒。第三十四條電子文件的保管文件保管人將公司內(nèi)網(wǎng)發(fā)布涉及本單位的電子文件分類整理，同時(shí)將本單位編制的文件做一套備份。第三十五條文件的借閱領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借出，并辦理借閱手續(xù)，按時(shí)歸還，不允許在借閱文件上勾劃；對(duì)有密級(jí)的文件須經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可第三十六條文件的銷毀銷毀(或刪除)。第八章附則第三十七條管理體系內(nèi)的文件應(yīng)單獨(dú)建立現(xiàn)行文件清第三十八條本制度的相關(guān)文件有：《公司制度類文件管理制度》《公司規(guī)程管理制度》《公司產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化管理制度》《公司公文管理制度》第三十九條本制度的附件有：第四十條本制度自頒發(fā)之日起執(zhí)行，由技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)年月日主題詞：文件體系制度公司辦公室(一)、文件的編碼方法**gsXXXXXXXXXXX(二)、文件的流程編碼方法GSxxxxxxxxxxxLXX編碼稱編碼稱碼公司gs辦公室bg生產(chǎn)部sc技術(shù)質(zhì)量jz設(shè)備部jd計(jì)財(cái)部jc部運(yùn)營(yíng)改善yg人力資rz技改工gc部源部程部保衛(wèi)武裝bw能源部ny黨總支zz部(((黨(黨群工作部動(dòng)力作業(yè)部質(zhì)量檢查站熱軋作業(yè)部經(jīng)理辦公會(huì)業(yè)部設(shè)備維檢中心勤部業(yè)部鋼材加工作業(yè)部業(yè)部安全部股東會(huì)黨委會(huì)專家辦董事會(huì)硅鋼事銷售公司供應(yīng)管煉鐵作物資派煉鋼作制氧作線材作業(yè)部業(yè)部業(yè)部站部hgjl)、文件種類編碼，全部為小寫字母，具體如下：文件種類編編文件種類編編文件種碼類碼碼類碼類碼碼制度制度文件規(guī)程類給油脂藝規(guī)崗位作業(yè)準(zhǔn)規(guī)程類給油脂藝規(guī)崗位作業(yè)準(zhǔn)批復(fù)d標(biāo)準(zhǔn)程文件點(diǎn)jdjyjdjyzj技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)類jx請(qǐng)示文件文件公文性b標(biāo)準(zhǔn)控制計(jì)劃通知文件報(bào)告文件會(huì)議紀(jì)要計(jì)劃jh計(jì)劃jh(文件技術(shù)通知單(文件ynyn案)、文件、流程的編碼(頁(yè)碼)位置要求宋體字標(biāo)明文件編碼。2、流程的編碼放在流程圖文件名的右下方(當(dāng)流程圖是3、文件要統(tǒng)一編制頁(yè)碼。頁(yè)碼的位置放在文件頁(yè)腳(即碼。要說(shuō)明當(dāng)前頁(yè)，同時(shí)標(biāo)出文件的總頁(yè)數(shù)(計(jì)算總頁(yè)數(shù)時(shí)制度類文件需求識(shí)別與征求意見(jiàn)表文件類別文件類別制度()辦法()規(guī)定()編制部門文件名稱首次編制制文件修修改部分條款修改()廢文件廢新制定文件，代替原文件，原文件廢止()止文件無(wú)意義，直接廢止()1、履行職責(zé)的需要()2、滿足國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)的要求()3、加強(qiáng)或完善專業(yè)管理的需要()文件需求調(diào)研理的要求是()意見(jiàn)情況單位主管領(lǐng)導(dǎo)簽字日人姓名及部門名稱：公司公文格式一、發(fā)文單位標(biāo)志(一)組成：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。關(guān)名稱。至版心上邊緣35mm(位置不因份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度等要素的增減而改變)。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志字體要莊重、大氣、美觀，推薦使用小標(biāo)宋體，字體顏色為紅色，字號(hào)應(yīng)不大排列。(現(xiàn)在的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志有兩種，一種加“文件”二字，一種不加。下行文一律加“文件”二字，上行文、平行文則不加，以示區(qū)別。)二、文件編碼(一)組成：由公司縮寫、單位編碼、文件種類、年份、文件序號(hào)、文件版號(hào)、文件修改號(hào)組成。(二)聯(lián)合行文：使用主辦機(jī)關(guān)的文件編碼。三、紅色反線發(fā)文字號(hào)之下4毫米處印一條與版心同寬(156毫米)參考)。四、標(biāo)題(一)組成：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。行)來(lái)調(diào)整。五、主送機(jī)關(guān)(一)定義：公文的主要受理機(jī)關(guān)。六、正文(一)定義：公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。七、附件說(shuō)明(一)組成：公文附件的順序號(hào)和名稱。(二)標(biāo)注位置及標(biāo)準(zhǔn)：如有附件，用3號(hào)仿宋體，在正 八、發(fā)文機(jī)關(guān)署名(一)要求：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。(二)格式標(biāo)準(zhǔn)：用3號(hào)仿宋體。九、成文日期(一)要求：署會(huì)議通過(guò)或發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。(二)聯(lián)合行文：署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。(三)格式標(biāo)準(zhǔn)：成文日期在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下1行，用3期編排在公文標(biāo)題下方居中排列，用3號(hào)楷體，寫全年、月、發(fā)文機(jī)關(guān)數(shù)量確定每排發(fā)文機(jī)關(guān)署名數(shù)量(每排排列2—3個(gè))，在最后一個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)署名下1行編排成文日期，成文日期居右空4字，最后一個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)署名以印章為準(zhǔn)居中編排。十、印章(一)范圍：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的。(二)要求：與署名機(jī)關(guān)相符。(三)標(biāo)注位置及標(biāo)準(zhǔn)：印章用紅色。單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，