公文寫作復習一

一、什么是公文？

1、公文的定義。

公文是公務文書的簡稱，是國家機關、人民團體和企事業(yè)單位在公務活動中用以處理公務的具有特定格式的文字材料?！秶倚姓C關公文處理辦法》第二條明確指出：“行政機關的公文(包括電報，下同)，是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法行政和進行公務活動的重要工具。”這段話闡明了公文的性質和作用,即公文是行政機關管理國家事務、進行公務活動的工具。公文有廣義和狹義之分。廣義的公文泛指各單位之間在公務活動中產(chǎn)生的具有現(xiàn)實作用和歷史作用的所有文字材料，包括收進和發(fā)出的一切反映公務活動的往來文書，如文件、信函、簡報、技術資料，還有電報、表冊、圖片、圖紙，以及電子文本的文件、資料等；狹義的公文是指《國家行政機關公文處理辦法》和《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》兩個文件明確規(guī)定的文書種類(其中：行政機關公文13種，黨的機關公文14種)，我們一般稱之為“文件”。

2、公文的起源和發(fā)展。

公文是隨著文字的出現(xiàn)、社會生產(chǎn)的發(fā)展、國家(部落)的建立而逐步產(chǎn)生的。斯大林在《馬克思主義與語言學問題》一文中說：“生產(chǎn)往前發(fā)展,出現(xiàn)了階級,出現(xiàn)了文字,出現(xiàn)了國家的萌芽。國家進行管理工作需要比較有條理的文書。商業(yè)發(fā)展了,更需要有條理的來往書信”。這說明公文的產(chǎn)生有兩個前提,一是比較成熟的文字；二是產(chǎn)生了國家。

據(jù)考古學家考證發(fā)現(xiàn),距今六千多年前的我國仰韶文化(原始社會)時期,已經(jīng)有了文字的萌芽,原始社會的結繩、刻契記錄、反映人們的社會實踐活動,具有備忘、信守、憑證的作用。距今三千多年前的殷商時代，產(chǎn)生了比較成熟的文字——甲骨文。甲骨文是商王朝利用龜甲、獸骨占卜兇吉時,刻在龜甲、獸骨上面的卜辭和與占卜有關的記事文字。這種具有記錄、憑證作用的文字，可以說是我國最古老的以甲骨為材料載體的文書。甲骨文書具有一定的結構,如一篇占卜文書大致包含四個部分,即前辭、命辭、占辭、驗辭,程式比較簡單,文字也不長,一般約幾十個字。甲骨文的文字結構，由獨體趨向合體,由象形趨向會意。甲骨文書可說是我國公文的雛形。

作為統(tǒng)治階級管理政務的工具,隨著社會的進步和發(fā)展,公文包括內(nèi)容、形式，以及管理方式等方面都在不斷的完善、變化。從商代至現(xiàn)代,從公文的制作材料看,由甲骨而青銅、竹木、鐵質、石頭、絲帛、紙張，一直發(fā)展到現(xiàn)代的磁介質和感光材料；從對公文的稱謂看，殷商時稱其為“典冊”；周代稱其為“中”；秦時稱其為“典籍”；漢代的書籍中出現(xiàn)了“文書”、“公文”等詞匯,荀悅的《漢記·武帝紀一》中有：“苞苴（音包居，包裝禮品的蒲包）盈于門庭，聘問交于道路，書記繁于公文，私務眾于官事”，但當時統(tǒng)稱公務文書為“文案”；三國時開始稱其為“公文”,《三國志·魏志·趙儼傳》中有“輒白曹公，公文下郡，綿絹悉以還民”；唐宋時稱其為“文卷”、“案卷”；元時稱其為“文卷”、“簿籍”；明時稱其為“文牘”、“案牘”；清時稱“牌子”、“本章”；民國時又稱“文書”了。至于具體的公文種類的名稱,在歷代使用過程中,有的出新,有的消失,有的代代相沿。1949年中華人民共和國成立后,公文成為國家管理公務活動的重要工具。黨和政府十分重視公文制度的建設,吸取了解放區(qū)文書工作的經(jīng)驗,改革了舊政府的文書制度和辦法,逐步建立了統(tǒng)一的新的文書制度。隨著時代的發(fā)展和公務活動的需要,國家行政機關公文種類和功能的發(fā)展演變主要有六次。

第一次是1951年9月,中央人民政府政務院頒布《公文處理暫行辦法》,當時規(guī)定公文有七類十二種:“報告、簽報”、“命令”、“指示”、“批復”、“通報、通知”、“布告、公告、通告”、“公函、便函”。

第二次是l957年IO月,國務院發(fā)布《國務院秘書廳關于公文名稱和體式問題的幾點意見(稿)》,對1951年“暫行辦法”中的公文類別進行了修改,仍是七類十二種,但各類別的內(nèi)容有變化,減去了“簽報”、“公告”,將“公函、便函”合而為一,增加了“令”、“請示”、“批示”三個文種,對公文種類的排列次序也作了調(diào)整,依次為:“命令、令”,“指示”，“報告、請示”，“批示、批復”，“通知、通報”,“布告、通告”，“函”。

第三次是1981年2月，國務院辦公廳頒布《國家行政機關公文處理暫行辦法》,對公文種類作了增刪,由七類十二種增加為九類十五種,減去了“批示”,增加了“指令”、“決定”、“決議”,恢復了“公告”,公文種類的排列依次為:“命令、令、指令”,“決定、決議”,“指示”,“布告、公告、通告”,“通知”、“通報”,“報告、請示”,“批復”,“函”。第四次是1987年2月,國務院辦公廳印發(fā)《國家行政機關公文處理辦法》,該辦法對公文種類修改不多,把“命令、令”合并為一種,新增了“會議紀要”。文種為十類十五種。

第五次是1993年11月，國務院辦公廳修訂《國家行政機關公文處理辦法》，把機關公文分為十三類十三種，取消了“決議”、“布告”，增加了“議案”，把“請示”、“報告”分為兩類。第六次是2000年8月，國務院發(fā)布《國家行政機關公文處理辦法》，把機關公文分為十三類。取消了“指示”，增加了“意見”，將“公告”、“通告”分為兩類。

3、公文的特點。

（1）從內(nèi)容上看，公文具有法定的效力，具有行文機關賦予的某種處理公務的效能和與正文同處一面，不得采用“此頁無正文”的方式解決。

11、成文日期。公文的成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準。電報，以發(fā)出日期為準。

12、附注。公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。

13、主題詞。主題詞是用于文獻的分類和檢索的標識符號。標引公文主題詞，所選用的詞目應是《公文主題詞表》或《金融類公文主題詞表》中規(guī)定使用的，書寫形式應與詞表中的詞形一致。上行文應按照上級機關規(guī)定的主題詞表及要求標注主題詞。

標引公文主題詞要按照“先內(nèi)容后形式”的順序排列詞目。每一公文標引主題詞的數(shù)量一般不超過5個詞目。

14、公文的印制要求。

（1）公文用紙。應采用國際標準A4型（210mm×297mm），左側裝訂。排版從左向右橫寫、橫排。

（2）公文字體與字號的選用。

公文大標題一般使用二號小標宋體字，小標題一般使用三號小標宋體字或黑體字。

秘密等級、緊急程度,一般使用三號黑體字；主題詞使用三號黑體字，詞目用三號小標宋體字。

公文正文、主送機關、附注、發(fā)文字號、成文日期等，一般使用三號仿宋體字。

抄送（抄報）機關、內(nèi)部發(fā)送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期,使用小四號宋體字。

四、行文規(guī)則

1、行文應當確有必要，注重效用。

2、上行文（特別是“請示”）的主送機關一般只有一個。如受雙重領導，也只能有一個主送機關，對另外一個領導機關可用抄報的形式報送?！罢埵尽睉斠晃囊皇?；“報告”中不得夾帶請示事項。

3、向下級或平級單