如何利用信息化工具提高工作效率

3/8如何利用信息化工具提高工作效率EXCEL是微軟公司提供的強(qiáng)大數(shù)據(jù)表格處理工具，下面介紹我們工作過程會(huì)經(jīng)常用到的，比較實(shí)用的技巧，運(yùn)用好就能提高工作效率，節(jié)省工作時(shí)間。1、簡(jiǎn)單公式應(yīng)用。加減乘除等簡(jiǎn)單公式應(yīng)用。Excel公式中以等號(hào)開始，以數(shù)值等格式單元格結(jié)合數(shù)學(xué)運(yùn)算符組成。（1）加、減、乘、除。公式（加）：?jiǎn)卧馛1＝A1+B1公式（減）：?jiǎn)卧馛2＝B1-A1公式（乘）：?jiǎn)卧馛2＝A1*B1公式（除）：?jiǎn)卧馛2＝B1/A1（2）自動(dòng)求和（SUM（求和范圍））A.總計(jì)一列中所有的值

選擇B7單元格，并單擊“自動(dòng)求和”按鈕。

一個(gè)彩色的點(diǎn)線框環(huán)繞于公式中涉及到的所有單元格，且該公式出現(xiàn)在B7單元格中。

按Enter顯示B7單元格中的結(jié)果。

選擇B7單元格在編輯欄中顯示公式。要統(tǒng)計(jì)一月份的總花費(fèi)，您不必再次鍵入這些值。您可以使用一個(gè)稱作函數(shù)的預(yù)先編寫的公式。通過下面的操作您可以得到一月份的總計(jì)：選擇單元格B7，然后在“標(biāo)準(zhǔn)”工具欄上單擊“自動(dòng)求和”。這樣可以輸入SUM函數(shù)，該函數(shù)對(duì)一定范圍內(nèi)單元格的所有值進(jìn)行求和。為了節(jié)省時(shí)間，當(dāng)您有多個(gè)值需要相加時(shí)，就使用該函數(shù)，這樣您就不必鍵入公式。按Enter后將在B7單元格中顯示SUM函數(shù)的結(jié)果95.94。當(dāng)選擇B7時(shí)，公式=SUM(B3:B6)即出現(xiàn)在編輯欄中。B3:B6是一個(gè)稱為參數(shù)的信息，它告訴SUM函數(shù)需要求和的值。通過使用單元格引用(B3:B6)（而不是這些單元格中的值），一旦以后這些值發(fā)生變化，Excel可以進(jìn)行自動(dòng)更新。B3:B6中的冒號(hào)表明它是列B中行3至行6中的一個(gè)單元格范圍。括號(hào)用于將參數(shù)和函數(shù)隔開。B.復(fù)制而不是創(chuàng)建一個(gè)新的公式

將黑色加號(hào)從含有公式的單元格拖至將公式復(fù)制到的地方，然后釋放填充柄。

“自動(dòng)填充選項(xiàng)”按鈕出現(xiàn)，但不需要進(jìn)行操作。有時(shí)復(fù)制公式比創(chuàng)建新公式更簡(jiǎn)單。在本例多哈中，您將可以看到如何復(fù)制一月份公式，以及如何用它來累加二月份的花費(fèi)。您可以選擇包含一月份公式的B7單元格，然后將鼠標(biāo)指針定位到該單元格的右下角，直至出現(xiàn)黑色的“+”。接著將“填充柄”拖至C7單元格。當(dāng)填充柄被釋放時(shí)，二月份的總額126.93將出現(xiàn)在C7單元格中。當(dāng)C7單元格被選中時(shí)，公式=SUM(C3:C6)將顯示在該工作表頂部附近的編輯欄中。在公式被復(fù)制后，“自動(dòng)填充選項(xiàng)”按鈕出現(xiàn)，其中包含一些供您選擇的格式選項(xiàng)。在這種情況下，您不需要對(duì)按鈕選項(xiàng)進(jìn)行任何操作。當(dāng)您下次在任何單元格中執(zhí)行輸入操作時(shí)，該按鈕就會(huì)消失。應(yīng)用例子：賒銷月報(bào)表匯總2、檢查公式應(yīng)用。思路：利用公式計(jì)算出來的數(shù)據(jù)，與各子公司上報(bào)的報(bào)表數(shù)據(jù)減法比較，看有無誤差數(shù)據(jù)。如果誤差數(shù)據(jù)不為0表示下面子公司上報(bào)數(shù)據(jù)有錯(cuò)誤，如果誤差數(shù)據(jù)都為0，那表示數(shù)據(jù)都準(zhǔn)確。例子：購銷存周報(bào)3、條件求和應(yīng)用：SUMIF（條件范圍，條件值，求和范圍），提高公式復(fù)用性，按照給定的范圍和條件求和。特別在多個(gè)表格匯總數(shù)據(jù)時(shí)用處很大。例子：購銷存月報(bào)表＝SUMIF('1'!Z1:Z100,"尿素",'1'!H1:H100)這個(gè)公式表示“1”這個(gè)表格中Z列第1行到第100行中，有等于“尿素”的對(duì)應(yīng)的H列的和。利用這個(gè)公式可以快速簡(jiǎn)單求出不同分類的“月初庫存”，如果前面品種有變動(dòng)，只要改變“統(tǒng)計(jì)條件”列的分類就可以方便得到合計(jì)數(shù)。4、比較實(shí)用的操作（1）選擇性粘貼。操作方法如下圖：右鍵－選擇性粘貼，出現(xiàn)下圖右邊選擇性粘貼參數(shù)?！斑x擇性粘貼”命令，該命令有些特殊功用，能夠幫助你大大提高編輯效率。以下就是其中三例。整體運(yùn)算在你使用Excel編輯工作表時(shí)，如果需要對(duì)某一單元格區(qū)域的各單元格中的數(shù)值進(jìn)行同增同減操作，那么使用“選擇性粘貼”可大大提高編輯效率。比如，現(xiàn)在你要把C3:H20單元格中的數(shù)值同時(shí)增加10%，請(qǐng)按下述步驟操作：1.在C3:H20以外的任一單元格如H21單元格中輸入“1.1”。2.選中H21單元格，單擊常用工具欄中“復(fù)制”按鈕。3.選中C3:H20單元格區(qū)域，然后在“編輯”菜單中，單擊“選擇性粘貼”命令。4.在“運(yùn)算”下，單擊“乘”復(fù)選鈕（如圖）。5.單擊“確定”按鈕。至此，C3:H20單元格的數(shù)值都會(huì)與H21單元格中的數(shù)值即1.1相乘，并將計(jì)算結(jié)果顯示在各單元格中。在“選擇性粘貼”對(duì)話框中，相信大家已經(jīng)明白了“運(yùn)算”下的“除”、“加”和“減”是什么意思了吧？行列置換使用Excel編輯一張表格后，發(fā)現(xiàn)該表格列數(shù)太多，而行數(shù)太少。這時(shí)你或許希望該表格的行列互換，以便方便地打印在A4紙上。以下的方法，可讓你在Excel中實(shí)現(xiàn)表格的行列轉(zhuǎn)置，即列變?yōu)樾?，行變?yōu)榱?。具體過程是：1.選中需要進(jìn)行行列轉(zhuǎn)置的單元格區(qū)域，如A1:X6。2.在“編輯”菜單中，單擊“復(fù)制”命令。3.單擊要存放轉(zhuǎn)置表區(qū)域的左上角單元格，如A7。4.在“編輯”菜單中，單擊“選擇性粘貼”命令。5.選中“轉(zhuǎn)置”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕。至此，行列轉(zhuǎn)置后的表格出現(xiàn)在A7:F30單元格區(qū)域。凍結(jié)公式在你完成一個(gè)Excel工作表的編輯和計(jì)算工作后，如果需要把其中的公式替換為其結(jié)果，以達(dá)到永久凍結(jié)公式的目的；或者，在工作表的其他位置或其他工作表中，需要使用公式結(jié)果，那么可試試以下方法。1.選中包含公式的單元格。2.在“編輯”菜單中，單擊“復(fù)制”命令。3.在“編輯”菜單中，單擊“選擇性粘貼”命令。4.在“粘貼”標(biāo)題下，選中“數(shù)值”復(fù)選鈕，單擊“確定”按鈕。（2）工作表復(fù)制副本（3）凍結(jié)窗口為方便查看表格數(shù)據(jù)，可以凍結(jié)標(biāo)題行或者標(biāo)題列，移動(dòng)標(biāo)題行或者標(biāo)題列后面的數(shù)據(jù)，標(biāo)題行或者列不會(huì)改變，便于數(shù)據(jù)對(duì)照。（4）快速輸入相同數(shù)據(jù)選擇要輸入相同數(shù)據(jù)單元格范圍，輸入數(shù)值，然后同時(shí)按下CTRL+ENTER(回車)，即可輸入選定單元格相同的素質(zhì)。如下圖：5、打印設(shè)置通過頁面設(shè)置，合理利用打印紙張的頁面，提高紙張利用率。頁面設(shè)置路徑：頁面設(shè)置－頁面。設(shè)置打印基本參數(shù)。方向：設(shè)置數(shù)據(jù)打印的紙張方向。如有些數(shù)據(jù)列比較寬的，可以通過橫向打印?？s放：設(shè)置數(shù)據(jù)大小縮放。如有些數(shù)據(jù)表格太大，一張紙上打印不下的，可以通過縮小比例，將其打印在一張紙上。起始頁碼：設(shè)置起始的頁碼數(shù)。如打印數(shù)據(jù)第一頁要改成是第三頁，就可以在起始頁碼輸入3，這樣第一頁的頁碼就會(huì)顯示第3頁。（2）頁面設(shè)置－頁邊距。設(shè)置打印頁邊距，通過調(diào)整頁邊距大小，盡量縮小頁邊距，盡量利用紙張大小。（3）頁面設(shè)置－頁眉/頁腳。設(shè)置頁碼及頁眉頁腳，可以自定義頁眉頁腳，或者選擇系統(tǒng)給定的選項(xiàng)。（4）頁面設(shè)置－工作表。打印區(qū)域：設(shè)置固定的打印區(qū)域。如一張表格上有很多數(shù)據(jù)，但只要打印其中的一部分?jǐn)?shù)據(jù)，可以將需要的部分設(shè)置成打印區(qū)域。打印標(biāo)題：設(shè)置每張打印頁都出現(xiàn)的頂端標(biāo)題或者左端標(biāo)題。如一張表數(shù)據(jù)很多，有好幾頁，沒有設(shè)置頂端標(biāo)題行（或沒有手工在表格里這是每頁的