公司各門類檔案管理職責(zé)與要求

4/53/5公司各門類文件材料管理職責(zé)與要求序號(hào)檔案類別管理職責(zé)管理要求歸檔時(shí)間（要求）主管部門業(yè)務(wù)主管部門相關(guān)業(yè)務(wù)部門1企業(yè)管理類（A）辦公室所在單位所有業(yè)務(wù)部門1.業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)辦理完畢后，及時(shí)將具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全、完整并集中保管。2.歸檔份數(shù)：通常每份文件保存一份原件，重要的、利用頻繁的和有專門需要的檔案可適當(dāng)增加份數(shù)。3.歸檔文件目錄紙質(zhì)版經(jīng)移交部門和接收部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，與電子版文件目錄一并移交。應(yīng)于第二年4月底前向檔案部門移交。2工程項(xiàng)目類（E）辦公室、科技部科技管理部門市場營銷部、商務(wù)合約部及其他相關(guān)部門、相關(guān)單位業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)負(fù)責(zé)已竣工項(xiàng)目檔案驗(yàn)收審核工作（檔案管理部門協(xié)同）。業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)在項(xiàng)目開工前與基層項(xiàng)目部進(jìn)行歸檔工作交底。相關(guān)業(yè)務(wù)部門分別負(fù)責(zé)施工資料和經(jīng)營資料管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查及竣工驗(yàn)收審核工作。工程質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)施工資料的收集、整理和移交工作，市場營銷、合約管理部門負(fù)責(zé)工程經(jīng)營資料的收集、整理和移交工作。應(yīng)將檔案管理責(zé)任納入項(xiàng)目經(jīng)理部績效考核，檔案驗(yàn)收合格并辦理項(xiàng)目資料移交書后方可兌現(xiàn)績效獎(jiǎng)金。歸檔文件應(yīng)真實(shí)反映項(xiàng)目實(shí)際情況，并與工程進(jìn)度同步形成、收集和整理。各施工單位科技、檔案管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)以中國建筑名義承接項(xiàng)目的核心檔案的收集、整理，經(jīng)局辦公室審核后向中國建筑辦公廳移交。并在開工前，與項(xiàng)目經(jīng)理簽訂《中建核心檔案歸檔交底書》（詳見附件6）。項(xiàng)目竣工后6個(gè)月內(nèi)完成移交，其中中國建筑核心檔案類移交中國建筑辦公廳檔案室；錄入至中國建筑檔案管理信息系統(tǒng)中信息實(shí)時(shí)錄入完成。3科研開發(fā)類辦公室科技管理部門相關(guān)部門或單位1.科研開發(fā)項(xiàng)目組負(fù)責(zé)科研開發(fā)文件的收集、整理和移交工作，應(yīng)明確檔案管理責(zé)任。2.應(yīng)將檔案管理責(zé)任納入科研開發(fā)項(xiàng)目組績效考核，檔案驗(yàn)收合格后方可兌現(xiàn)績效獎(jiǎng)金。3.業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)負(fù)責(zé)已竣工科研項(xiàng)目檔案驗(yàn)收審核工作（檔案管理部門協(xié)同）。4.負(fù)責(zé)科技檔案管理的責(zé)任人還應(yīng)按國家要求做好“四參加工作”，即協(xié)同主管部門參加工程竣工驗(yàn)收、科研成果鑒定、設(shè)備開箱和產(chǎn)品試制定型，對(duì)應(yīng)歸檔的科技文件資料及時(shí)進(jìn)行同步檢查、指導(dǎo)和驗(yàn)收。應(yīng)于科研開發(fā)項(xiàng)目完成后3個(gè)月內(nèi)移交檔案部門。4房地產(chǎn)（基本建設(shè)）類（G）辦公室房地產(chǎn)（基本建設(shè)）項(xiàng)目公司或相關(guān)業(yè)務(wù)部門相關(guān)部門或單位1.項(xiàng)目公司應(yīng)建立檔案管理責(zé)任體系，明確項(xiàng)目經(jīng)理部領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門、具體人員的管理職責(zé)。2.歸檔文件劃分為a類和b類。a類文件系指需移交城建檔案館的文件，具體范圍參照建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范（GBT50328）及地方城建檔案館要求。b類文件系指為不需移交城建檔案館的文件，營銷管理和商業(yè)管理為b類，項(xiàng)目綜合、工程監(jiān)理、工程施工、竣工驗(yàn)收4類文件劃分為a類和b類。3.房地產(chǎn)的買賣、繼承等權(quán)屬變更不斷發(fā)生，房屋的拆遷、翻蓋、擴(kuò)建等處于不斷的轉(zhuǎn)移和變更中，應(yīng)不斷地補(bǔ)充新文件，確保檔案的真實(shí)性和連續(xù)性。營銷管理類中營銷宣傳等文件在項(xiàng)目最后一次開盤后3個(gè)月內(nèi)；客戶材料等文件在辦理不動(dòng)產(chǎn)登記證后3個(gè)月內(nèi)。商業(yè)管理類在房產(chǎn)出售或出租后3個(gè)月內(nèi)。其他類別在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)。5設(shè)備儀器類（H）辦公室設(shè)備儀器生產(chǎn)管理部門相關(guān)部門或單位1.檔案人員應(yīng)參與設(shè)備進(jìn)場開箱驗(yàn)收。2.設(shè)備儀器驗(yàn)收完畢和進(jìn)口設(shè)備索賠期滿后，應(yīng)及時(shí)收集整理歸檔文件。3.設(shè)備轉(zhuǎn)讓、賣出時(shí)，檔案同時(shí)轉(zhuǎn)出，并備案說明。4.設(shè)備報(bào)廢后，檔案同時(shí)銷毀。設(shè)備儀器驗(yàn)收完畢投入使用后2個(gè)月內(nèi)，若為引進(jìn)設(shè)備儀器，應(yīng)在索賠期滿后2個(gè)月內(nèi)。6會(huì)計(jì)檔案（I）辦公室、財(cái)務(wù)資金管理部門財(cái)務(wù)資金管理部門相關(guān)部門或單位執(zhí)行中國建筑總部財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)規(guī)定。原則上各單位會(huì)計(jì)管理部門形成的會(huì)計(jì)檔案按要求臨時(shí)保管一年后，應(yīng)移交所在單位檔案部門保管，因特殊情況可延長臨時(shí)保管期限，但最長不超過3年。7人事檔案類（R）執(zhí)行中國建筑人事檔案管理相關(guān)規(guī)定。8產(chǎn)品生產(chǎn)類（K）辦公室產(chǎn)品生產(chǎn)管理部門相關(guān)部門或單位同工程項(xiàng)目類。按生產(chǎn)進(jìn)度階段性歸檔。9審計(jì)檔案類（S）辦公室、審計(jì)部審計(jì)部門被審計(jì)部門或單位1.全系統(tǒng)審計(jì)類檔案實(shí)行相對(duì)集中統(tǒng)一管理機(jī)制。2.保密類審計(jì)檔案保存為紙質(zhì)版，由被審計(jì)項(xiàng)目所在審計(jì)部門移交本單位綜合檔案室，按照保密文件管理要求進(jìn)行管理。其余審計(jì)類文件原則上均保存為電子文件格式，由總部審計(jì)局負(fù)責(zé)歸檔至中國建筑檔案管理信息系統(tǒng)并管理。同企業(yè)管理類（第二年4月底前向檔案部門移交）。10其他檔案類（Q）信用檔案類（Q1）辦公室所在單位所有業(yè)務(wù)部門1.檔案產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)本部門應(yīng)歸檔文件的收集、整理和移交工作。2.根據(jù)信用檔案的關(guān)聯(lián)性，同一事項(xiàng)不同載體（文件、證書、獎(jiǎng)杯）的資料應(yīng)收集齊全完整，并標(biāo)注互見號(hào)。即時(shí)歸檔。聲像檔案類（Q2）1.反映同一問題或事由的若干張照片應(yīng)按時(shí)間或重要程度集中排列。2.按不同載體材料分別排架、保管?；顒?dòng)結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)歸檔。電子檔案類（Q3）載體清潔、無劃痕，無病毒；電子資料真實(shí)、完整、有效；特殊格式的文件，其相關(guān)軟件、版本、操作手冊等應(yīng)一并完整歸檔。邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)按照國家行業(yè)規(guī)定及本單位管理要求定期完成。說明：1.管理要求：系指在各部門管理職責(zé)之外，對(duì)不同門類檔案管理提出的具體管理要求。2.管理職責(zé)：辦公室：一般情況下，辦公室為各門類檔案的主管部門，負(fù)責(zé)制定本單位各門類檔案管理規(guī)定，監(jiān)督檢查各個(gè)類別（電子）文件收集、管理過程的完整性、合規(guī)性，負(fù)責(zé)各門類檔案的驗(yàn)收、入庫及集中管理利用工作，檔案部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況定期對(duì)各部門、各單位應(yīng)歸檔文件收集、整理和移交情況予以通報(bào)。財(cái)務(wù)資金管理部門：與檔案工作主管部門共同主管本單位財(cái)務(wù)類檔案，共同制定統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案管理制度，并對(duì)各單位會(huì)計(jì)類檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。審計(jì)部門：局總部審計(jì)部與辦公室共同主管本單位審計(jì)類檔案，共同制定統(tǒng)一的審計(jì)類檔案管理制度，并對(duì)各單位審計(jì)類檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。局屬各單位審計(jì)部門按照相關(guān)管理規(guī)定移交本單位審計(jì)類檔案。業(yè)務(wù)主管部門：負(fù)責(zé)協(xié)同檔案工作主管部門指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查本業(yè)務(wù)線產(chǎn)生的文件資料過程管理及歸檔移交工作。其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)本部門形成的（電子）文件的全過程規(guī)范管理與歸檔