如何召開有效會議

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講師:汪渭琦1沖壓集團企業(yè)流程管理系列培訓(xùn)之三如何開一個有效

的會議

講師:汪渭琦

2一、前言二、企業(yè)日常開的會議三、開會的目的四、會議交際溝通的模式五、會議的主席、組織者六、會前的準備七、會議記錄八、與會者的要求九、總結(jié)(會議流程圖)目

錄31、英國英特爾計算機公司總裁安德魯.格羅夫說：1.1會議是管理工作得以貫徹實施的中介手段；1.2委員會是一個爭分奪秒?yún)s又耗時間的群體。2、會議越少越好。這不只是說會議的數(shù)量，還包括參會者的數(shù)量。許多大公司的高層領(lǐng)導(dǎo)有許多的會議，比方說英國：經(jīng)理的開會時間占去工作時間的1/3，大公司的總經(jīng)理占去工作時間的2/3。一、前言4二、企業(yè)日常有的會議1、早會；2、股東大會；3、理事會；4、董事會；5、每日、周、月生產(chǎn)協(xié)調(diào)會；6、周、月、季、年的銷售總結(jié)會；7、每周、月的品質(zhì)例會；8、每周、月的各部門的工作檢討會；9、月、季、年度工作總結(jié)會；10、試產(chǎn)總結(jié)會；11、項目檢討會；12、新產(chǎn)品開發(fā)協(xié)調(diào)會；等。(可以從管理、生產(chǎn)、銷售、品質(zhì)、產(chǎn)品等角度進行分析)51、做出決定；2、提供、接收信息情報；3、談判； 4、解決爭端和沖突；5、制訂計劃；6、產(chǎn)生新思想、新觀念；7、檢討以往的活動、進展；8、協(xié)調(diào)活動；9、控制活動；10、分配任務(wù)。等。理理理三、企業(yè)開會的目的64.1個別成員支配的會議，(A)交流溝通由少數(shù)人控制。(A)四、會議交際溝通的模式74.2由唯一一位居于溝通中心地位的強有力的主席主持的會議，其進行的模式如下圖(B)所示：(B)四、會議交際溝通的模式84.3不受個別人的支配和控制的溝通模式(C)(C)四、會議交際溝通的模式94.4會議溝通的模式取決于這個委員會(或參加者)每個人能否與下面幾點相符或適應(yīng)：A、工作任務(wù);B、群體成長的技能思考題1：有一項緊急任務(wù)，背景資料有限，但又必須作出決定，如果開會的個別成員對此類似的任務(wù)有經(jīng)驗的話，此一次會議就需要實行?的溝通模式；思考題2：新產(chǎn)品發(fā)布會，如果委員會對此任務(wù)無任何經(jīng)驗可言，那就需要創(chuàng)造新性的決斷，需要實行?的模式更適合。四、會議交際溝通的模式101、掌握主席的權(quán)責(zé)：主持、解決、仲裁以及領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)；2、會預(yù)測此次會議將以何種交際模式進行;3、掌握自己的角色行為：3.1與任務(wù)相關(guān)的行為：A總結(jié)；B提問；C激勵；D促進信息交流；E協(xié)調(diào)；F斷定；G評估；H指揮3.2與維護相關(guān)的行為：A營造良好的會議氛圍；B聆聽；C創(chuàng)造和諧；D鼓勵參與；E創(chuàng)造信任氣氛；F確定標準；G應(yīng)用幽默；H消除私人矛盾；I促進溝通3.3主席在領(lǐng)導(dǎo)會議時，應(yīng)集中精力于維護相關(guān)的行為，而不是施行他(她)所主張的任務(wù),善于將在會前或會議中間將主張轉(zhuǎn)給他人。五、做好一個會議的主席(主持人)114.掌握會議順利進行的技巧4.1會議開始的技巧4.1.1介紹與會者(自我介紹、互相介紹、主席介紹、名片介紹)4.1.2設(shè)法使會議進入正題A．由主席或其他重要人物的正式講話開始(比較正式會議)B、另一種非正式的場合，可由主席提起有關(guān)的故事，引入正題;4.1.3對所有與會者參加會議的目的進行深入、細致的研究；五、做好一個會議的主席(主持人)124.2會議進行中4.2.1造成“我群感“-----參與者對會議群體的強烈歸屬感；(主席可以在講話中重復(fù)使用“我們”、“我們的”、“我們這次會議”，避免使用“你們”)4.2.2要注意與會者的目的是否達到;(只有使會議達到開會者的目的，也達到了組織者的目的，會議才算成功)4.2.3處理好會議的顯在目標與潛在目標的關(guān)系，并在會議中盡快實現(xiàn)近期目標和較易達到的目標；4.2.4充分發(fā)揮利用開會者的經(jīng)驗、專長；4.2.5對開會者的錯誤采取寬容態(tài)度；五、做好一個會議的主席(主持人)134.2會議進行中4.2.6鼓勵和促進討論、發(fā)表不同意見；4.2.7注意讓每個成員都有發(fā)表意見的機會(不能被幾個人壟斷)；4.2.8控制個人發(fā)言的內(nèi)容和時間；4.2.9提問：A、開發(fā)型；B、封閉型(幾個規(guī)劃、進行選擇)；4.2.10對不同意見的處理：A．對雙方或各方的觀點加以澄清；B．分析造成分歧的因素；C．研究爭論雙方和各方的觀點，了解協(xié)調(diào)的可能性；D．將爭論的問題作為會議的主題之一，展開全面的討論，以便把會議引向深入；E．若分歧難以彌合，那就暫時放下，按會議議程進行下一項五、做好一個會議的主席(主持人)144.3會議結(jié)果及時總結(jié)如果會議的目標已達到，即應(yīng)盡快總結(jié)并結(jié)束會議。五、做好一個會議的主席(主持人)151、五明確：主題明確；與會者明確；目的明確；時間明確；地點明確；2、三個條件：A.所有與會者，有某種共同目標；B.會議規(guī)模相適應(yīng)的經(jīng)濟、物質(zhì)條件；C.制訂完善、周密的會議計劃。3、確定會議主題和目標；4、制訂會議活動計劃；5、制訂會議議程(在會議中要考慮的事務(wù))5.1會議目的5.2會議時間(開始時間、結(jié)束時間)六、做好會前的組織安排和準備165、制訂會議議程(在會議中要考慮的事務(wù))5.3會議地點5.4會議所參加的人員；

；5.5會議議題的順序；5.6某些議題將會使會議團結(jié)一致，某些可能會分裂會議；5.7任何會議初期比結(jié)束前更有創(chuàng)造性；5.8整個會議持續(xù)時間不應(yīng)超過兩個小時；5.9會議議題清楚明確，確保重要的思想觀點都提出了，防止會上提出無關(guān)的浪費時間的問題；6、發(fā)放會議舉辦通知(含名稱、目標、議題、地點、時間等)；7、地點的選定；8、會議室設(shè)備的準備；9、會場的布置；六、做好會前的組織安排和準備17七、會議記錄內(nèi)容1、達成了什么協(xié)議、決定；2、誰對某種行動負責(zé)；3、什么時間完成；4、哪些人出席了會議；5、缺席情況；6、會議何時何地舉行；7、將段落章節(jié)編號，以便查找；8、使用有限的文字；9、以短句記錄講話的核心內(nèi)容、誰講的話、做出了什么決定；10、會議記錄應(yīng)能及時地送給主席和開會者。(有的重要會議，可采取錄音方式)18八、對與會者的角色要求：1、足夠的相關(guān)功能性知識和技能；2、充分的個人技能；3、說話清楚、簡潔；4、傾聽積極；5、能進行妥協(xié)和談判協(xié)商；6、忍受但避免破壞性的沖突；7、顯示獨立的判斷能力；8、有創(chuàng)造性、有革新精神(創(chuàng)新意識)19九、總結(jié)會議的流程圖20附錄1、主席自我評估問題

A準備1、目的：我知道這次會議要實現(xiàn)的目的。1234567我不知為什么舉行會議。2、會議議程：我至少在會前兩天發(fā)出會議議題。1234567我在會上發(fā)放會議議程。3、與會者：我選定或影響對與會者的選擇。1234567我讓與會者的各部門代表決定。4、會議地點和布置我檢查會議室及其布置情況。1234567開會時我才去看看。21附錄1、主席自我評估問題B主持會議1、總結(jié)：討論中我概括總結(jié)相關(guān)要點。1234567我讓他們自己作出總結(jié)。2、打斷：我不打斷會議進程。1234567我經(jīng)常打斷會議進程。3、提問：我提清楚的問題。1234567我提保密的問題。我問公開的問題。1234567我問無關(guān)的問題。4、感覺：我感到輕松且精力集中。1234567我感到緊張難以放松。

得分：如果您的得分為27分或27分以下，那看來你的會議主持得很好，得分在36分以上則預(yù)示著您可能在主席角色方面存在著某些問題。22附錄2、會議參與自我評估問題單A準備1、目的：我清楚我開會要實現(xiàn)什么。1234567我不知道為什么要舉行會議。2、文書工作：我在會前已看了議程和附件。1234567我開會時才看。3、與會者我與其他與會者交流了對主要議程看法。1234567我在會上了解他們的看法。4、事先告知：我已告訴主席我支持議程上某個議題。1234567我在開會時告訴主席。23B進程1、發(fā)言我講話清楚簡潔、相關(guān)聯(lián)。1234567我隨意漫談進行無謂評論。2、打斷我不打斷會議。1234567我經(jīng)常打斷。3、提問我提清楚的問題。1234567我問無關(guān)的問題。我問公開的問題。