集團公司公文處理實施細則

集團公司公文處理實施細則第一章總則為提高我集團公文處理工作質量，促進各部門公文處理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，參照《國家行政機關公文處理辦法》，結合本集團實際，制定本實施細則。公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理是集團日常工作正常、有序、有效、優(yōu)質運轉的重要保障。公文處理應堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、規(guī)范、安全、保密。集團總裁辦是集團公文處理的管理部門，并指導各部門的公文處理工作，負責公文的統(tǒng)一收發(fā)、分發(fā)、傳閱、核稿、用印、歸檔和銷毀等工作，并積極推進辦公自動化建設，推廣運用電子公文，逐步實現(xiàn)無紙化辦公。各部門具體負責本部門公文處理工作，并指定專人管理本部門的公文處理工作。第二章公文種類集團公司采用的公文種類：命令(令)：適用于依照有關法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。公告：適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。通告：適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。通知：適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。報告：適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。請示：適用于向上級機關請求指示、批準。批復：適用于答復下級機關的請示事項。意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。第三章公文格式公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印制版記、頁碼等部分組成。秘密等級和保密期限：涉及國家秘密的公文應當標明密級（絕密、機密、秘密）和保密期限，未標明保密期限的按絕密級事項30年、機密級事項20年、秘密級事項10年認定?！敖^密”、“機密”級公文應在公文左上角標明份數(shù)序號。緊急程度：緊急公文應根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”，其中電報應分別標明“特急”、“加急”、“平急”。發(fā)文機關標識：發(fā)文機關名稱應使用全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文，主辦機關應排列在前。發(fā)文字號：由發(fā)文機關代字、發(fā)文年份、發(fā)文序號組成。聯(lián)合行文只標明主辦機關發(fā)文字號。簽發(fā)人：上行公文應在首頁注明簽發(fā)人、會簽人姓名，在附注處注明能對該公文的咨詢作出答復的聯(lián)系人姓名和電話。標題：公文標題應準確、簡要、概括，一般應標明發(fā)文機關名稱、公文主題（事由）及文種（公文種類）。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章以及專用名詞等用書名號或引號外，一般不用標點符號。有發(fā)文機關版頭的公文，其標題可不標發(fā)文機關。主送機關：是公文的主要受理機關，應使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。除“公告”、“通告”外，公文均應標明主送機關。主送機關名稱超過兩行時，應標在文末抄送機關之上。正文：是公文的主體部分，用來表達公文的主要內容。當正文之后的空白容不下印章位置時，應采用調整行距或字距的辦法，務使印章與正文同處一面。附件：是公文的組成部分（包括文字、表格、示意圖等）。公文如有附件，應在正文之后注明附件順序和名稱。附件只發(fā)部分單位時應予注明。成文日期：以公司領導簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)的領導人的簽發(fā)日期為準，電報以發(fā)出日期為準。成文日期應完整標明年、月、日。-印章：是公文生效及公文制發(fā)機關對公文負責的標志。公文除“會議紀要”外，都應當加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，應標明發(fā)文機關名稱并加蓋發(fā)文機關印章。用印應端正、清晰，上不壓正文，下壓成文日期。公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。主題詞：公文應標注主題詞。主題詞由類別詞、類屬詞組成，一般標注3至5個。抄送機關：指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉的其他機關或部門，應使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。在主題詞下一行標注“抄送”字樣后，按先外后內、自上而下依次列出抄送機關名稱。印制版記：即公文印發(fā)機關名稱和印發(fā)日期等，標于抄送機關之下。集團印發(fā)機關名稱為集團總裁辦，印發(fā)日期以公文打印的日期為準。頁碼：是公文紙頁的順序編號，用阿拉伯數(shù)字標明。會議紀要如有必要可在標題之下注明通過日期，通過日期以會議結束的日期為準?！爸魉蜋C關”標注在主題詞之下。文字從左至右橫寫、橫排。公文用紙一般采用國際標準A4型(210mm×297mm)，左側裝訂。張貼的公文（通告、公告）用紙大小可根據(jù)實際需要確定。第四章行文規(guī)則行文應遵循確有必要，注重實效的原則。行文關系應根據(jù)各自的隸屬關系和職權范圍確定，一般應逐級行文，不得越級行文。集團內設部門不得正式行文?！罢叫形摹笔侵敢?lt;公司文件>形式向其他機關制發(fā)公文?！耙院男问健毙形氖侵敢孕藕焦牡母袷叫形摹Ｐ藕焦某浴昂钡奈姆N外，還可以選擇與行文方向一致、與公文內容相符的其他文種。集團部門之間聯(lián)系、商洽工作用便函。以集團名義下發(fā)的屬于規(guī)章制度類、指令性的公文發(fā)至集團各部門，也可根據(jù)需要發(fā)至各下屬子公司。不得越級行文，但下列情況除外：1、向上級機關的檢舉、控告。2、上級機關指定越級上報的事項。3、上級機關認為必須直接通知某些基層單位的事項。4、情況特殊緊急，逐級上報或下達會造成損失的事項。5、經多次請示直接上級機關，長期得不到解決的事項。上述第2、3、4、5項，在越級行文的同時，應抄送被越過的機關?！罢埵尽睉晃囊皇拢话阒粚懸粋€主送機關，需要同時送其他機關的可用抄送，但不得抄送下級機關?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項?！耙庖姟庇糜谏闲形臅r，應按請示性公文的程序和要求辦理；用于下行文時，一樣體現(xiàn)出強制性和約束力，下級單位應遵照執(zhí)行；用于平行文時，所提意見供對方參考。收到專業(yè)公司的“請示”、“報告”或“意見”后，集團必須作出處理或答復?！罢埵尽被颉耙庖姟睂嵭小跋奁诖饛汀敝贫?，領導閱示后，總裁辦送承辦部門，承辦部門限期反饋，并以公文形式答復來文單位，無承辦部門的，由總裁辦負責答復，反饋意見一般不超過7個工作日。向上級機關行文，應寫明主送機關和抄送機關，由主送機關牽頭負責辦理有關工作。上級機關向受雙重領導的下級機關行文時，必要時應當抄送另一上級機關。公文要精簡，注重效用。一、凡可一次行文的，不分別行文；可不行文的，不行文。下列情況不再行文：1、會議已印發(fā)的材料和領導講話材料。2、通過當面協(xié)商、電話聯(lián)系等方式能解決的事務性問題。3、已登載在報刊上的公文。二、轉發(fā)法規(guī)性、指令性較強的公文，可原文照轉；需部分貫徹執(zhí)行的，可摘要轉發(fā)有關部余；需結合實際細化貫徹的，應根據(jù)原文精神另行擬文，原文不再轉發(fā)。被轉發(fā)的公文不要抄送原發(fā)文機關。三、壓縮文件篇幅和印數(shù)。l、公文內容要簡明扼要，一般不超過3000字。2、控制發(fā)文范圍和印數(shù)，除發(fā)給直接辦理公文單位及其有關部門外，無關單位、機關一律不抄送。第五章收文管理第十七條收文辦理一般包括公文的簽收、登記、審核、分辦、批辦、傳閱、承辦、催辦等程序。（一）公文的簽收：寄送集團的公文統(tǒng)一由集團前臺簽收。對掛號信件、機要信件應逐一清點，檢查密封情況，辦理收進手續(xù)。急件應隨到隨分，通知有關人員立即領取。收件對象為個人的或各部門的信件，由前臺直接分發(fā)。（二）拆封與登記：收件人負責來文的拆封和登記。公文要隨到隨拆，分清辦件、閱件。辦件和重要閱件應分別加蓋收文印章，逐件登錄計算機，編收文序號，并分別掛“文件傳閱單”或“文件辦理通知單”。（三）審核：辦件中凡不屬收件人部門辦理的或越級行文，經各部門經理審定后，交付辦理單位。（四）傳閱、承辦、催辦、督辦：對閱件凡列集團的各類文件（包括外來文、下行文及下屬單位的上行文），均實行文件簽閱制度。由總裁辦主任根據(jù)文件內容、性質簽署處理意見，以明確閱件人，總裁辦收發(fā)文員負責分發(fā)相關部門，按從上至下順序在集團內部進行傳閱，只能直傳，不得橫傳，一般不由集團領導和各部門相互傳送和交辦。傳閱應實行登記、簽字、注銷手續(xù)，公文傳閱應在1個工作日內閱簽完畢，需退回總裁辦的，應及時退回。傳閱完畢后，整理歸檔。對辦件，總裁辦主任根據(jù)各專業(yè)公司呈送的需辦理文件的內容、性質簽署文件處理意見以明確呈送權責領導或閱辦部門和單位，由收發(fā)文員根據(jù)處理意見送呈相關承辦部門，承辦部門應按照規(guī)定的辦文、辦事程序及時辦理，2個工作日內將承辦意見或結果，在文件簽閱處規(guī)定欄內說明，交回總裁辦。確有困難的，應當及時向集團分管高管說明原因。有時限要求的，應按照規(guī)定的時限辦結，特急件應隨到隨辦，當即結辦。涉及多個部門或外單位共同辦理的事項，由分管高管牽頭辦理。分管高管負責催辦督辦工作。催辦工作做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。第六章發(fā)文管理第十八條發(fā)文處理程序一般包括：擬稿、會稿、核稿、簽發(fā)、編號登記、打印、校對、用印、分發(fā)、歸檔等。第十九條發(fā)文流程主辦部門擬稿、填寫發(fā)文稿主辦部門擬稿、填寫發(fā)文稿權責主管核稿不符合行文規(guī)范權責主管核稿相關部門會簽需增加部門會簽相關部門會簽不同意發(fā)文，退還主辦部門總裁辦編文號、排版、打印總裁辦編文號、排版、打印總裁辦校對總裁辦校對簽發(fā)簽發(fā)總裁辦按發(fā)文范圍上報或下發(fā)、存檔總裁辦按發(fā)文范圍上報或下發(fā)、存檔第二十條以集團名義行文的種類及內容劃分如下：一、《福建省AA集團股份有限公司文件》l、對外向上級機關請示、報告重要工作。2、部署公司全局性的重要工作。3、發(fā)布公司規(guī)章、制度。4、發(fā)布重要獎懲事項。5、傳達要求各部門辦理和需要有關專業(yè)公司周知或共同執(zhí)行的事項，任免和聘用人員。6、其它需發(fā)《福建省AA集團股份有限公司文件》的事項。二、《福建省AA集團股份有限公司函》l、集團與合作單位、及其他團體、企事業(yè)單位商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。三、《福建省AA集團股份有限公司會議紀要》用于記載公司領導主持或委托召開的會議情況和議定事項。根據(jù)工作需要，總裁辦公會議可印發(fā)《福建省AA集團股份有限公司總裁辦公會議紀要》。第二十一條擬稿草擬公文要按規(guī)定的發(fā)文稿紙格式逐項標明。草擬公文要做到：一、符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。二、事由清楚，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，字詞規(guī)范，標點正確，書寫整齊，簡潔明了。三、公文的文種應根據(jù)行文目的、發(fā)文部門的職權和與主送機關的行文關系確定。四、擬發(fā)緊急公文，應體現(xiàn)緊急原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。五、人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應先引發(fā)文機關名稱、標題，后引發(fā)文字號。使用非規(guī)范簡稱時，應先用全稱并注明簡稱。引用外文或國際組織縮寫形式時，應在第一次出現(xiàn)時，注明準確的中文含義或規(guī)范的中文全稱。日期應寫明具體的年、月、日。六、公文出現(xiàn)結構為兩個層次時，序數(shù)順序為“一”、“1”；結構為多層次時，序數(shù)順序為“一”、“（一）”、“1”、“（1）”。七、使用國家法定計量單位。八、根據(jù)來文擬辦的文稿，來文應附在文稿后，以便審核、歸檔。九、公文中的數(shù)字，除規(guī)章條目、成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用詞、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字書寫外，應使用阿拉伯數(shù)字。十、受文單位要寫全稱或規(guī)范的統(tǒng)稱、簡稱；單位名稱不能表明所在地時，要在擬稿紙上注明地址以便及時投送。十一、擬寫、修改、簽發(fā)、批示公文，應使用碳素墨水、藍黑墨水，禁用純藍墨水和圓珠筆、鉛筆；可使用計算機打印設備擬寫文稿。第二十二條發(fā)文權限：集團公司文件視具體情況，由總裁簽發(fā)，總裁不在公司時，可授權常務副總裁簽發(fā)。第二十三條會簽：聯(lián)合行文或會簽公文，主辦機關應先簽署意見，然后交協(xié)辦機關依次簽署意見。凡涉及其他部門職權范圍的事項，主辦部門必須與之協(xié)商、會簽，取得一致意見后方可行文。如有分歧，主辦部門負責人應當出面協(xié)調，協(xié)辦部門負責人應參加協(xié)調。經協(xié)調仍不能取得一致，主辦部門應列明各方理據(jù)并附協(xié)辦、主辦部門的書面意見，報總裁辦，由總裁辦交由分管領導審定。征求意見或會簽公文，主辦部門如沒有時限要求，協(xié)辦部門一般應在3個工作日內回復。如不能按期回復，應提前主動與主辦部門溝通，否則視為失職，主辦部門可視其同意，并據(jù)此繼續(xù)辦理公文。集團各下屬公司的會簽公文比照上述規(guī)定辦理。第二十四條公文審核：（一）各部門擬制的公文在送集團領導簽發(fā)前，須經本部門領導核稿和總裁辦審核，并簽署姓名、日期。除特殊情況，各部門不得在總裁辦審核前直接送集團領導簽發(fā)。（二）各部門領導核稿主要把好四關：一是行文關。即是否需要行文、以何名義行文、行文的對象，足否要與有關部門協(xié)調，是否聯(lián)合行文等。二是內容關。即是否觀點正確、符合實際、有的放矢、切實可行；有無界限不清、寬嚴失度、難以執(zhí)行、時效不當?shù)?。三是政策法?guī)關。即是否符合國家法律法規(guī)和規(guī)章。四是文字關。文稿結構是否條理清晰、簡明扼要、合乎邏輯；遣詞造句是否符合語法、準確精煉、語氣得當；結構層次序數(shù)、標點符號、數(shù)字計量、人名地名、專用術語等是否正確、規(guī)范。（三）總裁辦審核除以上把關內容外，還要把好兩關：一是程序規(guī)則關。即是否按規(guī)定的發(fā)文程序和公文規(guī)則制發(fā)公文。二是格式關。擬定的公文文種、標題、主送抄送機關、密級、急緩程度、主題詞、發(fā)文機關、成文時間等是否符合規(guī)定的格式。對不符合要求的公文，退回重新辦理。第二十五條簽發(fā)：以集團名義制發(fā)的上行文或涉及面廣、重要程度較高的公文，由集團總裁簽發(fā)；以集團名義制發(fā)的下行文或平行文，按發(fā)文內容由集團總裁或受委托的其他負責人簽發(fā)；涉及其他負責人分管工作的，應經有關負責人審閱、會簽同意后簽發(fā)。以部門名義發(fā)文的，由部門分管領導簽批；簽發(fā)人要署明姓名和日期，并對公文全面負責。經負責人簽發(fā)的文稿不得擅自改動，如必須改動，應由核稿人報經簽發(fā)人同意。第二十六條公文用印：印章管理人員應認真核查，按《福建省AA集團股份有限公司印章管理規(guī)定》用印。第二十七條公文存檔：（一）公文存檔按《福建省AA集團股份有限公司檔案工作任務和職責等制度》規(guī)定要求辦理。（二）聯(lián)合行文，由主辦部門負責在公文處理完畢后，及時按規(guī)定補辦公文存檔手續(xù)。第二十八條積極推進辦公自動化建設步伐，逐步實現(xiàn)無紙化辦公，提高公文周轉速和公文處理的效率。但必須輸出紙質文檔分類存檔第二十九條嚴格執(zhí)行信通集團相關保密規(guī)定，加強秘密公文的管理。秘密公文在運轉過程中，均應辦理交接并采取相應的保密措施，保證公文安全。閱辦機要公文，應按保密規(guī)定按時收回，由綜合部保存。轉發(fā)秘密公文時，必須貫徹“密來密去”的原則，嚴禁密文明