辦公用品管理制度

辦公物品管理辦法總則為推進公司（以下簡稱公司）辦公物品的規(guī)范化管理，控制辦公費用，本著節(jié)約高效的原則，特制定本辦法。本辦法所指辦公物品為日常辦公用品、辦公設備、IT用品以及辦公家具等（附錄1辦公用品分類明細表）。本辦法適用于公司各部門（以下簡稱各部門），以及公司全資子公司、控股子公司、分公司（以下簡稱所屬企業(yè)）。組織與職責總經(jīng)理辦公會議負責年度辦公物品費用預算的審批。副總經(jīng)理負責分管部門年度辦公物品費用預算的審核及500元以上辦公物品支領的審批。辦公室是公司辦公物品（除IT用品）的歸口管理部門，其職責主要包括：負責編制年度辦公物品費用預算；負責辦公物品的采購、保管、支領、調(diào)撥、維修、維護、報廢及使用的監(jiān)督檢查；負責建立辦公物品臺賬；負責對各部門辦公物品領用的匯總統(tǒng)計和公布。各部門負責本部門辦公物品的計劃、支領、審核。公司信息中心負責公司及所屬企業(yè)IT用品的計劃審核、采購、維修、維護、調(diào)配、報廢、盤點清查、臺賬管理等。辦公物品管理辦公物品的采購實行詢比價采購，具體采購、驗收參照《公司采購管理制度》執(zhí)行。辦公物品（除IT用品）的采購由后勤管理員根據(jù)行政物資員提供的庫存情況進行計劃采購。IT用品由信息中心負責采購，采購后到辦公室行政物資員處辦理入庫手續(xù)，信息中心通知申請部門到辦公室填寫《辦公物品支領單》手續(xù)進行領用。辦公物品入庫管理后勤管理員將采購的辦公物品及清單交行政物資員辦理登記入庫，并開具一式三聯(lián)的《實物入庫報告單》(見附錄2），并將《實物入庫報告單》與清單復印件傳遞給后勤會計員；辦公室行政物資員將《實物入庫報告單》作為入庫憑據(jù)保存，并建立保管帳。辦公物品由辦公室行政物資員統(tǒng)一保管，對入庫的辦公物品按類別標簽，合理擺放，并確保存放安全。辦公物品領用出庫辦公物品領用必須履行審批手續(xù)，部門領用辦公物品要填寫《物品領用審批單》（附錄3），低值易耗品類經(jīng)部門負責人審批后進行物品支??；價值超過500元的辦公設備需經(jīng)部門分管副總經(jīng)理審批后方可支領，領用人在出庫單上簽字確認，未填寫領用審批單的一律不予以支領物品，嚴禁先借后領的行為。各部門應按年度計劃領用辦公用品，因特殊情況需增加費用的（如辦公設備、IT用品以及辦公家具等）應以書面形式申請，經(jīng)分管副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理工作會議審批。各部門要控制和合理使用辦公用品，杜絕浪費現(xiàn)象。低值易耗辦公用品（計算器、訂書器等）重新領用時應以舊換新。行政物資員按月匯總各部門領用明細形成月度出庫臺賬交后勤會計員，后勤會計員將出庫單及明細（出庫臺賬）轉(zhuǎn)交財務部。辦公物品調(diào)撥、移交部門與部門之間轉(zhuǎn)移辦公設備、IT用品以及辦公家具等必須填寫《辦公資產(chǎn)調(diào)撥單》（附錄4），嚴格按照審批順序執(zhí)行。審批順序：辦公設備、IT用品由調(diào)出部門負責人或調(diào)入部門負責人提出申請分管副總經(jīng)理審核，經(jīng)辦公室確認簽字，分管辦公室副總經(jīng)理審批后，方可轉(zhuǎn)移資產(chǎn)。IT用品調(diào)撥由信息中心負責。員工之間不得私自調(diào)換自己使用的辦公用品。各部門負責人調(diào)離本部門時，人力資源部及時通知辦公室及信息中心，根據(jù)辦公物品臺帳清點調(diào)出人所使用的部門辦公物品，有短缺者，按照物品原價賠償，待辦理完辦公用品移交手續(xù)后，方可調(diào)離本部門；一般員工調(diào)離本部門，由部門負責人負責該員工使用物品的移交，由人力資源部協(xié)助完成。辦公物品（辦公設備、IT用品、辦公家具）的日常維護、維修辦公室組織對辦公設備、辦公家具的日常維護、維修，信息中心組織對IT用品的日常維護、維修。各部門的辦公用品（辦公設備、IT用品、辦公家具）需要維修時，由部門負責人填寫《辦公資產(chǎn)維修申請表》（附錄5）報送辦公室或信息中心。未經(jīng)部門領導審批而私自報送維修申請的，負責部門不予受理。辦公室或信息中心接到申請表后，需對報修設備進行鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果，進行相應的維修、更換，一般性修理應在三個工作日內(nèi)修理完畢，其它較為復雜的修理應在七個工作日內(nèi)修理完畢。若聘請外部單位進行維修，由辦公室或信息中心統(tǒng)一協(xié)調(diào)處理相關工作。辦公物品（辦公設備、IT用品以及辦公家具等）的年終清查每季度由辦公室組織信息中心對各部(室)辦公物品進行清查，如丟失辦公設備、IT用品以及辦公家具由責任部門按照原值賠償。清查結(jié)束后，由辦公室將年終清查報告上報公司領導。具體清查程序可參照《固定資產(chǎn)實物管理辦法》。附則本辦法由辦公室起草、修訂，經(jīng)總經(jīng)理辦公會議審批后發(fā)布。本辦法自發(fā)布之日起施行。本辦法由辦公室負責解釋。附錄1：辦公物品分類明細表辦公物品分類明細表一、辦公用品：（一）辦公用具類：文件夾、票據(jù)夾、檔案盒、資料冊、檔案袋、文件套、名片盒/冊、CD包/冊、公事包、拉鏈袋、卡片袋、文件籃、書立、相冊、圖紙夾、訂書機、起釘器、打孔器、剪刀、美工刀（壁紙刀）、切紙刀、釘針系列、削筆刀、計算器、儀尺、圓規(guī)、筆筒、筆袋、臺歷架、報刊架、雜志架、白板系列、證件卡、臺座系列、證書系列、鑰匙、插排、賬本/賬冊、無碳復寫票據(jù)、憑證/單據(jù)、復寫紙、票據(jù)裝訂機、財務計算器、印臺/印油、支票夾、專用印章、印章箱、手提金庫、號碼機、勞保用品、五金工具、茶壺/水壺、茶具、保溫杯、水杯等。（二）低值易耗品：一次性用品、清潔用品、抽紙、卷筒紙、大盤紙、衛(wèi)生紙、紙巾/濕巾、毛巾、手帕、紙杯、杯子貼掛件、杯墊、茶/咖啡/方便食品、飲用水、手套、口罩、鞋套、膠棒、膠水、膠帶、膠帶座、無線裝訂本、螺旋本、皮面本、活頁本、便利貼、便簽紙/盒、會議記錄本、中性筆（簽字筆）、圓珠筆、鉛筆、白板筆、熒光筆、漆油筆、鋼筆、記號筆、水彩筆、POP筆、橡皮、修正液、修正帶、墨水筆芯、軟筆、蠟筆（油畫棒）、毛筆、包裝用品、電池、復印紙、傳真紙、電腦打印紙、彩色復印紙、相片紙、噴墨打印紙、銅版紙、彩噴紙、繪圖紙、全透紙、不干膠打印紙、其他紙張等。二、辦公設備：碎紙機、裝訂機、支票打印機、考勤機、點鈔機、過塑機、名片掃描儀、電話機、加濕器、飲水機、電風扇、吸塵器等。三、IT用品：光盤、U盤、鍵盤、鼠標、鼠標墊、移動硬盤、錄音筆、耳麥、光驅(qū)、讀卡器、存儲卡、控制器（觸摸屏控極人臣制盒）、CPU、內(nèi)存條、硒鼓、墨盒、色帶、粉盒、組件、網(wǎng)線、水晶頭、網(wǎng)線轉(zhuǎn)換接頭、視頻線、電源線、電腦、投影儀、復印機、傳真機、打印機、多功能一體機、掃描儀、相機、攝像機、交換機、路由器、貓等。四、辦公家具：文件柜、更衣柜、多屜柜、雜柜、保險柜、辦公桌、HYPERLINK"/view/1