辦公用品管理制度

辦公物品管理辦法總則為推進(jìn)公司（以下簡(jiǎn)稱公司）辦公物品的規(guī)范化管理，控制辦公費(fèi)用，本著節(jié)約高效的原則，特制定本辦法。本辦法所指辦公物品為日常辦公用品、辦公設(shè)備、IT用品以及辦公家具等（附錄1辦公用品分類明細(xì)表）。本辦法適用于公司各部門（以下簡(jiǎn)稱各部門），以及公司全資子公司、控股子公司、分公司（以下簡(jiǎn)稱所屬企業(yè)）。組織與職責(zé)總經(jīng)理辦公會(huì)議負(fù)責(zé)年度辦公物品費(fèi)用預(yù)算的審批。副總經(jīng)理負(fù)責(zé)分管部門年度辦公物品費(fèi)用預(yù)算的審核及500元以上辦公物品支領(lǐng)的審批。辦公室是公司辦公物品（除IT用品）的歸口管理部門，其職責(zé)主要包括：負(fù)責(zé)編制年度辦公物品費(fèi)用預(yù)算；負(fù)責(zé)辦公物品的采購(gòu)、保管、支領(lǐng)、調(diào)撥、維修、維護(hù)、報(bào)廢及使用的監(jiān)督檢查；負(fù)責(zé)建立辦公物品臺(tái)賬；負(fù)責(zé)對(duì)各部門辦公物品領(lǐng)用的匯總統(tǒng)計(jì)和公布。各部門負(fù)責(zé)本部門辦公物品的計(jì)劃、支領(lǐng)、審核。公司信息中心負(fù)責(zé)公司及所屬企業(yè)IT用品的計(jì)劃審核、采購(gòu)、維修、維護(hù)、調(diào)配、報(bào)廢、盤點(diǎn)清查、臺(tái)賬管理等。辦公物品管理辦公物品的采購(gòu)實(shí)行詢比價(jià)采購(gòu)，具體采購(gòu)、驗(yàn)收參照《公司采購(gòu)管理制度》執(zhí)行。辦公物品（除IT用品）的采購(gòu)由后勤管理員根據(jù)行政物資員提供的庫(kù)存情況進(jìn)行計(jì)劃采購(gòu)。IT用品由信息中心負(fù)責(zé)采購(gòu)，采購(gòu)后到辦公室行政物資員處辦理入庫(kù)手續(xù)，信息中心通知申請(qǐng)部門到辦公室填寫《辦公物品支領(lǐng)單》手續(xù)進(jìn)行領(lǐng)用。辦公物品入庫(kù)管理后勤管理員將采購(gòu)的辦公物品及清單交行政物資員辦理登記入庫(kù)，并開具一式三聯(lián)的《實(shí)物入庫(kù)報(bào)告單》(見附錄2），并將《實(shí)物入庫(kù)報(bào)告單》與清單復(fù)印件傳遞給后勤會(huì)計(jì)員；辦公室行政物資員將《實(shí)物入庫(kù)報(bào)告單》作為入庫(kù)憑據(jù)保存，并建立保管帳。辦公物品由辦公室行政物資員統(tǒng)一保管，對(duì)入庫(kù)的辦公物品按類別標(biāo)簽，合理擺放，并確保存放安全。辦公物品領(lǐng)用出庫(kù)辦公物品領(lǐng)用必須履行審批手續(xù)，部門領(lǐng)用辦公物品要填寫《物品領(lǐng)用審批單》（附錄3），低值易耗品類經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后進(jìn)行物品支??；價(jià)值超過500元的辦公設(shè)備需經(jīng)部門分管副總經(jīng)理審批后方可支領(lǐng)，領(lǐng)用人在出庫(kù)單上簽字確認(rèn)，未填寫領(lǐng)用審批單的一律不予以支領(lǐng)物品，嚴(yán)禁先借后領(lǐng)的行為。各部門應(yīng)按年度計(jì)劃領(lǐng)用辦公用品，因特殊情況需增加費(fèi)用的（如辦公設(shè)備、IT用品以及辦公家具等）應(yīng)以書面形式申請(qǐng)，經(jīng)分管副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理工作會(huì)議審批。各部門要控制和合理使用辦公用品，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。低值易耗辦公用品（計(jì)算器、訂書器等）重新領(lǐng)用時(shí)應(yīng)以舊換新。行政物資員按月匯總各部門領(lǐng)用明細(xì)形成月度出庫(kù)臺(tái)賬交后勤會(huì)計(jì)員，后勤會(huì)計(jì)員將出庫(kù)單及明細(xì)（出庫(kù)臺(tái)賬）轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部。辦公物品調(diào)撥、移交部門與部門之間轉(zhuǎn)移辦公設(shè)備、IT用品以及辦公家具等必須填寫《辦公資產(chǎn)調(diào)撥單》（附錄4），嚴(yán)格按照審批順序執(zhí)行。審批順序：辦公設(shè)備、IT用品由調(diào)出部門負(fù)責(zé)人或調(diào)入部門負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)分管副總經(jīng)理審核，經(jīng)辦公室確認(rèn)簽字，分管辦公室副總經(jīng)理審批后，方可轉(zhuǎn)移資產(chǎn)。IT用品調(diào)撥由信息中心負(fù)責(zé)。員工之間不得私自調(diào)換自己使用的辦公用品。各部門負(fù)責(zé)人調(diào)離本部門時(shí)，人力資源部及時(shí)通知辦公室及信息中心，根據(jù)辦公物品臺(tái)帳清點(diǎn)調(diào)出人所使用的部門辦公物品，有短缺者，按照物品原價(jià)賠償，待辦理完辦公用品移交手續(xù)后，方可調(diào)離本部門；一般員工調(diào)離本部門，由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)該員工使用物品的移交，由人力資源部協(xié)助完成。辦公物品（辦公設(shè)備、IT用品、辦公家具）的日常維護(hù)、維修辦公室組織對(duì)辦公設(shè)備、辦公家具的日常維護(hù)、維修，信息中心組織對(duì)IT用品的日常維護(hù)、維修。各部門的辦公用品（辦公設(shè)備、IT用品、辦公家具）需要維修時(shí)，由部門負(fù)責(zé)人填寫《辦公資產(chǎn)維修申請(qǐng)表》（附錄5）報(bào)送辦公室或信息中心。未經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批而私自報(bào)送維修申請(qǐng)的，負(fù)責(zé)部門不予受理。辦公室或信息中心接到申請(qǐng)表后，需對(duì)報(bào)修設(shè)備進(jìn)行鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果，進(jìn)行相應(yīng)的維修、更換，一般性修理應(yīng)在三個(gè)工作日內(nèi)修理完畢，其它較為復(fù)雜的修理應(yīng)在七個(gè)工作日內(nèi)修理完畢。若聘請(qǐng)外部單位進(jìn)行維修，由辦公室或信息中心統(tǒng)一協(xié)調(diào)處理相關(guān)工作。辦公物品（辦公設(shè)備、IT用品以及辦公家具等）的年終清查每季度由辦公室組織信息中心對(duì)各部(室)辦公物品進(jìn)行清查，如丟失辦公設(shè)備、IT用品以及辦公家具由責(zé)任部門按照原值賠償。清查結(jié)束后，由辦公室將年終清查報(bào)告上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。具體清查程序可參照《固定資產(chǎn)實(shí)物管理辦法》。附則本辦法由辦公室起草、修訂，經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)議審批后發(fā)布。本辦法自發(fā)布之日起施行。本辦法由辦公室負(fù)責(zé)解釋。附錄1：辦公物品分類明細(xì)表辦公物品分類明細(xì)表一、辦公用品：（一）辦公用具類：文件夾、票據(jù)夾、檔案盒、資料冊(cè)、檔案袋、文件套、名片盒/冊(cè)、CD包/冊(cè)、公事包、拉鏈袋、卡片袋、文件籃、書立、相冊(cè)、圖紙夾、訂書機(jī)、起釘器、打孔器、剪刀、美工刀（壁紙刀）、切紙刀、釘針系列、削筆刀、計(jì)算器、儀尺、圓規(guī)、筆筒、筆袋、臺(tái)歷架、報(bào)刊架、雜志架、白板系列、證件卡、臺(tái)座系列、證書系列、鑰匙、插排、賬本/賬冊(cè)、無碳復(fù)寫票據(jù)、憑證/單據(jù)、復(fù)寫紙、票據(jù)裝訂機(jī)、財(cái)務(wù)計(jì)算器、印臺(tái)/印油、支票夾、專用印章、印章箱、手提金庫(kù)、號(hào)碼機(jī)、勞保用品、五金工具、茶壺/水壺、茶具、保溫杯、水杯等。（二）低值易耗品：一次性用品、清潔用品、抽紙、卷筒紙、大盤紙、衛(wèi)生紙、紙巾/濕巾、毛巾、手帕、紙杯、杯子貼掛件、杯墊、茶/咖啡/方便食品、飲用水、手套、口罩、鞋套、膠棒、膠水、膠帶、膠帶座、無線裝訂本、螺旋本、皮面本、活頁本、便利貼、便簽紙/盒、會(huì)議記錄本、中性筆（簽字筆）、圓珠筆、鉛筆、白板筆、熒光筆、漆油筆、鋼筆、記號(hào)筆、水彩筆、POP筆、橡皮、修正液、修正帶、墨水筆芯、軟筆、蠟筆（油畫棒）、毛筆、包裝用品、電池、復(fù)印紙、傳真紙、電腦打印紙、彩色復(fù)印紙、相片紙、噴墨打印紙、銅版紙、彩噴紙、繪圖紙、全透紙、不干膠打印紙、其他紙張等。二、辦公設(shè)備：碎紙機(jī)、裝訂機(jī)、支票打印機(jī)、考勤機(jī)、點(diǎn)鈔機(jī)、過塑機(jī)、名片掃描儀、電話機(jī)、加濕器、飲水機(jī)、電風(fēng)扇、吸塵器等。三、IT用品：光盤、U盤、鍵盤、鼠標(biāo)、鼠標(biāo)墊、移動(dòng)硬盤、錄音筆、耳麥、光驅(qū)、讀卡器、存儲(chǔ)卡、控制器（觸摸屏控極人臣制盒）、CPU、內(nèi)存條、硒鼓、墨盒、色帶、粉盒、組件、網(wǎng)線、水晶頭、網(wǎng)線轉(zhuǎn)換接頭、視頻線、電源線、電腦、投影儀、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)、多功能一體機(jī)、掃描儀、相機(jī)、攝像機(jī)、交換機(jī)、路由器、貓等。四、辦公家具：文件柜、更衣柜、多屜柜、雜柜、保險(xiǎn)柜、辦公桌、HYPERLINK"/view/1